Un organigrama es una representación visual que muestra cómo se estructura una empresa: qué roles existen, cómo se organizan los departamentos y cómo fluye la comunicación dentro del equipo. Por eso es una herramienta fundamental.
Entender cómo se organiza tu empresa -aunque seas tú solo por ahora- es CLAVE para que todo funcione bien, para delegar mejor y para tomar decisiones claras. Pero… ¿cómo se hace un organigrama desde cero?
En este artículo te explicamos qué es, qué tipos de organigramas existen y cómo puedes construir el tuyo (aunque tu empresa esté comenzando o sea 100% digital).
¿Recuerdas ese árbol genealógico que hiciste en la escuela, donde ibas colocando los nombres y fotos de tus familiares? Era una forma sencilla de ver de un vistazo quién era quién y cómo se conectaban.
El organigrama de una empresa funciona igual: te muestra la jerarquía, los vínculos y la relación entre todas las personas que forman parte de una organización.
También se le conoce como gráfico organizacional, y podríamos describirlo como un diagrama que explica:
- Qué departamentos existen
- Cómo se conectan entre sí
- Quién lidera cada área
- Cuáles son los roles principales de la empresa
Incluso si estás comenzando tu emprendimiento en solitario -algo muy común en Latinoamérica- crear un organigrama empresarial es una gran idea. Te ayuda a visualizar el camino hacia donde quieres crecer, organizar tus procesos y definir qué tipo de perfiles necesitarás a futuro.
Un buen organigrama se convierte en una herramienta estratégica: te permite coordinar mejor equipos, procesos, áreas de atención al cliente y canales de distribución.
¿Qué es un Organigrama de una Empresa?
Para que te quede ya cristalino: es el gráfico que muestra la estructura interna de una empresa. En resumen, es una herramienta de comunicación que nos ayuda a situarnos dentro de una entidad.
El organigrama de empresa es la viva imagen de la estructura interna de una compañía. Un organigrama de una empresa permite analizar de manera ordenada todas y cada una de las estructuras de la organización representada.
A través de un organigrama, se representan visualmente a las personas empleadas, así como sus respectivos departamentos y cargos que desempeñan en la empresa.
Contar con un organigrama empresarial es de gran utilidad para visualizar claramente quienes integran la entidad, cuáles son sus roles y en qué departamento desarrollan sus funciones. Es importante disponer de un organigrama porque, así, las personas que se incorporan a una empresa, las que ya la integran e, incluso, sus clientes y proveedores pueden conocer a los perfiles responsables de cada área y saber en todo momento con quién comunicarse.
El organigrama de una empresa es una herramienta fundamental para garantizar la fluidez en las comunicaciones, la transparencia y la productividad del equipo.
Es importante destacar que el organigrama de una empresa pequeña no es algo estático. A medida que la empresa crece, cambia su estructura interna. Algunas funciones que inicialmente eran llevadas por una sola persona se subdividen en varios roles o departamentos.
¿Tu Empresa Está Desorganizada? Claves para Crear un Organigrama Efectivo
Tipos de Organigramas de una Empresa
Como cada empresa tiene una estructura diferente, existen diversos tipos de organigramas o esquemas organizacionales que permiten definir mejor al equipo y sus jerarquías. Los organigramas están sujetos al enfoque y la perspectiva de la organización.
Entre los tipos de organigramas de una empresa en función del sector, existen diferentes modelos. En nuestra mano estará elegir el mejor modelo y adaptarlo a los tiempos que corren.
1. Organigrama Funcional o Estructural
También llamado organigrama vertical, es la configuración de la estructura de la organización en base a las partes que la comprenden y sus funciones. Parte de un CEO o líder y luego se divide en departamentos.
Por ejemplo, el de marketing agrupa a todos los especialistas en el área; producción a todos los responsables del sector y el de venta reúne a todos los encargados de esa tarea. Entonces la figura que es pilar y de la que parten los demás miembros es la del CEO.
A partir de aquí se divide el esquema por departamentos y sus participantes. Por ejemplo, tendrás el departamento de marketing, el de recursos humanos, el legal y administrativo, el de ventas… y todos los especialistas que trabajan en cada área.
La manera correcta de organizar este esquema es de forma vertical, y es que con este orden se esclarecen cuáles son las capacidades y competencias de cada empleado con una visión global.
El organigrama funcional puede ser considerado como un organigrama vertical. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.
Es la forma más tradicional de crear un organigrama.
2. Organigrama Matricial
Aquí se combinan las estructuras verticales con las horizontales para dividir los puestos de trabajo con las funciones de cada miembro de la empresa. Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales.
Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas.
Así que podrías colocar en columnas y filas que sean independientes entre sí, aquellos elementos que les relacionan. Es decir, el grueso de los trabajadores estará en contacto constante con ambas líneas.
La estructura matricial no sigue ningún modelo jerárquico, y es que se distribuye en cuadrícula, donde los miembros rinden cuentas a varios líderes. La mayoría de empresas que aplican este modelo logran un equilibrio en todas las áreas gracias a que facilita la toma de decisiones en momentos cruciales.
Si eres de esas compañías que busca una colaboración constante en todos los departamentos junto a un liderazgo sano que fomente las colaboraciones, esta es la solución que tanto necesitas.
3. Organigrama Lineal o Vertical
Aquí podríamos tener una similitud con el organigrama funcional, solo que a diferencia de él, el organigrama lineal puede ser utilizado para cualquier departamento o proceso productivo sin tener que involucrar a la figura del CEO de la empresa.
Se utiliza mucho por la sencillez que aporta y es factible para empresas pequeñas como aquellas muy grandes. Sobre todo son ideales si se tiene como objetivo analizar qué tal va el clima laboral y para darle un seguimiento organizado a los trabajadores.
Es considerado como uno de los organigramas empresariales más antiguos y clásicos. El organigrama vertical suele ser el más utilizado, por su sencillez y porque se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución; válido tanto para organizaciones pequeñas como de grandes dimensiones.
Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. Dentro de este modelo de organigrama de empresa, se encuentra el organigrama jerárquico.
Los responsables tendrán que hacer un seguimiento más exhaustivo de los trabajadores, para que no se sientan bloqueados o limitados en sus funciones.
Esta estructura aporta formalidad a la organización.
En la actualidad, el organigrama vertical suele ser el modelo más empleado por las organizaciones. Este poder va de arriba abajo. Cuanto más arriba te sitúes, más responsabilidad vas a tener. Una estructura clásica, pero sencilla de distribuir tanto en grandes como en pequeñas empresas.
4. Organigrama Horizontal
Parte de un primer elemento del que se desglosan los demás hacia la derecha. Por lo que verás a quienes tienen un puesto con mayor jerarquía de lado izquierdo mientras que aquellos miembros y departamentos que dependen de él tienen subcategorías o extensiones hasta completar la organización entera.
Nos gusta de este organigrama que los vínculos suelen ser más participativos, ya que refleja la apertura de las figuras principales para involucrar opiniones y perspectivas de los demás miembros del equipo.
El organigrama horizontal se despliega de izquierda a derecha, aparecen las personas con mayor jerarquía en el extremo izquierdo.
Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística.
Es importante que los empleados se sientan valorados.
5. Organigrama Jerárquico
En este esquema las conexiones fluyen sin tener una estructura vertical u horizontal obligatoria, aquí verás detalles adicionales de cada relación que hay en los departamentos de manera escalonada.
Así, de un mismo punto de partida, fluyen las conexiones que hay entre cada área de la empresa. Lleva un poco más de tiempo trabajarlo, pero si te apoyas en softwares de creación y gestión de organigramas, todo se te facilita.
El organigrama jerárquico se encuentra dentro de los verticales.
Si se presentan inconvenientes para estructurarlo, un software de organigramas facilita estas tareas mediante una plataforma sencilla de manejar, a través de las cuales tanto los roles como las líneas de mando quedan definidas de forma clara para simplificar diversos procesos.
6. Organigrama Mixto
Aquí existe una mezcla entre el organigrama horizontal y el vertical, a diferencia del jerárquico en el que existe la posibilidad de estructurar la información de forma escalonada, con el mixto solo es posible hacerlo de esas dos maneras.
Es el organigrama que se recomienda para aquellas organizaciones que tienen muchos departamentos y empleados.
El organigrama mixto fusiona al organigrama horizontal con el vertical. Parte de un área principal y que actúa como director, se despliegan de arriba hacia abajo las diversas áreas y, de forma horizontal, los departamentos que la componente.
El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical.
Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas.
7. Organigramas Circulares
Son una forma un poco más creativa de plantear y organizar las estructuras de la empresa, digamos que es el que tiene un atractivo visual neutro ya que parte de una figura céntrica de la que se desplazan el resto de miembros de cada departamento. Es entonces que verás un círculo que se despliega desde adentro hacia afuera, aquí no existe una jerarquía delimitada como tal.
Lo que facilita la integración de todos los departamentos de manera más natural y espontánea, te recomendamos que pruebes con iniciar con un organigrama circular para tu emprendimiento o negocio.
A diferencia del organigrama horizontal, el organigrama vertical y el organigrama funcional, el organigrama circular toma como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Su estructura difumina las jerarquías, facilitando la integración entre áreas.
En este organigrama, la dirección se sitúa en el centro, y varios equipos o departamentos se ramifican a partir del núcleo, simbolizando la colaboración y la igualdad de importancia entre funciones.
8. Organigrama de una Microempresa
Son organigramas sencillos que no tienen una mega estructura que definir con tanto detalle. De igual manera, tienen su importancia ya que permiten ver cuál es la relación entre los departamentos y sus responsabilidades.
En las microempresas, como te expliqué en este post sobre tipos de empresas, son aquellas corporaciones que cuentan con hasta 10 trabajadores.
Las microempresas, por sus dimensiones, suelen llevar organigramas microadministrativos en los que no hay una extensa estructura. Sin embargo, el uso de organigramas microadministrativos no es exclusivo de la transformación digital de las pymes.
¿Por qué es Importante Saber Cómo Hacer un Organigrama de una Empresa?
Crear el organigrama de tu empresa no es solo dibujar cajitas y flechas. Es un ejercicio que te obliga a pensar estratégicamente: a visualizar cómo funciona tu negocio hoy y cómo debería funcionar mañana. Es, en pocas palabras, un mapa que te permite crecer con orden, tomar mejores decisiones y evitar cuellos de botella que frenan tu avance.
Entre otros, porque permite conocer esta información clave para coordinar las diferentes áreas de negocio. Es decir, porque les brinda un marco.
Cuando pones tu estructura en un solo plano, empiezas a ver cosas que antes pasaban desapercibidas: tareas duplicadas, responsabilidades poco claras, áreas sobrecargadas o, incluso, oportunidades para delegar, automatizar o crear nuevos roles.
En Latinoamérica -donde muchísimas empresas nacen como emprendimientos individuales o familiares- un organigrama puede convertirse en una ventaja competitiva. Te ayuda a profesionalizar tu negocio, dar mayor claridad a tu equipo, atraer talento y generar confianza con clientes, proveedores e inversionistas.
Además, construir tu organigrama te hace proyectar hacia el futuro: ¿cómo quieres que crezca tu empresa?, ¿qué áreas necesitarás fortalecer?, ¿qué roles serán clave cuando escales?, ¿qué procesos deberían estar mejor definidos?
Cómo Hacer un Organigrama: Pasos Esenciales
Para comenzar a definir un organigrama, como ya hemos detallado, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados.
A continuación, te mostramos cómo elaborar el organigrama de una empresa. Además, ofrecemos consejos y mejores prácticas para garantizar que tu organigrama sea una herramienta valiosa para el éxito de tu equipo.
Para elaborar el organigrama de una empresa puedes servirte de los análisis de puestos que ya poseáis en la empresa. Empieza por el CEO de la compañía y sigue con los cargos que dependen del Director Ejecutivo, los responsables de cada departamento, los mandos intermedios, etcétera. Hasta llegar a los niveles más bajos.
Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo.
Puesto que el objetivo final de un organigrama es ilustrar las relaciones empresariales, el diseño será un punto clave. Es decir, debe contar con una maquetación fácil de comprender y utilizar, sobre todo cuando hablamos de organigramas digitales u online.
Un consejo final: no lo hagas una sola vez. Revísalo cada ciertos meses, especialmente si estás creciendo, contratando o lanzando nuevas líneas de negocio. Un organigrama vivo es un negocio que evoluciona.
1. Establecer la Cadena de Mando
Conocer la cadena de mando es esencial. Se trata de determinar la jerarquía del trabajo. Aunque se trata de un aspecto fundamental en una empresa muy jerarquizada, todas las compañías deberían tener un organigrama para facilitar la gestión de sus recursos humanos.
Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
Por ejemplo, si un empleado tiene dos superiores -de quienes depende- podría resultar confuso. Si no se establece qué responsabilidades tiene cada uno sobre ese empleado, este puede recibir instrucciones dispares. Con un sistema de organigramas empresariales te olvidarás de establecer jerarquías y configurar permisos para cada nuevo trabajador.
2. Segmentar los Departamentos
La creación de departamentos es esencial para la correcta organización empresarial. Se trata de una tarea propia del análisis de puestos. Durante este proceso ya se habrá registrado en qué consiste cada trabajo y se podrán crear familias y departamentos.
Estos pueden funcionar de manera independiente o conjunta. La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta.
3. Definir y Asociar Tareas y Responsabilidades
Si tienes dudas sobre cómo hacer un organigrama empresarial, debes saber que es bueno que delegues tareas y responsabilidades concretas a cada grupo de empleados. De esta manera podrás detectar redundancias en el trabajo y si existen responsabilidades que se solapan.
Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento.
4. Establecer el Ámbito de Control
El ámbito de control se encuentra estrechamente relacionado con el concepto anterior. Esto ayuda a definir la independencia -o dependencia- de los empleados. Por lógica, una persona con un gran ámbito de control tendrá que dejar más libertad a los empleados.
Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado.
5. Obtener una Visión Global que Facilita la Toma de Decisiones
A la hora de determinar cómo hacer un organigrama empresarial es importante que te asegures de que este ofrece una visión global de la empresa, es decir de todo el equipo de personas que forman parte de ella. Es la manera más sencilla de que los empleados identifiquen toda la estructura de la organización y conozcan sus posibilidades reales de movilidad interna. Un proceso que lleva intrínseca una transparencia fundamental respecto de las responsabilidades que tienen todos los profesionales de una empresa.
Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio. Un buen organigrama de trabajo permite a los directivos identificar tareas en curso y dimensionar el desarrollo de nuevas estrategias de negocio y proyectos.
6. El Diseño del Organigrama de Empresa
Es decir, debe contar con una maquetación fácil de comprender y utilizar, sobre todo cuando hablamos de organigramas digitales u online.
Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.
Ejemplos de Organigramas
Para comprender mejor los conceptos comentados y cómo hacer un organigrama adaptado a las necesidades de nuestra compañía, pongamos un caso práctico un tanto especial: el de Starbucks.
Ventajas de una Correcta Estructura Empresarial
Una correcta estructura optimiza en gran medida los recursos de una compañía, lo que aumenta la productividad y reduce las pérdidas. Esto pasa porque los equipos cuando comprenden sus responsabilidades, tienen a desempeñarse de mejor manera.
Asigna con fundamento los deberes de todos para que veas como el ambiente y los resultados empiezan a mejorar.
Una adecuada estructura organizativa permite que todo trabajador y departamento en general entienda cuál es su función dentro de la organización. Esto implica una mejora de la comunicación para que la información llegue lo más rápido y claro posible a los demás miembros de la empresa.
En definitiva, contar con un organigrama empresarial te ayudará en la gestión de los procesos rutinarios de Recursos Humanos y… en piloto automático. Además, la migración será sencilla. Con nuestro software hacemos más fácil la transición plantilla - sistema automatizado.
Ahora cuéntanos: ¿ya creaste el tuyo? ¿Qué herramientas utilizaste y qué descubrimientos hiciste en el proceso?