En el dinámico mundo de los negocios, las empresas se enfrentan al desafío constante de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. Aquí es donde las metodologías ágiles, y en particular Scrum, entran en juego, ofreciendo un marco de trabajo que promueve la colaboración, la flexibilidad y la entrega rápida de productos de alta calidad.
Las metodologías ágiles buscan la mejora continua y la optimización de procesos productivos, con el fin de ofrecer un producto de mejor calidad, en menor tiempo y que satisfaga las expectativas del cliente, evitando los desperdicios.
Scrum, uno de esos métodos basados en la filosofía Agile, consiste en el trabajo colaborativo dividido en pequeñas iteraciones que van sumando al producto final. Para que este método sea efectivo, se apoya en roles bien definidos que tienen responsabilidades que sistematizan el proceso.
Fundamentos de la Metodología Scrum
La metodología Scrum consiste en un marco de trabajo para desarrollo ágil de forma colaborativa, en equipo, cuya finalidad es obtener el mejor resultado posible para un proyecto en base a la entrega de valor en períodos cortos de tiempo. Es una de las más utilizadas por las empresas en la actualidad.
Los pilares de Scrum son tres: transparencia, inspección y adaptación. En la metodología de trabajo Scrum, cualquier miembro del equipo puede ver y analizar todas las facetas del desarrollo del proyecto. Así, la información fluye de un modo ágil para todo el equipo de trabajo. Están disponibles para los trabajadores en todo momento, fomentando una gran comunicación de todos los integrantes del equipo.
Se analizan de forma continuada todos los elementos del proceso y se hace en equipo. Todos los miembros comprueban que todo está desarrollándose según lo previsto y buscan cómo solucionar problemas o novedades que hayan surgido durante el proceso. Los conceptos de transparencia y de inspección permiten identificar los aspectos a mejorar en el proyecto, pero ante esa información es primordial saber adaptarse.
Roles Clave en Scrum
- Scrum Master: Se centra en cómo va a trabajar el equipo multifuncional. Es el responsable de conseguir que se sigan los valores y las prácticas de ‘scrum’. Ayuda a los miembros del equipo para que trabajen de forma autónoma y autoorganizada.
- Product Owner (o propietario del producto): Su mirada está siempre puesta en el cliente, y en lo que el equipo va a desarrollar. Es responsable de que el producto vaya incrementando su valor con cada ‘sprint’. Los Product Owners maximizan el valor del producto al representar y expresar la voz del cliente durante la duración del proyecto.
- Equipo de desarrollo: Es el grupo de profesionales que hace el trabajo necesario para poder entregar el incremento de valor en el producto. Además de construir el producto, todo equipo trabaja conjuntamente en la redefinición del proyecto.
Además de estos roles, es importante considerar a los Stakeholders, quienes tienen un mayor control y transparencia sobre el proyecto, permitiendo una mejor organización. El cliente puede hacer seguimiento más cercano de lo que pasa, sin tener que esperar a un resultado final que no le convenza.
¿Qué es un Sprint?
El corazón de Scrum es el Sprint, es un bloque de tiempo (time-box) de un mes o menos durante el cual se crea un incremento de producto “Terminado” utilizable y potencialmente desplegable. Es más conveniente si la duración de los Sprints es consistente a lo largo del esfuerzo de desarrollo. Cada nuevo Sprint comienza inmediatamente después de la finalización del Sprint anterior.
Los Sprints están limitados a un mes calendario. Cuando el horizonte de un Sprint es demasiado grande la definición de lo que se está construyendo podría cambiar, la complejidad podría incrementarse y el riesgo podría aumentar. Los Sprints habilitan la predictibilidad al asegurar la inspección y adaptación del progreso al menos en cada mes calendario.
En la gestión de proyectos Ágiles con Scrum los periodos de tiempos se manejan por sprints. Son secciones del proyecto que no deben de tener una duración superior a las cuatro semanas, cuya finalidad es generar un incremento del producto potencialmente entregable y funcional.
Scrum tiene un sistema de reuniones bien definidos y las Daily Meetings sirven para mantener al día a todos los miembros sobre el avance. La reunión diaria o de sincronización, suele durar muy poco tiempo, alrededor de 15 minutos, y en esta cada participante se limita a responder tres preguntas: ¿qué hice ayer? ¿qué haré hoy?
Como el sprint se da en un tiempo definido, que no suele superar las dos semanas, es importante que el equipo sepa cuando detenerse en el desarrollo de cada actividad. En esta etapa del proceso, lo que más destaca es la comunicación diaria entre los miembros del equipo de desarrollo.
Componentes de un Sprint
Los Sprints contienen y consisten en la Planificación del Sprint (Sprint Planning), los Scrums Diarios (Daily Scrums), el trabajo de desarrollo, la Revisión del Sprint (Sprint Review), y la Retrospectiva del Sprint (Sprint Retrospective).
Durante el Sprint:
- No se realizan cambios que puedan afectar al Objetivo del Sprint (Sprint Goal);
- Los objetivos de calidad no disminuyen; y,
- El alcance puede clarificarse y renegociarse entre el Dueño de Producto y el Equipo de Desarrollo a medida que se va aprendiendo más.
Cada Sprint puede considerarse un proyecto con un horizonte no mayor de un mes. Al igual que los proyectos, los Sprints se usan para lograr algo. Cada Sprint tiene una meta de lo que se construirá, un diseño y un plan flexible que guiará su construcción, el trabajo del equipo y el incremento de producto resultante.
El primer paso para alcanzar este objetivo -o hito del proyecto- es la reunión de planificación, una sesión en la que debe participar todo el equipo ‘scrum’ y que supone el pistoletazo de salida del ‘sprint’. Esta reunión se divide en dos partes que tratan de dar respuesta a dos preguntas fundamentales: ¿Qué se va a entregar?
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Fases Clave de un Sprint
- Planificación del Sprint (Sprint Planning): En esta reunión, el equipo selecciona las tareas del Product Backlog a trabajar, basándose en su prioridad y en la estimación de lo que pueden completar durante el Sprint. Suele durar unas cuatro horas para Sprints de cuatro semanas. Es decir, una hora por cada semana. Con estas tareas en mente se determina el objetivo del nuevo sprint priorizando las tareas a realizar por el Scrum Team y asignando tiempo a cada una de ellas.
- Daily Scrum: El Daily Scrum es una reunión diaria corta donde el equipo sincroniza actividades y reporta progresos y obstáculos. Diariamente se hace un seguimiento del proyecto en esta reunión en la que se controla el cumplimiento de las tareas asumidas.
- Revisión del Sprint (Sprint Review): En esta fase, los miembros del equipo se reúnen para mostrar el trabajo realizado durante el sprint. A partir de ahí se hace una review del proyecto y se tratan los siguientes pasos a seguir.
- Retrospectiva del Sprint (Sprint Retrospective): Es una reunión que se realiza con el objetivo de mejorar de manera continua la productividad y la calidad del producto que se está desarrollando, la motivación del equipo y la evolución del sprint en general. La Retrospectiva de Sprint es una oportunidad para el Equipo Scrum de inspeccionarse a sí mismo y de crear un plan de mejoras que sean abordadas durante el siguiente Sprint.
El Product Backlog
Para saber bien cómo funciona Scrum y qué es la metodología Scrum, debes saber que existe un marco de trabajo para su desarrollo, que comienza con la elaboración del llamado Product Backlog. El proceso comienza con la elaboración del llamado Product Backlog. Se trata de un archivo genérico que recoge el conjunto de tareas, los requerimientos y las funcionalidades requeridas por el proyecto. El autor Mike Cohn, experto en compañías software, utilizó el acrónimo «DEEP» para referirse a las diferentes etapas o fases de un buen Product Backlog. Es un documento que recoge las tareas a realizar y quién las desempeña. Es interesante asignar las horas de trabajo que va a suponer realizar cada una de ellas y asignarlas a un coste.
¿Cómo Aplicar Scrum en un Proyecto?
Para entender mejor cómo es la gestión de proyectos Scrum vamos a seleccionar un ejemplo de la vida real y vamos a aplicar esta metodología.
- Dividir las tareas (Planificación del sprint): En la gestión de proyectos Ágiles con Scrum los periodos de tiempos se manejan por sprints. Son secciones del proyecto que no deben de tener una duración superior a las cuatro semanas, cuya finalidad es generar un incremento del producto potencialmente entregable y funcional.
- Priorizar (Daily Scrums): Hay que enfocarse en las tareas verdaderamente importantes a trabajar durante el sprint y resolver las posibles dudas. Se recomienda trabajar de manera escalonada, y, así, evitar la sensación de agobio.
- Aplicar una buena gestión del tiempo (Revisión del sprint): Es una de las fases de Scrum más importantes. Los miembros del equipo se reúnen para mostrar el trabajo realizado durante el sprint. Hay que adjudicar a cada tarea un periodo de tiempo estimado y ceñirse a esa duración. A medida que vas cumpliendo los plazos en los sprint, vas encontrando la satisfacción necesaria para continuar.
- Controlar el proceso (Retrospectiva del sprint): Es una reunión que se realiza con el objetivo de mejorar de manera continua la productividad y la calidad del producto que se está desarrollando, la motivación del equipo y la evolución del sprint en general. Después de un tiempo puedes verte en la situación de que hay tareas que no avanzan y que estás atascado. Intenta dividir el trabajo, busca cuáles son los factores del retraso e intenta buscar soluciones. En último caso, si la tarea no es prioritaria, elimínala y céntrate en lo importante.
- Tener retrospectiva (Refinement): Al terminar cada sprint se precisa hacer recuento de todo lo que se ha hecho, lo que ha funcionado, lo que hay que mejorar y qué se ha aprendido. Este evento transversal se realiza para añadir nivel de detalle a las tareas del proyecto.
Beneficios de Utilizar Scrum
- Flexibilidad: Con el método Scrum no es necesario definir todos los objetivos al comienzo del proyecto.
- Mejora continua: La metodología Scrum se centra en la mejora continua, la flexibilidad y la entrega de valor de manera eficiente.
- Transparencia: Los Stakeholders tienen un mayor control y transparencia sobre el proyecto, permitiendo una mejor organización.
- Trabajo en equipo: Se fomenta el trabajo en equipo, focalizando todos los esfuerzos en alcanzar un objetivo común.
La implementación del Scrum se basa en el seguimiento de una serie de actividades que garantiza la optimización del proceso. Con este método de trabajo lo que se pretende es alcanzar el mejor resultado de un proyecto determinado.
En Scrum se van realizando entregas regulares y parciales del trabajo final, de manera prioritaria y en función del beneficio que aportan dichas entregas a los receptores del proyecto. El ciclo anterior deberá repetirse hasta que todos los elementos del Blacklog hayan sido entregados.
Está basada en entregas parciales y regulares del producto final en base al valor que ofrecen a los clientes. Es una opción de gestión ideal para acometer proyectos desarrollados en entornos complejos que exigen rapidez en los resultados y en los que la flexibilidad es un requisito imprescindible.
Este tipo de metodología se utiliza para solucionar situaciones en las que el cliente no está recibiendo lo que necesita de la empresa, donde las entregas se alargan y, por tanto, los costes se disparan. Un sistema de entregas parciales y controladas en tiempo mejorará la percepción que tiene el cliente de nosotros.
| Fase | Descripción | Objetivo |
|---|---|---|
| Planificación del Sprint | Selección de tareas del Product Backlog | Definir el objetivo del Sprint |
| Daily Scrum | Reunión diaria de seguimiento | Sincronizar actividades y reportar progresos |
| Revisión del Sprint | Presentación del trabajo realizado | Obtener feedback y planificar siguientes pasos |
| Retrospectiva del Sprint | Análisis del Sprint | Identificar mejoras para el siguiente Sprint |