Conceptos Financieros Básicos para Emprendedores y la Gestión de Empresas

Emprender es una aventura emocionante y desafiante, llena de oportunidades para la innovación y el crecimiento personal. Sin embargo, uno de los aspectos más críticos y, a menudo, más intimidantes para los nuevos emprendedores es la gestión financiera. Entender y manejar adecuadamente las finanzas de tu negocio es esencial para asegurar su sostenibilidad y éxito a largo plazo.

Es necesario que todos aquellos que se quieren unir a esta aventura de emprender conozcan algunos conceptos, productos y servicios financieros básicos para poder aprovechar sus ventajas y así hacer crecer sus negocios. Por ello, y con el fin de mejorar la salud financiera, tanto de la sociedad en general, como de los emprendedores, en este artículo se explican algunos conceptos financieros que debes conocer si tú también quieres emprender un negocio.

Los emprendedores motivados y sus startups son un componente imprescindible para el desarrollo económico. Sin ellos habría menos innovación, menos productividad y menos oportunidades de trabajo. Sin embargo, comenzar un nuevo negocio conlleva una serie de desafíos y riesgos, entre ellos los financieros. Algunos emprendedores empiezan sus negocios sin una adecuada educación financiera, desconociendo la importancia que tiene para las compañías contar con una buena planificación, las fuentes de financiación, el manejo de créditos, entre otros términos.

Iniciar y mantener un negocio exitoso no solo implica tener una idea brillante y un producto o servicio de calidad, sino también comprender y aplicar conceptos financieros esenciales. Un consejo fundamental para los emprendedores es comprender la importancia de adquirir conocimientos básicos en finanzas. Estos conocimientos proporcionan una guía sólida sobre cómo gestionar adecuadamente los recursos financieros en un negocio.

10 Conceptos Financieros Clave para Emprendedores

A continuación, se presentan diez términos financieros esenciales que toda persona emprendedora debería comprender antes de lanzarse a la aventura empresarial, junto con otros conceptos adicionales para una gestión financiera sólida:

1. Activo

El activo, para explicarlo de forma sencilla, es un recurso con valor que alguien posee (en este caso una empresa) con la intención de que genere un beneficio futuro (sea económico o no). En contabilidad, representa todos los bienes y derechos de una empresa, adquiridos en el pasado y con los que se espera obtener beneficios futuros. Todos los activos tienen el potencial de traer dinero a la empresa, ya sea mediante su uso, su venta o su intercambio. Los activos representan todos los recursos que una empresa posee y que son necesarios para desarrollar su actividad. Pueden ser bienes materiales como infraestructuras, herramientas o locales, o inmateriales, como una patente, una marca registrada o el know-how con el que cuenta la empresa.

2. Pasivo

Un pasivo es lo contrario a un activo. El pasivo, desde el punto de vista contable, representa las deudas y obligaciones con las que una empresa financia su actividad y le sirve para pagar sus activos. Son aquellas posesiones que te obligan a gastar dinero de forma recurrente o puntual y que no te generan ingresos. Representa las obligaciones financieras de una empresa con terceros, como deudas, salarios pendientes o facturas por pagar. Son las obligaciones o deudas que tienes con terceras partes, por ejemplo, con empleados o proveedores. El pasivo te obliga a gastar dinero de manera recurrente y no te genera ingresos, pero te permite financiar tu actividad.

Un ejemplo de ello es el préstamo con una entidad financiera. Al adquirir ese préstamo, estamos obligados a pagar el principal y los intereses al proveedor. Podemos hablar también de prácticamente cualquier tipo de propiedad: un coche, una vivienda, o los juguetes de tus hijos. Son pasivos porque no lo más probable es que no te generen beneficios por sí mismos, sino que te obliguen a incurrir en gastos.

3. Margen Bruto

Seguramente muchos lo conocéis como margen de beneficio. Lo más común es calcularlo como un porcentaje sobre las ventas. Sencillamente, el margen bruto es el beneficio directo que obtiene una empresa por un bien o servicio, es decir, la diferencia entre el precio de venta de un producto y su coste de producción. Este margen siempre se calcula sin descontar los gastos de personal, ni generales ni los impuestos. Sirve para darnos cuenta de si un negocio es rentable, ya que si el margen bruto es negativo el resto de los costes serán imposibles de cubrir. También llamado margen de beneficio, es el beneficio que tiene una empresa por un bien o servicio, es decir, es la diferencia que hay entre el precio de venta al público del producto y el coste de producción del mismo.

4. Coste de Oportunidad

El coste de oportunidad es un concepto relativamente sencillo, es el coste de la alternativa a la que renunciamos cuando tomamos una determinada decisión, incluyendo los beneficios que podríamos haber obtenido de haber escogido la opción alternativa. Por lo tanto, son aquellos recursos que dejamos de percibir o que representan un coste por el hecho de no haber elegido la mejor alternativa posible, cuando se tienen unos recursos limitados (generalmente dinero y tiempo). Este concepto se refiere a los beneficios que pierdes cuando eliges una alternativa sobre otra al tomar una decisión. Es decir, son los recursos a los que renuncias por no haber elegido la mejor alternativa posible. Este concepto te permite evaluar el impacto de cada elección.

En las pequeñas empresas podemos poner muchos ejemplos. Por ejemplo, si tienes 10.000 euros y los gastas en unos ordenadores nuevos y material de oficina, no solo has gastado este dinero en esto, sino que has renunciado a gastar ese dinero en renovar el espacio de la oficina.

5. Riesgo y Gestión del Riesgo

El riesgo es uno de los conceptos claves en el mundo de las finanzas, porque, en gran medida, es lo que determina que haya beneficios. Por ejemplo, en el caso de ser propietario de una vivienda que podamos poner en alquiler, esta se convierte en un activo. Sin embargo, cuando compras esa vivienda, asumes un riesgo, como por ejemplo que la zona en la que está ubicada pierda valor y ese alquiler pase a valer menos.

El riesgo es una constante en el mundo empresarial y en el mundo de las finanzas en general. Como existen estos riesgos es necesario que haya una buena gestión de los mismos. Si te interesa este tema te invitamos a informarte más sobreel mismo, porque hay muchísimas estrategias de gestión y control del riesgo y no podríamos incluirlas todas en este artículo.

6. Ratio de Liquidez

La ratio de liquidez mide, como su nombre indica, la liquidez de una empresa, es decir, su habilidad para hacer frente a sus obligaciones financieras a corto plazo. Este término muestra la capacidad financiera de una compañía en un momento dado. Los datos que se utilizan para calcular las ratios de liquidez provienen del balance de situación, concretamente de los activos corriente y pasivo corriente. Se refiere a la habilidad que tiene una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras a corto plazo. Es un indicador importante para evaluar la solvencia que tiene tu empresa.

Hay diferentes fórmulas para calcularlo y, aunque todas ellas miden individualmente la liquidez de una empresa, es importante utilizarlas conjuntamente para realizar un buen análisis, ya que alguna puede estar sesgada debido a cómo esté estructurada la empresa. Por ejemplo, que tenga un gran inventario o no puede ser determinante.

7. Retorno de la Inversión (ROI)

También conocido como el ROI, el retorno de la inversión es un indicador que permite evaluar la rentabilidad de una inversión en base al capital destinado y al beneficio que se ha obtenido. Es el periodo de tiempo que necesita un emprendedor o empresario para recuperar la inversión que ha realizado, permite evaluar la rentabilidad que puede tener una inversión. Si el ROI es alto, la inversión es rentable.

En el mundo del emprendimiento, también es el tiempo que tarda un emprendedor en recuperar su inversión inicial. Aquí es importante calcular el retorno cuando se afronta la compra de cualquier activo para la empresa. De esta manera podemos ver si a futuro nos saldrá a cuenta haber realizado esta inversión.

8. Margen de Contribución

Cuanto mayor es el margen de contribución, mayor es la ganancia de la empresa. Este término es la diferencia entre lo que nos cuesta producir un producto o servicio y el precio al que lo ponemos a la venta.

Ya hemos mencionado el margen bruto y aunque ambos márgenes pueden parecer muy similares son dos indicadores de rentabilidad complementarios por su distinto alcance. El margen de contribución contempla sólo los gastos variables, pero, eso sí, todos (no sólo los de producción). Por otro lado, el bruto se refiere únicamente a los procesos industriales, incluyendo lo que se conoce como coste completo, que incluye los costes directos, variables y fijos de fabricación de un producto. Tener claras las diferencias entre estos conceptos nos será de gran ayuda a la hora de tomar decisiones financieras.

9. Apalancamiento

El apalancamiento es una estrategia utilizada para aumentar las ganancias de una inversión. Este tipo de estrategia consiste en usar créditos, costes fijos u otras herramientas de inversión para permitir multiplicar la rentabilidad final de esa inversión, ya sea positiva o negativamente. Tener un mayor grado de apalancamiento implica mayores riesgos. Así que, aunque se pueden aumentar mucho las ganancias, hacer uso de esta estrategia también puede hacernos aumentar considerablemente las pérdidas.

10. Punto de Equilibrio

También conocido popularmente por su nombre en inglés: break-even point. Se trata del momento en que tu startup llega a un equilibrio en el que los costes igualan a los ingresos totales, un momento de beneficio cero, pero también pérdidas cero. Llegado este punto, el siguiente paso es convertir a tu empresa en rentable generando beneficios. Se refiere al momento en que los ingresos generados por el negocio igualan a los gastos, es decir, cuando la empresa deja de perder dinero y empieza a ser autosuficiente. Alcanzar el punto de equilibrio es uno de los primeros objetivos de cualquier emprendedor, ya que marca el inicio de la rentabilidad del proyecto.

Calcular el punto de equilibrio es una de las maneras más sencillas de averiguar si tu startup es viable, ya que sabrás los gastos que tendrás y las ventas que necesitas realizar para cubrirlos. Será esencial contar con un plan económico a medio y largo plazo que nos ayude a alcanzar este punto de equilibrio y una proyección de mantenerlo y superarlo, generando así beneficios.

Otros Conceptos Financieros Importantes

• Presupuesto: El presupuesto es una herramienta esencial para cualquier negocio. Un presupuesto bien elaborado te permite planificar tus ingresos y gastos, asegurándote de que tienes suficiente dinero para cubrir tus costos operativos y financiar tus planes de crecimiento. El presupuesto es lo que permite toda la planificación financiera de tu empresa porque te ayudará a asignar los recursos de forma eficiente, controlando los gastos y poniendo objetivos realistas. Tener un presupuesto bien definido te permite anticipar ingresos y gastos y así evitar sorpresas. Consiste en estimar los ingresos y gastos futuros para un período determinado.
• Flujo de Caja (Cash-flow): El flujo de caja se refiere al movimiento de dinero dentro y fuera de tu negocio. Un flujo de caja positivo indica que tu negocio genera más dinero del que gasta, mientras que un flujo de caja negativo sugiere lo contrario. El flujo de caja representa todos los movimientos de entrada y salida de dinero que hay durante un periodo de tiempo. Es el resultado de restar los pagos a los cobros, es decir, es el dinero neto que tiene tu empresa en un periodo determinado. Es muy importante tenerlo siempre controlado, ya que es lo que permite mantener la liquidez de la empresa. Se refiere al dinero neto disponible que tiene la empresa para operar.
• Acreedores: Son las personas físicas o jurídicas con las que contraes una deuda al contratar un servicio de ellos o al adquirir un producto, es decir, a las que les debes dinero. Uno de los más comunes es el banco, quien suele conceder préstamos a las empresas. Son las personas físicas o jurídicas con las que una empresa tiene una deuda. Estos acreedores pueden ser bancos, proveedores o incluso organismos como Hacienda o la Seguridad Social.
• Tesorería: En términos simples, se refiere al dinero neto disponible que tiene la empresa para operar. Se refiere a los recursos financieros que una empresa necesita para cubrir sus obligaciones inmediatas como el pago a proveedores, nóminas, alquileres o facturas. Es un indicador de la liquidez de la empresa, es decir, su capacidad para afrontar los gastos operativos. Es recomendable que el emprendedor o emprendedora disponga de un fondo de reserva, conocido como colchón de tesorería, que le permita cubrir los gastos fijos durante, al menos, 18 meses.
• Balance: Un balance es como un informe que refleja la situación financiera de un negocio en un momento determinado, ofreciendo una vista general y completa de los activos, pasivos y el patrimonio de la compañía. Una herramienta esencial para poder medir el rendimiento y tomar decisiones.
• Volumen de ventas: Se refiere a la cantidad de unidades de producto o servicios que tu empresa vende en un período determinado.
• Estados financieros: Son informes que resumen la situación financiera de tu empresa. Los más comunes son el balance, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.
• Gastos administrativos: Son los costos asociados con la gestión y operación diaria de tu empresa. Incluyen salarios, alquiler de oficinas, suministros de oficina y otros gastos relacionados con la administración.
• Gastos operativos: Son los costos relacionados con la producción y entrega de tu producto o servicio.
• Costos fijos: Son gastos que no cambian independientemente de la producción o las ventas, como el alquiler mensual de un local comercial.
• Costos variables: Están directamente relacionados con la producción o ventas de tu negocio. Esto podría incluir el costo de los materiales o la comisión de ventas.

Es muy importante tener siempre controlado el flujo de caja, ya que es lo que permite mantener la liquidez de la empresa. El punto de equilibrio te indica cuántos productos debes vender o cuántos ingresos debes generar al mes para mantener un equilibrio financiero, lo que te permite evaluar el rendimiento de tu negocio. Mientras que el flujo de caja se puede gestionar utilizando una herramienta sencilla como Excel, donde podrás hacer un seguimiento constante de tus ingresos y gastos. Aunque es útil contar con el apoyo de un contador para los aspectos tributarios, con tan solo dominar el punto de equilibrio podrás tener una comprensión básica del estado de tu negocio.

La importancia de controlar las finanzas de tu empresa no es poca, ya que todo negocio tiene que afrontar pagos, asumir impuestos, buscar fuentes de financiación, controlar su balance, etc. Pero este área puede ser compleja de controlar, por ello son cada vez más los emprendedores que optan por continuar formándose y realizan algún curso sobre finanzas y administración para poder dirigir su negocio adecuadamente. Sin embargo, aunque tener formación en este área puede ser de gran ayuda, no es imprescindible, sino que basta con que tengas interés en comprender cómo funciona y aprender por tu cuenta lo necesario. La planificación financiera es esencial para el éxito de cualquier proyecto emprendedor.

Herramientas para la Gestión Financiera

• Software de contabilidad: Considera el uso de software de contabilidad para simplificar la gestión financiera de tu negocio.
• Plantilla Plan Económico Financiero (EOI): La Escuela de Organización Industrial (EOI) ha desarrollado la plantilla Plan Económico Financiero, una hoja de cálculo con instrucciones guiadas para que se pueda completar de forma sencilla el plan financiero.
• Herramientas ERP: Herramienta que funciona como un ERP (Enterprise Resource Planning), con el que se puede gestionar la facturación, la contabilidad, el CRM, el inventario, los proyectos y los recursos humanos de la empresa.
• Soluciones de Business Intelligence (BI) y Enterprise Performance Management (EPM): Solución de integración de Business Intelligence (BI) y Enterprise Performance Management (EPM) que pretende maximizar la eficacia en la toma de decisiones empresariales. Entre sus funciones está la generación de informes, el análisis multidimensional, la consulta ad hoc y el uso de dashboards.
• Software en la nube para la gestión presupuestaria: Software en la nube, el cual está un nivel por encima del ERP, ya que automatiza todo el ciclo de gestión presupuestaria: plan estratégico, balance score, gestión de rentabilidad, EEFF consolidados, automatización de presupuestos, forecast y dashboards.
• Solución SaaS para la gestión financiera: Solución SaaS para la gestión financiera y la planificación operativa. Ya sea para presupuestos, informes financieros, análisis de rentabilidad o gestionar la planificación operativa y el monitoreo de ventas, recursos humanos, logística o marketing.

Consejos Finales para Emprendedores

• Llevar registros financieros precisos es fundamental.
• No dudes en buscar asesoría financiera profesional si es necesario.
• En definitiva, estos son solo algunos de los muchísimos conceptos que hay dentro de este gran mundo de las finanzas y lo ideal es que cada emprendedor se deje aconsejar por profesionales y se forme en educación financiera. Cuanto más asimile todos estos conceptos financieros, mayor será el análisis y la consecuente toma de decisiones informadas para poder emprender.
• Encuentra tiempo para entender las finanzas, ya que contar con una buena educación financiera será clave para prosperar con nuestros negocios.

En conclusión, comprender y aplicar estos conceptos financieros es esencial para que cualquier emprendedor pueda gestionar su negocio de manera eficiente y garantizar su sostenibilidad a largo plazo. Manejar las finanzas de tu negocio de manera efectiva es fundamental para su éxito. Con un sólido entendimiento de los conceptos financieros básicos y el uso de las herramientas y recursos adecuados, estarás mejor preparado para enfrentar los desafíos financieros y aprovechar las oportunidades de crecimiento.