El término “Business Intelligence” ha adquirido gran relevancia durante los últimos años dentro del mundo empresarial. Esta rama de la ciencia de datos es también conocida como Inteligencia de Negocios o Inteligencia Empresarial, y en muchas ocasiones es muy común que simplemente se le referencie por sus siglas “BI”.
En una actualidad en la que los datos cada vez van cobrando mayor valor y relevancia, las empresas deben contar con técnicas y herramientas que les permita gestionarlos de la mejor manera posible. El business intelligence (BI) o inteligencia empresarial, tiene como objetivo sacarle el máximo partido a este valioso recurso para optimizar las decisiones empresariales.
Pero, ¿qué es exactamente el BI y para qué sirve? El BI es un término que agrupa una serie de tecnologías, procesos y herramientas, así como mejores prácticas, que permiten recolectar, procesar y analizar grandes cantidades de datos para generar información útil.
El concepto de business intelligence es el conjunto de tecnologías, procesos y metodologías que permiten recopilar, analizar y visualizar datos para tomar decisiones empresariales más acertadas. Para las pymes, esto puede significar saber qué productos tienen mejor margen, detectar temporadas bajas de ventas, o incluso prever rotación de personal.
La inteligencia de negocios, al alimentarse también de datos masivos, es confundida a veces con el Big Data o la ciencia de datos (Data Science). Sin embargo, se trata de conceptos diferentes. Como ambas se alimentan de la información masiva de datos, es posible que haya cierta confusión entre las dos herramientas.
En la práctica, el Business Intelligence hace uso de herramientas y técnicas como la minería de datos, la evaluación comparativa, el machine learning o el análisis de negocios para transformar todos esos datos sin procesar en información significativa y conocimiento útil para un negocio.
Para hallar el origen del Business Intelligence, también llamado inteligencia de negocio o inteligencia empresarial, debemos remontarnos a la segunda mitad del siglo XX. En los sesenta nació como proceso para compartir datos entre organizaciones.
La importancia del Business Intelligence sigue creciendo cada año a medida que las empresas se enfrentan a un flujo cada vez mayor de datos sin procesar y a los desafíos de obtener información a partir de enormes volúmenes de información (Big Data).
El business intelligence es clave para la destilación de información estratégica usando como materia prima los datos internos de las empresas. Estas se han dado cuenta de que sus procesos internos generan su propia mina de oro y, que analizarse a sí mismas es clave para destacar en un entorno hipercompetitivo.
El software para BI puede verse también como una interfaz amigable sobre la que consultar todo tipo de información en forma de tablas, gráficos, KPIs e informes variados, todo ello alimentado por la información de la propia empresa.
En su operativa diaria, las empresas generan una cantidad ingente de información de todo tipo. Las recogidas clásicas hablan de ventas diarias, ventas por tienda, ventas por vendedor, ventas por hora del día o región, ventas por mercado por unidad de gasto, etc., pero la lista del business intelligence no se ve reducida únicamente a los flujos de dinero, positivos o negativos.
Hablamos de datos tan dispares como la temperatura de las oficinas en función de la hora del día, el mapa de calor de los GPS de los vehículos empresariales, la velocidad de vaciado del almacén por producto, los cuellos de botella en minutos, los precios de compra de materiales por mes, las conversaciones que tienen los empleados con los clientes, los ‘me gusta’ de una publicación en redes sociales.
Si el dato se puede recoger, puede contribuir al BI.
La BI tradicional consistía en análisis clásicos de información, generalmente de tipo relacional: cuando pasa algo entonces suele pasar otra cosa. Analizaba relaciones entre variables estructuradas y aportaba claves de negocio, pero era limitada.
Como el BI actual se construye sobre el big data, a menudo ambos términos resultan confusos y se entremezclan sus objetivos. Mientras que el big data permite procesar y gestionar un volumen alto de datos, pudiendo con ello descubrir nuevos patrones, el business intelligence se centra en la extracción de información antes oculta.
La clave de la inteligencia de negocio es dar con patrones que los humanos no podemos descubrir debido a que nuestros cerebros son incapaces de trabajar de esta forma con grandes volúmenes de datos. Por ejemplo, podría darse que en una empresa el cuadro de mandos BI detecte que, cuando se dan a la vez tres situaciones (digamos subida de un +1% del precio de una materia prima, día festivo y más calor del habitual), entonces la tienda se quedará sin inventario.
Beneficios del Business Intelligence para PyMEs
Las bondades del BI empiezan a ser ampliamente conocidas en el ámbito empresarial. Sin embargo, muchas veces el término Business Intelligence se asocia a «algo fuera del alcance de pequeñas y medianas empresas». Y esta forma de pensar es más un mito que una realidad.
El Business Intelligence (BI) básicamente es una mezcla de técnicas y tecnologías que permiten analizar datos y obtener información de gran valor para la empresa.
La principal ventaja del Business Intelligence es que permite a las empresas entender las fuerzas que moldean los mercados y los negocios, favoreciendo así que puedan adelantarse a la competencia al tiempo que satisfacen las necesidades de los consumidores. Una de las principales ventajas de esta herramienta es que nos permite un mayor entendimiento de todos los factores que moldean los mercados y los negocios, ayudándonos así a adelantarnos a la competencia.
El Business Intelligence permite tener todos los datos de la empresa centralizados y bien estructurados. Permite adaptar los informes a las necesidades de cada uno de nuestros departamentos. El BI permite crear tus propios paneles de control, indicadores y filtros de información. Los informes personalizados facilitan la comunicación con el resto de la empresa.
Por otro lado, el BI permite ver en qué áreas del negocio se puede ahorrar dinero, aumentar la productividad o reducir los costes. Así, las herramientas de BI y el conocimiento que ofrecen pueden ser manejados con eficacia por las diferentes áreas de la organización, desde el departamento de recursos humanos o ventas hasta el de comunicación, marketing, contabilidad o atención al cliente, entre otros.
Por tanto, queda claro que el Business Intelligence consigue que una organización funcione de manera más fluida y eficiente a través del poder que brinda la información organizada.
La Inteligencia de Negocio resuelve muchos problemas de ineficiencia. Las soluciones de Business Intelligence le permiten optimizar la gestión comercial de la compañía y la user experience por parte de los clientes.
La esencia de la inteligencia de negocio reside en el conocimiento, en el manejo de datos que nos permitan tomar decisiones cualificadas. No parece tan complicado. Todas las empresas, grandes y pequeñas, manejan información: sobre su producción, sus ventas, sus clientes, sus competidores, en mayor o menor medida. Las herramientas de inteligencia de negocio nos ayudarán a ordenar, procesar y analizar esa información con el fin de que genere valor para la empresa.
La primera recomendación para una pyme que quiera lanzarse al mundo de la BI o inteligencia de negocio es que le pierda el miedo a la información. Puede parecer evidente, pero no lo es. En demasiadas ocasiones enfrentarse a los datos supone darnos de bruces con una realidad que no siempre queremos ver o escuchar.
Aquí te mostramos algunos beneficios clave:
- Los datos nos ayudan a basarnos en la experiencia: el ensayo-error ha sido una técnica tradicional en la pyme.
- Se reduce el tiempo de respuesta: la inteligencia de negocio nos permite tomar decisiones rápidas ante asuntos trascendentales en cuestión de minutos.
- Se incrementa la eficiencia: como resultado del punto anterior, las personas no pierden tiempo en ‘buscar’.
- Con información de calidad se toman decisiones certeras: esta obviedad constituye la base de la inteligencia de negocio, al tiempo que uno de sus principales beneficios.
En una época donde se realizan más de 6.000 millones de búsquedas al día en Google, la capacidad de procesar, analizar y simplificar datos masivos se ha convertido en un activo clave para las empresas. "El conocimiento es poder". En un mundo dónde los datos cobran cada día mayor relevancia, esta frase atribuida al filósofo británico Francis Bacon se mantiene más vigente que nunca.
Cada minuto la plataforma Google registra cerca de 4 millones de búsquedas, en Instagram se publican 65.000 fotografías y los usuarios de YouTube alcanzan un consumo de 694.000 horas de vídeo. Toda esta información ofrece un potencial increíble para las empresas. Sin embargo, sería imposible aprovecharla sin la existencia del Business Intelligence.
En total, de acuerdo al Global Datasphere de la Intenational Data Corporation (IDC), 2020 cerró con más de 59 zettabytes creados, capturados, copiados y consumidos.
Herramientas de Business Intelligence
Las soluciones de inteligencia de negocio o Business Intelligence, utilizan software para transformar grandes cantidades de datos en conocimiento útil y fácil de entender. Esta optimización de datos permite mejorar rápidamente cualquier tipo de proceso. Cualquier empresa que utilice este tipo de soluciones es capaz de conseguir mayores niveles de rendimiento.
Las herramientas de Business Intelligence transforman los datos en conocimiento e inteligencia. Lo logran recabando los datos y analizándolos para convertirlos en análisis e información relevante sobre el estado de la organización.
Existen diferentes tipos de herramientas que se amparan bajo la tecnología del Business Intelligence.
La variedad de plataformas y proveedores dentro del espacio del Business Intelligence es realmente amplia.
De forma genérica, las herramientas de gestión de datos reciben el nombre de data management tools; las que se usan para detectar patrones son data discovery applications; y las que ayudan a la visualización de nueva información reciben el nombre de reporting. Herramientas de gestión: son aquellas cuya finalidad principal es almacenar, centralizar, estructurar y distribuir datos dentro de un mismo negocio. Herramientas de investigación: nos ayudan principalmente en obtener nueva información, gestionarla, analizarla y desarrollar proyecciones futuras.
Existen herramientas para:
- La gestión de datos: también llamadas data management tools.
- Las aplicaciones para descubrir nuevos datos: en inglés se conocen como data discovery applications.
- Herramientas de reporting: cuando ya tenemos toda la información recopilada y tratada, estas herramientas ayudan a visualizar de manera gráfica e intuitiva.
A continuación, se presentan algunas de las herramientas de BI más populares:
- Microsoft Power BI: Agrupa diferentes herramientas de análisis empresarial basadas en la web. Se trata de una suite que integra informes, modelados, análisis, paneles de control e historial para que las empresas puedan comprender mejor sus datos y tomar decisiones más eficaces.
- IBM Cognos Analytics: Es una solución de inteligencia de negocios para la planificación y predicción analítica. Un conjunto de aplicaciones de análisis que permite analizar datos y compartir información.
- Oracle Business Intelligence: Ofrece amplias capacidades de análisis y visualización de datos.
- Qlik Sense: Es una solución de análisis de datos de “nueva generación”. Utiliza por un lado un motor de analítica asociativa y por otro, lo combina con una sofisticada IA. Se basa en un servidor de BI diseñado para ser altamente escalable. Proporciona acceso a los datos y cálculos centralizados, creando un gran canal a través del cual todos los usuarios pueden disponer de toda la información de la empresa.
- SAP BI: Esta plataforma ofrece informes completos, análisis y visualización interactiva de datos.
- Sisense: Software que proporciona soluciones analíticas y perspectivas de mercado para pequeñas y medianas empresas.
Actualmente, existen una gran variedad de softwares que ofrecen esta herramienta, entre las más populares están Microsoft Power BI, IBM Cognos Analytics, Oracle Business Intelligence, DOMO, Tableau, entre otras.
La implementación de inteligencia de negocio no siempre requiere una gran inversión inicial. Existen soluciones gratuitas que permiten a pequeñas empresas iniciarse en el análisis de datos y la toma de decisiones informadas sin contar con un equipo técnico avanzado.
- Google Looker Studio: Antes conocido como Data Studio, esta herramienta gratuita de Google permite crear paneles interactivos a partir de múltiples fuentes de datos como hojas de cálculo, bases de datos, redes sociales o plataformas de marketing.
- Metabase: Es una herramienta de business intelligence de código abierto que permite a cualquier usuario crear consultas y gráficos a partir de bases de datos sin escribir SQL. Su interfaz es muy intuitiva y permite compartir dashboards fácilmente con otros miembros del equipo.
- Power BI (versión gratuita): La versión gratuita de Power BI, desarrollada por Microsoft, permite a los usuarios cargar y analizar datos desde Excel, bases de datos o plataformas online.
- Zoho Analytics (plan gratuito): Zoho ofrece una solución de análisis de datos en la nube con una versión gratuita para equipos pequeños. Permite importar datos desde diferentes fuentes, crear informes personalizados y utilizar dashboards interactivos.
Componentes Clave de las Herramientas de BI
Las herramientas de BI ofrecen una amplia gama de funcionalidades que facilitan el análisis y la visualización de datos.
- Recopilación e Integración de Datos: Una de las primeras etapas del proceso de Business Intelligence consiste en recopilar e integrar datos de diversas fuentes. Estas fuentes pueden incluir bases de datos internas, hojas de cálculo, sistemas ERP, CRM e incluso datos externos provenientes de la web u otros servicios de terceros.
- Preparación y Limpieza de Datos: Antes de poder analizar los datos, es esencial prepararlos y limpiarlos. Las herramientas de BI ofrecen funcionalidades robustas para filtrar, transformar y estructurar los datos en bruto. Esto incluye el tratamiento de datos faltantes, la normalización de valores y la creación de nuevas variables a partir de datos existentes.
- Análisis de Datos: El análisis de datos es el núcleo de las herramientas de BI. Estas herramientas ofrecen capacidades de análisis avanzadas que permiten a los usuarios realizar análisis descriptivos, predictivos y prescriptivos.
- Visualización de Datos: La visualización de datos es otra funcionalidad clave de las herramientas de BI. Estas herramientas permiten crear paneles de control interactivos, gráficos, mapas de calor y otras representaciones visuales que facilitan la comprensión de datos complejos.
- Generación de Informes: Las herramientas de BI incluyen funcionalidades de generación de informes que permiten crear informes detallados sobre los análisis realizados. Estos informes pueden ser automatizados y personalizados según las necesidades de la empresa.
- Monitoreo en Tiempo Real: El monitoreo en tiempo real es una funcionalidad crucial para las empresas que necesitan tomar decisiones rápidas basadas en datos actuales.
- Modelado Predictivo: Las funcionalidades de modelado predictivo de las herramientas de BI permiten a las empresas anticipar tendencias futuras basándose en datos históricos.
Beneficios Clave del Uso de Herramientas de BI
- Las herramientas de BI permiten a las empresas basar sus decisiones en datos concretos en lugar de en intuiciones o suposiciones.
- Gracias al análisis detallado de los procesos internos, las herramientas de BI permiten identificar ineficiencias e implementar soluciones para optimizar las operaciones.
- En un mercado donde la competencia es feroz, las herramientas de BI otorgan a las empresas una ventaja al permitirles reaccionar rápidamente a los cambios del mercado.
- Las herramientas de BI ofrecen valiosos insights sobre el comportamiento de los clientes, sus preferencias y necesidades.
- Tradicionalmente, el acceso a los análisis de datos estaba limitado a los expertos en informática o análisis. Con las herramientas de BI modernas, estos análisis están ahora al alcance de un mayor número de usuarios dentro de la empresa.
- Al automatizar el análisis de datos y centralizar la información, las herramientas de BI permiten reducir los costes asociados con la gestión de datos.
- Las herramientas de BI ofrecen una gran flexibilidad en términos de personalización. Las empresas pueden configurar las herramientas para satisfacer sus necesidades específicas, seleccionando las métricas más relevantes y adaptando los paneles de control a sus preferencias.
Las herramientas de BI permiten tomar decisiones informadas gracias al análisis de datos, mejoran la eficiencia operativa y refuerzan la competitividad. Una herramienta de BI mejora la toma de decisiones al proporcionar análisis en tiempo real basados en datos actualizados.
Cómo Elegir la Herramienta de BI Adecuada
Elegir la herramienta de BI adecuada para su empresa es una decisión estratégica que requiere una reflexión cuidadosa.
Para elegir una herramienta de BI, considere su facilidad de uso, su integración con los sistemas existentes, sus capacidades analíticas, la seguridad de los datos, su escalabilidad, el costo total de propiedad y la calidad del soporte técnico.
Asegúrese de que la herramienta sea intuitiva y accesible para todos los miembros de su equipo, independientemente de su nivel técnico. Aquí hay algunos aspectos importantes a considerar: Facilidad de uso: Asegúrese de que la herramienta sea intuitiva y accesible para todos los miembros de su equipo, independientemente de su nivel técnico.
Las soluciones de Business Intelligence le permiten optimizar la gestión comercial de la compañía y la user experience por parte de los clientes.
El business intelligence está pasando a ser una de las herramientas esenciales para las pymes que quieren gestionar un gran volumen de datos y sacarle el máximo partido. Esto se debe a que los datos por sí solos tienen menor valor para la toma de decisiones. Por esta razón, te recomendamos agruparlos y procesarlos para que puedas interpretarlos de una forma más eficiente.
Si es la primera vez que aplicas *business intelligence*, lo más recomendable es comenzar por analizar la información que ya tienes.
El almacén de datos (también llamado data warehouse) como su propio nombre indica conforma una gran base de datos estructurada e integrada en la organización, como si se tratara de un gran archivo repleto de expedientes (que son los datos).
La herramienta debe garantizar tanto la velocidad de acceso a los datos y las consultas, como la usabilidad y la facilidad en las operaciones. Una herramienta óptima de inteligencia de negocio no debería requerir cambios en el software de gestión con el que opere actualmente la pyme. Antes al contrario, en caso de requerir algún ajuste, debe ser el Business Intelligence la que se adapte para garantizar su integración.