Cómo Gestionar una Franquicia: Consejos Esenciales para el Éxito

Administrar una franquicia puede ser una de las formas más seguras de emprender, ya que te apoyas en un modelo de negocio probado. Sin embargo, no está exenta de desafíos. Desde problemas de organización hasta fallos en la comunicación con los clientes, los errores pueden impactar directamente en la rentabilidad y éxito de tu franquicia.

Si estás pensando en abrir tu propia franquicia o mejorar la que ya tienes, recuerda que existen aspectos fundamentales que debes tener en cuenta. A continuación, te desglosamos los errores más comunes al administrar una franquicia y te damos herramientas prácticas para evitarlos.

Comprobar que las bases de negocio son sólidas

Necesitamos chequear los elementos fundamentales para poder dar el banderazo de salida al proyecto. Si tenemos en cuenta que una franquicia es la reproducción de un éxito comercial, el primer objetivo es la definición de un negocio que opere en unos niveles de desempeño económico realmente excepcionales.

Un análisis riguroso nos debe desvelar dónde se encuentran las verdaderas raíces de este éxito para franquiciar una empresa. Esto nos permitirá saber si éstas pueden ser extraídas y reproducidas en un entorno diferente. Un éxito comercial puede responder a unas circunstancias locales o a hechos singulares que con mucha dificultad se van a encontrar en otras partes del mercado.

Debe haber una voluntad inequívoca de hacer una compañía más grande y sobre todo con un mayor reconocimiento en el mercado. Mi concepto de negocio es diferencial y tiene mucho que aportar al mercado. Es necesario tener vocación de liderazgo a través de una visión revolucionaria de la actividad en la que se opere.

Significa conocer lo que este modelo me puede aportar. La utilización de la franquicia cómo método de crecimiento va a modificar todos los esquemas operativos y organizativos. Es necesario conocer no sólo el impacto de estos cambios sino también las ventajas y los inconvenientes que se van a derivar de esta decisión.

¿Existe equilibrio en la relación franquiciador franquiciado, tanto desde el punto de vista económico como legal? ¿es transmisible el modelo de negocio? ¿es reproducible en otros entornos? ¿tiene un mercado potencial suficiente? ¿y masa crítica? ¿responde a una moda pasajera?

La respuesta positiva a todas estas cuestiones, unido a la confirmación del resto de puntos anteriores supondrá validar o no el concepto para empezar a desarrollar la siguiente fase.

El Proyecto de Franquicia: Pasos Clave

Una vez superada la etapa anterior entramos en el proceso propiamente dicho que consta de 5 pasos perfectamente identificados que siguen una secuencia cronológica muy definida. Para acometer esta fase en las mejores condiciones, y optimizar este proceso, es conveniente contar con el apoyo de profesionales experimentados en esta técnica empresarial.

Partiendo de esta visión práctica, desde T4 Franquicias podemos determinar que la técnica para franquiciar una empresa requiere de cinco apartados sencillos pero que engloban una forma de operar muy concreta:

1. Diseñar una estrategia y plasmarla en un contrato.
2. Diferenciar el negocio en el mercado (frente a los inversores).
3. Transmitir adecuadamente los conocimientos sobre el funcionamiento del negocio para que éste tenga éxito.
4. Proporcionar los servicios para que el futuro franquiciado pueda ejercer la actividad en las mejores condiciones.
5. Integrar nuevos franquiciados en la red.

Las bases sobre las que se asienta la franquicia son muy antiguas. Se basan en el reparto de funciones entre las dos partes que forman este acuerdo: franquiciado y franquiciador.

Una de estas partes aporta los conocimientos para explotar un negocio con éxito. La otra parte aporta el dinero y la gestión para hacerlo posible. Da igual que hablemos de hamburguesas, ropa, inmuebles o telecomunicaciones. La fórmula funciona en todos los sectores existentes.

1. Diseñar la estrategia de franquicia y plasmarla en un contrato

Para franquicia una empresa es preciso poner de acuerdo a las partes. Todo ello bajo un acuerdo equilibrado en el que salgan beneficiadas ambas partes, el franquiciador y el franquiciado.

Siguiendo con este “primer inversor” que tiene interés en invertir en un negocio de éxito, ya se ha puesto en contacto con el propietario del negocio. Le ha explicado sus intenciones, en principio los dos están de acuerdo pero ahora viene lo más complicado ¿cómo dar forma a todo esto? Aquí es donde entra a trabajar la franquicia, que exige seguir una metodología concreta.

El inversor, le hace una propuesta al propietario de este negocio. Como hemos dicho ya, hay un acuerdo básico. Éste le solicita al empresario que le permita utilizar esa marca sin interferencias y durante un tiempo determinado. Además se compromete a hacerlo de una manera concreta y bajo las pautas que le impongan. Pagará una cantidad cuando le transmita estos conocimientos y un porcentaje de las ventas.

Sin saberlo, acaban de crear: la zona de exclusividad el canon de entrada el royalty de funcionamiento y lo que es más importante: el contrato de franquicia.

Tras analizar brevemente estas situaciones, estamos en condiciones de afirmar que el contrato de franquicia es un documento específico de cada negocio. Estandarizarlo y usarlo de manera indiscriminada no responde al espíritu de formalizar un verdadero acuerdo entre las partes, sino más bien trasladar las condiciones de un negocio a otro, con lo que pierden su sentido.

2. Diferenciar el negocio en el mercado frente a los inversores

Cualquier empresario que quiere franquiciar una empresa o crecer, siempre tiene que plantearse la misma pregunta antes de empezar y debe reunir los argumentos para responderla con solidez y garantías: ¿Por qué un inversor va a elegir mi marca como opción de inversión, existiendo más de 1.000 alternativas para hacerlo?

3. Transmitir los “secretos” del negocio (saber - hacer) para hacer posible el éxito

Fruto de este acuerdo, acaban de surgir una serie de necesidades a las que habrá que dar una solución lo más rápida posible, ¿cómo hacer para que todo vaya bien? El inversor va a necesitar formación, va a necesitar. Que alguien le diga qué ubicación es la mejor, cómo se decora el establecimiento y qué proveedores lo van a hacer posible, cómo se trabaja día a día, qué hay que hacer para ganar clientes, qué productos se deben vender y cómo debe hacerse, etc. En otras palabras, va a necesitar una serie de respuestas, antes incluso de poner en marcha el negocio.

El package de franquicia

Para conseguir este objetivo de franquiciar una empresa, es necesario extraer las bases del éxito de ese negocio y poder disponer de las herramientas con las que transmitírselo a terceros. Es la elaboración del package de franquicia que posibilita la reproducción del negocio en otros entornos, a través de la estandarización de la totalidad de su funcionamiento.

Todos estos conocimientos se ordenan por materias para hacerlos más comprensible al franquiciado (producto, decoración, comercialización, imagen corporativa, administración, etc.). Lógicamente varían sustancialmente de unas marcas a otras y de unos sectores a otros. No en vano recopilan sus experiencias exclusivas.

No hay que perder de vista el hecho de que esta documentación únicamente constituye una herramienta y no el objetivo. El éxito no va a estar en disponer de unos manuales excelentes (que deben tenerse). Éstos no constituyen la clave, sino el medio. La clave es tener detrás un negocio y una estructura perfectamente preparados y es aquí hacia dónde nos dirigimos ahora.

4. Proporcionar servicios a los franquiciados: La central de franquicias

Una vez que la central está en disposición de reproducir el negocio hay que pensar en llevar a la práctica todas las necesidades. Para hacerlo se necesitan recursos humanos. Antes hay que definir exactamente cuáles son esas necesidades y a partir de ellas, depositar la responsabilidad de satisfacerlas en personas concretas.

La Central de Franquicias

Para conseguir nuestro reto de franquiciar una empresa, precisamos una organización, lo que se denomina central de franquicia. No es ni más ni menos que la estructura a través de la cual el franquiciador va a posibilitar que los franquiciados ganen dinero. Por medio de ella, les va a proporcionar todo lo que necesitan para conseguirlo: Producto, proveedores, publicidad, merchandising, escaparatismo, formación, renovaciones, etc.

El saber estructurar y dimensionar adecuadamente esta central, forma parte de la técnica específica necesaria. En cualquier caso el termómetro para determinar la estructura más adecuada es conocer las necesidades que va teniendo la red.

No es lo mismo una agencia de viajes que un negocio de ropa deportiva, que un restaurante. Las necesidades de estos franquiciados varían y hay que empezar por determinar cuáles son y a partir de ellas, organizarse. No tiene sentido empezar al revés la pregunta ¿cómo debe estructurar la central?, sino ¿qué servicios necesita mi red?

Del potencial de crecimiento y del tamaño de la futura red va a depender, tanto la estructuración futura de la central como el nivel de inversiones que es necesario para conseguir estos objetivos de crecimiento. Pero paralelamente es también necesario diseñar una estrategia empresarial que comprenda todos los aspectos indispensables para obtener los resultados.

Es indispensable saber todo lo que vamos a necesitar y cómo lo vamos a conseguir.

5. La comercialización de la franquicia, buscar nuevos franquiciados

El negocio tiene éxito y éste se ha probado. Nuestro empresario dispone de un contrato y de un proyecto sólido. Se sabe cómo reproducir este negocio en otros entornos y como transmitir el saber hacer adecuadamente y además existe una central (aunque sea pequeña) para proporcionar todo lo que el franquiciado va a necesitar.

Lo único que falta para franquiciar una empresa, es conseguir integrar más franquiciados para que los resultados sean mejores. Hemos visto que el principal medio para atraer franquiciados es el propio negocio.

Pero, en la actualidad y dada la competitividad que existe, cada vez son más las actuaciones a través de los múltiples medios que ya ha desarrollado el mercado para conseguir atraer a los inversores: prensa, relaciones públicas, guías, portales, ferias, acciones sobre bases de datos, etc.

Destinamos un presupuesto y elijamos adecuadamente los medios. Diseñemos un plan de desarrollo que contemple no sólo estos, sino también las personas que se van a encargar de coordinarlo y de conseguir los objetivos que necesita la cadena, de esta manera estaremos en el buen camino.

Errores Comunes al Administrar una Franquicia y Cómo Evitarlos

Administrar una franquicia requiere una planificación cuidadosa y una ejecución precisa. A continuación, se presentan algunos errores comunes y cómo evitarlos:

1. Ubicación Incorrecta: El éxito de una franquicia depende en gran parte de su ubicación. Para evitar esto, realiza un análisis de la competencia, observa el flujo de personas en la zona y asegúrate de que haya estacionamiento disponible.
2. Incumplimiento de Estándares: Las franquicias funcionan bajo un modelo estandarizado. Asegúrate de cumplir con las normativas y procedimientos establecidos. Invierte en formación constante para ti y tu equipo.
3. Falta de Presupuesto: Para ello, te recomendamos crear un presupuesto mensual que contemple todos los gastos fijos y variables.
4. Marketing Insuficiente: Aunque seas parte de una franquicia reconocida, es esencial promover tu negocio localmente. Invierte en estrategias de marketing digital y offline.
5. Ignorar la Retroalimentación del Cliente: Un error común es ofrecer un servicio sin escuchar las sugerencias de los clientes. Implementa un sistema de retroalimentación. Las encuestas y reseñas pueden ser una mina de oro para detectar áreas de mejora.
6. Falta de Automatización: La falta de automatización en tareas básicas como los pagos o la gestión de reservas puede hacer que pierdas competitividad.

Gestión Fiscal de una Franquicia

La gestión fiscal de una franquicia puede ser un reto, pero también una oportunidad para optimizar los recursos y mejorar la rentabilidad del negocio. Los franquiciados, ya sean autónomos o empresas, deben cumplir con obligaciones fiscales específicas y pueden aprovechar beneficios que les ayuden a reducir su carga tributaria.

Obligaciones Fiscales Comunes

Como franquiciado tendrás que cumplir con una serie de obligaciones fiscales, dependiendo de tu forma jurídica (autónomo, sociedad limitada, etc.) y del sector en el que operes:

• Declaración del IVA: La mayoría de las franquicias están sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Esto implica presentar declaraciones trimestrales (modelo 303) y el resumen anual (modelo 390).
• Impuesto sobre la Renta o Sociedades: Si eres autónomo, deberás tributar en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), presentando pagos fraccionados trimestrales (modelo 130) y la declaración anual.
• Retenciones e ingresos a cuenta.
• Canon y royalties.

Deducciones Fiscales para Franquiciados

La normativa fiscal permite a los franquiciados beneficiarse de diversas deducciones que pueden aliviar su carga tributaria:

• El alquiler del local, los suministros (electricidad, agua, internet), el material de oficina y los consumibles o los gastos de publicidad y marketing, incluidos los pagos al franquiciador por este concepto.
• Si has realizado inversiones en mobiliario, maquinaria o equipos informáticos para tu franquicia, puedes amortizarlos fiscalmente.

Consejos para una Gestión Fiscal Eficiente

• Planificación fiscal: Una buena planificación fiscal es esencial para anticiparte a tus obligaciones y aprovechar las ventajas disponibles.
• Control riguroso de la contabilidad: Llevar una contabilidad precisa y actualizada te ayudará a identificar oportunidades de deducción y a evitar errores que puedan dar lugar a sanciones.
• Consulta a un asesor fiscal: Las franquicias tienen particularidades fiscales que pueden resultar complejas.
• Conoce los acuerdos con el franquiciador.
• Estar al día con la normativa: La legislación fiscal está en constante cambio.

Cómo Elegir la Franquicia Adecuada

La franquicia es una forma estupenda de iniciar un negocio con un modelo probado y una marca establecida. Para ello, no olvides tener en cuenta muchos factores, desde el sector que más te interese por la rentabilidad que ofrece o por tu nivel de especialización en él, hasta el apoyo del franquiciador y tu capacidad de inversión.

Aspectos Esenciales para Elegir una Franquicia

Estos son los principales aspectos que desde MIDAS consideramos esenciales para elegir una franquicia:

1. Comprender el Concepto de Franquicia: Antes de iniciar el camino de la selección de una empresa, es esencial comprender exactamente en qué consiste la franquicia. Esto significa que, como franquiciado, tendrás que cumplir los principios y normas establecidos por el franquiciador, pero con su dirección y ayuda.
2. Definir la Capacidad de Inversión: Cuando busques oportunidades de negocio, es esencial que definas tu capacidad de inversión. Ten en cuenta la inversión inicial, los gastos corrientes y otros costes asociados al funcionamiento de la empresa.
3. Elegir un Sector Atractivo: Cuando decidas convertirte en franquiciado, es esencial que elijas una oportunidad de negocio en un sector que te atraiga. Ten en cuenta tus aficiones, intereses e incluso tu experiencia laboral previa a la hora de seleccionar el campo que mejor se adapte a ti.
4. Investigar la Reputación y los Resultados: Otro de nuestros consejos para elegir una franquicia es investigar la reputación y los resultados del negocio elegido. Es importante investigar cuántas franquicias tiene la empresa y cuántas han fracasado para determinar el riesgo asociado a la inversión.
5. Valorar los Programas de Formación y Apoyo: Como acabamos de mencionar, a la hora de elegir una franquicia es importante valorar los programas de formación ofrecidos, así como otras facilidades similares como las campañas de publicidad o acciones de marketing llevadas a cabo para impulsar tu negocio.
6. Evaluar la Disponibilidad del Equipo de Apoyo: También es importante evaluar la disponibilidad del equipo de apoyo del franquiciador. Debes asegurarte de que tienes fácil acceso a orientación cuando la necesites, ya sea por teléfono, correo electrónico o consultas en persona.
7. Contar con un Modelo de Negocio Sólido: Contar con un modelo de negocio sólido es esencial a la hora de elegir una franquicia. Una estructura empresarial establecida garantiza que el franquiciador tiene un sistema fiable y un historial de éxito. Por lo tanto, investiga a otros franquiciadores del mismo sector, sus estrategias y sus índices de éxito.
8. Realizar una Evaluación Legal y Financiera: Realizar una evaluación legal y financiera es un paso clave al elegir una franquicia. Por otra parte, esto te ayudará a decidir si existe una gran demanda en la zona y potencial para crecer.

Consejos Adicionales para el Éxito en la Gestión de Franquicias

Para concluir este artículo de consejos para elegir una franquicia, desde MIDAS queremos comenzar a orientarte de cara a su gestión.

• Comunicación Abierta: Mantener una comunicación abierta y constante con la franquicia matriz es fundamental para la gestión exitosa de una franquicia.
• Cumplimiento de Estándares: Los estándares y procedimientos establecidos por la franquicia son clave para mantener la consistencia y la calidad en todas las unidades de la franquicia.
• Gestión Financiera Eficiente: Una gestión financiera eficiente es esencial después de elegir una franquicia para llevarla al éxito. Lleva un registro detallado de los ingresos y gastos, establece presupuestos realistas y monitorea de cerca los indicadores clave de desempeño financiero.
• Personal Cualificado: El personal es un activo valioso en la gestión de una franquicia. Contrata empleados cualificados y comprometidos que compartan los valores y la visión de la franquicia. Proporciona una capacitación adecuada para que estén preparados para cumplir con los estándares de la franquicia y brindar un excelente servicio al cliente.
• Satisfacción del Cliente: La satisfacción del cliente es fundamental para el éxito a largo plazo de una franquicia. Prioriza la atención al cliente, escucha sus necesidades y solicita su retroalimentación de manera regular.
• Adaptación e Innovación: El entorno empresarial está en constante evolución, y es importante que las franquicias se adapten y se mantengan al día con las últimas tendencias y cambios en el mercado. Fomenta la innovación y la mejora continua en tu franquicia, prueba nuevas ideas y estrategias, y mantente al tanto de las últimas tecnologías y prácticas de la industria.

Conclusión

Administrar una franquicia de lavandería no es una tarea sencilla, pero con una planificación adecuada puedes minimizar los errores comunes y maximizar el potencial de tu negocio. Mantén un control estricto de tus operaciones, invierte en marketing y tecnología, y nunca dejes de escuchar a tus clientes.