Normas Esenciales de Convivencia para un Espacio de Coworking Exitoso

Los espacios de coworking se han convertido en una opción popular para muchos profesionales, gracias a la flexibilidad, la oportunidad de pertenecer a una comunidad diversa y una mayor visibilidad para el negocio. No obstante, elegir un espacio de coworking para trabajar supone adentrarte en unas dinámicas diferentes a las que encuentras en una oficina convencional. Por esta razón, hemos preguntado a nuestros miembros cuáles son las claves para la buena convivencia en un coworking y las hemos recopilado aquí. ¡Toma nota!

La regla de oro es ser atento y respetuoso. Piensa en cómo tus acciones harán que los demás se sientan. Aquí te presentamos una guía completa de las normas de convivencia que te ayudarán a integrarte y a contribuir a un ambiente de trabajo positivo y productivo.

1. Ambiente Tranquilo y Respetuoso

En un espacio de coworking, la tranquilidad y la concentración son fundamentales. Este tipo de espacio no es adecuado para actividades como call centers o comerciales telefónicos que requieren hablar constantemente. Si tu trabajo implica llamadas frecuentes, un espacio abierto compartido podría no ser ideal para tu actividad. En Coworking Ensanche de Vallecas, el objetivo es mantener un ambiente tranquilo, respetuoso y profesional.

• Tranquilidad y concentración como base.
• Respeto y cercanía en el trato.
• Espacios cuidados y limpios.
• Puntualidad y responsabilidad con reservas y usos.

2. Llamadas y Videollamadas

Todos tenemos reuniones, algo habitual hoy en día, simplemente debemos tratar de mantener un tono moderado para evitar molestar a otros compañeros. Uso de auriculares para las mismas; además de por tu confidencialidad por respetar molestias a los demás, en cualquier caso se evitará el uso de altavoces. En Impact Hub cuentan con cabinas y salas Skype para hacer llamadas con privacidad y sin ruidos, espacios para trabajar en silencio y espacios para compartir con tu equipo o con otros coworkers. Se trata de salas totalmente equipadas para acoger reuniones, eventos presenciales o en remoto. Por ello es recomendable utilizarlas -reservándolas con antelación-, para realizar tus llamadas o reuniones a distancia o presenciales.

Evite molestar al equipo, y ponga el teléfono móvil en modo vibrador. El uso del auricular telefónico, no sólo permite escuchar mejor, sino que ofrece la posibilidad de hablar bajo, gracias a la calidad de los micrófonos. Aislarse o alejarse cuando se mantienen conversaciones telefónicas personales.

3. Ruido y Dispositivos

Volumen bajo para notificaciones. Música solo con auriculares. El medio únicamente aceptado para escuchar música u otro sonido dentro de la sala multiusos será a través de auriculares, con el fin de no molestar a los demás usuarios.

4. Salas de Reuniones

Uso únicamente con reserva desde la web. Se ruega puntualidad tanto en la llegada como a la salida. Deja la sala recogida (sillas, pizarra, vasos, cables). Cancela con antelación si no la usarás.

Si no quieres retrasar los planes de tus compañeros, acuérdate que la gestión del tiempo es crucial a la hora de reservar una sala de reuniones en un espacio de trabajo compartido.

5. Cocina, baños y zonas de descanso

Déjalos como te gustaría encontrarlos. Tira la basura en los contenedores correspondientes. Si algo se derrama o ensucia, límpialo en el momento. Se deberá mantener el orden y limpieza de las instalaciones y puesto de trabajo.

6. Cocina y Nevera

Identifica tus alimentos/bebidas para evitar confusiones (sobre todo por botellas de agua). No ocupes más espacio del necesario. Evita olores fuertes en horas punta. Lo olvidado o en mal estado se retira periódicamente.

Presta atención especial a la cocina, ya que es una de las zonas más populares en cada coworking y fuente de las peores violaciones de las normas de etiqueta. La zona de alimentos será la zona office, no se utilizarán las mesas o salas de trabajo para comer.

7. Visitas

Las visitas deben avisarse y permanecer en todo momento acompañadas. Reuniones con visitas: en salas o zonas comunes, no en puestos compartidos. Las visitas no pueden ocupar puestos de trabajo sin reserva.

Los visitantes son siempre bienvenidos en el Espacio Coworking. Si necesitas que un colaborador venga a trabajar contigo, hay tarifas ocasionales que puedes contratar con nosotros, infórmate en la pagina web o pregunta al responsable del Coworking. Los visitantes no interferirán ni interrumpirán el trabajo del resto de usuarios del Espacio Coworking y únicamente podrán acceder a la zona office en compañía de un cliente del Espacio Coworking.

8. Seguridad y Acceso

Tu clave de acceso es personal: no la compartas. Se modifica periódicamente y te avisaremos con cada cambio. Cierra bien al entrar/salir y no facilites acceso a desconocidos. Cada persona es responsable de sus objetos y equipos. Notifica cualquier incidencia al equipo.

9. Horarios

Respeta los horarios de apertura y las condiciones de tu plan.

10. Material y Equipos

Cuida el mobiliario y los recursos comunes (impresora, pantallas, cables). Si algo se daña o no funciona, por favor avisa enseguida. Utiliza tu material, no utilices sin permiso previo nada que no sea tuyo. Será responsabilidad de los clientes los daños causados, por ellos mismos o por sus visitantes, al mobiliario o instalaciones del Espacio Coworking, provocado por un mal uso o un uso irresponsable de los mismos.

11. Respeto y Convivencia

Ser amable es fundamental, así podrás ampliar tu red de contactos y encontrar oportunidades para nuevas colaboraciones. Debes estar abierto a nuevos proyectos y participar en los eventos, charlas y talleres organizados en tu espacio. Trato amable y profesional en todo momento. Cero tolerancia a faltas de respeto, discriminación o conductas invasivas. Si surge un malentendido, habla con el equipo para mediar.

No toleramos comportamientos poco profesionales o maliciosos. Respeta el espacio y déjalo tal y como lo encuentras. En el Espacio Coworking apelamos al sentido común: se amable y respetuoso con tus compañeros.

12. Privacidad

No grabes ni hagas fotos a personas/pantallas sin permiso. Mantén la confidencialidad de lo que escuches o veas en el espacio.

13. Comida y Bebida en Puestos

Puedes beber/comer alimentos o bebidas con cuidado; evita derrames y olores fuertes. Prioriza comer en la zona destinada a ello. Mantén tu puesto ordenado y limpio al finalizar tu jornada.

14. Mascotas

No se admiten animales de compañía (excepto perros-guía). No está permitido el acceso de animales al local, salvo en caso de animales de asistencia (perros guía) y en cualquier caso solo con autorización previa.

15. Cumplimiento de Normas

En caso de ser necesario, te pediremos ajustar conductas que no se adapten a las normas o que afecten al ambiente. Reiterar incumplimientos puede suponer cancelación del alquiler. La dirección se reserva el derecho de admisión. El Espacio Coworking se reserva el derecho de admisión y el derecho de expulsión a cualquier usuario en cualquier momento si incumple estas normas de conducta.

Otras Consideraciones Importantes

El Espacio Coworking no se hace responsable de las pertenencias personales de los usuarios. No dejes objetos personales desatendidos. Todos los usuarios harán un uso responsable y respetuoso de las instalaciones. Igualmente se realizará un uso respetuoso de los WC con el fin de mantenerlos en condiciones higiénicas óptimas. Del mismo modo, con el propósito de respetar el trabajo de los demás usuarios queda prohibido gritar o hablar en tono fuerte. En la sala multiusos únicamente podrás utilizar tu teléfono móvil en modo vibración, y en caso de recibir algún tipo de llamada dentro de dicha sala deberás salir para atenderla. Si llevas algún tipo de bebida al Espacio Coworking deberás utilizar siempre un posavasos. En caso de que el contenido se vierta deberá limpiarse inmediatamente. En el caso de averías de alguna instalación o incidencia, los usuarios deberán ponerlo inmediatamente en conocimiento de los responsables del Espacio Coworking. Haz un uso racional de la red WIFI que compartimos. Puedes descargarte (legalmente) aplicaciones y contenidos, pero no la colapses ni envíes spam desde aquí. En el Espacio Coworking no se puede fumar; si sales, no tires las colillas al suelo. El cliente que no acepte la decisión tomada podrá verse expulsado del Espacio Coworking sin derecho de apelar la decisión y sin compensación alguna de ningún tipo.

Ahorro y Sostenibilidad

Intenta ahorrar (luz, agua, papel…): uno de los valores fundamentales del movimiento coworking es la sostenibilidad. Apaga las luces de las salas o aparatos que no están siendo utilizados (incluso si tú no los has encendido). Apaga o al menos “suspende” la actividad de tus equipos, pantallas y dispositivos cuando no los estés utilizando. Cierra las puertas al entrar o salir para mantener la temperatura en los diversos espacios. Reduce tu consumo de papel (no imprimas materiales que pueden archivarse o difundirse digitalmente). Recicla: utiliza el papel mal impreso como “borrador”. Disponemos de contenedores para residuos orgánicos, y diferentes contenedores en la zona office para envases y plásticos, papel y cartón. La gestión de residuos peligrosos generados por tu actividad es tu responsabilidad, el Espacio Coworking no se hace responsable de ella.

Aceptación de las Normas

Al usar el coworking confirmas que conoces y aceptas estas Normas de Convivencia. Al acceder a trabajar en nuestro espacio aceptas estas Normas de Conducta.

Manifiesto del Coworking

El modelo de coworking está pensado para compartir recursos, por lo que el uso que les demos afectará directamente al resto de coworkers. Por ejemplo, después de una pausa para el café, asegúrate de dejar tu taza en el lavavajillas.

• 1. Cuida de los espacios comunes
• 2. Conoce la filosofía de trabajo
• 3. Recuerda reservar cabinas o salas para tus llamadas y reuniones
• 4. No acapares los espacios comunes solo para ti
• 5. Respeta las normas de higiene y anti COVID
• 6. Conoce todas las ventajas de tu membresía
• 7. Sé proactivo y comparte ideas para mejorar continuamente

Si entras a trabajar en un coworking es necesario que conozcas y compartas la filosofía del trabajo colaborativo, que incluye valores como la empatía, la escucha activa y ser cordial. Esto implica, por ejemplo, saludar al llegar al espacio por la mañana, estar disponible para entablar una conversación en las zonas comunes o respetar el criterio de los demás miembros.

Impact Hub cuenta con cabinas y salas skype para hacer llamadas con privacidad y sin ruidos, espacios para trabajar en silencio y espacios para compartir con tu equipo o con otros coworkers. Se trata de salas totalmente equipadas para acoger reuniones, eventos presenciales o en remoto. Por ello es recomendable utilizarlas -reservándolas con antelación-, para realizar tus llamadas o reuniones a distancia o presenciales. De esta forma te aseguras que no molestas a aquellas personas que necesitan silencio para trabajar. ¡Hay espacio para todos y todas! Así además mejorará tu productividad y la de las personas que te rodean.

Tomar en cuenta a los demás es clave al utilizar los espacios: recuerda siempre que estás en un lugar de uso compartido. Si eres de los que te gusta trabajar en la cafetería, debes recordar que el uso prioritario de ese espacio durante la hora del almuerzo será otro.

Impact Hub ha incorporado y adaptado sus espacios de trabajo a las nuevas circunstancias, con estrictas medidas sanitarias y de seguridad, para que además de inspirador sea seguro trabajar en el coworking. Cuenta con todas las medidas de higienización, EPI y constante información actualizada. importante conocerlas y respetarlas para cuidarnos en comunidad.

Conoce los beneficios de tu membresía para así aprovechar al máximo los servicios que tienes a tu alcance. n el caso de Impact Hub puedes tener acceso a salas gratis de reunión,, la Impacteca -la biblioteca digital de impacto con la que impulsar tu aprendizaje-, servicios para tu empresa como Hub Impulsa, asistencia técnica para tus eventos en remoto y presencial, recepción de paquetes y cartas, disfrutar de cualquier espacio en Madrid y Barcelona o un pasaporte para disfrutar de un centro Impact Hub en más de 100 ciudades de todo el mundo, entre muchos más.

¿Ves algo que podría gestionarse de forma diferente? ¿Se te ocurre una mejora que beneficiaría a la comunidad? ¿Mejoraría tu experiencia con algún cambio que has pensado? ¡Cuéntalo! No dudes en comunicar tus ideas e inquietudes. Cada uno de los coworkings de Impact Hub cuentan con un equipo de hosts que son el punto de referencia en cada espacio para escuchar activamente las necesidades de la comunidad y, al mismo tiempo, hacer el día a día de los miembros más fácil.

Norma	Descripción
Ambiente	Mantener un ambiente tranquilo y respetuoso.
Llamadas	Usar auriculares y hablar en tono moderado.
Ruido	Volumen bajo para notificaciones y música solo con auriculares.
Salas de reuniones	Reservar con antelación y dejar la sala ordenada.
Cocina	Mantener la limpieza y orden.
Visitas	Avisar y acompañar a las visitas.
Seguridad	No compartir la clave de acceso y cuidar las pertenencias.
Material	Cuidar los equipos y recursos comunes.
Respeto	Ser amable y respetuoso con los compañeros.