Acreditación de No Estar Inscrito como Empresario en la Seguridad Social

La acreditación de no estar inscrito como empresario en la Seguridad Social es un trámite necesario en diversas situaciones, especialmente cuando se realizan gestiones con las administraciones públicas o entre particulares. Este artículo detalla los requisitos, el proceso y la documentación necesaria para obtener dicha acreditación.

En algún momento, una entidad privada o pública te habrá pedido o bien te pedirá en un futuro la acreditación o informe de que no estás inscrito como empresario. Hoy quiero hablarte sobre cómo obtener el informe negativo de inscripción de empresario.

Se trata de un informe que certifica que la persona titular no está inscrita como empresario dentro del sistema de la Seguridad Social.

¿Qué es la Inscripción del Empresario?

La inscripción es el acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) asigna al empresario un número de identificación. Este número es crucial para el control de sus obligaciones dentro del Sistema de la Seguridad Social.

La inscripción se constituye como requisito previo e indispensable a la iniciación de la actividad empresarial. Al tiempo de solicitar la inscripción se debe hacer constar la entidad gestora y/o la entidad o entidades colaboradoras por las que se opta, tanto para la protección de las contingencias de AT y EP como para la cobertura de la prestación económica por IT derivada de contingencias comunes, respecto de los trabajadores que se empleen.

Los empresarios que contraten trabajadores por primera vez deben solicitar su REGISTRO como empresa antes de iniciar sus actividades laborales ante la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más cercana a su domicilio.

Requisitos Previos a la Inscripción

Para realizar la inscripción, se deben presentar los siguientes documentos:

• Modelo oficial de solicitud.
• Original o copia del documento identificativo del titular de la empresa, empresario individual o titular del hogar familiar.
• Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda asignando el Número de Identificación Fiscal (NIF) en el que conste la Actividad Económica de la Empresa según CNAE -09.

Adicionalmente, si el empresario es una persona jurídica, se requiere:

• Artículos de Incorporación, debidamente registrados, o certificado de Registro correspondiente (Registro de Actas en el caso de Asociaciones de Propietarios).
• Fotocopia del DNI de la persona que firma la solicitud de inscripción.
• Documento que acredite los poderes de la persona que firma el documento, si no están especificados en los Artículos de Incorporación.

Certificado de Inexistencia de Inscripción como Empresario en la TGSS

Para personas jurídicas, como comunidades de propietarios, asociaciones o entidades sin ánimo de lucro, que nunca han dado de alta a trabajadores en la Seguridad Social, se emite un Certificado de inexistencia de inscripción como empresario en la TGSS.

Informe de Situación de Cotización

Si usted solo ha trabajado como asalariado o no ha trabajado, no puede tener deudas con la Seguridad Social. Aún así debe acreditar ante quien se lo solicite que no las tiene. Para ello existe el llamado Informe de Situación de Cotización, un formato muy similar al certificado anterior. Lo puede pedir cualquier persona física que tenga asignado un número de afiliación a la Seguridad Social (NAF) cualquiera que sea el régimen al que estén adscritos.

Este informe es un documento oficial con los sellos del Gobierno de España, del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y de la TGSS. Primero identifica a la persona o empresa que lo solicita y a continuación certifica que "NO tiene pendiente de ingreso ninguna reclamación por deudas ya vencidas con la Seguridad Social".

En términos generales, el certificado o informe tiene un plazo de validez de seis meses, aunque esto depende del caso concreto.

Procedimiento para Solicitar el Certificado o Informe

Las solicitudes de inscripción y las comunicaciones de las obligaciones se formularán en el modelo y, en su caso, mediante el sistema específico establecido al efecto.

La inscripción del empresario se practicará en el propio acto de presentación de la solicitud.

El derecho a la afiliación, al alta y a la baja en la Seguridad Social se reconocerá por la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma competente, una vez efectuadas las pertinentes operaciones de comprobación, en el acto de presentación de la solicitud.

Si la solicitud no reuniere los requisitos o no se acompañaren los documentos, se estará a lo dispuesto en el artículo 71.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Obligaciones del Empresario Inscrito

Los empresarios deben comunicar cualquier variación de datos o la extinción de la empresa a la dirección provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o administración de la Seguridad Social en la provincia en que se practicó su inscripción, en modelo oficial y dentro de los tres días naturales siguientes a aquel en que una u otro se produzcan.

Será considerado en situación de baja temporal el empresario o, en su caso, la cuenta de cotización del mismo, respecto de los cuales se hubiese comunicado la baja de todos sus trabajadores sin poner en conocimiento de la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma la extinción de la empresa o el cese en la actividad.

Altas, Bajas y Variaciones de Datos de los Trabajadores

Los trabajadores por cuenta ajena y asimilados incluidos en el campo de aplicación de los regímenes del sistema de la Seguridad Social se considerarán, de pleno derecho, en situación de alta en ellos a efectos de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, desempleo, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural, aunque su empresario hubiera incumplido sus obligaciones al respecto.

En todo caso, cuando el empresario no cumpliera su obligación de solicitar el alta de sus trabajadores o asimilados dentro de plazo, estos, sin perjuicio de las responsabilidades en que aquel pueda incurrir, podrán solicitarla directamente en cualquier momento posterior a la constatación de dicho incumplimiento.

Afiliación de los Trabajadores

La afiliación de los trabajadores y asimilados se registrará en el mismo fichero general de afiliación, en el que figurarán todos los comprendidos en el campo de aplicación del sistema de la Seguridad Social.

El reconocimiento de la condición de afiliado a la Seguridad Social, además de los efectos que para las altas se determinan en el apartado 1 del artículo siguiente, dará derecho a obtener el documento de afiliación a la Seguridad Social, que será expedido y, en su caso, renovado por la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma competente.

Consideraciones Adicionales

La declaración señalada en el párrafo anterior no será objeto de presentación cuando se trate de hijos menores de 30 años de trabajadores autónomos que sean contratados por éstos como trabajadores por cuenta ajena, aunque convivan con ellos, conforme a las disposiciones adicionales tercera de la Ley 18/2007, de 4 de julio, y décima de la Ley 20/2007, de 11 de julio, circunstancia que se hará constar en los documentos o sistemas especialmente establecidos para solicitar el alta de los trabajadores por cuenta ajena.

Sistema RED: Comunicación con la Seguridad Social

Si eres autónomo, debes saber que, según la Orden ESS/214/2018, que modifica la anterior Orden ESS/484/2013, estás obligado a utilizar el Sistema RED de la Seguridad Social. El Sistema RED es un servicio gratuito que ofrece la Seguridad Social para facilitar la comunicación directa y el intercambio online de información y documentación de empresas y autónomos con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

Para poder utilizarlo se debe cumplir con lo siguiente:

• Tener un certificado digital.
• Estar autorizado por la TGSS.
• Tener asignados los CCCs y NAFs.

Este sistema está regulado por la Orden ESS/214/2018 que recoge tanto las características y funcionamiento del sistema, como los requisitos, obligaciones y responsabilidades de los usuarios.

Los objetivos principales son:

• Facilitar el envío y recepción electrónica de los trámites administrativos.
• Asegurar una comunicación directa, continua y sin limitaciones horarias.
• Mejorar la eficiencia y seguridad en la gestión de las obligaciones, simplificando los procedimientos para los errores repetitivos, con lo que se aumenta la fiabilidad de los datos.
• Reducir el uso de papel y reinventar los procesos en formato digital seguro.

Funciones del Sistema RED

El Sistema RED permite estar en contacto con la TGSS de manera instantánea y segura, gracias a los medios tecnológicos y de seguridad que se están implementando, como el certificado digital. El Sistema RED, además de permitir el acceso a los datos de la empresa y trabajadores, también facilita el envío de documentos de cotización, afiliación y partes médicos.

Con respecto a las gestiones que puedes realizar a través del Sistema RED, estas son las siguientes:

• Cotización a la Seguridad Social: Presentar documentos relativos a los trabajadores (TC2 y TC1), de los diferentes sistemas de cotización (Régimen General, Régimen Especial de Minería del Carbón o el de los Trabajadores del Mar). Tramitación de saldos acreedores. Ingresos de las cuotas mediante la domiciliación en cuenta o pago electrónico.
• Afiliación de los trabajadores: pudiendo realizar y actualizar: Las altas y bajas. La variación de sus datos. La emisión de informes tanto del trabajador como del empresario.
• Instituto Nacional de la Seguridad Social: para poder hacerles llegar documentación como: La tramitación de los partes de alta y baja médica, y partes de confirmación, tanto de contingencias comunes como profesionales. La tramitación de los certificados de maternidad y paternidad. La remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos.
• Gestión de autorizaciones: que implica entre otras cosas: Asignar y confirmar los Códigos de Cuenta de Cotización (CCC) y el Número de Afiliación (NAF). Consultar el historial de autorizaciones emitidas.

Gracias a esto, consigues gestionar y recibir notificaciones por parte de la TGSS sin moverte de tu despacho, evitando:

• Los desplazamientos al centro colaborador.
• Los tiempos de espera.
• El consumo de papel.

¿Quiénes están obligados a usar el Sistema RED?

Con la entrada en vigor, a partir de su publicación en BOE, de la Orden ESS/214/2018, el Sistema RED es obligatorio para los siguientes colectivos:

• Las empresas, asociaciones y otros sujetos responsables de cotizar en el Régimen General de la Seguridad Social, Regímenes Especiales de la Seguridad Social del Mar y Minería del Carbón, sin importar el número de trabajadores.
• Trabajadores autónomos (por cuenta propia), aunque no tengan empleados, y los Trabajadores del Mar del Grupo 1.

Quedan exentos de la obligación de utilizar el Sistema RED:

• Los trabajadores taurinos.
• El sistema especial de empleadas de hogar.
• Los autónomos del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar, de los grupos segundo y tercero.

Si eres autónomo con empleados, estás obligado a utilizar el Sistema RED para transmitir tus datos y los de tus trabajadores. Si eres autónomo sin empleados, puedes elegir entre utilizar el Sistema RED o la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).

En cualquier caso, todos los autónomos necesitarán el certificado digital, para llevar a cabo todas estas tramitaciones obligatorias y recibir las notificaciones, las cuales podrán ser:

• Reclamaciones de deuda.
• Providencias de apremio.
• Comunicación del inicio de un procedimiento de deducción.
• Actos del procedimiento de apremio por cuotas y conceptos de recaudación conjunta y otros recursos.
• Actos del procedimiento administrativo de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social.

Por último, recuerda que las notificaciones telemáticas debes consultarlas con frecuencia, ya que, aunque no hayas accedido a ellas, se considerarán notificadas por el sistema una vez transcurrido el plazo legal.

Ventajas del Sistema RED

Ya hemos comentado que el Sistema RED permite realizar telemáticamente gestiones administrativas con la Seguridad Social y que supone un ahorro de costes y tiempo para las empresas y autónomos. Pero, también tiene otra serie de ventajas o beneficios que es conveniente recordar, por ejemplo:

• Adiós al papel y a las colas.
• Disponibilidad las 24 horas, los 365 días al año.
• Inmediatez en las comunicaciones, pudiendo obtener respuestas o notificaciones casi al instante, sin tener que entregar documentos en otras gestoras.
• Uso intuitivo y sin altos requisitos técnicos, pues solo necesitas conocimientos y equipos informáticos.
• Seguridad, privacidad y eficiencia.
• Validez legal de las gestiones que realices y documentación que presentes. También, la posibilidad de impresión de documentos, con la huella que da validez legal ante terceros, cuántas veces necesites.
• Acceso directo a información actualizada a datos sobre cotizaciones, afiliaciones y más sin intermediarios, con acceso inmediato al fichero de los trabajadores.
• Acceso a boletines de noticias y alertas específicos RED, en el apartado “Noticias RED”, de la Seguridad Social, manteniéndote siempre al día.

Con todas estas ventajas, queda claro que el Sistema RED, además de facilitar la gestión, también es una herramienta indispensable para empresas y autónomos.

¿Cómo darse de alta en el Sistema RED?

La TGSS tiene 3 vías o modalidades de uso de operar con ella, según el perfil del usuario y el tipo de trámites:

• RED Internet: Es la plataforma clásica del Sistema RED. La utilizan las grandes y medianas empresas, o las asesorías laborales.
• RED Directo: Es una versión simplificada de la anterior, pensada para pymes pequeñas y autónomos. Se accede directamente por la SEDESS y se trabaja bajo un entorno web, con lo que no necesitas programas especiales. Además, todos los procesos van a estar guiados y serán más sencillos.
• Sistema de Liquidación Directa (SLD): Se trata de un método de liquidación de cuotas que se aplica tanto en el RED Internet como en el RED Directo. Es decir, que el SLD lo utilizan tanto un autónomo como una asesoría laboral. Este sistema lo que hace es que ya no se envían los boletines de cotización (TC1/TC2) completos, sino que la TGSS calcula directamente la liquidación según los datos que recibe del RED, con lo que se eliminan errores y se simplifica la liquidación de cuotas.

Para darte de alta en el Sistema RED y acceder a estas vías de comunicación con la Seguridad Social, vas a necesitar, principalmente:

• Estar autorizado por la Tesorería General de la Seguridad Social.
• Disponer de un entorno técnico apropiado.
• Poder gestionar las autorizaciones y usuarios.

Para que te autorice a utilizarlos vas a necesitar tener:

• Tener un certificado electrónico válido que garantice la seguridad y confidencialidad de todos los datos.
• Si actúas en representación de alguien, también vas a necesitar los datos identificativos y justificantes que te acrediten.

La autorización puedes solicitarla online a través de la SEDESS en el servicio “Autorización para el uso del Sistema RED” y completar el formulario, o también hacerlo de forma presencial en una Unidad de Atención al Usuario de la TGSS.

Esta autorización se concederá a toda empresa y profesional que, en el ejercicio de su actividad, cumplimente y presente los documentos de cotización, que recojan tanto el Régimen General, como el Régimen del Mar y Minería del Carbón.

Si lo haces en papel, tendrás que presentar el formulario FR 101, además de adjuntar los siguientes documentos:

• Fotocopia del DNI del solicitante.
• En caso de persona jurídica, documento que acredite la representación.
• En caso de profesional colegiado, se adjuntará el certificado de profesional colegiado.

Si además quieres solicitar la asignación del CCC/NAF, deberás presentar el modelo FR 104, FR 103 o FR 10, recuerda que este trámite también podrás realizarlo online.

Aquí vas a volver a necesitar de nuevo el certificado digital y también:

• Un programa de nóminas compatible con el Sistema RED.
• La aplicación SILTRA (antes WinSuite32), que proporciona la Seguridad Social, para poder presentar los documentos.
• Tener los requisitos técnicos específicos para la opción que elijas: RED Internet, RED Directo o Liquidación Directa.

Entonces, cuando estés dentro del sistema, podrás solicitar la gestión de CCC o NAF, así como dar altas, bajas y modificar usuarios.

¿Cómo comprobar si ya estás autorizado?

Para comprobar si ya estás autorizado tienes que:

• Entrar en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
• Ir al servicio “Consulta de Autorizaciones RED”.

Si tienes activa una autorización con tu NIF, CCC o NAF asociados, esta aparecerá ahí y te indicará el nivel de acceso que tienes.

Preguntas frecuentes sobre el Sistema RED

El Sistema RED puede generar algunas dudas entre los autónomos y empresas que empiezan a usarlo. Para ayudarte, vamos a resolver las más comunes.

¿Qué necesito para acceder al Sistema RED?

Como ya hemos explicado a lo largo de los puntos anteriores, para poder acceder al Sistema RED basta con cumplir dos requisitos básicos:

• Disponer de un certificado digital válido que acredite tu identidad.
• Contar con una autorización.

Certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad Social

"Tiene usted que presentar un certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad social". Es posible que a lo largo de su vida le hayan planteado -o le planteen en el futuro- esta obligación para realizar algún trámite.

¿Para qué sirve?

Es una documentación indispensable cuando se realizan determinados trámites con las administraciones públicas (concursos y contratos públicos, acceso a subvenciones y bonificaciones, etc.). En determinadas ocasiones se puede requerir para asuntos entre particulares.

¿Quién puede estar (o no) al corriente de pago?

Parece un trabalenguas pero tiene una explicación sencilla. Sólo pueden contraer deudas con la Seguridad social aquellos obligados a pagar cotizaciones u otros pagos a este organismo. Es decir: empresas, que pagan sus cuotas mensuales y las de sus trabajadores, autónomos y pequeños colectivos como las antiguas empleadas de hogar por cuenta propia o los trabajadores agrarios por cuenta propia.

¿Qué sucede con los demás?

Si usted sólo ha trabajado como asalariado o no ha trabajado, no puede tener deudas con la Seguridad Social. Aún así debe acreditar ante quien se lo solicite que no las tiene. Para ello existe el llamado Informe de Situación de Cotización, un formato muy similar al certificado anterior. Lo puede pedir cualquier persona física que tenga asignado un número de afiliación a la Seguridad Social (NAF) cualquiera que sea el régimen al que estén adscritos.

También existe el caso de personas jurídicas, como comunidades de propietarios, asociaciones o entidades sin ánimo de lucro, que nunca han dado de alta a trabajadores en la Seguridad Social. En este caso se emite un Certificado de inexistencia de inscripción como empresario en la TGSS.

¿Qué dice el certificado o informe?

Es un documento oficial con los sellos del Gobierno de España, del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y de la TGSS. Primero identifica a la persona o empresa que lo solicita y a continuación certifica que "NO tiene pendiente de ingreso ninguna reclamación por deudas ya vencidas con la Seguridad Social".

¿Tiene plazo de validez?

En términos generales seis meses. Ahora bien, depende del caso concreto.

Desmitificando el Certificado de Seguridad Social

El Certificado de Seguridad Social (CSS) es un documento que, a simple vista, puede parecer meramente administrativo. Sin embargo, su alcance va mucho más allá de una simple confirmación de afiliación. En el contexto específico de la diferenciación entre trabajador por cuenta ajena y empresario, el CSS adquiere una relevancia crucial, actuando como un potente indicador - aunque no definitivo - de la condición laboral del individuo.

Este documento, lejos de ser una mera formalidad, se convierte en una pieza clave para desentrañar la compleja realidad de las relaciones laborales, especialmente en situaciones donde la línea divisoria entre empleado y empresario se vuelve difusa.

El CSS como Indicador, No como Prueba Definitiva

Es fundamental comprender que el CSS, por sí mismo, no es una prueba definitiva para determinar si una persona es o no empresaria. Su función principal es registrar las cotizaciones a la Seguridad Social, reflejando la forma en que el individuo se relaciona con el sistema.

Factores Adicionales a Considerar: Más Allá del Certificado

• Contrato laboral: La existencia de un contrato escrito que define las condiciones de trabajo es una prueba fundamental.
• Dependencia económica: ¿Recibe el individuo un salario fijo o sus ingresos dependen directamente de sus propios esfuerzos comerciales?
• Control sobre las condiciones de trabajo: ¿Tiene el individuo autonomía en la organización de su trabajo o está sujeto a las instrucciones de un empleador?
• Relación jerárquica: ¿Existe una relación de subordinación con un superior o el individuo gestiona su propia actividad de manera independiente?
• Declaración de la renta: El tipo de rendimientos declarados en la renta también puede ser un indicador relevante.
• Régimen de Seguridad Social: El régimen de Seguridad Social al que cotiza el individuo (régimen general, autónomos, etc.) proporciona información adicional.

Complejidad y Matices: Situaciones Ambiguas

La realidad laboral es compleja y presenta situaciones ambiguas, donde la línea divisoria entre trabajador por cuenta ajena y empresario se difumina. Los falsos autónomos, por ejemplo, son un caso paradigmático. Aunque puedan tener un CSS que refleje cotizaciones como autónomos, su realidad laboral puede ser la de un empleado disfrazado, sujeto a la dependencia y control de un empleador que evita las responsabilidades laborales propias de una relación contractual formal.