Cuando hablamos de organización de eventos, ya sea una formación que requiera el alquiler de salas de formación o una gran conferencia que necesite un espacio adaptado a sus necesidades, implica una tarea colosal. En nuestro coworking en Madrid, valoramos profundamente la importancia de la organización de eventos. Lejos de estar desbancados por un mundo cada vez más digital, los eventos siguen siendo una herramienta esencial para las empresas.
Un evento es una gran herramienta de comunicación estratégica. No sólo te permite transmitir los valores de tu marca, sino que también es una gran oportunidad para fidelizar y captar nuevos clientes. Trabajas en el departamento de marketing o de ventas de tu empresa y te han pedido que seas tú quien organice el próximo evento empresarial. Ya sea para un público interno (empleados) o externo (clientes o potenciales), seguro que se te hace una montaña.
Pero organizar un evento corporativo no tiene por qué ser un encargo desafiante si se cuenta con la estrategia adecuada y el apoyo profesional correcto. Como has podido leer, la organización de eventos corporativos implica coordinar múltiples elementos y requiere experiencia, creatividad y conocimientos técnicos. La organización de eventos conlleva una serie de pasos a seguir para hacer que funcione a la perfección y consiga los objetivos deseados. Dejar al azar cualquier detalle, podría poner en riesgo el desarrollo o éxito.
A continuación, te presentamos una guía completa para la organización de eventos de marketing, abordando desde la planificación inicial hasta la evaluación posterior.
1. Definición de Objetivos y Alcance
Antes de adentrarte en la logística del evento, como la selección del lugar o los ponentes, es crucial dedicar tiempo a identificar claramente el propósito y los objetivos que persigues al planificar este evento. Este es el motivo que te llevó a planificar el evento en primer lugar. ¿Estás buscando impulsar nuevas ventas, respaldar el lanzamiento de un producto, aumentar el reconocimiento de la marca, o quizás tienes una combinación de múltiples objetivos? Al organizar cualquier evento, es fundamental establecer un conjunto de objetivos que respalden tu objetivo final. Un error que se suele cometer es el de pensar que el evento termina una vez que las actividades se han cerrado.
Primeramente, definamos qué es la organización de eventos. Un evento no solamente requiere de una planificación inicial, sino también de un seguimiento personalizado de múltiples aspectos y en diferentes fases por parte del organizador Por eso, la labor del que organiza es muy amplia. Antes de iniciar cualquier tipo de planificación hay que tener los objetivos claros. Conocer perfectamente éstos es lo que te va a permitir tomar las mejores decisiones en la planificación. Además, éstos deben ser específicos y concretos para poder medirlos posteriormente: desde la obtención de 1.000 solicitudes de más información por parte de los asistentes, hasta llegar a una determinada cantidad de compras de un producto en una feria o llegar a 500 publicaciones con el hashtag del evento, lo que queremos lograr debe ser definido claramente desde el principio.
Una vez que hayas definido tus metas y objetivos, puedes elaborar un alcance preliminar del evento. Este alcance debe proporcionar detalles esenciales y señalar cómo organizar un evento corporativo alcanzando los objetivos establecidos.
- Asistentes: ¿Cuántas personas esperas que asistan?
- Ubicación: ¿Será local o en otro lugar?
- Tipo de evento: ¿Qué tipo de evento será?
2. Elaboración y Gestión del Presupuesto
El establecimiento de un presupuesto es un paso inicial fundamental en la planificación de eventos, ya que ayuda a aclarar otros aspectos del plan. Además, tener un presupuesto establecido ayuda a evitar sorpresas desagradables, como quedarse sin fondos para la decoración u otros elementos necesarios. Tu éxito estará más garantizado si planificas cuidadosamente todo tu presupuesto con anticipación y lo actualices a medida que avances en el proceso. ¿Con qué presupuesto cuento? Te aconsejo que dejes un pequeño margen de “emergencia” por si surge algún inconveniente con el que no contabas.
Debes comenzar a desglosar los costos de los productos o servicios por categorías para comprender cómo se distribuirá tu presupuesto. Estima todos los gastos posibles. Comienza con una lista de verificación integral que incluya todos los gastos posibles, como el alquiler del lugar, los honorarios de los oradores, la tecnología necesaria, como control de acceso con código QR, o la promoción. Explora las posibles fuentes de ingresos. Considera otras formas de generar ingresos más allá de la venta de entradas. Mantén un fondo de contingencia. Asigna siempre una parte del presupuesto para gastos imprevistos. Monitoriza y ajusta. Revisa regularmente tu presupuesto en comparación con los gastos reales y ajustalo según sea necesario.
Conforme tu plan se vaya solidificando, será necesario revisar y ajustar el presupuesto. Es probable que las necesidades cambien, pero es esencial mantener un presupuesto preciso que refleje cualquier cambio o actualización. Ejemplos: Gastos de proveedores, alquiler de espacios, de medios técnicos, micrófonos, altavoces, mesas, asientos, decoración, gastos de producción, montaje, de promoción.
3. Formación del Equipo y Asignación de Roles
Para eventos pequeños, es probable que te encargues tú solo de la mayoría, o todas, las tareas mencionadas en esta sección. Lo siguiente es definir muy bien el equipo de producción que va a respaldar todas las fases del evento. Si estás comenzando desde cero con la formación de un equipo, es esencial asignar roles desde el principio para garantizar la responsabilidad adecuada. Es esencial fijar cómo va a trabajar el equipo y elaborar un timing de tareas con fechas para cada actividad.
Solo el 12% de los eventos cuentan con equipos de diez o más personas, y la mayoría, aproximadamente el 45%, tienen de 2 a 5 empleados, lo que significa que a menudo las personas desempeñan múltiples roles.
Roles clave en el equipo de organización:
- Gerente de Proyecto: Supervisa a todos los miembros del equipo mencionados a continuación. Esta persona es la responsable última de la ejecución del evento.
- Planificación: Encabeza el desarrollo de la agenda, trabaja con los ponentes y se asegura de que la programación esté actualizada y comunicada a las partes pertinentes.
- Marketing y Comunicaciones: Trabajan de cerca con el equipo de diseño para promover el evento y llegar al público objetivo.
4. Planificación Detallada del Evento
Ahora que tienes tu equipo y los roles bien establecidos, es momento de trazar un plan detallado para el evento. Este plan no es solo una lista de tareas; es una descomposición minuciosa de cada acción necesaria, identificando quién es responsable, dónde sucederá, cuándo debe completarse y si ya se ha finalizado. Establecer un programa será la guía para el desarrollo de todo el evento de comunicación.
Para mantener todo en orden, es útil emplear herramientas de gestión de proyectos. Estas herramientas te permiten asignar y monitorear tareas, lo que permite a un líder de proyecto tener una visión clara del progreso y los plazos. Los briefing de eventos son como un programa completo antes de ponerse a ejecutarlo. Este briefing te ayudará a no perder el tiempo, a que no se te olvide nada y también le ayudará a tu equipo, proveedores, ayudantes etc. a estar alineados ahorrándote tiempo de explicaciones individualizadas.
5. Selección del Lugar y Fecha
La elección del lugar y la fecha del evento son decisiones críticas que influirán en todo el proceso de planificación. Es fundamental comenzar la búsqueda del lugar lo antes posible, ya que esta es una de las tareas más desafiantes. Dado que el mercado de eventos suele estar saturado, encontrar disponibilidad en los lugares adecuados puede ser complicado. La elección del lugar adecuado es fundamental en el proceso de planificación y desempeña un papel fundamental en el desarrollo del encuentro. Celebrar cualquier encuentro en la capital requiere de un sitio adecuado.
El espacio es uno de los elementos cada vez más valorado por los asistentes. Cuando se trata de espacios y sitios el tiempo es importantísimo. Al seleccionar un lugar, también debes considerar cuidadosamente las fechas, teniendo en cuenta factores estacionales y circunstanciales. La fecha fijada: es recomendable que no coincida con festividades. A no ser que el evento tenga que ver con fiestas destacadas, como puede ser la Semana Santa, Navidad, Verano etc.. Deberemos alejar el evento lo más posible de estas fechas. Tip 2: Dependiendo de tu evento, son buenos días los miércoles o jueves. Algunos espacios comunes para la realización de eventos son: hoteles, recintos, fincas, salas, auditorios, cines, teatros y espacios singulares.
A medida que investigues y te comuniques con los representantes de diferentes lugares, asegúrate de hacer todas las preguntas necesarias para asegurarte de que el lugar sea adecuado para tus necesidades. Considera aspectos como el presupuesto, el estilo temático, la ubicación (¿es accesible en transporte público?), las instalaciones disponibles y el personal en el lugar. La accesibilidad y la ubicación: es importante que la zona que albergue el evento sea accesible (transporte público, buena localización, parking, etc.) ¿Hay suficientes baños distribuidos por todo el lugar? Normalmente, para eventos de esta temática se suele recurrir a grandes auditorios o centros de convenciones. Es recomendable que reserves el lugar con seis meses o incluso un año de antelación. La elección del lugar no es tema baladí. Busca una ubicación con fácil comunicación, con capacidad adecuada para el volumen de asistentes que esperas y que ofrezca el ambiente que estás buscando.
6. Desarrollo de la Identidad de Marca del Evento
Desde el nombre y el concepto hasta el diseño del sitio web y la apariencia física del lugar, la identidad de marca de tu evento establece el tono y la personalidad del mismo. Es crucial que cuando la gente piense en tu evento, se perciba una fuerte identidad. ¡De sorprender a los asistentes! Para marcar la diferencia tienes que conseguir generar una experiencia única con tu evento y comunicar la filosofía de tu marca.
Al desarrollar la identidad de marca de tu evento, debes tener en cuenta que debe estar alineada con la marca de tu empresa, pero también debe tener su propia identidad distintiva. El diseño de la página web o invitación tiene que reflejar la filosofía que quieres transmitir y captar la atención de los invitados. No sólo van a comunicar las palabras, sino que todo va a influir, desde la iluminación hasta las invitaciones, pasando por los colores corporativos, el espacio, la difusión online y la landing page. Tienes que pensar cómo crear un vínculo con tu público y lograr que interactúe con tu marca durante todas las fases del evento.
7. Elaboración de la Agenda y Programa
¡Es fundamental planificar la agenda con antelación! ¿Tendrás un ponente principal destacado? ¿Estás considerando incluir actividades turísticas adicionales durante el día o la noche? ¿Ofrecerás múltiples sesiones simultáneas o una sola sala para talleres y charlas?
No te preocupes si no tienes el programa completamente definido antes de empezar a promocionar el evento. Puedes ajustar el horario más adelante, una vez que la campaña de marketing esté en marcha y las inscripciones comiencen a llegar. Pero, sobre todo, han permitido enriquecer las agendas.
8. Búsqueda de Patrocinadores y Colaboradores
Para eventos de gran escala, involucrar a otros puede ayudar a compensar los costos y enriquecer la experiencia del evento. También es importante que consigas patrocinadores, ya que esto no sólo te va a ayudar en la difusión del evento y añadir más actividades de participación, sino que también te va a permitir ahorrar ciertos costes. Los patrocinadores suelen ser una alternativa muy adecuada para completar el presupuesto de un evento.
Es bueno hacer un listado de posibles patrocinadores que seguramente estarán dispuestos a colaborar en alguna parte del evento a cambio de publicidad o promoción de su marca. Los patrocinadores representan un retorno a la inversión y aumentan el valor de la marca, por eso es importante que los patrocinadores, no solo aporten financieramente, sino que sumen valor a la marca estrechando lazos para futuros y mejores eventos. Es algo complicado que los patrocinadores aporten dinero para un evento a no ser que realmente les suponga rentable figurar en el mismo. Lo que sí es más sencillo es llegar a algún tipo de colaboración o de intercambio. Lógicamente cuanto más afines sean los posibles patrocinadores a tu sector o a tu público, más posibilidades habrá de que les resulte interesante el evento.
9. Integración de la Tecnología
La tecnología está transformando la experiencia de los eventos tanto para los organizadores como para los asistentes. Amplía el alcance del evento mediante la transmisión en vivo de sesiones para conectar con una audiencia dispersa. La digitalización ha mejorado muchos aspectos de los eventos. Si bien tuvieron su momento, los eventos híbridos vinieron para quedarse aunque se han transformado.
La tecnología ofrece oportunidades para mejorar la organización y la experiencia del evento, desde la inscripción hasta la participación de los asistentes. La IA está transformando el marketing de eventos al agilizar los procesos y mejorar la participación del público. Desde chatbots que proporcionan asistencia instantánea hasta seguimientos automatizados que mantienen a los asistentes comprometidos tras el evento, las herramientas de IA se están convirtiendo en indispensables. El auge de tecnologías inmersivas como la realidad virtual (RV) y la RA está transformando la forma en que las marcas conectan con su público. Estas herramientas permiten a los asistentes explorar espacios virtuales, interactuar con modelos 3D o experimentar demostraciones de productos de formas totalmente nuevas.
10. Plan de Marketing y Promoción
Para garantizar el éxito de tu evento, es esencial tener un plan de marketing y promoción sólido que genere interés y atraiga al público adecuado. Promociona el evento. ¡Ya es hora de darle difusión a tu evento! Todos los eventos necesitan ser promovidos de alguna forma. Muchas veces los organizadores piensan que si hay un evento de calidad, los asistentes vendrán naturalmente.
Selecciona las tácticas de marketing más adecuadas para alcanzar tus objetivos, como anuncios online, redes sociales, correo electrónico, etc. Como se trata de un evento de marketing, el alcance en las redes sociales va a ser mayor gracias a las grandes comunidades existentes en este sector. Elabora vídeos promocionales que generen sorpresa e inciten a querer saber más a los usuarios.
Construye un calendario de marketing detallado que incluya todas las acciones que llevarás a cabo, como el envío de correos electrónicos promocionales. Utilice hashtags personalizados para hacer un seguimiento de la participación, organice concursos para incentivar la participación y fomente el contenido generado por el usuario (CGU) para ampliar el alcance. El marketing por correo electrónico sigue siendo una de las formas más eficaces de promocionar eventos. Utilice flujos de trabajo automatizados para enviar recordatorios específicos, compartir actualizaciones exclusivas y entregar invitaciones personalizadas.
11. Medición del Éxito del Evento
Es crucial tener un plan para medir el éxito de tu evento, y debes considerar las métricas que te proporcionarán una imagen clara de cómo funcionó. El evento no sería un éxito si no cumple con los objetivos y requisitos que se plantearon desde el principio. Para conocer si el evento producido llegó a cumplir con los criterios establecidos en la planificación éstos necesitan ser medidos y cuantificados. Una vez concluido el acto, mida su repercusión calculando el rendimiento de la inversión (ROI) a partir de los objetivos fijados al inicio del proceso.
Obtén información cualitativa sobre la percepción y la satisfacción de los asistentes mediante encuestas posteriores al evento. Observa la actividad online antes, durante y después del evento. Presta atención a la participación en redes sociales, comentarios de los asistentes en publicaciones y la percepción general del evento en la web. El éxito del marketing de eventos depende de una planificación minuciosa, una ejecución perfecta y un seguimiento eficaz.
- Establece el método de cuantificación de resultados.
- La importancia de implementar bien el ROI (Return Of Investment).
12. Protocolo de Eventos
El protocolo de eventos es el conjunto de reglas consensuadas por norma o por tradición que establecen la forma de actuar en distintas situaciones humanas. Es una forma de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento de las relaciones y los actos. El protocolo en eventos es clave para que cualquier encuentro se desenvuelva de forma exitosa. Y es que esta herramienta permite disponer a las personas asistentes de forma lógica, atendiendo a su cargo, lo que contribuye a la logística del acto. A su vez, también posibilita la organización de la estructura del evento. Además, contar con un protocolo elevará la imagen del evento, que será percibido como un encuentro más profesional y serio, ofreciendo una mayor reputación a la persona o entidad organizadora.
El protocolo de eventos varía en función de si hablamos de un encuentro oficial (promovido por las instituciones públicas) o de carácter no oficial (actos de Estado, institucionales, académicos, culturales, empresariales, comerciales, sociales, familiares…). En función del tipo de acto que se organice y de quien lo promueva, las normas protocolarias a seguir serán unas u otras.
13. Tipos de Eventos Corporativos
Existen diversos formatos de eventos corporativos, cada uno adecuado para objetivos y momentos específicos. Los congresos y ferias son espacios muy recomendados cuando queremos reunir a profesionales y líderes de la industria. El roadshow es una estrategia dinámica en la que la empresa se traslada a diferentes ciudades o regiones para presentar sus productos, servicios o novedades. Estos encuentros permiten que todo el equipo alinee visión, objetivos y expectativas del proyecto. Los eventos de incentivo se organizan con la finalidad de premiar el esfuerzo y el rendimiento del equipo. La formación continua es esencial en cualquier entorno empresarial para diferenciarnos de la competencia. Para ello, podemos utilizar diferentes herramientas como talleres, seminarios y sesiones de coaching, actividades en grupo y ejercicios de team building.
Identificar el tipo de evento que queremos llevar a cabo es muy importante a la hora de planificar, ya que cada uno de esos tipos hace uso de elementos distintos y tiene requerimientos y exigencias muy diferentes. Por ejemplo, si el evento es una entrega de premios, necesitaremos determinar, la duración, los distintos bloques a establecer por premios, cómo debe ser la logística de recogida de premios por parte de los invitados, etc…
Aquí hay una tabla que resume los tipos de eventos:
| Tipo de Evento | Descripción | Objetivos |
|---|---|---|
| Congresos y Ferias | Reuniones de profesionales y líderes de la industria | Networking, intercambio de conocimientos |
| Roadshow | Presentación de productos/servicios en varias ubicaciones | Promoción, expansión de mercado |
| Eventos de Incentivo | Recompensa al esfuerzo y rendimiento del equipo | Motivación, reconocimiento |
| Festivales Musicales | Reúnen a más de un grupo y su duración siempre es superior a un día. | Promocionar música y artistas |
| Formación Continua (Talleres, Seminarios) | Desarrollo de habilidades y conocimientos | Mejora continua, diferenciación |
| Eventos Híbridos | combinan lo mejor de ambos mundos, maximizando la participación al permitir que la audiencia elija cómo quiere participar. | Mayor participación |
14. Habilidades Clave de un Event Planner
El event planner, es el pilar de la organización de eventos, en torno al cual giran todas las gestiones.
- CAPACIDAD: todos sabemos que un event planner no trabaja solo. Por eso, la capacidad de la que hablamos aquí tiene que ver con el equipo de trabajo que este posea y la gestión de este. Es fundamental tener un equipo preparado y formado, además de motivado.
- EXPERIENCIA: tener un equipo experimentado es muy beneficioso ya que te ayudará a reducir los errores desde el momento de la planificación hasta la implementación del evento. Esto mejorará los tiempos y puesta en marcha de lo planificado eliminando costos innecesarios en el presupuesto.
- CREATIVIDAD: La creatividad en los eventos es esa chispa que hace la magia en los eventos. Si un evento carece de creatividad, el mismo carecerá de valor. Por eso, es preciso que el event planner tenga un bagaje creativo que puede aplicar a todas y cada una de las fases del evento, pero que, además, se alimente de creatividad cada vez que pueda.
15. Sostenibilidad en Eventos
Cada vez más empresas estamos comprometidas con prácticas sostenibles, y esto se refleja también en la organización de eventos. Uso de materiales reciclables y reducción de residuos. Junto a estos factores, la conciencia sostenible ha ganado peso en el sector. La sostenibilidad ha dejado de ser un asunto exclusivo de algunas industrias, como la de los automóviles o el sector energético y ha pasado a ser un tema en el que todos debemos ser conscientes de nuestra responsabilidad y actuar en consecuencia.