Para conseguir que una empresa tenga un óptimo funcionamiento, independientemente de su tamaño y capacidad, esta ha de contar con un grupo de trabajadores y profesionales que, desde su puesto de trabajo, contribuyan a que la empresa consiga las metas que se haya propuesto.
La organización es uno de los elementos clave para conseguir una óptima gestión en una empresa. Con la llegada y evolución de la era digital, este puesto de trabajo no se ha reducido, sino que se ha convertido, transformado.
En el dinámico mundo empresarial actual, la figura de la secretaria ha evolucionado significativamente. Ya no se trata solo de una persona que se encarga de contestar el teléfono y archivar documentos. Hoy en día, un empresario busca en una secretaria a un aliado estratégico que contribuya activamente a la eficiencia y el éxito de su negocio.
A continuación, se detallan los requisitos y habilidades más valorados por los empresarios al momento de contratar una secretaria:
Habilidades y Competencias Esenciales
Un empresario moderno necesita una secretaria que posea una combinación de habilidades técnicas y blandas. Estas son algunas de las más importantes:
- Organización y Gestión del Tiempo: La capacidad de priorizar tareas y cumplir plazos es fundamental.
- Comunicación Efectiva: Tanto oral como escrita, para interactuar con clientes, proveedores y otros miembros del equipo.
- Dominio de Herramientas Informáticas: Manejo de software de oficina, correo electrónico, agendas electrónicas y otras aplicaciones relevantes.
- Atención al Detalle: Para evitar errores y garantizar la precisión en todas las tareas.
- Proactividad: Anticiparse a las necesidades del empresario y tomar la iniciativa para resolver problemas.
- Confidencialidad: Manejar información sensible con discreción y profesionalismo.
- Habilidades de Resolución de Problemas: Identificar y solucionar problemas de manera eficiente.
- Adaptabilidad: Ajustarse a los cambios y nuevas tareas que puedan surgir en el entorno empresarial.
Su labor en la empresa es cada vez más amplia y con mayor responsabilidad, como es la de organizar la agenda del directivo, organizar y gestionar reuniones, los viajes que surjan y otras actividades.
El profesional se ha de encargar de los responsables de las distintas secciones de la empresa, que estas estén actualizadas y “al día” en consonancia con el resto de la empresa.
Ya hemos comentado que se encarga de los viajes de los directivos. Tener aptitudes para conseguir la comunicación con el resto de departamentos que componen la empresa.
Formación y Experiencia
Si bien la formación académica es importante, la experiencia práctica y las certificaciones relevantes también son muy valoradas. Un empresario puede buscar:
- Título de Formación Profesional en Administración o Secretariado: Proporciona una base sólida en las tareas administrativas.
- Cursos de Especialización: En áreas como gestión de eventos, atención al cliente o manejo de software específico.
- Experiencia Laboral Previa: En puestos similares, que demuestre la capacidad de realizar las tareas requeridas.
Si estás pensando en estudiar el secretariado internacional de alta dirección, posiblemente te aparezcan miles de dudas, siendo una de ellas las salidas laborales que ofrece este sector. A la hora de escoger una formación determinada, se busca siempre que no solo sea enriquecedor, sino también que cuente con oportunidades de trabajo.
Por ejemplo, se puede escoger la opción de realizar las 1.300 horas lectivas de estudio que se necesitan para conseguir el título en FP de Técnico Superior en Secretariado. En la actualidad, las empresas cada vez más amplían sus negocios a un nivel más internacional, por lo que el dominio de otros idiomas, como el inglés, siempre será ventajoso.
Tenemos que tener claro que, aparte de lo ya mencionado, es importante que la persona tenga una formación básica y que pueden pertenecer a diferentes campos profesionales. Estos estudios proporcionan una formación básica y sólida sobre las funciones que están relacionadas con todo que conlleva la Alta Dirección y el Secretariado.
En Formatic Barcelona podrás realizar diversos estudios vinculados con el turismo y la empresa, si es lo que te apasiona. Dentro del mundo empresarial, podrás cursar el Secretariado Internacional de Alta Dirección.
Esta lista indica algunos de los estudios que tienen una estrecha vinculación con la tarea de secretariado y tratamiento de la información.
¿Que hace una secretaria? I Parte
Cualidades Personales
Más allá de las habilidades técnicas, un empresario busca en una secretaria ciertas cualidades personales que faciliten la relación laboral y contribuyan a un ambiente de trabajo positivo:
- Actitud Positiva: Mostrar entusiasmo y disposición para colaborar.
- Responsabilidad: Cumplir con las tareas asignadas y asumir la responsabilidad por los resultados.
- Discreción: Mantener la confidencialidad de la información y actuar con prudencia.
- Empatía: Comprender las necesidades del empresario y de los demás miembros del equipo.
- Flexibilidad: Adaptarse a los cambios y estar dispuesto a realizar tareas diversas.
Las manos derechas, son un factor de éxito, que no suelen buscar todos los empresarios, porque se sienten emprendedores-orquesta capaces de todo.
Una secretaria con experiencia puede evolucionar hacia puestos como asistente de dirección, office manager, o áreas de recursos humanos y gestión de proyectos.
Las habilidades más valoradas incluyen organización, gestión del tiempo, comunicación efectiva, atención al detalle y discreción profesional. Menciona tus habilidades personales como organización, comunicación y resolución de problemas. Si sabes idiomas, destácalo.
Tabla Resumen de Requisitos
| Categoría | Requisitos | Importancia |
|---|---|---|
| Habilidades Técnicas | Organización, Comunicación, Informática, Atención al Detalle | Alta |
| Formación | FP en Administración, Cursos de Especialización, Experiencia Laboral | Media |
| Cualidades Personales | Actitud Positiva, Responsabilidad, Discreción, Empatía | Alta |