Oficinas para Coworking: Características Esenciales

Un espacio de coworking ofrece áreas de trabajo compartido, por lo que debe tener características específicas. En los últimos años han surgido nuevos términos en el mundo empresarial como lo son Freelance y Startup, estos hacen referencia a particulares o empresas en nacimiento que buscan entrar al mercado y sector de forma inminente.

Muchas de estas empresas o particulares suelen optar por el coworking, ya que ofrece un buen espacio de trabajo y servicios adicionales para impulsar sus negocios sin necesidad de contar con oficina propia. Aquí se agrupan profesionales de toda índole que no están necesariamente relacionados entre sí. Es decir, además de compartir un área, pueden conectarse y crear nuevas oportunidades de trabajo.

Si piensas integrarte a esta interesante modalidad de trabajo, antes debes tener en cuenta los aspectos que te llevarán a escoger el mejor coworking. Los beneficios de optar por estos lugares son diversos.

¿Qué es el Coworking?

El coworking es una forma innovadora de trabajar que consiste en compartir un espacio de trabajo con otros profesionales de distintos sectores. El coworking ha transformado la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. No solo se comparte un espacio físico, también brinda la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos.

Es una oportunidad para colaborar, trabajar en red y establecer relaciones con personas de ideas afines que pueden aportar nuevas ideas y perspectivas. Estos espacios ofrecen una combinación única de flexibilidad, servicios integrales, comunidad vibrante y ambiente inspirador. El coworking es cada vez más popular entre autónomos, emprendedores y trabajadores a distancia por su carácter flexible y asequible.

El término coworking se refiere a un modelo de trabajo en el que profesionales de distintos sectores comparten un mismo espacio físico, sin pertenecer a la misma empresa. Un espacio de coworking funciona bajo un modelo de membresía flexible. Es decir, en lugar de firmar un contrato de alquiler a largo plazo, los usuarios acceden mediante planes diarios, semanales o mensuales.

Historia del Coworking

Esta tendencia disruptiva tuvo sus raíces en 2005, cuando el programador Brad Neuberg introdujo la idea en San Francisco. Inicialmente, su espacio pionero solo ofrecía de 5 a 8 escritorios para poder trabajar. No obstante, consiguió crear un ecosistema empresarial único con wifi gratuito, almuerzos compartidos y pausas para meditar.

El concepto de coworking surgió en la primera década del siglo XXI como respuesta a la creciente necesidad de flexibilidad laboral y la expansión del trabajo independiente. Desde su inicio, el coworking ha evolucionado considerablemente. Lo que comenzó como una pequeña comunidad en San Francisco rápidamente se expandió a nivel mundial. Hoy en día, existen miles de espacios de coworking en todo el mundo, adaptados a diferentes necesidades y sectores profesionales.

Características Clave de un Espacio de Coworking

Un buen cowork debe tener asientos cómodos, mucha luz natural y una buena selección de café y bebidas. Por lo general, deben estar especialmente adaptados y diseñados para brindar un área amplia, cómoda y bien iluminada. Así como también contar con buen Internet: la herramienta fundamental para quienes hacen uso de dichos lugares diariamente. Una conexión eficiente y rápida es esencial para trabajar y concretar negocios de manera exitosa.

Flexibilidad

La flexibilidad es otro pilar fundamental del coworking. Flexibilidad: Un coworking ofrece espacios flexibles que se adaptan a los nuevos modelos de trabajo y ayudan a potenciar la creatividad de sus usuarios. Estos lugares se caracterizan por tener flexibilidad horaria. Así pues, un espacio que esté abierto 24/7 será ideal para los profesionales que necesiten trabajar sin restricciones.

Pero además, son espacios que se caracterizan por ofrecer planes que se adaptan a las necesidades de todo tipo de profesionales. En primer lugar, los usuarios tienen acceso a espacios compartidos que incluyen áreas comunes como escritorios, oficinas privadas, salas de reuniones y zonas de descanso.

Tipos de Espacios Flexibles:

• Puestos flexibles: una opción perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Además, tiene acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral.
• Puesto fijo: combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas. El trabajador reserva una sala privada dentro del entorno compartido, para conseguir mayor concertación y privacidad. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones.
• Oficinas privadas: dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria.

Comunidad y Networking

Uno de los mayores atractivos del coworking es la posibilidad de formar parte de una comunidad dinámica. Al ser compartidos son ideales para conectar con otros profesionales. Estos espacios están diseñados para fomentar el networking y la colaboración entre sus miembros. Al compartir un espacio con profesionales de diversas áreas, los usuarios tienen la oportunidad de intercambiar ideas, establecer contactos valiosos y, a menudo, encontrar oportunidades de colaboración que pueden llevar a nuevos proyectos y asociaciones.

Son lugares donde las personas deben compartir un área común. Así que debe gustarte trabajar en equipo si optas por esta opción. En dichos sitios no solo trabajarás y concretarás negocios. También puedes entablar relaciones interpersonales con personas cuyos intereses sean similares a los tuyos.

Servicios Incluidos

Además del espacio físico, nuestro espacio de coworking ofrece una serie de servicios esenciales para el trabajo diario. Un coworking también se caracteriza por contar con todos los servicios incluidos para sus usuarios. Otra característica importante de un coworking es que los planes que ofrecen tienen todos los servicios incluidos.

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles.
• Alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Conectividad y uso internet.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de impresión y reprografía.
• Servicios de limpieza.

Diseño Inspirador

El ambiente de trabajo es moderno y estimulante. Todo el espacio y entorno debe ser propicio para la creatividad, con una decoración inspiradora y obras de arte, así como insonorizado para que las conversaciones no interfieran en el trabajo. Los espacios de coworking destacan por su diseño orientado a la colaboración y la productividad. La decoración y el diseño del espacio están orientados a crear un entorno inspirador y motivador.

El espacio debe ser lo suficientemente amplio para no sentirte ahogado mientras trabajas. Un espacio de coworking no solo debe ofrecerte áreas amplias y cómodas de trabajo, sino instalaciones que encajen perfectamente con tu negocio.

Ubicación Estratégica

Vital para conectar con clientes, proveedores y colaboradores. En estos espacios puedes permanecer cómodamente con tu portátil y al mismo tiempo atender clientes de manera profesional. Contar con una dirección estratégica también puede ser una ventaja para las pequeñas empresas, ya que proyecta una imagen profesional y accesible.

Un coworking ideal debería estar estratégicamente situado para facilitarte el día a día. ¿Está cerca de tu casa? ¿Bien conectado por transporte público? ¿Hay opciones de aparcamiento?

Diseño y Equipamiento para Coworking

Los espacios de coworking reafirman las tendencias actuales de dinamismo y necesidad de colaboración en el entorno de trabajo. Estos edificios donde convergen las tareas e ideas de multitud de empresas se han consolidado como una solución eficiente, independientemente de la actividad y tamaño de las organizaciones. Por ello, su equipamiento no debe centrarse únicamente en la funcionalidad: el diseño de oficinas para coworking juega un papel crucial en la productividad, el bienestar y la percepción de marca.

Tanto para aquellos que necesitan renovarse como para aquellos que surgen, es esencial conocer los elementos necesarios para montar un coworking con éxito. Un coworking es un espacio compartido de trabajo que agrupa a profesionales de distintos sectores y empresas en un mismo entorno, con el objetivo de facilitar la colaboración, reducir costes y fomentar la innovación. Suelen ofrecer puestos de trabajo flexibles, salas de reuniones, zonas comunes e incluso áreas de descanso.

Importancia del Diseño en Espacios de Coworking

La importancia de un buen diseño de coworking reside en la heterogeneidad de los profesionales que lo utilizan, y en la necesidad de ofrecer una experiencia adecuada para todos ellos. Un buen espacio de trabajo compartido debe asegurar desde su comodidad física hasta su productividad, la capacidad de concentración (bien sea a través de áreas de aislamiento en zonas comunes o con despachos individualizados) y el bienestar general.

A la hora de comenzar con el diseño de espacios coworking, conviene centrarse en cuatro aspectos fundamentales: ergonomía, funcionalidad, estética y sostenibilidad.

Ergonomía en el Coworking

Que la ergonomía en el trabajo influye en la salud y el rendimiento laboral no es ningún secreto, y esto también aplica en las áreas de trabajo compartidas. Un coworking bien diseñado debe priorizar el bienestar físico, y el primer paso para ello es apostar por mobiliario ajustable tanto a las necesidades de las personas como de las actividades que deban realizar. Por un lado, las sillas de oficina ergonómicas son esenciales. Esta característica se refiere a la capacidad de la silla de adaptarse a los movimientos del usuario y recoger el cuerpo desde la primera sentada.

Pero no sólo elegir las sillas de escritorio es importante. La ergonomía también debe estar presente en la elección de las mesas de trabajo, las cuales deben tener una altura adecuada y un tablero con dimensiones suficientes para colocar ordenadores, documentos y otros accesorios. Otro elemento a tener en cuenta en un espacio compartido es el almacenamiento. Un coworking es transitado por una gran cantidad de personas a lo largo del día, tanto trabajadores como visitantes. Por ello, mantener los documentos de cada empresa ordenados y seguros es fundamental.

Distribución del Espacio en Coworking

Una buena distribución del espacio coworking permite aprovechar al máximo cada metro cuadrado, facilitando el equilibrio entre concentración y colaboración. Es fundamental crear distintas zonas con funciones específicas:

• Áreas de trabajo individual, en despachos con sillas y mesas de trabajo ergonómicas.
• Zonas de trabajo colaborativo u “open space”, que promuevan la interacción y el intercambio de ideas. Estas pueden incorporar butacas o sillas de conferencia.
• Salas de reuniones con mobiliario flexible, pizarras y tecnología integrada. También es posible contar con cabinas acústicas para poder tener videollamadas o reuniones de dos o tres personas en medio de zonas comunes.
• Espacios informales, como rincones con sofás o mesas altas, para encuentros rápidos o pausas activas.

Además, la circulación debe ser fluida, con pasillos amplios y zonas comunes de fácil acceso sin que el mobiliario ni la decoración se conviertan en un obstáculo.

Diseño Sostenible

El diseño sostenible no es solo una tendencia, sino una necesidad. En Actiu, apostamos por mobiliario fabricado con criterios de sostenibilidad, tanto en el uso de materiales como en el proceso de producción. Nos encontramos en constante innovación para que espacios de trabajo como los coworkings puedan contar con muebles y equipamiento que protegen el entorno y dejan la mínima huella ambiental posible.

Tendencias en el Diseño de Coworking

El diseño de oficinas coworking no sólo debe responder a las necesidades actuales, sino también anticiparse a los cambios en los hábitos de trabajo. Los coworkings más modernos apuestan por la incorporación de tecnología para mejorar la experiencia: desde sistemas inteligentes para reservar puestos y salas hasta soluciones que monitorizan la calidad del aire o permiten reuniones híbridas sin molestar al resto.

Todo ello destinado a que las personas que hacen uso de sus instalaciones destinen menos tiempo a gestionar el espacio compartido, y más a desarrollar sus tareas con eficacia. También gana fuerza el diseño multifuncional, con espacios que pueden reconfigurarse fácilmente para diferentes usos: trabajo individual, encuentros informales, presentaciones o formaciones. Y es que existen tantas formas de trabajo como empresas, y en un coworking deben confluir todas ellas.

Esto nos lleva a la última tendencia: los coworking pasan de ser meros lugares de trabajo compartidos a ser un espacio de enriquecimiento profesional, ofreciendo sus propias experiencias como charlas formativas en skills demandadas por ciertos sectores, networking entre empresas, etc. Para ello, se necesitan áreas compartidas con muebles polivalentes que permitan ser utilizados de diferentes maneras y almacenados cuando no se utilizan.

La Importancia de la Altura de las Mesas de Oficina

Para escoger una mesa no basta con fijarnos en su diseño, acabado, materiales y estilo. También resulta necesario verificar otros aspectos y detalles de su fabricación como su altura, por ejemplo. Este es un aspecto que podemos pasar por alto sin darle la importancia real que tiene. Las mesas son el tipo de mobiliario en el que pasamos más horas al cabo del día si trabajamos en una oficina. El tamaño de una mesa para oficina se escoge en función del tamaño del espacio donde irá. Si dispones de poco espacio seleccionarás una mesa más reducida. Mientras que en los espacios de dirección se utilizan mesas más grandes. Pero cuando se trata de su altura, el rango de esta medida no puede variar de forma arbitraria.

La Universidad de Málaga, y la mayoría de instituciones coinciden en que la altura mínima de la mesa de oficina o escritorio es de 71-73 centímetros. Y es la medida estándar utilizada por la mayoría de los fabricantes para asegurarse que sus mesas son ergonómicas.

La altura estándar de una mesa o escritorio se encuentra entre los 71 y 79 centímetros. La medida recomendada para la mayoría de las personas es la altura mínima de 73 centímetros. Por otro lado, las mesas de oficina pueden presentar diferentes usos. Por eso la altura recomendada para una mesa de escritorio u oficina puede variar dependiendo de la funcionalidad y uso de estas. Ya sea para conferencias, reuniones o mesas plegables, laterales o escritorios el rango de la altura va a variar entre los 71 y 79 cm.

Las mesas y sillas están diseñadas y fabricadas para cubrir los requerimientos ergonómicos de casi toda la población. Pero teniendo en cuenta que hay personas más altas que otras, la altura de la mesa de escritorio también debería variar en algunos casos. Sin embargo, al momento de adquirir el mobiliario no se suele consultar las características de quien lo usará, por eso cada vez son más comunes los escritorios elevables.

Las personas que presentan una altura mayor o menor suelen usar mesas ergonómicas pero no aptas para sus características corporales, pudiendo presentar dolencias a largo plazo. Para solucionar esto podemos optar por adquirir escritorios ajustables que, si bien no se trata de escritorios hechos a la medida, si permiten regularlos.

La mesa de escritorio adecuada, en complemento con una silla ergonómica, debe permitir que los brazos se posen cómodamente a un ángulo de 90° sobre el escritorio. Por otro lado, si se trata de mesas para trabajar de pie, estas también deben permitir que los brazos se posen sobre ellas en un ángulo de 90° cómodamente.

Tipo de Mesa y Altura Recomendada

Tipo de Mesa	Altura Recomendada (cm)
Mesa de Escritorio Estándar	71 - 79
Mesa de Trabajo de Pie	70 - 120 (dependiendo de la labor)
Mesa de Trabajo Pesado	65 - 95
Mesa de Trabajo de Precisión	95 - 120

Debemos adquirir una postura en la que la espalda quede bien apoyada. Brazos y antebrazos también deben mantener una postura de 90 grados o un poco más. Algunas mesas de trabajo pueden incorporar, por razones de practicidad y espacio, una bandeja extraíble para colocar el teclado. Estas mesas no son recomendables para su uso prolongado.

Consideraciones para Trabajar de Pie

Cuando se trata de trabajar de pie estas medidas van a diferir. Ya sea para trabajar detrás de un mostrador, en la sección de atención al público de una tienda o en una cadena de montaje será necesario estar de pie, debido a la alta movilidad corporal que estas tareas requieren. En estos casos, tanto la mesa como la silla deben contar con una altura diferente. Siempre es recomendable tener un mueble, como una mesa o un aparador para que se pueda apoyar siempre que se necesite y es importante tener el objeto con el que se trabaja cerca del cuerpo para no provocar posiciones forzadas.

Dependiendo de la labor, la altura de la mesa puede variar entre los 70 y 120 centímetros. En el caso del trabajo pesado, la altura de la mesa mínima se encuentra entre los 65 y 95 centímetros. Mientras que para el trabajo de precisión es de 95 a 120 cms. Esto es porque en este caso necesitamos tener más cerca lo que estamos manipulando.

Tener una buena postura es imprescindible para la ergonomía en el puesto de trabajo de pie. Se debe tener el suficiente espacio alrededor para que pueda cambiar de postura siempre que pueda. En caso de ser necesario, esta altura debe complementarse con reposapiés, pedestales o tarimas.

Mesas de Estudio y Trabajo: Altura Adecuada

La altura de las mesas de estudio y trabajo debe oscilar entre los 71 y 79 centímetros, como hemos visto. Pero aunque existe un rango establecido por un tema ergonómico, debemos comprobar que se adecua a nosotros. Antes de adquirir una mesa de estudio debemos comprobar que la mesa nos permite adoptar ciertas posturas de forma cómoda, con movimientos naturales y sin obstáculos. Porque aunque podemos encontrar muchas mesas y sillas en las que estudiar no todas tienen los requisitos ergonómicos.

Si vamos a pasar varias horas al día sentados ante una pantalla es importante comprobar que cumplen con los requisitos ergonómicos. Para ello podemos probar a sentarnos y ver cómo nos resulta la tarea de movernos. Si tenemos espacio bajo las piernas y nuestra postura resulta natural pero adecuada.

Beneficios de una Mesa de Trabajo con la Altura Correcta

Escoger de forma adecuada una mesa según su altura y características dimensionales será muy positivo.

• La posibilidad de aumentar los niveles de productividad progresivamente.
• Será posible cambiar de posición y postura.
• Se evitarán las dolencias a largo plazo asociadas a malas posturas.
• Contar con una mesa de trabajo con la altura correcta permite el uso de ordenadores portátiles de forma más cómoda. Aunque estos equipos no están recomendados para usos prolongados en jornadas laborales.

Normativas y Estándares de Ergonomía

Las empresas fabricantes de mobiliario para hogares y oficinas cumplen con lo estipulado en las normativas específicas de ergonomía en España. De esta forma se garantiza que sus productos cumplan con los requerimientos de salud para sus usuarios. Existen también normas europeas que regulan las condiciones de seguridad de los muebles de oficina.

Las NTP (Notas Técnicas de Prevención) y las normas UNE-EN sobre ergonomía contienen las directrices para el diseño del mobiliario de oficina con características adecuadas para mantener la buena salud corporal de las personas. Por ejemplo, la norma UNE -EN 527 parte 1, establece que la altura nominal de las mesas de altura regulables debe estar en un rango entre los 68 hasta los 76 centímetros. En el caso de las superficies de trabajo no regulables o ajustables, el rango de altura no debe ser menor a los 70.5 centímetros y debe alcanzar 73.5 centímetros.

Si se trata del espacio para las piernas, la altura debe ser mayor a 65 centímetros en todo el espacio de su profundidad. Este espacio en las mesas regulables se mide teniendo en cuenta una superficie de trabajo con 72 centímetros de altura.

La norma UNE-EN ISO 9241, en su parte 5, establece que la altura de la superficie de trabajo debe permitir a la persona mantener la pantalla y el teclado dentro de un ángulo de visión que no afecte una postura de trabajo neutral.

Por otro lado, en el caso de los colaboradores que presentan necesidades especiales, estos son amparados por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Siendo necesario tener en cuenta las limitaciones que estos puedan presentar. En el caso de los puestos de trabajo para empleados con sillas de ruedas, el Instituto de Biomecánica de Valencia recomienda que la altura de la mesa de escritorio alcance los 75 centímetros. Y permita la realización de ajustes simples dentro de un rango entre 70 y 76 centímetros. Para las mesas de ordenador, en estos casos debe oscilar entre 74 y 75 cm.

Tipos de Mesas para Coworking

Las mesas ideales para coworking son aquellas que permiten varios puestos de trabajo, de esta forma facilitan y promueven la interacción y la comunicación entre los trabajadores.

A continuación te contamos cuáles son los principales modelos de mesas de coworking o para el trabajo colaborativo. Todas ellas tienen una característica común: sus amplias dimensiones. Al tener tableros grandes y espaciosos permiten que varios trabajadores realicen su actividad en ellas.

• Mesas multipuesto o de varios puestos: Son mesas que pueden tener distribuciones geométricas muy dispares, aunque las más habituales son las rectangulares. Estas mesas son muy profesionales ya que cuentan con un sistema de electrificación para dispositivos fijos. Recordemos que, aunque todo el mundo dispone de un ordenador portátil, es necesario conectarlo a una pantalla externa para realizar trabajos intensivos de hasta 8 horas y mantener la ergonomía. En ocasiones pueden tener unos separadores intermedios para otorgar un poco de privacidad a los trabajadores, en caso de que dichos paneles estén recubiertos por un material fonoabsorbente, el ruido se verá reducido en algunos decibelios. Existen opciones de 2,4,6 y 8 puestos. Un ejemplo de mesa multipuesto es el modelo Kunna de Montiel
• Mesas rectangulares de grandes dimensiones: estas mesas, que comúnmente se utilizan para reuniones en las grandes empresas, pueden suponer una buena estrategia para realizar coworking. Su punto débil es que no suelen tener un sistema de electrificación distribuido por cada puesto de trabajo, por esta razón no estarán indicadas para trabajos ...