En el mundo empresarial actual, un software de gestión es una herramienta indispensable para las PYMES. Estos programas cubren distintas necesidades: desde la facturación y la contabilidad hasta la gestión de la relación con los clientes, las dinámicas de trabajo, la comunicación dentro de la empresa y el control del inventario.
Un software de planificación de recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema para la gestión y administración de todas las áreas de un negocio de una forma centralizada. Un ERP trabaja con una base de datos centralizada donde se recoge toda la información que maneja la empresa.
Características Clave de un ERP para PYMES
Un ERP para PYME centraliza toda la información que proviene de las distintas áreas del negocio. Con un ERP la información está al alcance de toda la empresa por lo que puede consultarse en cualquier momento.
A continuación, se detallan las características esenciales que debe tener un ERP:
- Integral: Un programa de planificación de recursos empresariales facilita la comunicación e interacción entre las distintas áreas del negocio. La información fluye en tiempo real entre los distintos departamentos aportando un mayor nivel de agilidad y capacidad de respuesta.
- Modular: Un ERP se compone de numerosos módulos que corresponden a funciones y áreas diferentes.
- Flexible y escalable: Se trata de una solución que se adapta a las necesidades de gestión específicas de cada empresa.
- Información en tiempo real: Un ERP o software de planificación de recursos empresariales debería poder ofrecer información en tiempo real.
- Base de datos centralizada: Tener toda la información alojada en la nube o al menos en formato híbrido.
- Automatización de procesos: Ofrecer automatización de procesos.
- Integración con otras herramientas: Integración con otras herramientas.
- Fácil mantenimiento: Un ERP debe tener un fácil mantenimiento.
- Interfaz intuitiva: El ERP debe contar con una interfaz intuitiva.
- Aplicaciones modulares: Esto último es muy importante porque permite a la empresa ir creciendo en función de las necesidades de cada empresa e incorporando módulos y funcionalidades en base a sus nuevos intereses y objetivos.
Un ERP está dividido en módulos principales como compras, ventas, finanzas o recursos humanos.
Diferencias entre ERP y CRM: 💡 Así te quedará claro
Beneficios de Implementar un ERP en una PYME
Todos los beneficios que aporta un ERP convierten a esta solución de gestión en un elemento diferenciador con la competencia. Veamos algunos de los beneficios más importantes:
- Reducción de costes: Uno de los beneficios que aporta un ERP es la reducción de los costes operativos y administrativos.
- Aumento de las ventas: Un ERP incidirá directamente en las ventas de una PYME.
- Mayor fluidez de los procesos: Un ERP aporta una mayor fluidez de los procesos que se realizan en la PYME. Muchas de las tareas repetitivas y tediosas se realizan de forma automatizada, consiguiendo ser más eficientes y productivos.
- Información accesible: Con un ERP la información está al alcance de toda la empresa por lo que puede consultarse en cualquier momento. Por ejemplo, un vendedor puede cerrar una venta al instante al poder consultar en tiempo real si un determinado artículo se encuentra ya en el almacén.
Tipos de ERP para PYMES
Los ERPs se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios. Uno de ellos es por niveles en función del tamaño de la empresa, a una pyme le corresponden los que ofrecen funcionalidades completas o los que tienen unos requerimientos básicos.
- De código abierto: También conocido como Open Source, es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
- Comercial: El desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.
- Horizontal: Es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
- Vertical: Se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan.
- Local: Es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
- En la nube: En un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.
Sistemas ERP para PYMES: Ejemplos Destacados
Existe una amplia oferta de sistemas ERP para PYMES. A continuación, se presentan algunos de los más destacados:
- A3 ERP: Este programa de gestión de recursos empresariales de Wolters Kluwer ofrece muy buenas prestaciones, aunque se dirige a medianas y pequeñas empresas con un volumen de facturación considerable y sobre todo aquellas que se dedican a la logística. Si se requiere un CRM se debería optar por la opción Premium.
- Adiss: Esta compañía española ofrece a través de Suiteloop un completo programa de gestión para pymes y despachos profesionales que les ayuda a promover la completa transformación digital del negocio.
- Ekon: Ekon se presenta como un ERP que quiere proporcionar a las pymes una solución de planificación y gestión de recursos empresariales con todas las ventajas de las soluciones estándar.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: Dentro de la completa suite de productos que tiene Microsoft, el ERP para Pymes Business Central abarca el ciclo financiero, ventas, cadena de suministro y gestión de proyectos.
- Odoo: El reclamo de Odoo es que es gratuito, sin embargo eso también significa que tiene algunas restricciones como son la limitación de acceso desde la nube y la imposibilidad de acceder desde diferentes dispositivos.
- Sage 50: Sage orienta esta solución a pequeñas empresas con un nivel de facturación modesto. El programa Sage 50 está muy bien dotado porque incluye características que no vienen de serie en los planes de otros fabricantes: un completo sistema de contabilidad, conciliación bancaria o la gestión de almacén compatible con el sector del retail.
- SAP Business One: El plan Starter de SAP, orientado a pequeñas empresas con entre 1 y 5 usuarios, incluye módulos de finanzas, compras, ventas, CRM, almacén, distribución e informes.
- Teamsystem: Tras la compra de Software del Sol, TeamSystem se ha posicionado como uno de los programas de referencia para el entorno de la pyme combinando la producción de software de gestión con el desarrollo de plataformas y servicios digitales en la nube.
- Zucchetti Solmicro: Zucchetti, otra de las compañías italianas que desembarcó con fuerza en España hace unos años, cuenta con una amplia base instalada en el norte gracias a la adquisición de Solmicro, la firma vasca especializada en software de gestión.
- Holded: El software de gestión para pymes de Holded es, principalmente, un ERP. Pero es mucho más que un ERP. También incorpora un CRM que te ayudará a crear tu propio funnel de conversión, un software de recursos humanos, un TPV para tu ecommerce, un programa en el que hacer planificación y seguimiento de tareas y un programa de gestión de inventario para pymes.
Módulos Básicos de un ERP para PYMES
Son los imprescindibles para que el software resulte útil:
- CRM: Gestión de relaciones con los clientes. Gestiona la información de cada cliente. Registra su historial, los detalles de las compras, las llamadas y consultas.
- Ventas: Conectado al CRM, incluye pedidos y su seguimiento, genera facturas, emite informes. Contribuye en la captación de clientes potenciales.
- Compras: Gestiona todos los procesos incluidos en el aprovisionamiento de materias primas o artículos.
- Financiero y contable: Simplifica y automatiza los procesos contables. Facilita la gestión de nóminas, presupuesto, programas de facturación y bancos. Controla el flujo de caja.
- Producción: Se ocupa del control del uso de la materia prima, de la sincronización de los procesos, de la evaluación de calidad.
- Inventario: Ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de existencias y a localizar los artículos en el almacén.
- Recursos Humanos: Facilita los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. Realiza el seguimiento de la productividad de cada trabajador.
¿Cómo Elegir el Mejor ERP para PYMES?
Para poder elegir un ERP para un autónomo, pequeña o mediana empresa es necesario tener en cuenta una serie de factores importantes. Veamos paso a paso cómo seleccionar el mejor ERP para este tipo de negocios:
- Definir necesidades: En primer lugar, es necesario fijar qué metas se quiere lograr con la migración a un ERP para pymes. Algunos objetivos principales pueden ser: reducir costes, acelerar y potenciar determinadas tareas, o elevar el nivel de rentabilidad del negocio.
- Establecer un presupuesto: Es importante saber de cuánto dinero se dispone para invertir en esta solución, con el fin de buscar un software con tarifas que se adapten al presupuesto.
- Escalabilidad: Para una pyme resulta mucho más inteligente comprar un ERP modular que permita contemplar la posibilidad de incorporar nuevos módulos o funcionalidad más avanzadas para seguir creciendo y alcanzando nuevos objetivos.
- Comparar casos de éxito: Estudiar y analizar experiencias de éxito de otras empresas del mismo sector de actividad y similares dimensiones para ver los resultados obtenidos.
- Buscar un socio de negocios: Trabajar con un prescriptor o partner de negocio permitirá tener mejor asesoramiento y soporte para acometer la posible implementación de nuevos módulos o funcionalidades para seguir creciendo.
- Probar antes de comprar: Solicita demostraciones y versiones de prueba de los sistemas ERP que estés considerando. Esto te permitirá entender mejor cómo funcionan y cómo se adaptan a tus procesos empresariales.
Las Mejores Soluciones ERP para PYMES en 2024
Para elaborar esta lista, se han tenido en cuenta únicamente aquellas soluciones enfocadas a pequeñas y medianas empresas. Tras hacer un recorrido integral por el mercado, se han seleccionado estos 5 softwares por sus valoraciones, funcionalidades y reputación en el sector.
- Sage 200: Por ser un ERP integral para las pymes.
- ev4: Por su conectividad con tiendas online.
- Cloud Gestion: Para sectores con requisitos especiales.
- Stel Order: Para Pymes de asistencia técnica.
- Business Central: Para Microsoft.
En conclusión, este artículo brinda una guía esencial para que las pymes elijan el programa de gestión más adecuado, entendiendo que un sistema ERP eficaz es clave para la automatización y optimización de los procesos de negocio. La selección del ERP adecuado es un paso crucial, ya que cada pyme posee características y requerimientos únicos.
Las opciones que hemos explorado en este artículo ofrecen una amplia gama de funcionalidades y herramientas diseñadas para mejorar la eficiencia y productividad de tu empresa.