Si estás próximo a organizar un evento empresarial, es probable que estés con un listado de tareas que parecen interminables. No te preocupes, es lógico que puedas abrumarte un poco ya que un evento implica la coordinación de muchas acciones al mismo tiempo. ¿No sabes bien por dónde empezar? En este artículo desde Inspira Workspaces te compartiremos algunos consejos prácticos que te facilitarán el trabajo.
Seguramente este cansado de escuchar el término «coworking» pero, lo que quizás no conozcas es de qué se trata y cómo funciona. Este no tan nuevo concepto ha tenido un porcentaje muy alto de crecimiento en los últimos años, en especial tras la llegada del COVID-19, en la que muchos emprendedores y trabajadores que trabajaban en remoto han decidido salir de casa en busca de un espacio diferente o espacios flexibles para desarrollar sus ideas o actividades laborales.
Con la pandemia, los hábitos de trabajo han cambiado y no se busca puestos de trabajo fijos sino un lugar donde poder hacer gestiones, llamadas y desconectar de casa. De esta manera, los espacios coworking se convierten en los mejores lugares de trabajo para freelance, emprendedores y/o startups. Y es que estos espacios ofrecen muchas ventajas con respecto a otros lugares de trabajo.
Un coworking permite a las personas o empresas compartir ideas, encontrar financiación o clientes, poder estar en una buena ubicación de una gran ciudad, e incluso ahorrar un dinero en comparación con una oficina tradicional. Un espacio coworking es mucho más que un lugar de trabajo, ya que puede contar con una gran cantidad de servicios adicionales que hacen que el día a día del trabajador sea una experiencia mucho más grata y enriquecedora, tanto laboral como personalmente.
Los espacios de coworking han revolucionado la manera en que concebimos los entornos de trabajo, brindando soluciones innovadoras que se adaptan a las necesidades de la moderna fuerza laboral. Desde freelancers hasta startups y grandes corporaciones, estos espacios ofrecen una alternativa dinámica a las oficinas tradicionales, promoviendo una cultura de colaboración y flexibilidad.
Los beneficios del coworking son múltiples y variados, extendiéndose más allá de la simple conveniencia de tener un lugar donde trabajar. Estos espacios están diseñados para inspirar la creatividad, aumentar la productividad y ofrecer una red de apoyo que puede ser crucial para el desarrollo profesional y personal.
¿Qué es un Evento Corporativo?
Como su nombre lo indica es un acto de empresa dirigido a un público concreto y con un objetivo específico. Un evento empresarial es una herramienta potente que puede ayudar a dar visibilidad a nuestra empresa. Los eventos bien organizados pueden impactar de manera positiva en nuestro negocio, sobre todo cuando se trata de lanzamientos.
¿Tienes la idea general? Ok, ahora lo primero es planificar. Desde nuestra experiencia de más de 22 años en el sector coworking facilitando toda clase de reuniones y eventos, podemos decirte que la planificación es la etapa más importante de cualquier evento corporativo. Si planificas bien, podrás tener un alto porcentaje de éxito prácticamente asegurado. Igualmente, deberás tener en cuenta que las probabilidades de imprevistos siempre estarán y es necesario contemplar un plan de contingencia para evitar problemas.
Lo imprescindible:
- Saber qué se quiere lograr con el evento, es decir, los objetivos de este.
- Qué tipo de evento será, como por ejemplo determinar si será un evento completamente offline, online (el caso de webinars) o si deberá ser mixto, presencial y además ser transmitido.
- Saber con qué presupuesto contaremos.
- Determinar cuál es nuestro público objetivo y cuánta gente asistirá.
Otro punto clave es la fecha, ¿te has puesto a pensar que pasaría si justo hay un concierto internacional, un partido de fútbol de los equipos más importantes de la ciudad o la final de una copa? Fatal, ¿verdad? Este es uno de los motivos por el que tendrás que investigar y confirmar que en el mismo día no haya otros eventos que puedan coincidir con el tuyo, depende de tu objetivo también puede ser conveniente evitar fechas cercanas a puentes o vacaciones.
Una vez definida la fecha y hora, toca ir más allá para poner en marcha todo. Empezando por hacer un listado de tareas y asignar un responsable para cada una, puedes utilizar herramientas efectivas para la gestión de tareas como Asana, Todoist o Trello. Otro factor primordial es decidir en qué lugar se hará el evento empresarial, el espacio elegido marcará la diferencia.
¿Cómo Elegir un Espacio para un Evento Empresarial? Opciones Coworking
La elección del lugar para tu evento corporativo es tan importante como la planificación, si un lugar no es el adecuado para lo que necesitas puede atentar contra toda la organización. ¿Cómo saber si el espacio es adecuado?
Primero, como mencionamos antes, uno de los aspectos para tener en cuenta es el número de asistentes. El tamaño del lugar debe ser acorde para garantizar la comodidad de todos los invitados. Ubicación y conectividad, todos los asistentes deben poder llegar con facilidad. Lo ideal es que sea dentro de la ciudad para ahorrar desplazamientos. Además, debe estar ubicado cerca de zonas metro, tren o buses.
El espacio debe ser afín al objetivo del evento, coherente con el mensaje que se quiere transmitir y la imagen que se pretende dar. Servicios y equipamiento, según lo que se necesite, lo mejor es optar por lugares que tengan elementos como pantallas, proyector y equipo de videoconferencia. Las salas de reuniones de los centros de coworking son espacios ideales para eventos corporativos.
Si estás organizando un evento, el alquiler de una sala de reuniones puede facilitarte la tarea, el entorno profesional acompaña a la perfección las acciones empresariales, es una opción más económica y versátil que alquilar un espacio para eventos tradicional. Además, al encontrarse en un ambiente colaborativo y empresarial, te permite aumentar la visibilidad.
Las salas de reuniones ofrecen una variedad de tamaños y configuraciones para adaptarse a tus necesidades. Muchas salas ofrecen paquetes especiales para eventos que incluyen servicios como catering, decoración y asistencia técnica. En Inspira Workspaces, por ejemplo, tenemos una gran variedad de salas de reuniones y te acompañamos desde el minuto uno para que tu evento sea un éxito. Nos adaptamos a tus necesidades desde la asistencia administrativa, recepción de invitados, configuración de la sala, equipamientos, hasta la organización del catering. Utiliza salas de reuniones y organiza tus eventos/reuniones de manera profesional.
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Tipos de Eventos Empresariales que Puedes Hacer en un Coworking
Existen muchos tipos de eventos que se pueden realizar a nivel empresarial, a grandes rasgos podríamos clasificarlos en dos grupos. Los eventos internos cuyo público estará relacionado directamente con la empresa como por ejemplo empleados o inversores, generalmente el objetivo de este tipo de eventos tiene que ver con reforzar los valores y cultura organizacional, motivar a los trabajadores o informar cambios. Luego están los eventos externos destinado a clientes potenciales o actuales, generalmente tienen como objetivo dar a conocer la marca y la fidelización.
Algunos de los eventos más habituales que se pueden celebrar en un espacio de coworking son:
- Las reuniones.
- Juntas directivas.
- Conferencias.
- Seminarios
- Jornadas de team building.
- Lanzamiento de producto.
Una vez que tienes definido el lugar para el tipo de evento que harás, recuerda: trabajar en tu idea, el concepto e imagen que quieres transmitir. Como comentábamos en uno de nuestros post," disfruta del coworking", el coworking es más que una oficina donde emprendedores o freelancers comparten un espacio de trabajo.
Claves para Aprovechar al Máximo tu Espacio de Coworking
Lo mejor de estas peculiares oficinas es su comunidad. A continuación, te dejamos algunos consejos para aprovechar al máximo tu Espacio Coworking:
- Preséntate: Ten actitud receptiva con los coworkers. Busca el momento en que notes que no le interrumpes y ¡acércate a presentarte! Ellos lo agradecerán y harán que te sientas como en casa. La mayoría de los profesionales que trabajan en espacios coworking son personas extrovertidas que buscan disfrutar trabajando, así que si eres introvertido, esta es una buena forma para superar esa barrera.
- Pásate más por el office: La cocina/office, los sofás y el vestíbulo es el lugar donde se llevan a cabo los mejores encuentros y conexiones entre los coworkers. Estas zonas son las que concentran más actividad en un coworking, aprovecha y pásate al menos 5 minutos todos los días, e intenta participar en conversaciones con tus compañeros, intentando ser amable y con ganas de mantener contacto con ellos. ¿Sabes qué lugar es el más divertido de una fiesta? Pues sí, es la cocina, y lo mismo pasa en Welink coworking.
- Uso de auriculares: Los auriculares es el objeto más importante de un espacio coworking. Sirven para indicar a los coworkers que no estás disponible. Si necesitas tener un nivel de concentración importante, los “cascos” es lo mejor para aislarte para estar concentrado. Si no necesitas tener mucha concentración y estás abierto a un saludo, ponte solo un auricular para que los coworkers puedan saludarte e interactuar contigo. Para formar parte de una comunidad, conéctate sólo cuando sea necesario.
- Eventos y Talleres: El espacio coworking Welink junto a profesionales de diferentes ámbitos impulsan actividades formativas orientadas a emprendedores, freelancers y autónomos. Te recomendamos, cuando tu horario de trabajo te lo permita, hacer un esfuerzo para asistir a estos eventos. Es una gran excusa para acercarte a tus compañeros de trabajo y poder hacer alguna conexión con ellos. Si en tu espacio tienes la posibilidad de pertenecer a un grupo con tus compañeros, ¡aprovecha esta oportunidad! Podrás sacarte de un apuro muchas veces, enterarte de noticias muy interesantes, alguna oferta para llevar a cabo algún proyecto, etc...
- Aprovéchate de los Space Manager: ¿Recuerdas quién fue el que te enseñó el espacio coworking y te dio de alta? Los Space Manager son como los bedeles, intenta hablar mucho con ellos. Son los que están siempre en el espacio, se enteran de todo y saben cualquier cosa que necesitan otros coworkers A parte de ser conectores, disponen de un red de contactos muy grande, tanto internamente como externamente. Si en tu espacio coworking no existe esta figura, es que no estás en un verdadero coworking.
- Lleva algo de piscolabis de vez en cuando: El picoteo es el deporte nacional y si es gratis más. Además de ser una buena excusa para entablar conversación con algún coworker, es una señal de que eres amable, atento y que estás contento de pertenecer a la comunidad de tu coworking. No hace falta que te gastes mucho dinero, lleva unas galletas, un poco de chocolate o chuches y ¡serás el mejor coworker de la semana!
- RRSS: Todo espacio coworking dispone de redes sociales, aprovecha la oportunidad que te dan para interactuar con tu comunidad y compañeros. Cuando hayas agregado y seguido a todos los que tienes que seguir; comparte la info. relevante, comenta en sus publicaciones, ¡házte notar en la red! Conseguirás una interacción muy positiva para ti y en definitiva para tu negocio. Compartir fotos y videos de tu trabajo en el espacio, es una buena forma de compartir tu experiencia de trabajar de esta forma tan singular. Si puedes también, haz una reseña positiva, (si realmente se lo merecen) en Google My Business.
- ¿Quién eres y qué haces?: Habla, habla y habla mucho con los coworkers. Si eres periodista y estás buscando nuevos proyectos, lo mejor que puedes hacer es que se enteren tus compañeros. Muchos puestos de trabajo no son publicados en webs de búsqueda de empleo, y es el boca o boca, el que ocupa esta fórmula para incorporar nuevos profesionales en empresas y negocios. La mejor forma de llevar a la práctica esta tip, es presentándote en desayunos que se hagan en el espacio, en un break inesperado o charla informal en el sofá.
- ¿Conoces de verdad tu espacio coworking?: Lo que te hace ser novato y nuevo es no conociendo muy bien el lugar dónde trabajas a diario. Saber que te haces sentir el núcleo duro de la comunidad es sabiendo dónde esta todo. Conocer todos los entresijos del coworking no es tarea fácil, pero no imposible. Coge un día a tu space manager y pregúntale hasta donde está el papel higiénico, algún día lo agradecerás. También es importante conocer a todos los miembros del espacio, por eso te recomendamos que vayas al panel de miembros coworkers que pertenecen a tu coworking. Estos detalles de conocer TODO de tu oficina, te hará sentir un verdadero sentido de pertenencia, en lugar de un simple coworker.
- Prueba todas las áreas de trabajo de tu espacio: El método de trabajo para muchos ha cambiado, por eso tienes que aprovecharlo y si eres de los que trabajas en un coworking, ponte en otras zonas disponibles para desarrollar tu cometido. ¡En Welink Coworking puedes hacerlo! Trabajar de forma diferente genera ideas ingeniosas. Resulta, que la características de estos espacios es que puedes trabajar un día en un sofá, en la mesa del office o en una pelota de pilates. Nuestros coworkers ya lo llevan a la práctica. ¿Y tú, cómo trabajas?
La Eficacia de las Reuniones en Espacios de Coworking
Las reuniones son una de las herramientas más potentes para coordinar equipos, tomar decisiones y dar dirección a los proyectos. Sin embargo, no siempre se realizan de forma eficiente. Muchas veces se alargan, se dispersan o no generan resultados concretos. Y, además, el entorno donde se celebra la reunión influye mucho más de lo que solemos pensar. La eficacia de una reunión empieza antes de sentarse alrededor de la mesa. Una reunión bien preparada permite aprovechar mejor el tiempo, evitar divagaciones y centrarse en los objetivos reales.
Las reuniones eficaces no dependen solo de los participantes, sino también de la planificación, las herramientas y, muy especialmente, del entorno. En un entorno compartido, es normal que haya movimiento de personas o conversaciones cercanas. La combinación de personas presentes físicamente y participantes conectados en remoto requiere herramientas fiables y una buena preparación técnica. Uno de los mayores retos -tanto en coworkings como en oficinas tradicionales- es la ausencia de una guía clara. La fase previa es crucial para que una reunión sea productiva.
Claves para una reunión productiva:
- Define un objetivo claro y alcanzable: No es lo mismo reunirse para tomar una decisión que para hacer una lluvia de ideas.
- Respeta el tiempo previsto: Las reuniones deben tener una hora de inicio y una de cierre.
- La tecnología es un gran aliado para optimizar cualquier reunión.
Consideraciones Adicionales para la Gestión Inteligente de Espacios de Coworking
La gestión inteligente es un concepto que se refiere a la aplicación de la inteligencia artificial, análisis de datos y otras tecnologías a los procesos de gestión de un negocio, empresa u organización. Al utilizar nuevas y modernas herramientas tecnológicas podemos recopilar, procesar, analizar y visualizar grandes cantidades de información, tanto interna como externa, de forma rápida y precisa.
Gestionar un negocio u organización de forma inteligente no se refiere solo al uso de herramientas. También implica el desarrollo de capacidades humanas para aprovechar el potencial de la tecnología y adaptarse al cambio. La gestión inteligente es un desafío y, a la vez, una oportunidad para las empresas, negocios o, como en este caso, espacios de coworking que quieren ser más competitivas.
La eficiencia operativa implica optimizar varios procesos para garantizar que los recursos se utilicen de forma eficaz y que los miembros tengan una experiencia fluida. Un ejemplo de esto puede ser la implantación de una plataforma en línea para la reserva de espacios puede permitir a los miembros reservar escritorios, salas de reuniones y otras instalaciones de forma eficaz. La comunicación efectiva es vital para mantener un entorno productivo y colaborativo. Los espacios de coworking pueden utilizar plataformas de comunicación para compartir anuncios, eventos y avisos importantes con los miembros.
Sistemas de reservas en líneas como Google Calendar o Microsoft office permiten a los clientes reservar mesas o espacios con antelación. No todo está enfocado hacia los clientes. Las pizarras y pantallas interactivas pueden facilitar la colaboración y el intercambio de ideas entre los miembros.
Estos son solo algunos ejemplos variados de todas las tecnologías disponibles para mejorar la gestión de los espacios de coworking. La clave de un espacio de coworking es que quienes lo utilicen estén cómodos, a gusto y puedan llevar a cabo sus actividades sin problemas. En el aspecto de la comodidad, debemos asegurarnos que la temperatura del ambiente, la humedad y la calidad del aire estén regulados y sean agradables. Utilizar un sistema de iluminación inteligente puede ajustar el brillo y la temperatura del color de la luz según la disponibilidad de luz natural, así como dependiendo de la hora del día y las preferencias de cada usuario. La gran mayoría de usuarios de nuestro espacio de coworking necesitarán internet para trabajar.
La integración de la gestión inteligente en espacios de coworking no solo revoluciona la eficiencia operativa, sino que también desempeña un papel crucial en la promoción de la sostenibilidad y la eficiencia energética. Mediante el aprovechamiento de tecnologías innovadoras, estos espacios pueden minimizar su impacto ambiental y fomentar prácticas más respetuosas con el medio ambiente. La gestión inteligente de espacios de coworking puede ser la clave que revolucione la forma en la que trabajamos e interactuamos con nuestro entorno.
Working Us!: Salas Privadas y Espacios Compartidos
El coworking se ha consolidado como una solución innovadora para profesionales, autónomos, startups y empresas que buscan un espacio de trabajo flexible, equipado y sin los costes fijos de una oficina tradicional. Según Harvard Business Review, los espacios de coworking mejoran la satisfacción y productividad de los trabajadores al ofrecer ambientes flexibles y colaborativos.
Working Us! es más que un simple espacio de trabajo; es una comunidad de profesionales que buscan un entorno inspirador, flexible y bien equipado. Con esta infraestructura, Working Us! ofrece ambas opciones para adaptarnos a las distintas necesidades de nuestros miembros:
- Salas privadas
- Espacios compartidos
Salas privadas en Working Us!: exclusividad y concentración
- Si tu trabajo requiere confidencialidad y concentración absoluta, una sala privada es la mejor opción. Al estar cerrada, evita distracciones externas y permite realizar reuniones sin interrupciones.
Espacios compartidos en Working Us!: colaboración y dinamismo
- Estar rodeado de otros emprendedores y profesionales facilita la creación de nuevas conexiones, la generación de oportunidades de negocio y el aprendizaje de otros sectores.
- Los usuarios de espacios compartidos en Working Us!
Antes de reservar un espacio de coworking conviene analizar con criterio las necesidades reales del equipo o del profesional. No todos los espacios responden igual a los mismos objetivos: no es lo mismo trabajar de forma individual algunos días a la semana que establecer una base fija para un equipo estable. También es recomendable visitar el espacio antes de reservar. Ver in situ la iluminación, el nivel de ruido, la calidad del mobiliario y las zonas comunes aporta información que no siempre se percibe en una descripción online. En ese momento conviene preguntar por la flexibilidad de las tarifas, las condiciones de uso de salas de reuniones, los horarios reales de acceso y los servicios incluidos.
📢 “En Working Us! encontré el espacio ideal para mi agencia: una sala privada para trabajar sin distracciones y zonas comunes para hacer networking. La flexibilidad y los servicios incluidos han sido clave para nuestro crecimiento.
Claves para aprovechar al máximo salas privadas y espacios compartidos
- Participa en eventos organizados por Working Us!
Con estos consejos, puedes hacer que tu experiencia en Working Us! sea aún más enriquecedora.
La elección entre una sala privada y espacios compartidos depende de las necesidades de cada profesional o empresa. A continuación, analizamos algunos perfiles comunes y cuál de las opciones en Working Us! se adapta mejor:
- Para quienes buscan mayor estabilidad, Working Us!
| Característica | Salas Privadas | Espacios Compartidos |
|---|---|---|
| Privacidad | Alta | Baja |
| Networking | Limitado | Alto |
| Costo | Mayor | Menor |
Preguntas frecuentes sobre salas privadas y espacios compartidos en Working Us!
- En Working Us! se fomenta la interacción entre miembros a través de eventos y actividades.
- Sí, en Working Us! se ofrecen opciones flexibles de alquiler.
- Al estar rodeado de profesionales de distintos sectores, el networking se da de forma natural.
- En Working Us! se ofrece flexibilidad y opciones adaptadas a tus necesidades.
¿Cuál es la mejor opción para ti?
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