Organigrama de una PYME Familiar: Ejemplos y Cómo Crear uno Eficaz

La estructuración de la plantilla de una compañía tiene una importancia estratégica tanto para Recursos Humanos, como para cada uno de los empleados de la organización. Seleccionar el modelo de organigrama de empresa adecuado, cómo diseñarlo y realizar su despliegue son aspectos vitales. El organigrama de una empresa es una representación visual ordenada de las estructuras organizacionales que componen la entidad.

Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias. Llegar al final de este viaje por el mundo de los organigramas empresariales nos deja con una certeza inquebrantable: contar con un organigrama para tu empresa no es solo una práctica de gestión, sino una estrategia vital que incide directamente en el desempeño y el talento de toda la empresa.

El Valor Estratégico del Organigrama Empresarial

Los beneficios de un organigrama bien concebido son múltiples y significativos. Desde facilitar la comprensión de la estructura empresarial hasta promover una comunicación más eficiente y transparente entre las áreas de la empresa, un organigrama permite a todos los miembros de la organización visualizar su lugar dentro del gran esquema, comprendiendo cómo su trabajo individual contribuye al éxito colectivo.

Un buen organigrama es aquel que no solo cumple con representar la jerarquía y las relaciones funcionales; es aquel que se adapta y evoluciona con el tamaño de la empresa, siendo un reflejo fiel de su dinamismo y complejidad. Es precisamente aquí donde radica la importancia de conocer qué tipo de organigrama se adapta mejor a la naturaleza y necesidades de nuestra organización.

Pero más allá de estos beneficios tangibles, tener un organigrama para tu empresa representa un compromiso con la claridad, la eficiencia y, sobre todo, con la capacidad de adaptación al cambio. Como hemos podido ver, el organigrama no es solo una herramienta de gestión. Es un instrumento estratégico que facilita la toma de decisiones, mejora la comunicación y contribuye al desarrollo organizacional.

En general, a mayor número de empleados y dificultad que entrañan los diferentes procesos e interrelación, también más complejo o elaborado será el organigrama. Una empresa organizada y, en fin, profesionalizada, realiza su actividad dentro de un marco en el que se engloban documentos esenciales, entre los que destaca, además del organigrama, las declaraciones estratégicas contenidas de forma general en el protocolo de familia.

El organigrama mostrará el cometido a todo el personal de la organización, su nivel de responsabilidad y aportación realizada al conjunto de la empresa, que trabaja de forma coordinada. El reparto formal de tareas y responsabilidades acabará con los típicos problemas de una empresa que no cuenta con organigrama o que aplica uno de forma espontánea o informal, como el solapamiento de tareas, dobles mandos, tiempos muertos, tareas duplicadas o sin realizar, desaprovechamiento de recursos humanos y, en fin de ventaja competitiva.

Tipos de Organigramas Empresariales

Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso.

1. Organigrama Funcional o Estructural: Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.
2. Organigrama Matricial: Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas.
3. Organigrama Lineal o Vertical: Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. El organigrama vertical es de los más utilizados debido a su sencillez y a que se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución. Dentro de este modelo de organigrama de empresa, se encuentra el organigrama jerárquico. Esta estructura aporta formalidad a la organización.
4. Organigrama Horizontal: Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística.
5. Organigrama Mixto: El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas.
6. Organigrama Circular: El organigrama circular tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Su estructura difumina las jerarquías, facilitando la integración entre áreas.

En el caso de una empresa pequeña, esta estructura suele ser más simple y menos burocrática en comparación con grandes corporaciones.

Cómo Hacer un Organigrama: Pasos Esenciales

Para crear un organigrama eficaz, sigue estos pasos esenciales:

1. Establecer la Cadena de Mando: Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
2. Segmentar los Departamentos: La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta.
3. Definir y Asociar Tareas y Responsabilidades: Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento.
4. Establecer el Ámbito de Control: Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado.
5. Obtener una Visión Global: Para comenzar a definir un organigrama, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias.
6. Diseño del Organigrama: El diseño del organigrama de empresa es un factor clave. Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.

Roles Clave en una PYME Familiar

En una PYME familiar, ciertos roles son fundamentales para el buen funcionamiento del negocio:

• Director General o Gerente: En el punto más alto del organigrama se encuentra el Director General o Gerente, quien es responsable de la visión y la estrategia general de la empresa. Este rol es fundamental ya que las decisiones estratégicas, la asignación de recursos y el establecimiento de la cultura empresarial dependen del director.
• Gerente Financiero, Contador o Responsable de Finanzas: La gestión financiera es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, y en una pequeña empresa, el responsable financiero suele tener varias tareas.
• Departamento de Marketing y Ventas: El Departamento de Marketing y Ventas es vital para atraer nuevos clientes y generar ingresos para la empresa.
• Área de Producción o Servicios: Dependiendo del tipo de empresa, el área de Producción (en empresas manufactureras) o Servicios (en empresas de servicios) es fundamental para cumplir con las promesas hechas a los clientes.
• Área de Recursos Humanos: El área de Recursos Humanos en una empresa pequeña puede estar conformada por una sola persona o, en muchos casos, esta función puede ser asumida por el director o gerente.

Este tipo de estructura es flexible y puede ajustarse según las necesidades y el crecimiento de la empresa. Es importante destacar que el organigrama de una empresa pequeña no es algo estático. A medida que la empresa crece, cambia su estructura interna. Algunas funciones que inicialmente eran llevadas por una sola persona se subdividen en varios roles o departamentos.

La claridad en las responsabilidades, la comunicación efectiva y la adaptabilidad a los cambios son claves para el éxito de una pequeña empresa, y un buen organigrama contribuye a ello.

Recomendaciones Adicionales para Empresas Familiares

Para las empresas familiares, es crucial tener en cuenta algunas recomendaciones específicas:

• Profesionalizar la Empresa: Crear las políticas, estructuras y sistemas correspondientes.
• Conocimientos Suficientes: Asegurarse de que la persona que crea el negocio tenga conocimientos suficientes en el sector.
• Definir Roles: Definir bien los roles de cada uno de los integrantes para evitar conflictos internos. Crear un comité directivo y determinar quién es el líder.
• Separar Familia del Negocio: Es esencial separar la familia del negocio.

Ejemplos de Organigramas de Empresas Reconocidas

Para comprender mejor los conceptos comentados y cómo hacer un organigrama adaptado a las necesidades de nuestra compañía, podemos analizar algunos casos prácticos de empresas reconocidas:

• Starbucks: Tiene un organigrama matricial, es decir, híbrido. Determina la organización funcional (Recursos Humanos, Marketing, Ventas) y añade otras divisiones, como la geográfica (América, China y Asia-Pacífico, Europa, Oriente Medio y África).
• Coca Cola: Su organigrama es informativo y está a disposición del público. Parte de un ámbito general y expresa las áreas administrativas y su relación entre sí, como un organigrama vertical.
• Apple: Basa su estructura en una vertical, a partir del CEO. Esta estructura despliega otros puestos vinculados con las distintas áreas de la organización.

Herramientas para Crear un Organigrama

Existen diversas herramientas que facilitan la creación de organigramas:

• Software de Organigramas: Permite diseñar la estructura de tu empresa en muy pocos pasos, automatizando el proceso y adaptándose al tamaño y complejidad de la empresa.
• Plantillas de Excel: Útiles para crear organigramas sencillos, aunque no ofrecen escalabilidad y pueden complicar la representación de empresas en crecimiento.
• Bizneo HR: Ofrece una herramienta para generar organigramas accesibles desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet, con un diseño responsive y cuidado.

La elección de la herramienta dependerá de las necesidades y recursos de cada empresa.

Tabla Resumen: Tipos de Organigramas y sus Características

Tipo de Organigrama	Características Principales	Ventajas	Desventajas
Funcional	Divide por áreas o departamentos según las funciones.	Especialización, eficiencia en áreas específicas.	Puede generar silos de información, falta de visión global.
Matricial	Combina divisiones verticales y horizontales.	Flexibilidad, colaboración entre áreas.	Puede generar confusión en la cadena de mando.
Lineal o Vertical	Estructura jerárquica tradicional de arriba a abajo.	Sencillez, claridad en la cadena de mando.	Puede ser rígido, limitar la comunicación horizontal.
Horizontal	Despliega la jerarquía de izquierda a derecha.	Fomenta la comunicación y la colaboración.	Puede ser difícil de implementar en empresas grandes.
Mixto	Combina elementos de organigramas horizontales y verticales.	Adaptabilidad, equilibrio entre jerarquía y colaboración.	Requiere una planificación cuidadosa para evitar confusiones.
Circular	Estructura con la persona o departamento de mayor jerarquía en el centro.	Difumina las jerarquías, facilita la integración.	Puede ser confuso para algunos empleados.