¿Qué es Coworking? Ventajas y Desventajas de los Espacios Colaborativos

El coworking ha transformado la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. En esencia, coworking (término que sale de la fusión de las palabras inglesas collaborative y work) es una forma de trabajo que permite a freelancers, profesionales independientes, emprendedores y pymes compartir un mismo espacio físico para desarrollar proyectos de forma independiente, pero también para colaborar entre ellos. No solo se comparte un espacio físico, también brinda la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos. El principal objetivo de este fenómeno es crear sinergias y establecer colaboraciones fructíferas entre individuos con proyectos diferentes pero complementarios.

Esta tendencia disruptiva tuvo sus raíces en 2005, cuando el programador Brad Neuberg introdujo la idea en San Francisco. Inicialmente, su espacio pionero solo ofrecía de 5 a 8 escritorios para poder trabajar. No obstante, consiguió crear un ecosistema empresarial único con wifi gratuito, almuerzos compartidos y pausas para meditar.

Los datos respaldan la expansión de las oficinas compartidas. Según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y el mismo informe indica que actualmente, existen más de 23.000 espacios de coworking en el mundo. Además, se estima que esta cifra supere los 40.000 para finales del año 2024.

El auge de estos espacios tiene su base en la percepción de los empleados de oficinas colaborativas, porque los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.

El origen del coworking no está claro. Hay quien sostiene que está en Berlín, a mediados de los años 90. Otros en Nueva York, a finales de esa década. Se calcula que hoy hay más de 20 000 espacios de coworking en todo el mundo. En España, según el informe Estado del Coworking en España 2021-2022, hay alrededor de 1500 locales, lo que supone que la fórmula ha calado. Los espacios de coworking generaron un negocio en 2021 en España de 131 millones de euros, un 39 % más que el año precedente.

¿Cómo Funciona un Espacio de Coworking?

Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ya que ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales. Por lo general, suelen proponer tres alternativas, que permiten flexibilidad laboral y la construcción de una comunidad dinámica:

• Puestos flexibles: una opción perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Además, tiene acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral.
• Puesto fijo: combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas. El trabajador reserva una sala privada dentro del entorno compartido, para conseguir mayor concertación y privacidad. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones.
• Oficinas privadas: dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria.

Servicios Ofrecidos en un Coworking

Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles.
• Alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Conectividad y uso internet.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de impresión y reprografía.
• Servicios de limpieza.

Ventajas de los Espacios de Coworking

Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios, que las hacen tan atractivas:

• Formar parte de una comunidad: Trasciende el concepto de entorno de trabajo, ya que fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativa entre sus usuarios. Gracias a este fenómeno inmobiliario, los trabajadores pueden generar sinergias, compartir experiencias, conocimientos y oportunidades de crecimiento, además de evitar cierto aislamiento al que en ocasiones los freelancers deben enfrentarse.
• Ahorrar costes: El espacio colaborativo es una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento. Pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento, sin desprenderse de servicios básicos. Una mesa de trabajo en un coworking cuesta por término medio en España 171 euros al mes, y en ciudades como Barcelona o Madrid ronda los 200 euros. Además, en el coworking los gestores suelen ocuparse de servicios añadidos como videovigilancia o la recepción de paquetes. Por último, en el coworking los gastos se adaptan al tamaño de la compañía. Si crece el equipo, se alquilan más mesas de trabajo y salas de reuniones. Si se recorta, se ajustan también los recursos.
• Flexibilidad: La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Además, brinda de libertad para elegir entre distintas modalidades de trabajo, ya sea remoto, híbrido o presencial.
• Facilitar el networking: Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitan el establecimiento de relaciones profesionales sólidas. Son una oportunidad perfecta para conocer a nuevos expertos del sector y asistir a eventos.
• Posibilidad de formación: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje. Gracias a los entornos colaborativos, los trabajadores pueden garantizar su desarrollo profesional.
• Mejorar la productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad. Incluso existen espacios de coworking especiales para estimular la creatividad y diversidad de los profesionales.
• Proporcionar una ubicación física: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales.

A un freelancer que se mueve mucho o a un emprendedor que tiene que ver clientes en diferentes sitios del país y viajar, les viene como anillo al dedo la fórmula del coworking. En cada lugar al que acuden pueden reservar este tipo de espacios por adelantado. Y también disponer de ellos en fin de semana, si es necesario. Si uno es un emprendedor, el coworking es ideal porque allí encontrará autónomos y empresas de reciente creación con los mismos anhelos y problemas. De ahí, además, pueden salir intercambios de ideas e incluso colaboraciones para proyectos conjuntos. Un coworking da la posibilidad a cualquiera de trabajar en centros de ciudad que, de otra manera, serían prohibitivos.

Con el teletrabajo, a muchos les cuesta separar su vida personal y laboral. Y seguir horarios y rutinas estrictamente profesionales. Sin embargo, acudir a un coworking ayuda en este sentido y permite incluso tener una mayor disciplina. En un espacio compartido se pueden evitar las distracciones y obligaciones de casa, y la tentación de ir a cada rato a la nevera o a ver cómo va el guiso en la cocina.

Desventajas de los Espacios de Coworking

Pero el coworking no es la gran panacea. Un coworking es un lugar de encuentro e intercambio de opiniones, pero también es un sitio donde la privacidad escasea. Las conversaciones serán escuchadas por los vecinos en muchas ocasiones. Será difícil mantener algo en secreto. Por un coworking puede pasar mucha gente durante el día. Estar rodeado de profesionales diferentes en cada momento, cada uno con sus idiosincrasias, puede llevar a pérdidas de concentración durante la jornada laboral. Pero igual que el ruido y las conversaciones son un problema, también lo puede ser un ambiente monacal, donde nadie hable. Estos centros suelen tener unos horarios establecidos, aunque hay algunos que funcionan las 24 horas del día.

A continuación se presentan las desventajas más comunes de usar un espacio de coworking:

• Falta de privacidad: En un espacio de coworking, es probable que estés compartiendo espacio con otras empresas, freelancers y emprendedores.
• Personalización Limitada: Los espacios de coworking tienden a ser limitados en cuanto a cómo puedes personalizar tu espacio de trabajo.
• Aglomeración: Durante las horas pico, es posible que encuentres que los espacios de coworking se llenan rápidamente.
• Horarios Limitados: Aunque muchos espacios de coworking ofrecen acceso las 24 horas, algunos tienen horarios limitados.
• Ruido: El coworking puede ser ruidoso. Puede haber conversaciones paralelas, reuniones, llamadas telefónicas, todo en el mismo espacio.
• Seguridad: Al compartir un espacio con otras empresas e individuos, puede haber problemas de seguridad.
• Competencia comercial: algunos coworkers pueden ser competidores directos del mismo nicho de nuestro emprendimiento.

¿Cómo Elegir el Espacio de Coworking Adecuado?

Si decides que el coworking es para ti, asegúrate de revisar las opciones disponibles en tu área. Lo primero es hacer una búsqueda de espacios en tu área o ciudad. Si la búsqueda es directamente en Google Maps, saldrán menos porque no todos los espacios se han inscrito, pero sí puedes hacerte mejor idea de por dónde quedan y cómo llegar. Observa, sobre todo, las recomendaciones y críticas de otros usuarios. Las páginas web especializadas son buenos sitios para leer comentarios y ver fotos que han hecho otras personas, no solo los dueños del coworking. Te dará una aproximación sobre cuáles son sus intereses y el ambiente que hay.

Pero, para bien o para mal, te toca a ti verificar si son de verdad espacios de coworking o tan solo oficinas compartidas y espacios abiertos de trabajo. Un coworking no es solo un espacio físico, si no hay alguien que se ocupa de conectar y crear oportunidades entre los miembros, no es un espacio de coworking real. Y, por último, vete a trabajar un día de los que realmente más te interese. En cuanto pases unas horas allí, vas a apreciar mejor las características de la comunidad y si lo que te aporta ese espacio en su conjunto es o no interesante. Asegúrate de que es algo más que una oficina con mesas y sillas, de que hay alguien trabajando activamente para hacer funcionar el coworking, pregunta por esa persona y preséntate.

Visita sus webs y échale un vistazo a sus blogs y páginas de miembros, a lo mejor hasta conoces a alguien. Estudia las metas que ofrecen y sus condiciones (duración del contrato, precios, horarios, planes...) para ver cuál de ellos se adapta mejor a tus necesidades. El precio no es lo más importante, aunque cuente. Lo es más sopesar cuál de ellos te aporta más valor por el tipo de gente que trabaja allí, el entorno, por cómo se sentirán tus clientes cuando se reúnan contigo allí.

El Papel del "Community Builder"

Un componente crucial del éxito de las oficinas flexibles es la presencia del «community builder». Este profesional trabaja para generar un ambiente de confianza dentro del espacio colaborativo, fomentando la interacción y el apoyo entre los miembros. Su labor va más allá de la gestión física del espacio. También se centra en cultivar la comunidad, su misión es establecer la base para incentivar relaciones profesionales sólidas y duraderas.

En definitiva, esta innovadora tendencia del coworking presenta claros beneficios para repensar la forma de ejercer profesiones independientes y emprender negocios en la era digital. Si bien no es apto para todo tipo de perfiles, en la mayoría de casos las ventajas claramente superan cualquier aspecto negativo potencial. Sin dudas esta tendencia llegó para quedarse y seguirá ganando adeptos que busquen alternativas más ágiles y colaborativas al trabajo convencional o aislado.