¿Cuánto Paga el Empresario por una Baja Laboral en España?

La preocupación de muchas empresas ante la perspectiva de que sus trabajadores deban tomar una baja laboral es comprensible, y en gran medida, esta inquietud surge de una falta de claridad acerca de los posibles gastos que esta situación conlleva para la empresa. Es decir, muchas veces desconocemos cuál es el coste para la empresa que un trabajador esté de baja. Desde PayFit, queremos resolver todas tus dudas. Por ello, con este artículo, el cual va dirigido a todos los empresarios y a los departamentos de RRHH, esperamos que se resuelvan.

La baja laboral es una situación frecuente a la que debe hacer frente cualquier empresario o profesional con empleados a su cargo. Cuando un trabajador se encuentra en situación de baja laboral, ya sea por motivos de enfermedad, lesión u otras circunstancias, tiene derecho a recibir un subsidio económico para mitigar los efectos de su ausencia en el ámbito laboral. Sin embargo, es importante comprender que el importe y las condiciones de este subsidio pueden variar según las circunstancias específicas que rodean la baja en cuestión.

En estas situaciones, a los empleadores les surgen dudas como ¿Qué responsabilidades debe asumir su empresa? o ¿Qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja? En este artículo, además de detallar cuánto se cobra estando de baja, enumeraremos los tipos de baja que existen, los derechos a los que puede acogerse el trabajador o quién se debe encargar de abonar la baja, entre otras cosas.

Según datos del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, en 2024 se registraron más de 6 millones de procesos de incapacidad temporal en España, con una duración media de 36 días.

Tipos de Bajas Laborales

Antes de profundizar, es crucial diferenciar los tipos de baja laboral, ya que el subsidio puede variar según las circunstancias. Un requisito indispensable para solicitar cualquier tipo de baja es estar dado de alta en la Seguridad Social. Antes de entrar en materia es importante diferenciar los tipos de baja, ya que, según las circunstancias, el subsidio puede ser diferente.

• Contingencias Comunes: Las bajas por contingencias comunes ocurren por causas naturales, como enfermedades o accidentes no laborales. Las bajas por contingencias comunes se producen por causas naturales como una enfermedad o un accidente no laboral, para la que tiene que haber un certificado médico. En las bajas por enfermedad, este certificado es el que determina su duración (siempre que no llegué a superar los 365 días). Es necesario un certificado médico que determinará la duración de la baja, la cual no debe superar los 365 días. Para acceder a este tipo de baja, el trabajador debe haber cotizado un mínimo de 180 días en los últimos cinco años. 👩‍🏫 Entran también en esta categoría, las bajas por maternidad de 16 semanas o la de paternidad que, desde el 1 de enero de 2022, se equipara en semanas a la maternidad.
• Contingencias Profesionales: Este tipo de baja se concede por accidentes o enfermedades que ocurren durante la jornada laboral, conocidas como bajas por accidente de trabajo o enfermedad profesional. Este tipo de baja se da por accidentes o enfermedades que se han desarrollado durante la jornada laboral. Para estas bajas, no es necesario que el empleado haya cumplido un período mínimo de cotización previo para recibir el subsidio. Además, es responsabilidad de la empresa notificar la situación tanto a la mutua contratada como a la Seguridad Social.
• Baja por maternidad o paternidad: se produce cuando el trabajador se acoge al permiso legal para cuidar de su hijo recién nacido o adoptado.

Responsabilidades de la Empresa Durante la Baja Laboral

Cuando un trabajador se encuentra en situación de baja laboral, ya sea por razones médicas, accidentes, maternidad/paternidad, o cualquier otro motivo válido, la empresa tiene ciertas responsabilidades que debe asumir para asegurar el bienestar del empleado y cumplir con las regulaciones laborales. Por lo tanto, las principales obligaciones que tiene una empresa cuando un trabajador se encuentra en baja por incapacidad temporal son los siguientes:

• Pagar la prestación
• Cotizar hasta el día 545 (365 días + 180 días de prorrata)
• Retención a efectos del IRPF
• Reservar el puesto de trabajo
• Remitir en 5 días los partes médicos al INSS o Mutua

Es importante que la empresa cumpla con estas responsabilidades para garantizar todos los derechos a los trabajadores. Básicamente, porque el propio convenio colectivo así lo específica y determina qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja. Lo primero debes saber como empresario es que, bajo ninguna de estas circunstancias, está permitido que la empresa despida a su trabajador por este motivo. 👨‍⚖️

Escenarios Comunes en Bajas Laborales

Cuando un trabajador pide una baja laboral, hay dos posibles escenarios que harán que dicha empresa tome unas medidas u otras. En el siguiente apartado, te dejamos con estos escenarios.

• Baja por enfermedad común o accidente fuera del trabajo: Cuando un trabajador está en baja por enfermedad común la empresa tendrá que notificar dicha baja a la Seguridad Social mediante el sistema RED de la misma, indicando los datos de la empresa, la cotización del trabajador, la clave de su código nacional de ocupación, su edad, la enfermedad o accidente causantes de la baja y el código de la provincia del centro de salud que realizó el parte.
• Baja por accidente laboral o enfermedad profesional: La baja por accidente laboral o enfermedad profesional puede ser un poco diferente. Teniendo en consideración que la mayoría cuentan con una mutua, se le tendrá que notificar la baja del empleado y notificar también cuando el trabajador está de baja por enfermedad profesional. La empresa tendrá 5 días para notificar por medios telemáticos desde el momento en el que reciba el aviso del parte médico. Hay que tener en cuenta que la Seguridad Social sabrá el estado del empleado de antemano, ya que el médico que emita el parte también tiene la obligación de notificarlo. Notificarlo fuera del plazo se podrá considerar como una falta leve dentro de las faltas leves graves y muy graves en el Estatuto de los Trabajadores.

¿Qué Paga la Empresa por un Trabajador de Baja?

El primer factor a tener en cuenta para saber qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja es la duración de la baja en sí. Además de estos pagos, será necesario agregar el valor de las contribuciones y cualquier otro desembolso que la empresa haya acordado según convenios o contratos. De forma general, la empresa solo soporta el coste directo de los días del 4 al 15 en las bajas por enfermedad común.

En general, durante los primeros días de la baja, la empresa asume el pago del salario, mientras que, a partir de cierto punto, la Seguridad Social o la mutua se hacen cargo del subsidio. El coste real para la empresa depende del tipo de baja y del número de días de incapacidad. Durante el periodo de IT el trabajador no tiene derecho a percibir salario.

Cuando un trabajador causa baja, el pago de la prestación se reparte entre la empresa, la Seguridad Social y, en algunos casos, la mutua colaboradora. Las contingencias comunes se refieren a enfermedades o accidentes que no tienen relación directa con el trabajo (por ejemplo, una gripe o una lesión deportiva). En cambio, las contingencias profesionales abarcan los accidentes laborales y las enfermedades derivadas directamente de la actividad profesional.

Costos Específicos Según el Tipo de Baja

• Enfermedad Común: En este tipo de baja, los tres primeros días no se pagan, a menos que el convenio colectivo disponga lo contrario. Tanto empresa como Seguridad Social no pagarán nada hasta el día 4 de la baja laboral por contingencias comunes. En este caso, el empleado comenzará a cobrar la baja desde el primer día. Del día 4 al 15, el pago corre a cargo de la empresa, y del día 16 en adelante, lo asume la Seguridad Social. La base reguladora se obtiene dividiendo la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior entre los días cotizados. En una baja por enfermedad común, la empresa paga el 60% de la base reguladora del día 4 al 15, mientras que la Seguridad Social abona el 60% del día 16 al 20 y el 75% a partir del día 21. A partir del día 21, en su caso, la retribución será del 75 %, también a cargo de la Seguridad Social.
• Accidente Laboral: Aquí la mutua colaboradora cubre el pago desde el primer día de la baja, aunque es la empresa quien adelanta el dinero al trabajador y lo recupera después. Si hablamos de una baja por contingencias profesionales, es la empresa la encargada de abonar el 75% del salario de su trabajador afectado. Cuando sucede un accidente de trabajo que obliga al empleado a ausentarse de su puesto por un tiempo, los pagos los asume íntegramente la empresa. En principio, el empresario debe pagar el 75% del salario desde el primer día (el siguiente al del accidente) hasta último día de baja.
• Maternidad/Paternidad: Cuando se trata de bajas por paternidad o maternidad, cuyo importe a pagar es del 100% de la base reguladora que se obtiene de la medida de cotización por contingencias comunes del mes anterior (no tiene por qué coincidir con el sueldo), la remuneración corre a cargo de la Seguridad Social. En caso de que el trabajador o trabajadora se acojan a una baja por maternidad o paternidad, estos cobrarán el 100% de su base reguladora durante el periodo que dure la baja y será la Seguridad Social la que se haga cargo del salario de forma directa.
• Baja por menstruación incapacitante o interrupción del embarazo: La baja por menstruación incapacitante correrá a cargo de la Seguridad Social desde el primer día, y corresponderá al 60 % de la base de cotización de la empleada. Tanto la baja por interrupción del embarazo como la baja preparto las pagará la empresa el primer día (salario íntegro) y, desde entonces, la asumirá la Seguridad Social (60 % de la base de cotización).

Otros Gastos y Consideraciones

Los anteriores gastos son los mínimos recogidos por la Seguridad Social a la hora de pagar a un trabajador de baja. Sin embargo, hay ocasiones en las que el porcentaje del sueldo del trabajador a pagar aumenta. Estas excepciones en gastos que tiene una empresa con un trabajador de baja en 2023 son las siguientes:

• Mejora del convenio colectivo: Hay convenios colectivos, como por ejemplo el Convenio de Oficinas y Despachos de Catalunya, que mejoran las condiciones de baja laboral de los trabajadores. Es necesario mencionar que la Seguridad Social asumirá los mínimos establecidos; no obstante, será la empresa quien asuma el resto.
• Gastos de baja laboral por enfermedad profesional o laboral: En caso de que el trabajador esté de baja laboral por una enfermedad derivada de su actividad profesional la Seguridad Social asumirá el 75% de la base reguladora del trabajador desde el segundo día después de la baja laboral. El día de inicio de la baja se contará cómo día trabajado, por lo que la jornada laboral se cobrará al 100% y lo pagará la empresa.

En resumen, la gestión de un trabajador de baja conlleva una serie de gastos y consideraciones financieras para las empresas. El cálculo del coste para la empresa debido a la baja de un trabajador involucra diversos factores, como el salario a complementar, posibles reemplazos temporales y otros gastos relacionados, como por ejemplo el onboarding del trabajador sustituto. Por está razón, podemos decir que el coste para la empresa de tener a un trabajador de baja puede variar significativamente según la duración y la causa de la baja laboral.

Obligaciones Adicionales de la Empresa

Durante la baja, la empresa sigue cotizando por el trabajador, aunque el empleado no acuda a su puesto. La empresa debe comunicar el parte de baja al sistema RED de la Seguridad Social en un plazo máximo de tres días hábiles desde su recepción. Dependiendo del tipo de contingencia, la empresa debe tramitar la documentación ante la mutua colaboradora o el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS).

Además del aspecto puramente económico, la gestión de las bajas médicas tiene una dimensión organizativa y preventiva. Las empresas suelen activar protocolos internos para coordinar la sustitución del trabajador, redistribuir tareas o adaptar temporalmente las cargas de trabajo. Algunas organizaciones optan por ofrecer programas de seguimiento médico y acompañamiento, especialmente en casos de bajas prolongadas, con el objetivo de facilitar una reincorporación progresiva.

La Importancia de la Prevención de Riesgos Laborales

Desde el punto de vista de la prevención, invertir en salud laboral, ergonomía y bienestar emocional suele traducirse en menos bajas médicas y un entorno más productivo. Barin se posiciona como un aliado sólido y comprometido en el ámbito de la prevención de riesgos laborales. Contamos con un equipo de expertos altamente capacitados y una amplia experiencia en el campo de la seguridad en el trabajo mediante la implementación de sistemas de aspiración industrial en contrucción, obras, etc. Nuestro enfoque se centra en adaptar soluciones a las necesidades específicas de cada cliente, garantizando así la seguridad y la salud de los trabajadores, el cumplimiento de la normativa vigente y la promoción de una cultura de prevención en el entorno laboral.

Realizar una evaluación de los riesgos laborales, que consiste en identificar, analizar y valorar los peligros y las medidas preventivas existentes o necesarias para eliminarlos o controlarlos.

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