El presupuesto anual de tesorería es una de las herramientas más importantes para cualquier empresa, especialmente para las PYMES, ya que garantiza su supervivencia a corto plazo. A diferencia de la cuenta de resultados contable, el presupuesto de tesorería se basa en las fechas de cobro y pago reales de las operaciones, no en su devengo contable. La previsión y el control de tesorería diaria es de suma importancia para conocer cómo evolucionará la Caja de la empresa y si tendremos dificultades para atender nuestras obligaciones de pago, según los cobros que prevemos tener.
En este artículo, te guiaremos a través de cómo crear y utilizar un presupuesto de tesorería en Excel, así como otras herramientas y plantillas que pueden facilitar la gestión financiera de tu empresa. Además, exploraremos alternativas a Excel que ofrecen una gestión más automatizada y eficiente.
¿Qué es la Previsión de Tesorería?
La previsión de tesorería es una herramienta que se utiliza para predecir los ingresos y gastos que tendrá un negocio durante un tiempo determinado. En base al movimiento de efectivo que tiene una empresa, permite ver cómo se comportará en los próximos meses. Para poder hacerla, es necesario analizar cada movimiento de dinero que se lleve a cabo dentro de una empresa, repasando los ingresos, las ventas, los préstamos a recibir, las inversiones a realizar, el pago de la financiación y todo lo que afecta a la liquidez de un negocio.
Lo más relevante del control de la tesorería diaria, es que nos permite hacer previsiones precisas gracias al control de COBROS Y PAGOS. Si queremos pasar a hacer una gestión más controlada y fácil, es relevante que cada día registremos las facturas, el importe y su vencimiento, junto a su concepto y proveedor.
En sintonía con estos objetivos, la Plantilla Excel para control de Tesorería diaria aportará valor y permitirá mejorar el rendimiento en la gestión de la liquidez de la empresa.
La Plantilla Excel para control de Tesorería diaria, convierte una tarea tediosa, larga y fácil de descuadrar, en un proceso controlado y rápido. Es por ello que en la herramienta Excel para tu tesorería, encontrarás todas las indicaciones para empezar a obtener el control.
Con esta herramienta, tener bajo control esta doble perspectiva se convierte en una tarea fácil, pues de otro modo podría ser mucho más difícil de llegar hasta ellas. Como decíamos, la primera parta es la de Entidades Bancarias, en las que reflejamos las cuentas corrientes que tenemos y los saldos de cada día.
El segundo bloque hace referencia a la previsión. Partimos de la previsión inicial, que debe coincidir con el saldo real. A partir de ahí, una vez has introducido los datos de las facturas, podremos ver la previsión de cobros y de pagos y el saldo que nos quedarà en todo momento. Definiremos los conceptos de pagos y cobros, tipos de proveedores y suministros, entre otros.
Aquí tienes 6 plantillas predefinidas para la Tesorería, elaboradas para simplificar la gestión de tu presupuesto y flujo de caja.
¿Qué es el Presupuesto de Tesorería?
El presupuesto de tesorería es un documento financiero que predice las entradas y salidas de efectivo en una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Generalmente, se centra en un plazo de un mes a un año y su información se basa en todos los pagos y cobros previstos para el plazo que se haya escogido. Combina pagos, cobros, saldos de las cuentas bancarias y compromisos de pago para dar una mejor idea del flujo de dinero en un negocio.
Es imprescindible para prever las posibles necesidades de efectivo en una empresa y asegurar la liquidez suficiente en todo momento, vaticinando las épocas de excedente o déficit de efectivo.
Cómo Hacer un Presupuesto de Tesorería en Excel
Para hacer un presupuesto de tesorería en Excel es importante estructurar bien la hoja de cálculo.
- En los encabezados de columna pondremos los meses del año y una última columna para hacer el sumatorio total de todo el año.
- En las filas de la primera columna es de vital importancia clasificar bien las partidas en las que organizar todos los apuntes de cobro y pago.
Las principales categorías a considerar son:
- Cobros Operativos: Cobros derivados de la actividad principal de la empresa.
- Pagos Directos: Pagos por compra de productos y servicios directamente relacionados con la actividad de la empresa, incluyendo los gastos del personal dedicado a la producción.
- Operaciones de Capital: Ampliaciones y reducciones de capital, así como el pago de dividendos.
- Operaciones de Inversión: Compra o venta de activos de cualquier tipo.
Por último, es fundamental establecer un saldo de caja inicial, así como el de líneas de financiación y préstamos para que Excel vaya calculando la evolución de los tres saldos a lo largo del año.
Una vez hemos completado nuestro presupuesto de tesorería debemos controlar, conforme avanza el año, si se producen desviaciones entre la situación real y la situación presupuestada. Para hacerlo haremos una copia exacta del presupuesto de tesorería en otra hoja de cálculo en la que iremos introduciendo, mes a mes, la evolución real, y una tercera hoja en la que se calcularán las diferencias entre presupuesto y realidad de forma que sea muy sencillo ver como son numéricamente esas diferencias.
Plantillas de finanzas personales y empresariales para ExcelAdministre sus finanzas con plantillas de Excel. Mantenga el seguimiento de sus objetivos personales y empresariales evaluando los ingresos y gastos. Use estas plantillas para agregar gráficos circulares y gráficos de barras para visualizar cómo cambian las finanzas con el tiempo. Cree visualizaciones de datos eficaces que muestren qué categorías se incluyen en el presupuesto y los tipos de factores que incorpora cada categoría. Descargue plantillas de administración financiera para acceder a ellas y editarlas según sea necesario.
Pasos para Rellenar la Plantilla de Previsión de Tesorería
El funcionamiento de nuestra plantilla de previsión de tesorería es bastante simple. Recopilando todo un año natural, te facilite el ajuste del saldo inicial del primer mes del año, además de apuntar ingresos y gastos mensualmente. La puedes personalizar como quieras, añadiendo diferentes vías o formas de gasto y de ingresos junto con desgloses por clientes, proyectos o establecimientos en cada apartado.
La plantilla se ajusta automáticamente a dichos cambios, aunque tiene un requisito indispensable: los valores numéricos introducidos deben ser positivos.
A continuación, repasaremos los cuatro apartados de nuestra plantilla de previsión de tesorería y explicaremos cómo rellenar cada uno:
Configuración del saldo inicial
Primero hay que indicar el saldo inicial, para lo que tienes que rellenar la casilla del mes de Enero, a ser posible con el saldo final registrado en tu empresa el mes anterior (Flujo de caja financiero). La plantilla ajusta el saldo inicial automáticamente para cada nuevo mes teniendo en cuenta los ingresos, gastos y financiamientos del mes anterior. Al indicar los de enero, el resultado que obtengas será el saldo inicial de febrero. Y así, consecutivamente.
Registro de todos los ingresos
En la sección de Ingresos hay que indicar todas las entradas de efectivo, introduciéndolas en sus respectivas casillas en la columna blanca correspondiente al mes que estás registrando. En la imagen hay tres campos que puedes modificar, añadiendo, eliminando o alterando lo que pone en ellos, para ajustar la sección a tu gusto. No necesitas conservar las categorías contables que vienen indicadas por defecto. Si quieres, puedes indicar los ingresos por clientes, proyectos o establecimientos El total de estas cuentas aparece indicado en el campo “Total Ingresos”.
Registro de todos los gastos
Ahora hay que registrar los gastos del mes en los campos de su columna blanca correspondiente. Como en el apartado anterior, puedes modificar los apartados para que se ajusten mejor a las necesidades de tu negocio. Una vez introducidos estos datos, verás que el apartado «Total gastos» muestra el resultado final automáticamente. Tras haber completado ingresos y gastos, la sección Flujo de caja económico mostrará el valor resultante de la siguiente operación: Saldo Inicial + Total Ingresos - Total Gastos.
Registro del financiamiento
El registro del financiamiento de esta plantilla está dividido en estas secciones: Financiamiento Recibido y Pagos de Financiamiento. En “Financiamiento Recibido” hay que introducir todo el dinero percibido en un mes a través de créditos y/o préstamos, en sus respectivas casillas. Puedes añadir subvenciones o prestaciones recibidas también y, por supuesto, modificar los apartados añadiendo, eliminando o alterando en base a tus necesidades. El resultado de todo este financiamiento aparece automáticamente en “Total Financiamiento”.
La otra parte es “Pagos de financiamiento”, donde introducir los pagos mensuales de cuotas de préstamos o créditos en la empresa. Esta sección también es personalizable, como la anterior, y muestra su resultado final en “Total Financiamiento”. Completado todo esto, el apartado Flujo de caja financiero mostrará una cifra que que refleja el flujo real de dinero en la empresa. Su valor se obtiene de la siguiente forma: Flujo de caja económico + Total del Financiamiento Recibido - Total de Pagos de Financiamiento.
El valor final puede ser positivo (se gana más de lo que se gasta) o negativo (se gasta más de lo que se gana), y aparece marcado de forma automáticamente en la casilla de Saldo Inicial del mes siguiente. El proceso es fácil, pero se vuelve mucho más sencillo si cuentas con una representación gráfica que muestre la diferencia que hay entre las salidas y entradas de efectivo. Es una forma muy eficaz de ver la progresión económica del negocio y, por supuesto, de hacer una previsión de tesorería más acertada.
La plantilla de presupuesto anual de tesorería permite un control exhaustivo y detallado de la evolución del flujo de caja mensual y los componentes que más le afectan. La plantilla está dividida en los módulos operativo, relacionado con la actividad productiva, financiero, relacionado con la financiación, y de inversión, relacionado con la actividad inversora en activos. Introduce toda la información financiera mensual de cobros y pagos de la empresa para 12 meses y obtendrás este informe detallado de la evolución del flujo de caja detallado.
Ventajas de Utilizar una Plantilla de Control de Gastos en una Empresa
Implementar una plantilla de control de gastos en una empresa ofrece múltiples beneficios que contribuyen a una gestión financiera más eficiente y efectiva:
- Registro detallado y organizado: Una plantilla permite documentar minuciosamente cada gasto e ingreso, facilitando la organización y seguimiento de las finanzas empresariales.
- Mejora en la toma de decisiones: Al disponer de datos financieros precisos y actualizados, los gestores pueden tomar decisiones informadas que favorezcan la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.
- Cumplimiento de políticas internas: Personalizar la plantilla según las políticas de gastos de la empresa garantiza que todos los desembolsos se realicen conforme a las directrices establecidas, evitando gastos no autorizados.
- Automatización y reducción de errores: Las plantillas de Excel permiten automatizar cálculos y procesos, minimizando errores humanos y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Facilitación de auditorías y cumplimiento fiscal: Un registro financiero ordenado simplifica las auditorías internas y externas, asegurando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y normativas vigentes.
Introduce toda la información financiera mensual de cobros y pagos de la empresa para 12 meses y obtendrás este informe detallado de la evolución del flujo de caja detallado. Video tutoriales de ayuda: consulta los videos tutoriales sobre cómo funcionan las plantillas y todas sus funcionalidades para sacar el máximo partido.
Lee atentamente la descripción de la plantilla antes de efectuar tu compra, ten en cuenta que no aceptamos devoluciones porque nuestro producto digital no permite su retorno si no se ajusta a lo que esperabas. Reparación de errores: todos los archivos han sido diseñados por expertos en empresas y programados por profesionales de la programación, a pesar de ello, algún archivo podría contener algún error de programación.
Limitaciones de Excel y Alternativas
Si bien Excel es una herramienta útil, tiene limitaciones. Requiere tiempo y atención para evitar errores al introducir datos. Afortunadamente, existen alternativas que automatizan la previsión de tesorería, como el software de Quipu.
Excel es una buena herramienta, pero a menudo requiere mucho tiempo y no es muy interesante ni dinámica. No es un software estéticamente destacable, y muchas personas presentan dificultades a la hora de aprender a manejarlo con soltura. Como sugiere su nombre, estas herramientas están destinadas principalmente a llevar la contabilidad del negocio. Sin embargo, la desventaja de estas herramientas de contabilidad es doble.
Por otro, el vocabulario contable es relativamente sofisticado, lo que puede plantear problemas de comprensión adicionales. Además, estas herramientas suelen necesitar de la inversión de grandes cantidades de tiempo. La contabilidad se centra ante todo en analizar el pasado, no el presente o el futuro.
Ventajas de un Software de Gestión de Tesorería Automatizado
- Consolidación de cuentas bancarias: Visualiza el flujo de caja en tiempo real.
- Anticipación a problemas financieros: Realiza previsiones a 3, 6 y 12 meses.
- Toma de decisiones informadas: Simula escenarios y mide el impacto en la liquidez.
Sesame HR: Una Solución Integral para el Control de Gastos Empresariales
Sesame HR se posiciona como una solución integral y eficiente para el control de gastos empresariales, ofreciendo múltiples funcionalidades que optimizan la gestión financiera.
- Gestión centralizada: Permite visualizar y gestionar todos los gastos de la empresa desde una única plataforma centralizada.
- Registro automatizado: Los empleados pueden registrar sus gastos de forma inmediata y sencilla, simplemente subiendo fotografías de los recibos a la plataforma.
- Tarjetas corporativas: Sesame HR proporciona tarjetas físicas y virtuales para que los empleados realicen pagos corporativos, facilitando el seguimiento y control de los gastos.
- Exportación de datos: La herramienta permite exportar los datos de gastos de manera rápida y compatible con otras herramientas financieras, simplificando la contabilidad y el análisis financiero.
- Gestión de kilometraje: Facilita la gestión de gastos de kilometraje, permitiendo definir el precio por kilómetro y registrar recorridos sin necesidad de herramientas adicionales.
Sesame HR se destaca como una solución completa para el control de gastos empresariales, proporcionando herramientas que facilitan la gestión, aumentan la transparencia y mejoran la eficiencia operativa.
En Quipu tenemos un programa que puede hacer todo esto y ayudarte a mejorar la gestión de tu negocio. Si te interesa saber más, mira el siguiente vídeo:
Consejos Adicionales para la Gestión de Tesorería
- Constancia: Actualiza la plantilla de gestión de tesorería de Excel con regularidad.
- Monitoreo de efectivo: Supervisa de cerca los recibos y desembolsos de efectivo.
- Control de facturas: No dejes facturas pendientes más allá del tiempo acordado.
La correcta gestión financiera es vital en una empresa, y para ello hay que saber cuándo hará falta contar con más liquidez y cuándo hace falta menos. Algo que solo se puede saber con un buen presupuesto de tesorería, con una profunda labor de contabilidad y registro de cobros, ingresos y otros aspectos.
Es una tarea compleja, pero que en Quipu hemos simplificado con nuestra plantilla Excel de presupuesto de tesorería. Con ella, podrás predecir fácilmente toda entrada y salida de dinero en tu empresa en cualquier franja de tiempo dentro de un año natural.
Desgraciadamente, un gran número de pequeñas y medianas compañías cesan su actividad cada año debido a una gestión financiera deficiente, que fácilmente podría solucionarse si se siguieran las directrices adecuadas.