La auditoría laboral es una prueba de operatividad que constituye uno de los ejemplos de evaluación de auditoría interna más sensibles y, a la vez, más obviados por muchos directivos. Su correcta implementación permite detectar riesgos ocultos, optimizar recursos humanos y garantizar el cumplimiento normativo en materia laboral.
Esta auditoría de control interno se realiza a partir del análisis de la documentación aportada y termina como entregable con un informe final de auditoría interna de la situación actual de la empresa en cuanto al cumplimiento de las obligaciones. Es un procedimiento básico para la toma de decisiones empresariales en lo que respecta al capital humano, el activo más valioso que tiene toda organización.
La auditoría laboral es un estudio técnico y objetivo que examina y estudia la realidad laboral de la empresa auditada, mediante herramientas de análisis que permiten obtener información sobre el cumplimiento, la gestión y conclusiones en las que el auditor ha recogido y como ha llegado a ellas.
Al realizar una auditoría independiente, imparcial y externa a la empresa, los datos obtenidos son fiables y permiten conocer la situación actual de la empresa y proponer acciones de mejora.
La auditoría laboral consiste en el análisis y revisión, por parte de profesionales independientes, de la situación jurídico-laboral de una empresa mediante el estudio de la documentación e información aportada por la misma. El diagnóstico advierte además de los riesgos existentes en materia laboral, las posibles soluciones para evitarlos o minimizarlos y los plazos para cumplir con la legislación vigente.
Si te estás preguntando ¿Qué es una auditoria laboral? Podríamos decir que la auditoría laboral consiste en validar la adecuación de la empresa a la normativa laboral vigente, abarcando ésta todas las áreas de actuación de la organización con respecto a sus empleados.
Para continuar definiendo ¿Qué es una auditoria de trabajo?, también podemos decir que mediante una auditoria empresa se estudia si cumple con los requisitos legales y recopila la información adecuada de los contratos de los empleados (auditoria trabajo), la política salarial o las cotizaciones de la Seguridad Social.
La auditoría laboral es un procedimiento que permite a las empresas analizar y evaluar el cumplimiento de la normativa laboral y de Seguridad Social para conocer cuál es su situación laboral y verificar si está cumpliendo la legislación.
Se trata de uno de los mejores recursos para saber exactamente cuál es el grado de cumplimiento de la normativa laboral y de Seguridad Social dentro de la empresa.
Es un proceso voluntario, ya que no existe ningún tipo de obligación legal que obligue a las empresas a llevarla a cabo. Para realizar una auditoría laboral, es necesario aportar toda la documentación requerida (contratos, nóminas, etc.) al auditor laboral, un profesional titulado, con experiencia y totalmente independiente a la empresa para garantizar la total transparencia y objetividad del proceso. El objetivo principal de la auditoría laboral es verificar si la organización está respetando la ley en materia laboral (contratación, Seguridad Social, salarios, salud y seguridad laboral, etc.).
Después de ver a grandes rasgos qué es una auditoría laboral, podemos afirmar que es un proceso de verificación muy útil, ya que además de informarte sobre el estado de cumplimiento de la legislación en tu empresa, te brinda datos valiosos para mejorar la toma de decisiones.
Atendiendo a qué es una auditoría interna, qué es una auditoria de trabajo o auditoría interna RR.HH. es evidente que una auditoria de trabajo ha de ser acometida por un auditor jurídico laboral: un profesional del Derecho especializado en la rama Laboral y que, por consiguiente, cuenta con los conocimientos y experiencia adecuada (no después de un curso auditoria de recursos humanos).
Como ejemplo de los resultados que una auditoría laboral interna puede proporcionar, podemos decir que la compañía que defina buenas políticas de personal se beneficiará del rendimiento mejorado de unos empleados más motivados. Adicionalmente, la organización que haga auditorías laborales cada cierto tiempo se estará blindando frente a posibles sanciones derivadas del incumplimiento de la normativa aplicable a los trabajadores.
Cada vez son más las obligaciones del empresario en materia laboral. El creciente aluvión normativo provocado por las obligaciones de las empresas que se han incorporado en los últimos tiempos como los planes de igualdad, los registros retributivos, el canal de denuncias, los protocolos de acoso o el teletrabajo, han supuesto una gran carga para la gestión empresarial, que requiere una correcta gestión. Para ello, la auditoría laboral se ha convertido en una herramienta útil y práctica que no solo asegura una gestión eficaz, sino que también evita problemas futuros que pueden suponer elevados costes a la organización.
Beneficios de Realizar Auditorías Laborales
En la legislación actual no existe ninguna disposición legal que obligue a las empresas a realizar auditorías laborales, es un proceso voluntario en el que se evalúa el grado de cumplimiento de la normativa laboral; sin embargo, es recomendable realizarla porque supone numerosos beneficios para la organización, entre ellos:
- Evita penalizaciones por no contar con la documentación acorde a la legislación laboral.
- Optimiza los recursos de la empresa.
- Facilita la toma de decisiones.
- Ayuda a evitar sanciones administrativas.
- Permite medir el impacto de las relaciones laborales entre la empresa y el trabajador.
- Evita conflictos laborales y responsabilidades de la empresa más allá de las contempladas en la ley.
- Es una herramienta útil cuando existe un proceso de venta, fusión o absorción de empresas.
Áreas Analizadas en una Auditoría Laboral
La auditoría laboral comprende el análisis exhaustivo de la empresa con el fin de identificar posibles contingencias laborales, para ello el auditor realiza un estudio de las siguientes áreas:
Estructura general de la empresa
Para llevar a cabo una auditoría laboral en primer lugar se deberá conocer y analizar la estructura de la empresa y sus distintas áreas de trabajo. Esto no solo engloba el nombre y la forma jurídica-laboral de la empresa, sino también, cuestiones tan importantes como: la existencia de sucesiones o cambios de empresa, si ésta pertenece a un holding o a un grupo de empresas, la configuración de los centros de trabajo de la empresa, etc.
Normativa aplicable a la empresa y representación legal de los trabajadores
La determinación de la normativa laboral aplicable en una empresa es la base sobre la que se asentarán las áreas de la auditoría. Los objetivos que se pretenden conseguir son fundamentalmente verificar cuáles son las obligaciones, en las que se enmarca jurídicamente la empresa:
- Legislación
- Convenios colectivos vigentes y aplicables
- Acuerdos o pactos colectivos extraestatutarios
- Pactos no escritos y condiciones más beneficiosas
Asimismo, es fundamental verificar la existencia de la representación legal de los trabajadores, la legalidad de la misma y la determinación del grado de importancia que tiene dentro de la organización.
Estructura de personal y contratación laboral
En esta área de trabajo, se analizan y verifican todas las contrataciones que existen en la empresa desde el punto de vista jurídico-laboral. El objetivo que se pretende conseguir es verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a la utilización de las distintas modalidades contractuales que tengan relación y conlleven consecuencias jurídico-laboral para la empresa.
Seguridad social
El objetivo respecto al cumplimiento de las normas de la Seguridad Social en una empresa es verificar la afiliación y alta en seguridad social de la empresa y de sus trabajadores, además de comprobar la adecuación de las cotizaciones realizadas por la empresa a la Seguridad Social sujetas a la normativa aplicable:
- Afiliación y alta en la seguridad social de la empresa y sus trabajadores
- Cotización a la Seguridad Social
Estructura salarial
Respecto a esta área el auditor se encargará de verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a los conceptos retributivos de acuerdo con la legislación, para ello se analizarán:
- Recibos de nóminas (de los últimos 6 meses)
- Salarios y retribuciones
- Conceptos retributivos
- Absorción y compensación de salarios
- Aumentos salariales
- Mejoras sociales
Sistema y tiempos de trabajo
De acuerdo con esta área, en la auditoría se verifica el cumplimiento que la empresa tiene, de acuerdo con la legislación vigente y convenios colectivos aplicables, respecto al calendario y la jornada laboral, horarios, descansos, permisos y licencias, vacaciones, horas extraordinarias, etc.
Modificación, suspensión y extinción de la relación laboral
En este caso, el auditor comprueba el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a la modificación sustancial de las condiciones de trabajo, y si estos se han realizado de acuerdo con la legislación y convenios colectivos aplicables. Así como las suspensiones y/o extinciones de contratos de trabajo producidas durante los últimos cuatro años, y los contenciosos pendientes que tenga la empresa en el momento de la realización de la auditoría.
Protección de datos personales
Adecuación de la empresa a la normativa que dicta la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal verificando si las acciones llevadas a cabo en dicha materia en la empresa se ajustan y adecuan a la legalidad vigente.
¿CÓMO HACER UNA AUDITORIA INTERNA? 6 Pasos claves.
Tipos de Auditoría de Recursos Humanos
Vamos a ver por qué son tan importantes los diferentes tipos de auditoría laboral interna y qué vertientes pueden tomar.
- Auditoría de legalidad
- Auditoría de Recursos Humanos
- Auditoría de Prevención de Riesgos Laborales
Auditoría de Legalidad
La auditoría de legalidad sirve para asegurar que la normativa sobre Derecho Laboral se aplica en todo momento en la actividad de la organización. Esta auditoría de RRHH Tiene la finalidad de corroborar que la estructura de la empresa responde a los parámetros legales que amparan a los trabajadores. El trabajo del auditor jurídico laboral (auditoría laboral ejemplo) consistirá aquí en reflejar la realidad de la organización. No obstante, entre sus funciones no consta buscar posibles irregularidades que pudieran justificar una hipotética inadecuación de la empresa.
El auditor laboral se limitará a plasmar lo que vea, emitiendo su veredicto con la máxima objetividad posible.
Auditoría de Recursos Humanos
La auditoría interna de RRHH o Recursos Humanos comprende todas las áreas de gestión de la plantilla de la organización, desde las distintas modalidades de contratación hasta el registro de la jornada laboral, auditoría interna RRHH también abarca los pagos de vacaciones y finiquitos hasta los procesos de selección de personal y políticas de retención del talento.
El área de RR. HH. es considerada un centro de beneficio con carácter estratégico, y es otro elemento clave para que la empresa consiga sus objetivos del control interno, además de tener una incidencia directa en el cumplimiento de su misión, visión y valores.
El auditor analizará aspectos como:
- La estrategia global de RRHH: El auditor revisará si la estrategia de recursos humanos está alineada con los objetivos del negocio y si cubre adecuadamente la planificación de personal, reclutamiento, capacitación, compensaciones, evaluación y retención del talento.
- Las políticas de RRHH: Se analizarán las políticas existentes en todas las áreas de la gestión de personas, como contratación, remuneraciones, prestaciones, desarrollo, etc. El auditor verificará que estén documentadas, sean consistentes y estén actualizadas.
- Los sistemas de gestión de RRHH: El auditor evaluará los sistemas tecnológicos que apoyan la administración del capital humano, como el Core HRIS, nómina, reclutamiento, evaluación de desempeño, aprendizaje, etc.
- La estructura del departamento de RRHH: Se revisará la estructura orgánica, las funciones y responsabilidades de las distintas áreas de RRHH para determinar si está diseñada de manera óptima.
- Los criterios que sigue RRHH en cuanto a selección y reclutamiento: Se analizarán los procesos de reclutamiento y selección para asegurar que se identifica y contrata el talento adecuado para la organización.
- Los procedimientos de onboarding que RRHH aplica para las nuevas incorporaciones: El auditor revisará los procesos de inducción y entrenamiento inicial para los empleados nuevos y verificará su efectividad.
Auditoría de Prevención de Riesgos Laborales
La auditoría de PRL (Prevención de Riesgos Laborales) analiza factores relacionados con la seguridad de los empleados en el centro de trabajo, incidiendo sobre aspectos como el estado de las instalaciones, el número de incidentes acaecidos durante un periodo concreto de tiempo o los protocolos de prevención de riesgos de los que dispone la organización.
Este tipo de auditoría tiene una relevancia mucho mayor dado que el marco jurídico español ya cuenta con una normativa específica (ley 31/1995, de 8 de noviembre) la cual deja claro que los empresarios con más de seis empleados a cargo deben someter sus sistemas de PRL al control de una auditoría o evaluación externa.
La entidad responsable de esta evaluación analizará los sistemas de gestión y prevención que la organización haya dispuesto para evitar posibles riesgos laborales asociados a cada puesto y en cada centro de trabajo.
Los auditores evaluarán estos puntos:
- Observando activamente cómo son los distintos centros de trabajo de la empresa.
- Recopilando el feedback procedente de los trabajadores y de sus representantes sindicales.
- Recabando datos sobre siniestralidad laboral en la organización durante los periodos de vigilancia.
La auditoría de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) es un proceso que evalúa la seguridad de los empleados en el lugar de trabajo, considerando instalaciones, incidentes pasados y protocolos de prevención. En España, la ley requiere que las organizaciones con más de seis empleados sometan sus sistemas de PRL a auditorías externas.
Los auditores revisan la gestión y prevención de riesgos en cada puesto y lugar de trabajo, analizando de manera integral el entorno laboral. Para ello, observan directamente las instalaciones, evaluando si cumplen con las condiciones adecuadas de seguridad, ergonomía y salubridad. Esta observación va más allá de lo meramente visual, ya que también implica verificar la adecuación de los equipos, la señalización, la existencia de protocolos de emergencia y el uso correcto de los equipos de protección individual.