En el mundo empresarial la estructura y la organización son claves para el éxito, los organigramas se erigen como herramientas esenciales. Conocer a las personas que conforman la empresa y entender qué parte ocupa cada una de ellas en la compañía es fundamental. Exploremos desde los conceptos básicos hasta las técnicas avanzadas para crear y utilizar organigramas de manera efectiva.
¿Qué es un Organigrama?
El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura interna de una empresa. Es especialmente útil para el departamento de Recursos Humanos porque ayuda a analizar de manera más sencilla la situación de la empresa, así como los departamentos o áreas que la componen. Es justamente el área de RR.HH.
Importancia del Organigrama
Tener un organigrama con todos los trabajadores de una empresa resulta muy útil para visualizar de manera clara y rápida la estructura interna, los roles y los diferentes equipos y departamentos. El organigrama de un empresa se debe elaborar en el momento de creación de estas, e incluirse en el plan de negocio. No importa si la empresa es grande o pequeña, contar con un organigrama será una buena solución para organizarse, y ya sabemos que la organización empresarial es clave para cumplir objetivos (y cumplirlos de la mejor manera posible).
Un organigrama empresarial ofrece una instantánea de la cadena de mando de la organización, lo que facilita la comprensión del flujo de información, la autoridad para tomar decisiones y la interconexión entre los distintos departamentos o funciones.
Funciones de un Organigrama Empresarial
Además de tener una representación de la estructura organizativa y cómo se acomodan los distintos puestos de trabajo en la organización, un organigrama institucional cumple diversas funciones:
- Aclara la estructura organizativa: Una de las principales funciones es definir claramente la estructura jerárquica de un equipo, departamento o empresa.
- Mejora la comunicación: Un organigrama general de una empresa promueve una mejor comunicación al ilustrar cómo están conectados los distintos equipos y personas.
- Fortalece la claridad de roles: Describe el alcance de cada puesto, ayudando a los empleados a comprender no sólo sus propias obligaciones, sino también las de sus compañeros.
- Apoya la planeación estratégica: Un diagrama empresarial es una herramienta valiosa para la dirección durante la planificación estratégica.
- Facilita el crecimiento de la empresa: A medida que las empresas crecen, mantener la estructura es cada vez más importante.
Elementos Clave de un Organigrama
No todos los elementos han de aparecer de manera obligatoria en nuestro organigrama, ya que cada uno tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas, y reflejar los cargos de la mejor manera posible.
- Mandos Intermedios: Esto son los mandos intermedios de la empresa, y hacen de puente entre los altos directivos y los trabajadores que están a cargo de llevar a cabo acciones que afectarán directamente a la empresa.
- Trabajadores Operativos: Trabajadores que están en contacto directo con las funciones de la empresa propiamente dichas.
- Personal Subcontratado: En muchas ocasiones estos trabajadores no forman parte completamente de la empresa, sino que se subcontrata.
Cómo Crear un Organigrama Efectivo
Porque cada organigrama es diferente, primero se tienen que definir lo que se quiere reflejar en él. Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajo, se comienza por dividir en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo. Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, se recomienda asignar responsabilidades y tareas. Además, es importante definir las responsabilidades de cada integrante . ¿Qué se evita de esta manera? Problemas como repeticiones de tareas.
Para elaborar el organigrama de una empresa puedes servirte de los análisis de puestos que ya poseáis en la empresa. Empezar por el CEO de la compañía y sigue con los cargos que dependen del Director Ejecutivo, los responsables de cada departamento, los mandos intermedios, etcétera. Hasta llegar a los niveles más bajos. Lo más importante del organigrama empresarial es que todo el mundo esté representado; así que necesitamos incluir hasta el último de los trabajadores.
Cuando se gestiona un equipo, mantener a todos alineados y comprender la estructura de la empresa es crucial para el éxito. A medida que una empresa crece, también lo hacen las complejidades de las funciones y responsabilidades, por lo que es esencial visualizar cómo encaja cada parte del equipo.Tener una representación clara de la cadena de mando no sólo ayuda a mejorar la comunicación, sino que también aclara las líneas jerárquicas y los procesos de toma de decisiones.
Pasos para Crear un Organigrama
- Establece la cadena de mando: Se trata de determinar la jerarquía del trabajo.
- Segmenta los departamentos: La creación de departamentos es esencial para la correcta organización empresarial.
- Asocia tareas y responsabilidades a cada grupo: Es bueno que delegues tareas y responsabilidades concretas a cada grupo de empleados.
- Determina el ámbito de control: Esto ayuda a definir la independencia -o dependencia- de los empleados.
- Ve de arriba hacia abajo: Para elaborar el organigrama de una empresa puedes servirte de los análisis de puestos que ya poseáis en la empresa.
- Asegúrate de que ofrece una visión global: A la hora de determinar cómo hacer un organigrama empresarial es importante que te asegures de que este ofrece una visión global de la empresa.
- Asegúrate de que tu organigrama mejora la toma de decisiones: Un buen organigrama de trabajo permite a los directivos identificar tareas en curso y dimensionar el desarrollo de nuevas estrategias de negocio y proyectos.
Tipos de Organigramas
Son cuatro los tipos de organigramas de empresa más comunes. Cada uno representa las diferentes formas en que una empresa funciona.
- Organigrama funcional: Es el más común y consiste en ir desde arriba hacia abajo, es decir como una jerarquía.
- Organigrama mixto: Como su nombre lo dice este tipo de organigrama es una combinación del organigrama vertical y horizontal.
En la actualidad, el organigrama vertical suele ser el modelo más empleado por las organizaciones. Una estructura clásica, pero sencilla de distribuir tanto en grandes como en pequeñas empresas. Por su parte, un organigrama estructural o funcional es muy similar a la anterior clasificación. Los organigramas horizontales de las empresas son diferentes a los anteriores. Tal y como indica el nombre, este tipo de organización es aquella que combina 2 tipos de estructuras: verticales y horizontales.
El eje de la estructura es una persona o un departamento con mayor importancia y este se sitúa en el centro del círculo. De nuevo, otra fusión entre lo horizontal y lo vertical. Lo vertical está marcado por las diferentes áreas de la empresa, mientras que lo horizontal corresponde a los distintos departamentos.
Existen diversos tipos de organigramas para aplicarlos según la estructura organizativa de cada empresa u organización. Cada uno cumple distintos objetivos y sus casos de uso pueden ser específicos según el ámbito de control o el tipo de empresa.
Tipos de Organigramas de una Empresa y Ejemplos
A continuación, enlistamos los más relevantes.
- Organigrama vertical: Un organigrama vertical es la estructura más tradicional y ampliamente utilizada, ordenada jerárquicamente de arriba abajo.
- Organigrama horizontal: En cambio, un organigrama horizontal, también conocido como estructura plana, se centra en menos niveles jerárquicos.
- Organigrama mixto: El organigrama mixto combina elementos de estructuras verticales y horizontales.
- Organigrama funcional: Un organigrama funcional organiza a los empleados según sus funciones o especialidades, como marketing, finanzas y operaciones.
- Organigrama departamental: Un organigrama de departamento o departamental, a menudo similar al organigrama funcional, agrupa a los empleados por departamentos o unidades.
- Organigrama de matriz: El organigrama matricial o de matriz es más complejo, con empleados que dependen de varios directores, tanto por función como por proyecto.
- Organigrama circular: Un organigrama circular representa la estructura de la empresa en círculos concéntricos y no en una jerarquía descendente.
- Organigrama basado en productos: Un organigrama basado en productos agrupa a los empleados en función de las distintas líneas de productos o servicios que ofrece la empresa.
En las microempresas, como te expliqué en este post sobre tipos de empresas, son aquellas corporaciones que cuentan con hasta 10 trabajadores. El tipo de organización con la que trabajamos en la agencia y que deja a un lado esos modelos clásicos de jerarquía y burocracia, es un organigrama mixto.
En Wanatop vas a encontrar diferentes equipos autosuficientes, que son como pequeñas empresas dentro de una misma empresa. Por ello, es imprescindible que exista sinergia entre los diferentes integrantes. Todos los miembros cuentan con una serie de tareas y responsabilidades en común.
Ejemplos de Organigramas en Empresas Conocidas
- El organigrama de McDonalds es muy grande, ya que así son las dimensiones de la empresa.
- El servicio de los hoteles Hilton está entre los mejores del sector, y eso es por su capacidad operativa.
Para comprender mejor los conceptos comentados y cómo hacer un organigrama adaptado a las necesidades de nuestra compañía, pongamos un caso práctico un tanto especial: el de Starbucks. En concreto, Starbucks tiene un organigrama matricial, es decir, híbrido. Su organigrama parte de un ámbito general, en el que se sugiere una estructura jerárquica, y expresa a la población las áreas administrativas y su relación entre sí. Se expresa como un organigrama vertical, una ramificación relaciones de arriba hacia abajo.
Una de las compañías referentes en tecnología tiene que ser uno de los ejemplos de organigramas a tener en cuenta. Apple basa su estructura en una vertical, a partir del CEO. De esta estructura se despliegan otros puestos vinculados con las distintas áreas de la organización.
Plantillas de Organigramas
¿Es factible llevar el organigrama empresarial en una plantilla para rellenar? Claro que sí, una plantilla de organigrama es una manera fácil de controlar la estructura de la organización sin que pierdas tiempo en elaborar una desde cero. Se recomienda usar plantillas de organigramas en Word o Power Point para empresas pequeñas o que se encuentran en una etapa inicial ya que la actualización de la información puede ser tediosa cuando se trata de empresas grandes o con mucha cantidad de trabajadores.
Las plantillas de organigrama circular se pueden utilizar en ciertas organizaciones que eviten estructuras de jerarquía y consideren al cliente como el centro de su organización.
Software para la Creación de Organigramas
Se recomienda utilizar un sistema que facilite la creación de un organigrama empresarial en cuestión de segundos y con la ventaja de mantenerlo siempre actualizado, ya sea que haya una nueva incorporación o baja en el equipo.
Con nuestro software de organigramas podrás diseñar la estructura de tu empresa en muy pocos pasos. Al ser un organigrama de una empresa automatizado no importa el tamaño de la empresa o la complejidad de las relaciones laborales. Lograrás un organigrama de una empresa exhaustivo y a medida en pocos clics y con actualización constante.
En este punto no podemos dejar de hablar de la herramienta para generar organigramas para pymes y grandes empresas de Bizneo HR. Justo lo que permite es crear organigramas accesibles desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet, manteniendo un diseño responsive y cuidado.
Departamentos Clave en una Pequeña Empresa
Cada empresa tiene necesidades particulares, pero estos son los departamentos más habituales:
- Tecnologías de la Información: Esencial para mantener las redes y programas en funcionamiento, así como para desarrollar y proteger los sistemas internos.
- Recursos Humanos: Se encarga de la selección de personal, nóminas, ventajas y cumplimiento.
- Ventas: Indispensable para hacer crecer la empresa y ampliar los beneficios. Se dedica a la venta de productos o servicios.
- Marketing: Se encarga de generar visibilidad de marca y atraer clientes potenciales.
- Atención al Cliente: Se encarga de atender a los clientes que han confiado en la empresa.
- Finanzas: Gestiona las cuentas de cobros y pagos, los presupuestos y la estrategia financiera del negocio.
Estructura Organizativa Funcional
La estructura más habitual en pequeños negocios es la "estructura organizativa funcional". En esta estructura, los empleados se agrupan por las funciones específicas que desempeñan, y cada departamento funciona de forma independiente. Cada área funcional o departamento responde ante un director o vicepresidente que es responsable de todos sus subordinados. La ventaja de este tipo de estructura es que los empleados se dedican a lo que mejor saben hacer.
Sin embargo, cada departamento puede centrarse demasiado en su propia área de influencia, convirtiéndose en silos de información y sin brindar la ayuda que podrían a otros departamentos. Para mitigar esto, es crucial eliminar los silos de información, ofrecer mejor visibilidad y cooperación entre departamentos, y mejorar las habilidades de los empleados con herramientas especializadas para facilitar la cooperación y la agilidad empresarial.
Departamentos Indispensables para una Pyme
Estos son los departamentos absolutamente indispensables en prácticamente cualquier empresa:
- Ventas y Marketing: Para generar ventas.
- Operaciones: Para cumplir las promesas hechas a los clientes y entregar los servicios y productos acordados.
- Finanzas y Administración: Para tener control de las finanzas y garantizar que se mantiene la infraestructura empresarial.
El Organigrama y el Desarrollo del Talento Humano
El organigrama de una empresa pequeña juega un papel crucial en el desarrollo del talento humano al proporcionar un marco claro y estructurado para el crecimiento y la evolución de los empleados. Facilita la comunicación efectiva, identifica responsabilidades, fomenta el crecimiento profesional, promueve la mentoría y orientación, y fomenta la colaboración interdepartamental.
En conclusión, el diseño de un organigrama claro en una empresa pequeña es fundamental para potenciar el talento humano y lograr un crecimiento exitoso.
Ventajas de una Correcta Estructura Empresarial
La estructuración de la plantilla de una compañía tiene una importancia estratégica tanto para Recursos Humanos como para cada uno de los empleados de la organización. Seleccionar el modelo de organigrama de empresa adecuado, cómo diseñarlo y realizar su despliegue son aspectos vitales.
- Optimización de recursos: Aumenta la productividad y reduce las pérdidas.
- Gestión de la responsabilidad: Evita la pérdida de tiempo, recursos y errores al entregar informes.
- Mejora en la comunicación: Permite que todo trabajador y departamento entienda cuál es su función dentro de la organización.
El organigrama de una empresa es una herramienta fundamental para garantizar la fluidez en las comunicaciones, la transparencia y la productividad del equipo. Se fomenta la formación de equipos con diversas habilidades, conocimientos, enfoques y capacidades, para abordar problemas complejos y proyectos innovadores. El objetivo de las empresas es combinar diferentes modelos organizativos para adaptarse mejor a las necesidades cambiantes del negocio. La inteligencia artificial se está utilizando para analizar y optimizar la estructura organizativa.
En caso de que la empresa cuente con menos de 50 trabajadores, el organigrama deberá ser más sencillo y será más fácil de actualizar cualquier cambio. No obstante, esta herramienta no va a poder seguir el ritmo de crecimiento de la empresa, y si se crean más departamentos, equipos y se contratan a muchos más empleados o se abren nuevas oficinas, va a ser muy complicado ajustarlo.
El Departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) normalmente es responsable de crear el organigrama de la empresa, ya que se encarga de la selección, contratación y gestión del talento. En empresas más pequeñas que no cuentan con un departamento de RR.
Con el software de Factorial estarás seguro de tener un organigrama funcional del que puedas extraer la información para crear estrategias y comenzar a definir correctamente las responsabilidades de tus trabajadores.
Tipos de Estructuras Organizativas
No hay una única estructura organizativa válida, sino diferentes tipos en función de los objetivos de la compañía:
- Jerárquica: Se establecen diferentes departamentos supervisados por cargos superiores que toman las decisiones.
- Funcional: La empresa se divide en funciones generales (administración, logística, recursos humanos, marketing, etc.) y al frente de cada departamento se coloca un jefe de sección.
- Por División: La empresa se organiza según productos, zonas geográficas o tipo de clientes.
- Matricial: Combinación de las estructuras funcional y por división. Los puestos de trabajo y los departamentos se clasifican según las funciones y las divisiones.
- Horizontal o Jerarquía Plana: Se eliminan la mayoría de los mandos intermedios, favoreciendo una relación directa entre el mando superior y los empleados.
- Lineal o Staff: Combina las relaciones de autoridad directa con el asesoramiento por parte de profesionales externos a la compañía.
Trabajar en la industria creativa puede ser muy divertido para todo el personal, especialmente en una empresa con una cultura organizativa de mente abierta. Es difícil iniciar una empresa comercial sin un marco organizativo bien estructurado. Las empresas de internet o de redes necesitan ingenieros más experimentados, como se muestra en el siguiente organigrama de una empresa de internet. Apresúrate a crear tu propio equipo de comercio electrónico de acuerdo con la siguiente estructura organizativa.
La tecnología avanzada siempre atrae una gran atención en todo el mundo. Un gran número de empresas de alta tecnología han llegado continuamente al mundo y han encontrado su nicho de mercado. Los siguientes ejemplos de organigramas te muestran otros tipos de organigramas. Con el potente e innovador software de organigramas, Edraw Orgcharting, todo el proceso de crear un organigrama será sencillo y rápido. Edraw Orgcahrting también te permite importar y exportar los archivos de datos para establecer la estructura organizativa.
La estructura de una empresa es un aspecto esencial para garantizar su eficiencia, crecimiento y sostenibilidad. Desde las grandes corporaciones hasta las pequeñas startups, toda organización necesita una estructura clara que defina jerarquías, responsabilidades y canales de comunicación. Comprender este concepto y saber aplicarlo puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento empresarial.
Una estructura empresarial bien definida permite mejorar la eficiencia operativa, optimizar recursos, facilitar la toma de decisiones y alinear los objetivos individuales con los corporativos. Este modelo agrupa a los empleados por funciones o áreas de especialización: marketing, finanzas, recursos humanos, etc. Es común en empresas de tamaño mediano y grande.
Ejemplo: una firma de tecnología puede tener departamentos de desarrollo, ventas, soporte técnico y marketing, cada uno liderado por un jefe de área. Este modelo refleja una estructura empresarial basada en funciones claras y jerarquizadas.
Se organiza por líneas de productos, zonas geográficas o segmentos de clientes. Es ideal para empresas con una amplia gama de productos o presencia internacional.
Ejemplo: una multinacional con divisiones para Europa, Asia y América, cada una con sus propios equipos de ventas, marketing y operaciones. En este tipo de estructura de una empresa, cada división actúa casi como una unidad independiente.
Combina la estructura funcional y por división. Es adecuada cuando se necesita flexibilidad y colaboración interdepartamental.
En resumen, las áreas funcionales de una empresa son los departamentos en que se divide para operar eficientemente, cada uno enfocado en actividades específicas para cumplir con los objetivos y metas empresariales.
Tabla Resumen de Tipos de Organigramas
| Tipo de Organigrama | Características | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|---|
| Funcional | Agrupa empleados por funciones. | Claridad en funciones, especialización. | Puede crear silos de información. |
| Matricial | Combina funciones y proyectos. | Fomenta la colaboración, flexibilidad. | Riesgo de conflictos de autoridad. |
| Vertical | Estructura jerárquica tradicional. | Cadena de mando clara. | Menos flexibilidad. |
| Horizontal | Menos niveles jerárquicos. | Fomenta la colaboración y la autonomía. | Puede ser confuso en empresas grandes. |
| Mixto | Combina elementos verticales y horizontales. | Equilibrio entre jerarquía y colaboración. | Requiere buena gestión. |
| Circular | La dirección está en el centro, fomenta la colaboración. | Facilita la integración, atractivo visual. | Puede ser difícil visualizar jerarquías. |