Sistemas POS para PYMES: Características y Cómo Elegir el Mejor

Elegir el mejor sistema de punto de venta (POS) es clave para optimizar las operaciones, mejorar la experiencia del cliente y asegurar el crecimiento de cualquier negocio. Un punto de venta (POS, por sus siglas en inglés) es un sistema que facilita la gestión de ventas, cobros y control de inventarios en un comercio, funcionando como la herramienta principal para realizar transacciones entre el cliente y el negocio. En este artículo, analizamos los mejores puntos de venta disponibles, destacando sus características principales, ventajas y los tipos de negocio para los que resultan más adecuados.

Para ayudarte a elegir el mejor sistema de punto de venta (POS), hemos comparado algunas de las opciones más destacadas del mercado. Estos sistemas ofrecen distintas funcionalidades que pueden ajustarse a las necesidades de diferentes tipos de negocios.

Beneficios de Implementar un Sistema POS

Implementar un punto de venta en tu negocio trae múltiples beneficios que impactan directamente en la eficiencia operativa, la experiencia del cliente y la rentabilidad. Estos son algunos de los beneficios clave:

• Automatización y Ahorro de Tiempo: Un POS permite automatizar tareas repetitivas como el registro de ventas, actualización de inventario y generación de recibos, ahorrando tiempo y reduciendo errores humanos.
• Gestión de Inventario en Tiempo Real: Gracias al control en tiempo real, un POS ofrece una visión clara de las existencias, evita quiebres de stock y mejora la planificación de compras.
• Mejora en la Experiencia del Cliente: Con un punto de venta moderno, las transacciones son más rápidas y fluidas, lo cual reduce el tiempo de espera y mejora la satisfacción del cliente.
• Reportes y Análisis Detallados: Los POS generan reportes personalizados sobre ventas, ingresos, rendimiento de productos y más, en segundos.
• Seguridad de Datos: Un sistema POS moderno protege tanto los datos del negocio como los de los clientes mediante encriptación y gestión de permisos.
• Escalabilidad: Para negocios en crecimiento, un POS facilita la escalabilidad, ya que permite gestionar varias ubicaciones desde una misma plataforma.
• Acceso Remoto a Datos: Con un POS, puedes acceder a los datos del negocio desde cualquier lugar gracias a la sincronización en la nube.

Comparativa de los Mejores Sistemas POS para PyMEs

1. Square

Square es conocido por su facilidad de uso y versatilidad, adecuado tanto para nuevos emprendedores como para negocios establecidos. Funciona en dispositivos móviles y equipos de escritorio, permitiendo aceptar múltiples métodos de pago, como tarjetas de crédito, débito y pagos digitales. Su modelo de tarifas sin suscripción fija permite a los negocios solo pagar una comisión por transacción, lo cual es ideal para pequeñas empresas y negocios en crecimiento.

2. Lightspeed

Diseñado especialmente para comercios minoristas y restaurantes, Lightspeed ofrece un sistema de punto de venta completo con funciones avanzadas de gestión de inventario y analíticas de negocio. Lightspeed también permite la integración con plataformas de comercio electrónico, facilitando una experiencia omnicanal para negocios con presencia en línea y en tiendas físicas. Incluye herramientas de fidelización de clientes que ayudan a los negocios a mejorar la retención y satisfacción de sus clientes.

3. Shopify POS

Shopify POS es una solución perfecta para negocios con presencia en línea que buscan centralizar sus ventas físicas y online en una sola plataforma. Incluye herramientas avanzadas para gestionar inventarios, personalizar los precios según el canal de venta y generar reportes en tiempo real, ideal para negocios omnicanal que buscan una solución integral.

Shopify POS quiere decir Shopify Point of Sale, el punto de venta del famoso CMS de ecommerce. Funciona para encontrar rápidamente lo que el cliente requiere, para procesar los pedidos de forma automática y para recibir pagos. Está dirigido a personas que poseen un negocio y que deseen abrir una tienda física, sin perder las ventajas de la online, como administrarla a través de una plataforma digital. Este punto de venta es ideal para empresas pequeñas ya que su sistema está desarrollado y enfocado para vender al por menor. Es fácil de configurar y usar.

Aún así, Shopify POS sigue siendo útil como un complemento si tu empresa ya pasó a ser de un nivel superior.

Se puede usar la aplicación para manejar el inventario, elaborar informes y hacer análisis completos. Shopify POS tiene incluidos todos los beneficios de la plataforma de ecommerce, lo que lo vuelve en una herramienta extremadamente útil. Entre estos beneficios están aceptar pagos online, algo que no pueden hacer los otros puntos de venta. Incluso si no quieres vender online, Shopify funciona como el panel de administración de Shopify POS. Desde el eCommerce es dónde se gestiona toda la información y se aplican las funciones de Shopify POS, desde un navegador web.

Esto quiere decir que se manejan al mismo tiempo las actividades relacionadas con la compra y venta física de cara al cliente. Esto es ligeramente diferente a manejar directamente una tienda online, aunque no lo parezca. De esta manera, no hace falta que te preocupes tanto porque la página sea tan atractiva porque no es tu foco principal, pero igual hace falta que añadas toda la información de tus productos a la plataforma para que Shopify POS sea efectivo. En el caso de que decidas que sí deseas comenzar a hacer uso de la tienda online, el proceso se te hará muy sencillo porque Shopify y Shopify POS se sincronizan automáticamente. Esto funciona gracias a que ambas funcionan con el mismo cuadro de mando.

Lo primero es descargar la aplicación desde la App Store o la Google Play Store e instalarla en el dispositivo. Puedes iniciar sesión directamente en Shopify POS si ya tienes Shopify, con tus mismos datos. Esto hará que tengas acceso a toda la información de tu tienda online y puedas comenzar a administrar la física. En caso de no ser así, puedes crear la tienda desde esta aplicación. Shopify Lite cuesta tan solo $9 al mes, que permite vender en la tienda Shopify, en redes sociales o en la tienda física. El Shopify Plan cuesta $79 por mes y con él ya tienes habilitadas las características avanzadas del Shopify POS. El Avanced Shopify tiene un costo de $299 y otorga 15 cuentas para administrar, tarifas de envío calculadas por terceros, y genera reportes avanzados.

Para hacer uso de todas las ventajas de este servicio, deberás adquirir el setup completo de Shopify POS, el cual incluye un iPad o tablet Android, la caja de dinero recomendada por Shopify -aunque puedes usar cualquiera-, el lector de códigos en caso de que te hiciera falta, el lector de tarjetas y la impresora para tickets. La ventaja de este setup es que cualquiera puede pedir el servicio y comenzar a usarlo de inmediato. No tiene ningún requisito adicional, aparte de los que ya se cumplieron para haber abierto previamente la tienda.

4. Bindo POS

Bindo POS es una opción versátil diseñada para el sector de retail y la hostelería, ideal para tiendas y restaurantes que buscan una gestión de inventarios en tiempo real. Bindo incluye herramientas para gestionar mesas en restaurantes y realizar pedidos personalizados, así como opciones de integración con ecommerce para negocios que operan tanto en línea como en tienda física.

5. Toast POS

Diseñado específicamente para la industria de alimentos y bebidas, Toast POS es muy popular en restaurantes, cafeterías y bares por sus funciones especializadas. Incluye gestión de mesas, pedidos en línea y entrega, lo cual optimiza el flujo de trabajo y reduce tiempos de espera.

6. Revel Systems

Revel Systems es una solución robusta y escalable que ofrece una gama completa de funciones para empresas de retail y de la industria de alimentos y bebidas. Sus analíticas detalladas permiten obtener una visión profunda del rendimiento del negocio, y su capacidad de escalabilidad es ideal para empresas en expansión que buscan estabilidad y rendimiento a largo plazo.

7. Clover POS

Clover POS es una opción versátil, adecuada para sectores diversos, incluidos retail, servicios y alimentación. Clover permite agregar aplicaciones adicionales desde su App Market, lo que facilita cubrir necesidades específicas, como la fidelización de clientes, la gestión de mesas en restaurantes y la creación de campañas de marketing.

Características Clave de un Sistema POS Moderno

Los sistemas POS modernos son intuitivos y están diseñados para que el personal los maneje con facilidad. Esto reduce el tiempo de aprendizaje, lo que permite que los empleados realicen sus tareas rápidamente y cometan menos errores en el manejo de las ventas y el inventario.

• Gestión de Inventarios en Tiempo Real: La gestión de inventarios en tiempo real es una de las funciones más valiosas de un POS.
• Reportes Detallados: Un POS moderno genera informes detallados que muestran el rendimiento de cada producto, las ventas por empleado y los ingresos diarios o mensuales.
• Integración con Otras Herramientas: La integración es clave para que toda la información del negocio esté conectada.
• Diversidad de Métodos de Pago: Para mejorar la experiencia del cliente, los POS modernos permiten aceptar varios métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito, efectivo y pagos digitales como wallets.
• Seguridad Avanzada: La protección de los datos es fundamental, y los sistemas POS modernos incorporan medidas de seguridad avanzadas, como encriptación de datos y permisos de acceso personalizados.
• Movilidad: Algunos sistemas POS permiten gestionar las ventas desde dispositivos móviles, lo cual es ideal para negocios que requieren flexibilidad, como restaurantes o tiendas minoristas con ventas en movimiento.

Factores a Considerar al Elegir un Sistema POS

Al elegir el mejor punto de venta para tu negocio, es importante considerar ciertos factores que marcarán la diferencia en tu operación diaria y en la satisfacción de tus clientes. Seleccionar el punto de venta adecuado es crucial para optimizar las operaciones de un negocio, pero es fácil cometer errores en el proceso de elección.

• No considerar las necesidades específicas del negocio: Cada sector tiene sus propias demandas. Un restaurante, por ejemplo, requiere funciones de gestión de mesas, mientras que un comercio minorista necesita un control detallado de inventario.
• Ignorar las opciones de escalabilidad: Muchos negocios olvidan que pueden crecer con el tiempo.
• No evaluar la integración con otras herramientas: Si el negocio ya utiliza plataformas de contabilidad, CRM o ecommerce, es importante asegurarse de que el sistema de punto de venta pueda integrarse con ellas.
• Descuidar el soporte técnico: La calidad del soporte técnico es esencial, especialmente en momentos de alta demanda.
• Enfocarse solo en el precio: Aunque el costo es importante, priorizar el precio por encima de las funcionalidades puede resultar en un sistema limitado o poco confiable.

Costos y Tiempos de Implementación

El coste de un sistema de punto de venta puede variar dependiendo de las funcionalidades, la escala del negocio y el proveedor. En promedio, un sistema básico para pequeñas empresas cuesta entre 45 y 180 € al mes, mientras que las soluciones más avanzadas, para negocios con múltiples ubicaciones o grandes volúmenes de ventas, pueden superar los 270 € mensuales.

La implementación de un sistema de punto de venta en un negocio pequeño suele ser rápida, y en muchos casos, puede completarse en menos de una semana. Sin embargo, el tiempo puede variar dependiendo de factores como el tamaño del inventario, el nivel de personalización requerido y el número de empleados que necesiten capacitación.

Conectividad y Seguridad

En la mayoría de los casos, los sistemas de punto de venta basados en la nube requieren una conexión a internet para acceder a funciones en tiempo real, como actualizaciones de inventario, reportes y sincronización de datos. Sin embargo, muchos puntos de venta ofrecen un modo offline que permite registrar ventas temporalmente sin conexión, sincronizando los datos automáticamente una vez se restablece el internet.

Los sistemas de punto de venta deben incluir medidas de seguridad avanzadas para proteger tanto los datos de los clientes como la información sensible del negocio. Esto incluye encriptación de datos, autenticación segura de usuarios y permisos de acceso personalizados que limiten la visibilidad y modificación de datos según el rol de cada empleado.

Prosegur Pay: Una Solución Integrada

En cualquier negocio, el punto de venta (POS) es el centro neurálgico de la operativa diaria. Gestiona cobros, ventas, inventario y permite que la actividad fluya sin interrupciones. En Prosegur hemos desarrollado Prosegur Pay, la única solución del mercado que se integra perfectamente con tu POS.

El POS no es solo una caja registradora moderna: es el corazón de la gestión de cobros. Prosegur Pay está diseñado para que no tengas que cambiar nada en tu operativa actual. La integración de Prosegur Pay con tu POS es la forma más sencilla de evolucionar sin complicaciones. Tu negocio seguirá funcionando como siempre, pero ahora con más eficiencia, seguridad y control.

Sistemas POS para Diferentes Sectores

El aspecto de un sistema POS y los componentes que contiene varían según el sector. Por ejemplo, una tienda de comercio minorista puede escanear códigos de barras e imprimir recibos, mientras que una empresa de servicios podría preferir las funciones de programación y propinas. A continuación, hablaremos de los diferentes tipos de sistemas POS.

Comercio Minorista

En el comercio minorista, los sistemas POS se centran en procesos de compra rápidos, escaneo de códigos de barras y control de inventario. Estos sistemas ayudan a los minoristas a gestionar las variantes de los productos, como el tamaño y el color, así como las devoluciones o cambios y generan informes detallados de ventas. Los pagos suelen hacerse en el mostrador, aunque algunos minoristas utilizan sistemas POS que les permiten aceptar pagos en cualquier lugar de la tienda.

Restaurantes

Los sistemas POS para restaurantes admiten la entrada de pedidos, comunicación con cocina, gestión de las mesas y el procesamiento de pagos, todo en un solo sistema. Algunas funciones como la personalización de menús, la modificación de pedidos, la división de las cuentas y el control de propinas agilizan los flujos de trabajo de cara al cliente e internos. Muchos sistemas POS para restaurantes también se integran con plataformas de pedidos, entregas y herramientas de gestión de inventario por Internet, lo que permite a los restaurantes mejorar la precisión. Los restaurantes que operan desde un camión de comidas o en ubicaciones temporales a menudo utilizan sistemas POS que admitan Tap to Pay para aceptar pagos sin contacto usando solo un dispositivo iPhone o Android.

¿Qué es un TPV?

Antiguamente, se conocía al Terminal de Punto de Venta (TPV), o Point Of Sale (POS) en inglés, como la caja registradora de una tienda o el ‘cajón de monedas’. Hoy un TPV es algo mucho más sofisticado y casi enteramente digital; va mucho más allá de un datáfono. Se trata de un software conectado a un dispositivo electrónico, gracias al cual puedes cobrar a tus clientes en tu establecimiento, pero eso no es todo. El TPV te permite tener conectadas y sincronizadas tus tiendas (online o físicas) para que el inventario, facturas y flujo de caja de tu empresa estén siempre al día.

¿Cómo funciona?

Un TPV normalmente cuenta con un programa (software), que tienen todas las tiendas online; y con un aparato electrónico (hardware), que necesitan los negocios que tienen una tienda física.

Por ejemplo, una cafetería o restaurante necesitaría un TPV con aparato electrónico para poder procesar pagos en su establecimiento, mientras que a una tienda de ropa online le valdría con tener solo el software o programa del TPV. Lo bueno de esto es que si la tienda de ropa decidiera abrir un establecimiento físico, solo tendría que añadir el aparato electrónico físico para que todo su stock y contabilidad de ambos puntos de venta (digital y físico) siguieran estando actualizados.

La conectividad en la era digital es un punto clave, especialmente para las pequeñas y medianas empresas, recién creadas o no, que buscan tener todos los aspectos de su negocio controlados y, si puede ser, desde un mismo lugar. Un datáfono o TPV físico es muy fácil de usar, además de que los modelos más modernos ya llevan la pantalla táctil y su funcionamiento se asemeja a una versión muy sencilla de un smartphone.

Igual que una solución de TPV bien elegida te permite ahorrar tiempo al tener bajo control tus ventas, el procesamiento de los pagos y el stock; contar con la ayuda de un programa de gestión, que además cuente con su propio sistema de TPV integrado, ayudará a crecer a tu negocio y llevarlo al siguiente nivel.

Tipos de TPV

Recordemos que un Terminal de Punto de Venta puede ser físico y/o virtual, al final es un sistema para procesar pagos y tener actualizada tu facturación y tu inventario. A la hora de elegir uno para tu empresa, comprueba que se ajuste a las necesidades de tu negocio:

• TPV inalámbrico: Son como los datáfonos clásicos, solo que estos cuentan con la tecnología contactless. Requiere de una conexión a internet (WiFi) para funcionar.
• TPV móvil: Posee su propia conexión a internet, es decir, no necesita WiFi y permite el pago contactless, acercando la tarjeta al datáfono. Una de sus principales ventajas es que posibilita completar una transacción comercial en cualquier lugar en el que se encuentre el cliente, no necesita estar conectado físicamente a un sistema.
• TPV virtual: Este es el sistema que permite a tu negocio hacer cobros por internet a través de tarjeta bancaria o una pasarela de pagos.
• TPV táctil: Se trata de un modelo de TPV con una pantalla táctil integrada, normalmente se trata de una tablet, aunque también pueden verse en modelos compactos, con un ordenador integrado en la misma pantalla.
• TPV Smart: Estos modelos permiten instalar aplicaciones diseñadas específicamente para ellos, como si fueran un teléfono.

BBVA: Soluciones de Pago para Pymes

BBVA ofrece un completo ecosistema de soluciones de pago -desde TPVs físicos hasta plataformas digitales como Social Pay o Wipöp- para que autónomos y pequeñas empresas puedan cobrar a sus clientes de forma rápida, segura y adaptada a sus canales de venta:

• Cobra con tu móvil: con esta solución, los profesionales y autónomos pueden aceptar pagos con tarjeta directamente desde su smartphone, sin necesidad de datáfono físico.
• TPV BBVA: permite aceptar pagos con tarjeta tanto en el establecimiento como en desplazamientos o eventos. Es la solución perfecta para negocios con atención directa al público, ya que ofrece una experiencia ágil, segura y con soporte técnico especializado. Desde la banca ‘online’, el empresario puede consultar la facturación por TPV, filtrar por comercio o fecha, y acceder a informes que facilitan el control de su actividad diaria.
• Wipöp: la nueva plataforma digital de BBVA para pymes y autónomos está pensada para simplificar la gestión financiera de las pymes y los autónomos. Integrada con el TPV Virtual, esta herramienta permite crear enlaces o códigos QR personalizados de productos o servicios que pueden compartirse fácilmente en canales digitales, facilitando así el inicio de una venta en cuestión de segundos. El comercio puede personalizar su perfil con logo y datos de contacto, añadir productos con imágenes y descripciones, y gestionar desde un único panel los pedidos, cobros, devoluciones, promociones o stock.
• TPV Paygold: permite enviar a los clientes un enlace de pago o un código QR por redes sociales, correo electrónico o mensajería instantánea.
• TPV Virtual: es una pasarela de pagos para vender ‘online’. Está diseñado para que las pymes puedan aceptar pagos en sus tiendas de comercio electrónico, ‘apps’ o ‘call centers’. El TPV Virtual es compatible con tarjetas y medios digitales como Bizum, esta solución facilita el control de devoluciones, la conciliación automática de cobros y la integración con las principales plataformas de ‘e-commerce’.
• Bizum para empresas: BBVA permite a las empresas integrar Bizum como método de pago en su comercio electrónico o en sus canales digitales.

Solución	Descripción	Beneficios
Cobra con tu móvil	Acepta pagos con tarjeta desde tu smartphone	Sin necesidad de datáfono físico, ideal para profesionales y autónomos
TPV BBVA	Acepta pagos con tarjeta en establecimientos y eventos	Experiencia ágil y segura, soporte técnico especializado
Wipöp	Plataforma digital para gestionar finanzas de PYMES	Enlaces y códigos QR para facilitar ventas en canales digitales
TPV Paygold	Envía enlaces de pago y códigos QR a clientes	Ideal para ventas a través de redes sociales y mensajería
TPV Virtual	Pasarela de pagos para ventas online	Compatible con tarjetas y medios digitales como Bizum

Alegra Sistema POS: Gestión Integral en la Nube

Alegra Sistema POS es una plataforma en línea diseñada para que pequeñas y medianas empresas (pymes) gestionen sus puntos de venta de forma integral. Al operar completamente en la nube, permite crear facturas y tickets de venta en segundos, controlar el inventario en tiempo real y gestionar el efectivo de manera eficiente. Además, su capacidad para funcionar sin conexión a Internet garantiza la continuidad de las operaciones incluso en situaciones de conectividad limitada.

• Implementación sencilla: Convierte cualquier computadora, tablet o celular en una terminal de punto de venta sin necesidad de descargar programas adicionales.
• Emplea metodologías ágiles que le permiten adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes del mercado y de sus usuarios.

Al optar por Alegra Sistema POS, las pymes acceden a una solución integral que no solo simplifica la gestión de las ventas, sino que también garantiza el control eficiente del inventario y del efectivo.