El balance general, también conocido como estado de situación financiera, es un informe contable que refleja la situación económica y patrimonial de una empresa en un momento específico. Esencialmente, es una "fotografía" que desglosa los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa, permitiendo a los gerentes analizar la estructura de activos y deudas, evaluar la fortaleza financiera y anticiparse para realizar ajustes.
Tal es su importancia que la presentación anual del balance de situación en el Registro Mercantil es una obligación legal para todas las empresas.
En este artículo, te guiaremos a través de un ejemplo práctico de balance general para una microempresa, te proporcionaremos plantillas de Excel descargables y te explicaremos cómo analizar este importante documento para tomar decisiones estratégicas informadas.
BALANCE GENERAL - Explicado para NO CONTADORES!
¿Qué es un Balance de Situación o General y para qué sirve?
Un balance de situación, también llamado balance general, es un documento contable que recoge los datos económicos de un negocio en un momento concreto. Su análisis aporta una visión panorámica de una compañía en un periodo contable, lo que permite deducir la salud financiera de la empresa y tomar decisiones estratégicas en consecuencia.
Con esta información podemos saber de qué recursos dispone una empresa y de dónde procede su financiación. En otras palabras, el balance de situación es uno de los documentos más relevantes de las cuentas anuales y es clave para saber cómo llevar la contabilidad de una empresa con eficacia y buena letra.
Los datos más importantes que contiene un balance de situación son los activos, los pasivos y el patrimonio neto de la empresa.
Un balance de situación ayuda al propietario de una pequeña empresa a controlar rápidamente la fortaleza financiera y las capacidades de la empresa. Sin un balance, la contabilidad es imposible.
¿Está el negocio en posición de expandirse? ¿Puede el negocio manejar fácilmente los flujos y reflujos financieros normales de ingresos y gastos?
Ten en cuenta que, si tú tienes una corporación o una compañía de responsabilidad limitada, los activos y pasivos en su balance general excepto el patrimonio de los propietarios no son activos y pasivos personales de usted o sus socios.
¿Cuándo y cómo presentar un balance de situación?
Cada compañía puede hacer un balance de situación en cualquier momento y abarcar distintos periodos (un mes, tres, seis...), según sus intereses. No obstante, la legislación española obliga a las empresas a presentarlo una vez al año. Su presentación se realiza junto con las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Estructura del Balance de Situación
La estructura del balance de situación sigue la siguiente fórmula básica:
El activo muestra los recursos y bienes de la empresa. Incluye todos aquellos elementos que la empresa posee y que tienen un valor económico, como el efectivo en caja, las cuentas por cobrar, las inversiones, los inventarios y los activos fijos (maquinaria, edificios, etc.). Es decir, todo lo que la empresa tiene y que puede utilizar para generar ingresos o mantener su actividad.
El pasivo detalla sus obligaciones y deudas que la empresa debe pagar en el futuro, como préstamos, cuentas por pagar, salarios pendientes y obligaciones fiscales.
El patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo, y representa el valor que pertenece a los propietarios o accionistas de la empresa.
A través del balance de situación, los gerentes pueden analizar su estructura de activos y deudas, evaluar la fortaleza financiera y anticiparse para realizar ajustes.
Ahora que sabemos qué es un balance de situación y para qué sirve, es hora de adentrarnos en su estructura. El activo recoge todos los bienes y derechos que posee la empresa.
Componentes del Balance General
Los componentes del balance general se definen como tres elementos principales que conforman el estado de situación financiera empresarial. Consiste en activos (bienes y derechos que pueden convertirse en beneficio económico futuro), pasivos (deudas y obligaciones económicas adoptadas para financiar operaciones) y patrimonio neto (parte de activos financiada por propietarios versus acreedores).
Conocer la estructura de un balance general es indispensable para consignar la información de manera ordenada y precisa. Suele realizarse en hojas de cálculo.
Tipos de Activos
Los activos son todos aquellos bienes o derechos que una empresa (o persona individual) posee y que pueden tener la intención de convertirse en un beneficio económico para el futuro.
- Activo fijo: También llamado activo no corriente, pues no tiene mucha liquidez y no varía durante el año fiscal. Son todos aquellos bienes tangibles o intangibles que una empresa requiere para funcionar, por ejemplo: terrenos, construcciones, maquinaria, mobiliario, transportes, etc.
- Activo circulante: Es conocido también como activo corriente y es el activo líquido al momento del cierre de un ejercicio en un plazo inferior a un año. Este puede venderse, utilizarse, convertirse en efectivo o entregarse como pago.
- Activos diferidos.
Tipos de Pasivos
Los pasivos corresponden a todas las deudas y obligaciones económicas de una empresa. Para comprenderlo mejor, podemos poner de ejemplo la situación de una persona individual que compra una casa a través de un préstamo bancario.
- Pasivos circulantes.
- Pasivos de largo plazo.
- Pasivos diferidos.
El Patrimonio Neto
El patrimonio neto representa la parte de los activos financiada por los propietarios, en contraste con la parte financiada por los acreedores. Su análisis permite determinar el nivel de independencia financiera de la empresa.
Análisis del Balance de Situación: Ejemplo de Cementos Pacasmayo y Subsidiarias (CPM)
En el activo corriente, la empresa muestra un aumento notable en sus inversiones a corto plazo, que pasan de 570.265 dólares en 2018 a 680.064 en 2019. Este incremento refleja un crecimiento en las ventas al crédito y en inventarios, factores esenciales para mantener su capacidad operativa.
Respecto al activo no corriente, en el balance de situación se observa una leve reducción en las inversiones a largo plazo, que disminuyen de 2,15 millones a 2,10. Este ajuste responde sobre todo a la depreciación acumulada de sus activos, como maquinaria, lo que es común en industrias con altos niveles de inversión en activos fijos.
El patrimonio neto es uno de los elementos más reveladores dentro del análisis del balance de situación al indicar tanto la salud financiera de una empresa como su capacidad de autofinanciación. En el caso de Cementos Pacasmayo y Subsidiarias (CPM), la evolución de su patrimonio neto muestra un ligero ajuste. En 2019, el patrimonio neto fue de 1,42 millones frente a los 1,45 millones de 2018.
Importancia del Patrimonio Neto
El patrimonio de una empresa desempeña un papel esencial en el cálculo de otros conceptos financieros importantes. El fondo de maniobra es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente, operación que da lugar a los recursos disponibles para seguir operando después de pagar las deudas más urgentes. En líneas generales, un fondo de maniobra positivo refleja estabilidad y liquidez; uno negativo, en cambio, indica posibles dificultades para cumplir con las obligaciones de corto plazo.
¿Cómo Elaborar un Balance General?
El proceso de elaboración del balance general consiste en cuatro etapas secuenciales que permiten crear estados financieros precisos y equilibrados. Se define como metodología que incluye recopilación y suma de activos, organización y suma de pasivos, compilación y suma de patrimonio, y comprobación final del patrimonio.
- Recopilación y suma de activos: Los activos son todos aquellos bienes o derechos que una empresa (o persona individual) posee y que pueden tener la intención de convertirse en un beneficio económico para el futuro.
- Organización y suma de pasivos: Los pasivos corresponden a todas las deudas y obligaciones económicas de una empresa. Al igual que con los activos, es fundamental clasificar y registrar correctamente los pasivos de la empresa.
- Compilación y suma de patrimonio: Para completar el balance general, es necesario registrar y calcular el patrimonio neto, que representa la inversión de los dueños en la empresa y las utilidades acumuladas. El patrimonio neto representa la parte de los activos financiada por los propietarios, en contraste con la parte financiada por los acreedores. Su análisis permite determinar el nivel de independencia financiera de la empresa.
- Comprobación final del patrimonio: Una vez registrado y calculado el patrimonio neto, es fundamental comprobar que el balance general esté correctamente estructurado y equilibrado.
Ejemplo Práctico de Elaboración de un Balance General
Para terminar de comprender cómo realizar un balance general, te compartimos el siguiente ejemplo.
- Comenzaremos con un patrimonio social de $70.000 que fue incluido por un socio de la empresa.
- Esta cantidad también debe reflejarse en la parte de activos, específicamente en la sección de caja o bancos.
- En primer lugar, este monto se debe sumar en la casilla de patrimonio social, ya que representa una inversión adicional en la empresa. Este registro contable es esencial porque demuestra que la empresa ha recibido un recurso con valor económico que podrá utilizar en su proceso productivo o de comercialización.
- El siguiente paso en la elaboración del balance general es registrar un crédito solicitado al banco previamente, lo que significa que la empresa ha adquirido una obligación financiera que debe ser pagada en el futuro. Al incluir este crédito en el balance, se genera un cambio importante en la ecuación contable. Esta diferencia es porque ese préstamo no se ha reflejado en los activos. Para reflejarlos, debe incluirse esa cantidad en los activos de caja, pues se conforma de efectivo.
- Ahora, imaginemos que la empresa realiza una compra de productos por un valor de $150,000 a sus proveedores.
- Registrar el crédito en el pasivo: como la empresa ha adquirido los productos sin pagar de inmediato, esta cantidad se debe registrar dentro del pasivo, específicamente en la cuenta de cuentas por pagar a proveedores.
- Registrar el producto en los activos: como el negocio ha recibido mercancía que podrá vender o utilizar en su operación, este valor de $150,000 debe sumarse dentro de la cuenta de almacén o inventarios, que forma parte del activo.
- Una vez más, las sumas finales son diferentes, pero la utilidad restante se incluye en el componente de patrimonio, en el elemento de resultado del ejercicio.
Análisis del Balance General
El balance general es una herramienta clave para evaluar la salud financiera de una empresa.
- Liquidez: se mide observando la proporción de activos corrientes en relación con los pasivos corrientes.
- Un ROA y un ROE elevados sugieren que la empresa es eficiente en la generación de utilidades a partir de sus activos y recursos propios.
Plantillas para hacer un balance de situación
Aunque muchos programas de contabilidad te ayudarán a hacer un balance de situación sin esfuerzo, lo cierto es que puedes hacer el tuyo en una simple hoja de Excel (e incluso en Google Sheets). Para ello, deberás seguir estos pasos:
- Abre Excel y crea un documento nuevo.
- Establece el periodo que vas a analizar y toma nota.
- Crea la columna de activos y añade los conceptos correspondientes.
- Ahora crea la columna de pasivos y escribe los conceptos.
- Haz lo mismo con el apartado de patrimonio neto.
- Rellena las columnas de activos, pasivos y patrimonio neto.
- Calcula el total de activos, de pasivos y de patrimonio neto.
- Suma los pasivos y el patrimonio neto.
- Por último, crea otra casilla para calcular el capital contable, que se obtiene restando el total de pasivos al total de activos.
Este proceso puede parecer fácil y, de hecho, lo es (al menos una vez que tenemos todos los datos). Sin embargo, hacer un balance de situación es aún más sencillo y rápido con plantillas. Y no te vas a tener que ir muy lejos para conseguir dos de las mejores, porque las hemos preparado para que las puedas descargar ya listas para rellenar.
Las 2 mejores plantillas para hacer un balance de situación y contable
A continuación (y sin más dilación), te ofrecemos dos plantillas que puedes descargar gratis y usar libremente. Encontrarás dos modelos diferentes:
- Plantilla de balance de situación o general.
- Plantilla de balance contable.
Vamos a ver para qué sirve cada una y cómo te pueden ayudar a tener bajo control la contabilidad de tu empresa. Al lío.
1. Plantilla de balance de situación (o general)
¿Quieres hacer un balance general de tu empresa? Dicho y hecho. Esta plantilla de balance de situación descargable y gratuita está formada por dos pestañas: el balance de situación como tal y un gráfico que recoge los datos.
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
Esta plantilla te permite obtener el balance de situación de tu negocio, es decir, un retrato panorámico de tu empresa. El análisis de estos datos te servirá para:
- Tomar decisiones estratégicas.
- Conocer el nivel de solvencia y la liquidez de la empresa.
- Establecer alianzas estratégicas con proveedores o socios.
- Adelantarte a futuros acontecimientos (positivos y negativos).
- Atraer a inversores potenciales.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Para utilizar esta plantilla basta con rellenar los datos de la primera pestaña. Se compone por dos columnas:
- Activos. Aquí tendrás que añadir tus datos correspondientes al activo no corriente (inmovilizado, inversiones...) y al activo corriente (existencias, deudores, inversores...).
- Patrimonio neto y pasivos. Tiene tres apartados a completar: patrimonio neto (fondos propios y subvenciones, donaciones y legados), pasivo no corriente (provisiones a largo plazo, deudas...) y pasivo corriente (provisiones a corto plazo, deudas, acreedores...).
Con esta información, la plantilla calcula automáticamente el total del activo y el total del patrimonio neto y los pasivos. Además, también genera la gráfica en la segunda pestaña para que puedas analizar los datos de un vistazo.
2. Plantilla de balance contable
La plantilla de balance contable que te ofrecemos para descargar gratis es muy útil para llevar la contabilidad de una pyme. Se trata de un análisis financiero para examinar la situación económica de una empresa, así como su evolución a lo largo del tiempo.
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
Esta plantilla de balance contable sirve para que cualquier pyme lleve su contabilidad fácilmente. A través de esta tabla se obtiene un balance general del negocio, de forma que las empresas pueden realizar análisis financieros y tomar decisiones estratégicas informadas.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Al igual que en la plantilla anterior, para rellenar la plantilla de balance contable tendrás que poner los datos correspondientes a activos, pasivo y patrimonio neto de un periodo determinado. En el caso de esta plantilla, está preparada para realizar análisis anuales. Para ser un poco más precisos, esta es la información que necesitarás completar:
- Activos. Activos corrientes (caja y bancos, cuentas a cobrar, existencias...) y activos no corrientes (inversiones financieras, terrenos, inmuebles, maquinaria y equipo, intangibles...).
- Pasivo. Pasivo corriente (cuentas por pagar comerciales, impuestos, préstamos bancarios...) y pasivos no corrientes (deuda a largo plazo, ganancias diferidas...).
- Patrimonio. El patrimonio engloba conceptos como acciones comunes, capital adicional, acciones preferentes...
Una vez introducidos los datos, la hoja de cálculo hace las cuentas automáticamente. Por supuesto, sobra decir que ambas plantillas se pueden personalizar para adaptarlas a las circunstancias específicas de cada empresa (y a los gustos estéticos de cada usuario).
Plantilla Gratuita de Balance General
Nuestra plantilla gratuita de balance general es una herramienta indispensable para cualquier empresa que busque comprender y gestionar su situación financiera de manera efectiva.
- Diseñada pensando en la comodidad y facilidad de uso, nuestra plantilla te guiará paso a paso en la creación de tu balance general.
- Con nuestra plantilla, no tendrás que empezar desde cero o preocuparte por la estructura y el formato correctos.
- La plantilla está diseñada para garantizar la precisión y exactitud en tus cálculos financieros.
- Además de ayudarte a crear tu balance general, nuestra plantilla también te permite realizar un análisis detallado de tus activos, pasivos y patrimonio neto.
- Nuestra plantilla es compatible con las principales herramientas de hojas de cálculo, como Microsoft Excel y Google Sheets, y se puede personalizar según las necesidades específicas de tu empresa.
Descargar nuestra plantilla gratuita es una decisión inteligente que te ayudará a gestionar tus finanzas de manera más eficiente, precisa y transparente.
¿Existe una alternativa a Excel para hacer un balance de general de tu negocio?
Como decíamos al comienzo de este artículo, utilizar plantillas de Excel para hacer un balance de situación o contable es buen recurso... pero no el mejor. Y es que, por fácil y accesible que sea este programa, lo cierto es que no se puede comparar a llevar la contabilidad en un software diseñado específicamente a tal efecto. En concreto, el programa de contabilidad de Holded es una de las mejores opciones, ya que automatiza los procesos sin necesidad de que tengas que introducir datos a mano.
Gracias a Holded, tendrás toda tu información a un clic de distancia y accesible desde cualquier dispositivo. Tus modelos de impuestos estarán siempre preparados para presentar, tu libro diario se actualizará solo y sabrás dónde va cada céntimo de la contabilidad. Y eso es solo el principio, porque el ERP en la nube de Holded también sirve para llevar la facturación, administrar el inventario, organizar el equipo, conectar con tus clientes a través de la herramienta de CRM... Y, si todavía no te parece suficiente, encima Holded cuenta con numerosas integraciones para que puedas gestionar cualquier detalle de tu negocio en cualquier momento y lugar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo descargar y utilizar las plantillas de Excel?
Si quieres utilizar nuestras plantillas para hacer el balance de situación de tu empresa, tan solo tienes que seguir esta guía paso a paso:
- Haz clic en el link que te hemos proporcionado.
- Se abrirá una página de Google Sheets (hojas de cálculo de Google).
- Estas plantillas están en formato de solo lectura. Para editarlas tienes dos opciones:
- Haz clic en Archivo, baja hasta Descargar y selecciona el formato deseado. Si descargas estas plantillas en formato Microsoft Excel (XLSX), podrás trabajar con ellas directamente en tu programa de escritorio.
- Haz clic en Archivo y luego en Hacer una copia. Llévate la copia a tu cuenta de Google Drive para trabajar en la nube desde Google Sheets.
Es bastante fácil, pero es todavía más cómodo recurrir directamente al programa de Holded. En la sección de Analítica > Informes > Reporting > Finanzas podrás filtrar los resultados y establecer el nivel de detalle de tu balance de situación. E incluso puedes solicitar balances por objetivo...