¿Qué se requiere para emprender un negocio en España?

Si te caracterizas por ser una persona con espíritu emprendedor, es muy probable que uno de tus mayores objetivos o sueños sea abrir tu propio negocio. En este artículo, analizaremos los principales requisitos y pasos que hay que dar para abrir un negocio en España. Es fundamental conocer los pasos para crear una empresa en España, incluyendo aspectos burocráticos y legales. Asegúrate de tener un proyecto bien estructurado y analizado antes de embarcarte en la creación de tu empresa.

El Plan de Negocio: El Primer Paso Crucial

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: Deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: Tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: Para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.

Forma Jurídica y Constitución de la Empresa

El siguiente paso es elegir la forma jurídica bajo la cual operará tu negocio. En España, existen varias opciones, como autónomo, sociedad limitada (SL) o sociedad anónima (SA), entre otras. Cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales.

El siguiente requisito legal para abrir un negocio es, sin duda alguna, la constitución, legalmente hablando, de la empresa.

Una vez que hayas elegido la forma jurídica, deberás proceder con la constitución de la empresa. Esto implica depositar el capital social en una cuenta bancaria específica. La escritura pública es un documento clave que se firma ante notario y se requiere para diversos procesos, como la obtención del NIF definitivo y la inscripción en el Registro Mercantil. En este punto tendrás que tener en cuenta los trámites y documentos necesarios según la forma jurídica elegida.

• Estructura jurídica: El siguiente paso es establecer la estructura jurídica que necesita tu negocio: autónomo, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, cooperativa etc. Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil. Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.
• Elaboración de estatutos sociales: A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.
• Escritura pública ante notario: Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:Certificación negativa del Registro Mercantil, Certificado bancario de depósito de capital social, Estatutos sociales, DNI o NIE de los socios
• Después, para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria.
• Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas.

Nota: contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.

Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:Copia de la escritura pública, Certificado de inscripción en el Registro Mercantil, Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal, Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

Requisitos Legales Indispensables

A la hora de dar el paso y ser emprendedor, hay que tener en cuenta una serie de requisitos legales que son indispensables para abrir ese negocio que se tiene en mente.

• Obtener el certificado negativo en el Registro Mercantil: Es fundamental que se consiga este documento, al ser el que certifica que no existe un negocio en España que tenga el mismo nombre. Se puede hacer telemáticamente y tiene un periodo de validez de 3 meses (desde su expedición).
• Abrir una cuenta bancaria: Otra de las acciones que se han de realizar, y que son requisito indispensable para abrir un negocio, es abrir una cuenta bancaria (única y exclusiva) para depositar el capital social (así lo exige la Cámara de Comercio).
• NIF definitivo: Una vez que el negocio se ha inscrito, se procede a conseguir el NIF definitivo. Este es el número que permite la identificación de la empresa, a nivel fiscal, en las transacciones comerciales que realice (al igual que en sus obligaciones tributarias).
• Licencia de apertura y actividad: El siguiente paso, tras el registro de la empresa, es conseguir la licencia de apertura y actividad. Esta es un requisito fundamental para abrir el negocio al ser la que permite que se pueda trabajar en el local, nave u oficina que tenga el negocio (al cumplir con las condiciones de habitabilidad y uso).
• Alta en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas): Otro de los requisitos legales para abrir un negocio, en España, es darse de alta en el IAE (o Impuesto de Actividades Económicas), presentando el modelo 840.
• Redacción y revisión de contratos: Es importante, siendo por tanto un requisito, que antes de abrir un negocio se redacten y revisen, concienzudamente, los contratos relacionados a ella (entre los que se encuentran, por ejemplo, los contratos de trabajo, de arrendamiento, de distribución o, también, los acuerdo de confidencialidad).
• Seguro de Responsabilidad Civil: Es indispensable, para poder abrir el negocio, que se disponga de un Seguro de Responsabilidad Civil, de cara a protegerse ante posibles daños a terceros que puedan ocurrir en el desarrollo de la actividad empresarial.

Trámites Adicionales y Obligaciones

Dependiendo del tipo de negocio que desees emprender, es posible que necesites obtener licencias y permisos adicionales. Algunas actividades comerciales requieren de autorizaciones específicas, como las relacionadas con alimentos, salud, educación, transporte, entre otros.

• Constitución legal de la empresa: Es fundamental dar de alta a la nueva empresa, es decir, dar de alta la actividad empresarial o profesional. Este trámite puede hacerlo el propio emprendedor por Internet. Los autónomos deben darse de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos de la Seguridad Social, modelo TA 0521 que puede descargarse en la sede electrónica de la Seguridad Social, y también deben dar de alta la actividad en Hacienda (sede electrónica AEAT) cumplimentando el modelo 036/037 (declaración censal de empresarios y profesionales) o acudir a un punto de atención al emprendedor, más aconsejable en el caso de constitución de sociedades. Para ello, se debe rellenar el Documento Único Electrónico (DUE) y tramitar de forma electrónica la gestión del alta de la empresa para enviarlo a las administraciones pertinentes (Hacienda, Seguridad Social y Registro Mercantil en este caso).Si no se da de alta la actividad no hay emprendimiento, ya que no se pueden emitir facturas, ni prestar servicios a terceros de forma legal.En ambos casos, una vez cursada el alta de la empresa en los organismos correspondientes es posible que se requiera obtener licencias específicas según el tipo de negocio como la licencia de apertura o autorizaciones sanitarias.
• Declaración censal ante la Agencia Tributaria: Con este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa ofrece sus datos personales a la Agencia Tributaria dándose de alta en la actividad.Para la declaración censal es necesario cumplimenta el modelo 036/037 de la Agencia Tributaria de forma previa al inicio de la actividad. La declaración se puede presentar en la Administración o en la delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal por vía telemática.En ese mismo modelo, las entidades solicitan la asignación del NIF (provisional o definitivo) y comunican u optan a los regímenes y obligaciones tributarias con respecto al IRPF, Impuesto de Sociedades o IVA.Si no se realiza este trámite no es posible emitir facturas ni recibir pagos por la actividad y el emprendedor queda expuesto a la imposición de sanciones tributarias.
• Alta en el Impuesto de Actividades Económicas: Se trata de una tasa municipal que se encarga de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, que puede ser empresarial, artística o profesional. El alta es obligatoria y debe solicitarse como máximo en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad, aunque se preste de forma ocasional, excepto las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras. Cada contribuyente debe darse de alta en los epígrafes que más se ajusten a su actividad.No obstante, el alta no implica obligatoriamente el pago del impuesto. Las personas físicas están exentas de pago. Sólo deben hacer frente a él las entidades que tienen una cifra de negocio anual igual o superior a 1 millón de euros, aunque se establece una exención de pago durante los dos primeros años desde el inicio de la actividad.Es obligatorio realizar este trámite, ya que si no se realiza se incurrirá en un procedimiento de comprobación tributaria que derivará en posible sanción.
• Afiliación a la Seguridad Social: El empresario individual debe solicitar el alta en el régimen de autónomos. Para ello, actualmente y en apoyo al emprendimiento, se ha establecido la llamada tarifa plana que supone un coste reducido de la cuota durante el primer año de ejercicio de la actividad que, en determinadas circunstancias, puede extenderse al segundo año. Incluso algunas Comunidades Autónomas han establecido la llamada Cuota Cero.Por su parte, el Administrador de la sociedad o socio mayoritario de la sociedad que la ha constituido debe solicitar el alta en el régimen de autónomos societarios.Asimismo, en el caso de dar de alta a trabajadores en la empresa, la documentación a presentar para poder completar la solicitud de afiliación es la siguiente:Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de seguridad social y variación de datos.Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.
• Comunicación de apertura del centro de trabajo: Cuando un emprendedor va a abrir un centro de trabajo tiene que informar de ello con carácter previo o en los 30 días siguientes a la apertura a la Dirección General de Trabajo o delegación que le pertenezca por zona.Si no lo hace se le puede imponer una sanción que será gradual en función de si la infracción es leve porque no se trate de una actividad o industria calificada como peligrosa, insalubre o nociva atendiendo a los procesos o sustancias que se manipulen o una infracción grave si se dan las anteriores circunstancias.
• Licencia de apertura y actividad: La licencia de apertura y actividad son licencias municipales obligatorias para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento.Se trata de un documento que da permiso para la actividad y confirma las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad. Existen dos tipos de licencias en función de las actividades a desarrollar: inocuas y calificadas.Las únicas actividades exentas de estas licencias son aquellas profesionales, artesanales o artísticas que se realicen en el domicilio, siempre que no exista venta o atención directa al público y no se causen molestias a los vecinos.El permiso de apertura se debe solicitar en el Ayuntamiento y se otorgará tras elaborar un informe técnico, pagar determinadas tasas municipales por dicha apertura y tener un visado de un técnico que confirme que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.).También, según el servicio que preste la sociedad, se deben solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancías peligrosas, etc. Además, si se van a realizar obras en el local se necesitará una licencia de obras.
• Protección de la propiedad intelectual: Si la empresa desarrolla productos, marcas o tecnología innovadora es importante proteger los derechos de propiedad intelectual. Esto se puede hacer a través del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales. La protección de la propiedad intelectual permite evitar que otros copien o utilicen sin autorización dichas creaciones, lo que puede ser determinante para el éxito y la competitividad de la empresa.
• Contratos y acuerdos legales: Es fundamental contar con contratos y acuerdos legales bien redactados para proteger los intereses comerciales. Estos pueden incluir contratos de arrendamiento, contratos de trabajo, contratos de distribución, acuerdos de confidencialidad y contratos de colaboración. También es importante suscribir los seguros de responsabilidad civil que cubran los posibles riesgos y necesidades del negocio.
• Obligaciones fiscales y contables: Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Esto implica llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes y pagar los impuestos y contribuciones sociales requeridos.
• Protección de datos y privacidad: Es fundamental proteger los datos personales de clientes y empleados. Para ello, se debe cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.

Financiamiento y Gestión de Costos

El financiamiento y la gestión de costos son aspectos críticos para abrir un negocio en España. Es vital explorar las diversas opciones de financiamiento disponibles, como préstamos bancarios, inversiones de capital de riesgo y plataformas de crowdfunding. Además, debes calcular con precisión los costos de establecimiento y operación de tu negocio.

Seguros para Proteger tu Negocio

Es indispensable, para poder abrir el negocio, que se disponga de un Seguro de Responsabilidad Civil, de cara a protegerse ante posibles daños a terceros que puedan ocurrir en el desarrollo de la actividad empresarial.

Estos son algunos seguros importantes:

• Seguro de responsabilidad civil: Cubre todos los daños a terceros, incluidos los de los clientes y los proveedores.
• Seguro de daños materiales: Enfocado en proteger el local y los activos, cubre daños ante situaciones de riesgo, como incendios, robos o inundaciones.

Gestión del Negocio una vez Abierto

No cabe duda de que abrir un comercio minorista es solo el comienzo del camino, puesto que la gestión diaria requiere de una planificación y adaptación constante. Es por esto por lo que te recomendamos adquirir equipos que cubran con eficiencia las operaciones diarias del negocio, como los sistemas TPV.

Estos programas proporcionan una visión clara del rendimiento del negocio. En Glop ofrecemos diferentes soluciones tecnológicas, totalmente adaptadas a los pequeños comercios de cada sector, basadas en el citado software tpv.

Con su uso, los comercios pueden gestionar las ventas y devoluciones, controlar los inventarios en tiempo real y optimizar los pedidos en función de la demanda. Además, estas herramientas avanzadas están capacitadas para programar alertas de stock mínimo que aseguran que los productos siempre estén disponibles. Por último, permiten la personalización de la atención al cliente, ya que registran las preferencias y comportamientos de compra para establecer relaciones más cercanas con sus compradores.

Habilidades y Competencias del Emprendedor

Emprender es un desafío que va más allá de tener una buena idea. Requiere una combinación de habilidades y competencias que permiten gestionar el negocio, tomar decisiones estratégicas y enfrentar los retos del mercado. Un proyecto de emprendimiento comienza con una idea innovadora, pero lo que realmente impulsa su consolidación como empresa es la capacidad de detectar oportunidades y desarrollar soluciones que aporten valor.

Tener una idea es solo el inicio. Es más difícil prosperar en solitario cuando se emprende. Cuantas más personas formen parte de un proyecto, mayores serán las posibilidades de complementar capacidades y recursos. Es aquí cuando toma especial relevancia la capacidad de trabajar en equipo, delegar tareas y fomentar un ambiente colaborativo, convirtiéndose en un aspecto clave para el crecimiento del negocio. El camino del emprendimiento está lleno de incertidumbre. Ser resiliente y gestionar el riesgo de manera estratégica permite afrontar obstáculos sin perder la motivación. Comprender conceptos financieros como flujo de caja, inversión y rentabilidad es esencial para la sostenibilidad del negocio. El mundo empresarial está en constante cambio, y una persona emprendedora de éxito debe estar dispuesta a aprender y evolucionar.

Si te preguntas cómo de preparada o preparado estás para emprender, en ASLE hemos desarrollado un test de autoevaluación que te ayudará a identificar tus fortalezas y áreas de mejora. Emprender no es solo cuestión de pasión o motivación; requiere desarrollar una serie de competencias que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Al cumplir con todos los requisitos y trámites necesarios, estarás sentando las bases para el crecimiento y desarrollo de tu negocio con éxito.