Acceso al Expediente Médico de un Trabajador por Parte del Empresario en España

En el ámbito laboral español, el acceso al expediente médico de un trabajador por parte del empresario es un tema delicado que involucra la protección de datos personales, la vigilancia de la salud y las facultades de dirección y control de la empresa. Este artículo analiza en detalle la normativa y la jurisprudencia relevante para comprender los límites y las obligaciones de cada parte.

La Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), establece en su artículo 22 que:

"1. El empresario garantizará a los trabajadores a su servicio la vigilancia periódica de su estado de salud en función de los riesgos inherentes al trabajo".

Esta vigilancia sólo podrá llevarse a cabo cuando el trabajador preste su consentimiento. De este carácter voluntario sólo se exceptuarán, previo informe de los representantes de los trabajadores, los supuestos en los que la realización de los reconocimientos sea imprescindible para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre la salud de los trabajadores o para verificar si el estado de salud del trabajador puede constituir un peligro para el mismo, para los demás trabajadores o para otras personas relacionadas con la empresa o cuando así esté establecido en una disposición legal en relación con la protección de riesgos específicos y actividades de especial peligrosidad.

Los datos relativos a la vigilancia de la salud de los trabajadores, no podrán ser usados con fines discriminatorios ni en perjuicio del trabajador. El acceso a la información médica de carácter personal se limitará al personal médico y a las Autoridades Sanitarias que lleven a cabo la vigilancia de la salud de los trabajadores, sin que pueda facilitarse al empresario o a otras personas sin consentimiento expreso del trabajador.

El empresario garantizará de manera específica la protección de los trabajadores que, por sus propias características personales o estado biológico conocido, incluidos aquellos que tengan reconocida la situación de discapacidad física, psíquica o sensorial, sean especialmente sensibles a los riesgos derivados del trabajo. A tal fin, deberá tener en cuenta dichos aspectos en las evaluaciones de riesgos y, en función de éstas, adoptará las medidas preventivas y de protección necesarias.

La evaluación de los riesgos deberá comprender la determinación de la naturaleza, el grado y la duración de la exposición de las trabajadoras en situación de embarazo o parto reciente a agentes, procedimientos o condiciones de trabajo que puedan influir negativamente en la salud de las trabajadoras o del feto, en cualquier actividad susceptible de presentar un riesgo específico.

Antes de la incorporación al trabajo de jóvenes menores de dieciocho años y previamente a cualquier modificación importante de sus condiciones de trabajo, el empresario deberá efectuar una evaluación de los puestos de trabajo a desempeñar por los mismos, a fin de determinar la naturaleza, el grado y la duración de su exposición, en cualquier actividad susceptible de presentar un riesgo específico al respecto, a agentes, procesos o condiciones de trabajo que puedan poner en peligro la seguridad o la salud de estos trabajadores.

La vigilancia de la salud estará sometida a protocolos específicos u otros medios existentes con respecto a los factores de riesgo a los que esté expuesto el trabajador. Los exámenes de salud incluirán, en todo caso, una historia clínico-laboral, en la que además de los datos de anamnesis, exploración clínica y control biológico y estudios complementarios en función de los riesgos inherentes al trabajo, se hará constar una descripción detallada del puesto de trabajo, el tiempo de permanencia en el mismo, los riesgos detectados en el análisis de las condiciones de trabajo y las medidas de prevención adoptadas.

Obligaciones del Empresario en la Vigilancia de la Salud

El empresario tiene la obligación de garantizar la vigilancia periódica del estado de salud de los trabajadores en función de los riesgos inherentes al trabajo. Esta vigilancia debe realizarse por personal sanitario competente y según determinen las autoridades sanitarias en las pautas y protocolos que se elaboren.

Además, el empresario debe:

• Elaborar, junto con las autoridades laborales competentes, un mapa de riesgos laborales para la salud de los trabajadores.
• Comunicar a las autoridades sanitarias pertinentes las sustancias utilizadas en el ciclo productivo.
• Establecer medios adecuados para la evaluación y control de las actuaciones de carácter sanitario que se realicen en las empresas por los Servicios de Prevención actuantes.

El Servicio de Prevención habrá de contar, como mínimo, con dos de las especialidades o disciplinas preventivas previstas en el artículo 34 de la LPRL, desarrolladas por expertos con la capacitación requerida para las funciones a desempeñar. Sin perjuicio de la necesaria coordinación, la actividad sanitaria contará para el desarrollo de su función dentro del Servicio de Prevención, con la estructura y medios adecuados a su naturaleza específica y la confidencialidad de los datos médicos personales, debiendo cumplir los requisitos establecidos en la normativa sanitaria de aplicación.

La empresa deberá elaborar anualmente y mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes la memoria y programación anual del Servicio de Prevención.

El Servicio de Prevención colaborará con los servicios de atención primaria de salud y de asistencia sanitaria especializada para el diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de enfermedades relacionadas con el trabajo y con las Administraciones sanitarias competentes en la actividad de salud laboral que se planifique. El Servicio de Prevención colaborará con las autoridades sanitarias para proveer el Sistema de Información Sanitaria en Salud Laboral.

En relación con riesgos específicos, el empresario debe garantizar una vigilancia adecuada y específica de la salud de los trabajadores en los siguientes casos:

• Manipulación manual de cargas.
• Riesgos para la vista y problemas físicos y de carga mental.
• Exposición a agentes biológicos.
• Exposición a agentes cancerígenos.

Cuando exista riesgo por exposición a agentes biológicos para los que haya vacunas eficaces, éstas deberán ponerse a disposición de los trabajadores, informándoles de las ventajas e inconvenientes de la vacunación.

Confidencialidad y Acceso a la Información Médica

Un aspecto crucial es la confidencialidad de los datos médicos. Los datos relativos a la vigilancia de la salud de los trabajadores no podrán ser usados con fines discriminatorios ni en perjuicio del trabajador. El acceso a la información médica de carácter personal se limitará al personal médico y a las Autoridades Sanitarias que lleven a cabo la vigilancia de la salud de los trabajadores, sin que pueda facilitarse al empresario o a otras personas sin consentimiento expreso del trabajador.

Excepciones al Carácter Voluntario de los Reconocimientos Médicos

El carácter voluntario de los reconocimientos médicos tiene excepciones:

• Cuando la realización de los reconocimientos sea imprescindible para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre la salud de los trabajadores.
• Para verificar si el estado de salud del trabajador puede constituir un peligro para el mismo, para los demás trabajadores o para otras personas relacionadas con la empresa.
• Cuando así esté establecido en una disposición legal en relación con la protección de riesgos específicos y actividades de especial peligrosidad.

En estos casos, es necesario un informe previo de los representantes de los trabajadores.

Verificación del Estado Médico del Trabajador Durante la Incapacidad Temporal

Además de la vigilancia de la salud relacionada con la prevención de riesgos laborales, el empresario tiene la facultad de verificar el estado de salud del trabajador que alega una incapacidad temporal para justificar sus faltas de asistencia al trabajo. Esta facultad se basa en el artículo 20.4 del Estatuto de los Trabajadores (ET), que establece:

"El empresario podrá verificar el estado de salud del trabajador que sea alegado por este para justificar sus faltas de asistencia al trabajo, mediante reconocimiento a cargo de personal médico. La negativa del trabajador a dichos reconocimientos podrá determinar la suspensión de los derechos económicos que pudieran existir a cargo del empresario por dichas situaciones".

Esta facultad de verificación tiene límites, como el respeto a la buena fe, la intimidad y la dignidad del trabajador. El empresario está facultado para organizar el procedimiento de verificación de la salud del trabajador, pero dicha sumisión no puede comportar que el trabajador tenga que asumir desembolsos para acudir a las visitas médicas presenciales.

La información que el servicio médico contratado facilite a la empresa debe limitarse a constatar si el trabajador se encuentra o no enfermo, sin revelar el diagnóstico ni los resultados de las pruebas realizadas. Cualquier filtración constatada a la empresa debe denunciarse en la Agencia de Protección de Datos.

Los convenios o pactos colectivos pueden contener previsiones singulares de obligatorio cumplimiento, que limiten o modulen la forma y manera en la que el empresario haya de ejercitar esa facultad.

Ciclo de Vigilancia de la Salud

Jurisprudencia Relevante

La jurisprudencia ha examinado la potestad empresarial de verificar el estado de salud del trabajador, estableciendo los siguientes criterios:

• Se enmarca dentro de las facultades de dirección y control de la actividad laboral que le corresponden al empresario.
• Debe respetar las exigencias de la buena fe y el respeto a los derechos de los trabajadores, esencialmente, todos aquellos relacionados con la salvaguarda de su intimidad y la consideración debida a su dignidad.
• Tiene como única y exclusiva finalidad la comprobación del carácter justificado de las faltas de asistencia que el trabajador haya justificado en su estado de salud.

Algunas sentencias relevantes son:

• STS, Nº 62/2018, de 25 de enero de 2018.
• STS, Nº 1025/2020, de 24 de noviembre de 2020.
• STS, Nº 209/2021, de 16 de febrero de 2021.

Vigilancia de la Salud: Obligatoriedad y Voluntariedad

La Vigilancia de la Salud se articula como una obligación del empresario respecto del trabajador, pero también se erige como un derecho del trabajador. En general, es voluntaria para el trabajador, pero existen excepciones en las que puede ser obligatoria.

Tratamiento de los Datos de Salud por los Servicios de Prevención

En lo que se refiere al tratamiento de los datos de salud por los servicios de prevención, el empresario garantizará a los trabajadores a su servicio la vigilancia periódica de su estado de salud en función de los riesgos inherentes al trabajo. Si bien es voluntaria para el trabajador, de este carácter voluntario sólo se exceptuarán, previo informe de los representantes de los trabajadores, los supuestos en los que la realización de los reconocimientos sea imprescindible para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre la salud de los trabajadores o para verificar si el estado de salud del trabajador puede constituir un peligro para el mismo, para los demás trabajadores o para otras personas relacionadas con la empresa o cuando así esté establecido en una disposición legal en relación con la protección de riesgos específicos y actividades de especial peligrosidad.

Derechos de los Delegados de Prevención

El apartado b) del artículo 36.2 de la LPRL señala como otras competencias de los delegados de prevención: «(...) Tener acceso, con las limitaciones previstas en el apartado 4 del artículo 22 de esta Ley, a la información y documentación relativa a las condiciones de trabajo que sean necesarias para el ejercicio de sus funciones y, en particular, a la prevista en los artículos 18 y 23 de esta Ley.

Según señala la AEPD, si el artículo 36.2 c) de la LPRL reconoce a los delegados de prevención el derecho a que el empresario les informe sobre los daños en la salud producidos a los trabajadores, parece lógico que, utilizándose el mismo concepto (daños en la salud) para la notificación por el empresario a la autoridad laboral [artículo 23.2 c)] y a los delegados de prevención, la información de los daños deba ser la misma en su contenido, esto es, la que se refleje en el parte de accidente de trabajo o enfermedad profesional.

Ahora bien, la información sobre los daños en la salud o enfermedades profesionales de los trabajadores afectados podría comunicarse de forma disociada, esto es, sin hacer referencia al sujeto concreto accidentado, de forma que de esta manera se garantizaría el principio de confidencialidad, que reconoce el propio artículo 36.

Resumen de las Obligaciones y Derechos

Para clarificar las responsabilidades y derechos de cada parte, se presenta la siguiente tabla:

Aspecto	Obligación/Derecho	Detalles
Vigilancia de la Salud	Obligación del empresario	Garantizar la vigilancia periódica de la salud de los trabajadores en función de los riesgos laborales.
Consentimiento	Derecho del trabajador	La vigilancia de la salud requiere el consentimiento del trabajador, salvo excepciones legales.
Confidencialidad	Obligación del empresario y personal médico	No divulgar información médica a terceros sin consentimiento del trabajador.
Verificación de la salud	Facultad del empresario	Verificar el estado de salud del trabajador durante la incapacidad temporal, respetando la buena fe y la dignidad.
Gastos médicos	Obligación del empresario	Asumir los gastos de los reconocimientos médicos y desplazamientos relacionados con la vigilancia de la salud.

En resumen, el acceso al expediente médico de un trabajador por parte del empresario está estrictamente regulado en España, con el objetivo de proteger la confidencialidad de los datos personales y garantizar la vigilancia de la salud en el ámbito laboral. El empresario tiene la obligación de garantizar la vigilancia de la salud de los trabajadores, pero debe respetar los límites legales y la jurisprudencia en cuanto al acceso y uso de la información médica.