Requisitos Legales Esenciales para Emprender un Negocio en España

Cumplir con los requisitos para abrir un negocio en España es un proceso que exige planificación y atención a los detalles. A la hora de dar el paso y ser emprendedor, hay que tener en cuenta una serie de requisitos legales que son indispensables para abrir ese negocio que se tiene en mente. En este artículo, analizaremos los principales requisitos y pasos que hay que dar para abrir un negocio en España.

Es fundamental conocer los pasos para crear una empresa en España, incluyendo aspectos burocráticos y legales. Si tienes una idea de negocio y quieres emprender, en BBVA te acompañamos en cada uno de los pasos a dar en tu proyecto.

Tendrás acceso a toda la información que necesites para la creación de tu nueva empresa, gracias a nuestra Guía completa sobre cómo crear tu empresa (en la que te explicamos, detalladamente, desde los trámites y la documentación que se requiere a la financiación y las ayudas de las que dispones), y contarás con una amplia gama de soluciones (de liquidez, tecnológicas, etc.) adaptadas a tus necesidades, con las que llevar a buen puerto la creación de tu negocio. ¿A qué esperas?

1. Constitución Legal de la Empresa

El siguiente requisito legal para abrir un negocio es, sin duda alguna, la constitución, legalmente hablando, de la empresa. Es fundamental dar de alta a la nueva empresa, es decir, dar de alta la actividad empresarial o profesional. Este trámite puede hacerlo el propio emprendedor por Internet.

Los autónomos deben darse de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos de la Seguridad Social, modelo TA 0521 que puede descargarse en la sede electrónica de la Seguridad Social, y también deben dar de alta la actividad en Hacienda (sede electrónica AEAT) cumplimentando el modelo 036/037 (declaración censal de empresarios y profesionales) o acudir a un punto de atención al emprendedor, más aconsejable en el caso de constitución de sociedades.

Para ello, se debe rellenar el Documento Único Electrónico (DUE) y tramitar de forma electrónica la gestión del alta de la empresa para enviarlo a las administraciones pertinentes (Hacienda, Seguridad Social y Registro Mercantil en este caso). Si no se da de alta la actividad no hay emprendimiento, ya que no se pueden emitir facturas, ni prestar servicios a terceros de forma legal.

En ambos casos, una vez cursada el alta de la empresa en los organismos correspondientes es posible que se requiera obtener licencias específicas según el tipo de negocio como la licencia de apertura o autorizaciones sanitarias.

2. Elección de la Forma Jurídica

Lo primero que se debe hacer para crear una empresa en España es elegir su forma jurídica. Ésta no es otra cosa que la estructura legal que la compañía tendrá ante el Estado, de la que se derivarán sus obligaciones tributarias y el tipo de responsabilidad que asume el emprendedor o emprendedores, según explica Plataforma PYME, del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.

El primer paso para abrir un negocio en España es obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF), que es el identificador tributario necesario para operar legalmente. Si eres extranjero, necesitarás el Número de Identificación de Extranjero (NIE) antes de solicitar el NIF. El siguiente paso es elegir la forma jurídica bajo la cual operará tu negocio. En España, existen varias opciones, como autónomo, sociedad limitada (SL) o sociedad anónima (SA), entre otras. Cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales.

Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico. No obstante, tal y como explica la página de la Administración del Estado, las más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. No obstante, también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física.

Las formas jurídicas más comunes son:

• Autónomo: es la persona física que realiza una actividad económica de forma habitual, directa y por cuenta propia, y recibe una remuneración por ella.
• Sociedad Limitada (SL): Es bastante interesante para proyectos con uno o pocos socios, y su principal ventaja es que, en el caso de que la compañía tenga problemas económicos, sus responsables no tendrán que hacerles frente con sus propios bienes, sino que sólo se les podrán reclamar legalmente los que sean patrimonio de la organización. Otra ventaja muy interesante de las sociedades limitadas es que se pueden constituir depositando un sólo euro como capital social mínimo.
• Sociedad Anónima (SA): Si es la elegida, hay que saber que, como en el caso anterior, integra a uno o más socios que tendrán que aportar un capital mínimo de 60.000 € (aunque al constituirla solo será necesario que se abone el 25%) para participar en ella.

También podrías valorar crear una Sociedad Limitada Nueva Empresa, un modelo que simplifica los trámites administrativos de constitución, pudiendo crearla en tan solo 48 horas. Además, podrías aprovechar ciertas ventajas fiscales, como el aplazamiento de algunos impuestos.

Otra forma jurídica de empresa que puede resultar interesante para el emprendedor es la de la Sociedad Limitada Laboral (SLL), en la que la que la mayor parte de la propiedad es de los empleados que trabajan en ella. En estas compañías ningún socio puede acumular más de una tercera parte de las participaciones del negocio, tienen que estar constituidas al menos por tres personas, de las cuales dos, como mínimo, deben tener un contrato indefinido en el que se establezca un sueldo fijo.

Si son varios los socios que desean crear una empresa en común, también se puede optar por constituir una sociedad cooperativa (SC), una entidad mercantil en la que varias personas se unen voluntariamente con el objetivo de realizar cualquier tipo de actividad empresarial. Las cooperativas también son sociedades de responsabilidad limitada, lo que quiere decir que, en caso de tener deudas, los socios no responderán con su patrimonio personal.

La última forma jurídica para una empresa que vamos a comentar es la de la sociedad anónima (SA), una de las más comunes entre las compañías de España pero que, sin embargo, no suele ser habitual para negocios de nuevo cuño. Entre otras cosas, una de las principales barreras para constituir una nueva empresa como sociedad anónima es que se debe aportar un capital social mínimo de 60.000 euros. Lo más habitual es que las empresas se conviertan en sociedades anónimas después de varios años con buenos resultados económicos trabajando bajo una forma jurídica diferente, como una SL.

3. Trámites y Documentación Necesaria

3.1. Certificado Negativo en el Registro Mercantil

Obtener el certificado negativo en el Registro Mercantil: es fundamental que se consiga este documento, al ser el que certifica que no existe un negocio en España que tenga el mismo nombre. Se puede hacer telemáticamente y tiene un periodo de validez de 3 meses (desde su expedición). Una vez se haya elegido la forma jurídica de la empresa, el siguiente paso será acudir al Registro Mercantil para comprobar que el nombre que se le quiere dar a la compañía no está ya siendo utilizado por otra organización.

En el caso de que así sea, se tendrá que buscar otra denominación hasta dar con una que no esté en uso. Cuando la encuentre, el emprendedor debe reservarla para que, a partir de ese momento, nadie pueda hacerse con ella hasta que haya constituido legalmente su negocio.

3.2. Apertura de Cuenta Bancaria

Abrir una cuenta bancaria: otra de las acciones que se han de realizar, y que son requisito indispensable para abrir un negocio, es abrir una cuenta bancaria (única y exclusiva) para depositar el capital social (así lo exige la Cámara de Comercio). La Cámara de Comercio especifica que es necesario establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para la empresa donde se depositará el capital social.

El paso de abrir una cuenta para la empresa es fundamental, porque en ella se depositará el capital social necesario para constituir el negocio. Abrir una cuenta para empresas, por lo tanto, es obligatorio para constituir legalmente el negocio, pero no se debe tomar como un mero trámite, ni considerar que será un simple instrumento para enviar y recibir dinero, ya que en la actualidad algunas entidades financieras ofrecen productos de este tipo con multitud de herramientas de contabilidad que, en el futuro, serán de gran ayuda al emprendedor para gestionar el día a día de la compañía.

Estas cuentas para empresas ofrecen servicios corporativos básicos como la emisión de distintas tarjetas bancarias para el emprendedor, sus socios o los empleados, transferencias o domiciliación de recibos de la compañía. Además, varios de los bancos que comercializan estas cuentas para empresas multifuncionales ofrecen sus planes más básicos, suficientes para la mayoría de sociedades recién creadas, de forma gratuita.

De esta forma, el emprendedor podrá disfrutar de la mayoría de las ventajas mencionadas sin costes. Por otra parte, en el caso de que el emprendedor haya abierto ya una cuenta para empresas en otra entidad que no ofrezca estos servicios adicionales, pero le interese todo lo mencionado con anterioridad, también puede cambiarse en el momento que lo elija mediante un proceso que suele ser rápido y cómodo.

3.3. Estatutos Sociales

Los estatutos sociales son otro de los pasos clave para la creación de una empresa. Deben recoger la denominación de la empresa, el capital con el que se inicia el negocio y cuál es el domicilio social.

3.4. Escritura Pública

Una vez tenemos el certificado bancario y también una certificación negativa del Registro Mercantil, en la que se indica que la denominación de la empresa es única y no está previamente registrada, deberemos acudir al notario, aportando los estatutos sociales y los documentos de identidad de los socios de la empresa.

Una vez solicitada la certificación negativa, debes crear la escritura pública. El notario también puede ayudarte a redactar la escritura de constitución de la sociedad, en la que tendrás que detallar todos los aspectos fundamentales de su funcionamiento, desde su objeto hasta cómo se tomarán los acuerdos o la manera en que se transmitirán las participaciones. El siguiente paso será la formalización de las escrituras públicas de la sociedad ante notario, acto en el que se le dará personalidad jurídica a la empresa para que, a partir de su firma, pueda empezar a desarrollar su actividad.

3.5. Solicitud del NIF

Una vez que el negocio se ha inscrito, se procede a conseguir el NIF definitivo. Este es el número que permite la identificación de la empresa, a nivel fiscal, en las transacciones comerciales que realice (al igual que en sus obligaciones tributarias). A continuación la empresa tendrá que ser dada de alta en Hacienda, para lo que es necesario que el emprendedor presente el modelo 036 con los datos de la compañía y marque la casilla 110.

Con este trámite se conseguirá el NIF, número de identificación fiscal, necesario para emitir y recibir facturas, pagar los impuestos correspondientes o solicitar ayudas y subvenciones, entre otros. Como se recordará, el emprendedor acudió con anterioridad al Registro Mercantil para encontrar una denominación que pudiese utilizar su negocio y reservar dicho nombre, pero no lo inscribió como tal porque para ello es necesario haber completado varios trámites posteriores como la formalización de las escrituras públicas o la obtención del NIF provisional.

Por último, con el certificado de la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil bajo el brazo, el emprendedor podrá solicitar el NIF definitivo. Una vez se ha obtenido la escritura de constitución, es necesario presentarla ante la Agencia Tributaria, junto con una copia de los estatutos sociales y del modelo 036.

Con el NIF provisional, es el momento de registrar la empresa en el Registro Mercantil. Para hacerlo, se deberá acudir al registro de la provincia en la que esté localizada la empresa. Por último, cuando se hayan realizado todos estos pasos, es el momento de solicitar el NIF definitivo a la Agencia Tributaria. Para ello, será necesario presentar el modelo 036, con la casilla 120 marcada.

Debes realizar este trámite durante el mes siguiente a la fecha de constitución de la empresa. Tendrás que acudir a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y rellenar los «Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores - Declaración de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada». 6. Una vez completados estos procedimientos necesarios para el proceso de constitución, debes ponerte al día con Hacienda.

De esta manera podrás darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas, presentando el modelo 036. En ese mismo modelo, las entidades solicitan la asignación del NIF (provisional o definitivo) y comunican u optan a los regímenes y obligaciones tributarias con respecto al IRPF, Impuesto de Sociedades o IVA.

En este punto tendrás que tener en cuenta los trámites y documentos necesarios según la forma jurídica elegida.

4. Licencias y Permisos Adicionales

El siguiente paso, tras el registro de la empresa, es conseguir la licencia de apertura y actividad. Esta es un requisito fundamental para abrir el negocio al ser la que permite que se pueda trabajar en el local, nave u oficina que tenga el negocio (al cumplir con las condiciones de habitabilidad y uso).

La licencia de apertura y actividad son licencias municipales obligatorias para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento. Se trata de un documento que da permiso para la actividad y confirma las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad. Existen dos tipos de licencias en función de las actividades a desarrollar: inocuas y calificadas.

Las únicas actividades exentas de estas licencias son aquellas profesionales, artesanales o artísticas que se realicen en el domicilio, siempre que no exista venta o atención directa al público y no se causen molestias a los vecinos. El permiso de apertura se debe solicitar en el Ayuntamiento y se otorgará tras elaborar un informe técnico, pagar determinadas tasas municipales por dicha apertura y tener un visado de un técnico que confirme que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.).

Cuando un emprendedor va a abrir un centro de trabajo tiene que informar de ello con carácter previo o en los 30 días siguientes a la apertura a la Dirección General de Trabajo o delegación que le pertenezca por zona. Si no lo hace se le puede imponer una sanción que será gradual en función de si la infracción es leve porque no se trate de una actividad o industria calificada como peligrosa, insalubre o nociva atendiendo a los procesos o sustancias que se manipulen o una infracción grave si se dan las anteriores circunstancias.

Dependiendo del tipo de negocio que desees emprender, es posible que necesites obtener licencias y permisos adicionales. Algunas actividades comerciales requieren de autorizaciones específicas, como las relacionadas con alimentos, salud, educación, transporte, entre otros. También, según el servicio que preste la sociedad, se deben solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancías peligrosas, etc. Además, si se van a realizar obras en el local se necesitará una licencia de obras.

5. Obligaciones Fiscales y Contables

Otro de los requisitos legales para abrir un negocio, en España, es darse de alta en el IAE (o Impuesto de Actividades Económicas), presentando el modelo 840. Se trata de una tasa municipal que se encarga de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, que puede ser empresarial, artística o profesional.

El alta es obligatoria y debe solicitarse como máximo en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad, aunque se preste de forma ocasional, excepto las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras. Cada contribuyente debe darse de alta en los epígrafes que más se ajusten a su actividad. No obstante, el alta no implica obligatoriamente el pago del impuesto. Las personas físicas están exentas de pago. Sólo deben hacer frente a él las entidades que tienen una cifra de negocio anual igual o superior a 1 millón de euros, aunque se establece una exención de pago durante los dos primeros años desde el inicio de la actividad.

Es obligatorio realizar este trámite, ya que si no se realiza se incurrirá en un procedimiento de comprobación tributaria que derivará en posible sanción. 7. Y no olvides que necesitarás llevar la contabilidad de tu empresa. Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Esto implica llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes y pagar los impuestos y contribuciones sociales requeridos.

Al acercarse el momento de poner en marcha tu negocio: Debes despejar las dudas sobre la forma jurídica más conveniente, las futuras obligaciones que te tocará cumplir como empresario o empresaria (fiscales, de seguridad social, laborales, contables o de otro tipo). Conocer el proceso de tramitación necesario, de acuerdo a que te constituyas como una sociedad mercantil o que vayas a desarrollar tu actividad como empresario o empresaria individual o autónomo/a.

6. Afiliación a la Seguridad Social

El empresario individual debe solicitar el alta en el régimen de autónomos. Para ello, actualmente y en apoyo al emprendimiento, se ha establecido la llamada tarifa plana que supone un coste reducido de la cuota durante el primer año de ejercicio de la actividad que, en determinadas circunstancias, puede extenderse al segundo año. Incluso algunas Comunidades Autónomas han establecido la llamada Cuota Cero.

Por su parte, el Administrador de la sociedad o socio mayoritario de la sociedad que la ha constituido debe solicitar el alta en el régimen de autónomos societarios. Asimismo, en el caso de dar de alta a trabajadores en la empresa, la documentación a presentar para poder completar la solicitud de afiliación es la siguiente:

• Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de seguridad social y variación de datos.
• Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.
• Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.

Si tienes la intención de contratar empleados, debes tener en cuenta las obligaciones relacionadas con la Seguridad Social. Como empleador, estarás sujeto a cotizaciones y contribuciones a la Seguridad Social.

7. Contratos y Acuerdos Legales

Es importante, siendo por tanto un requisito, que antes de abrir un negocio se redacten y revisen, concienzudamente, los contratos relacionados a ella (entre los que se encuentran, por ejemplo, los contratos de trabajo, de arrendamiento, de distribución o, también, los acuerdo de confidencialidad). Es fundamental contar con contratos y acuerdos legales bien redactados para proteger los intereses comerciales. Estos pueden incluir contratos de arrendamiento, contratos de trabajo, contratos de distribución, acuerdos de confidencialidad y contratos de colaboración.

8. Seguros Necesarios

Es indispensable, para poder abrir el negocio, que se disponga de un Seguro de Responsabilidad Civil, de cara a protegerse ante posibles daños a terceros que puedan ocurrir en el desarrollo de la actividad empresarial.

• Seguro de responsabilidad civil: Cubre todos los daños a terceros, incluidos los de los clientes y los proveedores.
• Seguro de daños materiales: Enfocado en proteger el local y los activos, cubre daños ante situaciones de riesgo, como incendios, robos o inundaciones.

También es importante suscribir los seguros de responsabilidad civil que cubran los posibles riesgos y necesidades del negocio.

9. Protección de Datos y Privacidad

Es fundamental proteger los datos personales de clientes y empleados. Para ello, se debe cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.

10. Protección de la Propiedad Intelectual

Si la empresa desarrolla productos, marcas o tecnología innovadora es importante proteger los derechos de propiedad intelectual. Esto se puede hacer a través del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales. La protección de la propiedad intelectual permite evitar que otros copien o utilicen sin autorización dichas creaciones, lo que puede ser determinante para el éxito y la competitividad de la empresa.

11. Gestión del Negocio una Vez Abierto

No cabe duda de que abrir un comercio minorista es solo el comienzo del camino, puesto que la gestión diaria requiere de una planificación y adaptación constante. Es por esto por lo que te recomendamos adquirir equipos que cubran con eficiencia las operaciones diarias del negocio, como los sistemas TPV. Estos programas proporcionan una visión clara del rendimiento del negocio.

En Glop ofrecemos diferentes soluciones tecnológicas, totalmente adaptadas a los pequeños comercios de cada sector, basadas en el citado software tpv. Con su uso, los comercios pueden gestionar las ventas y devoluciones, controlar los inventarios en tiempo real y optimizar los pedidos en función de la demanda. Además, estas herramientas avanzadas están capacitadas para programar alertas de stock mínimo que aseguran que los productos siempre estén disponibles. Por último, permiten la personalización de la atención al cliente, ya que registran las preferencias y comportamientos de compra para establecer relaciones más cercanas con sus compradores.

12. Apoyo y Asesoramiento

Y cuando estés en disposición de iniciar la actividad podrás elegir una de las soluciones de tramitación integrada para que la burocracia no sea obstáculo alguno. En especial, te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde especialistas en orientación y tramitación te lo pondrán todo mucho más fácil.

Y si lo que necesitas es modificar algún aspecto de tu negocio (desarrollando o cambiando de actividades; cambiando la sede, modificando la fiscalidad, incorporando nuevos socios, etc.), igualmente te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde te asesorarán y te ayudarán a efectuar los trámites necesarios.

El compromiso de las Cámaras de Comercio con las personas emprendedoras y la creación de empresas, hace que colaboremos activamente en todos los pasos necesarios para abrir tu negocio. Para que crear una empresa o reorientar tu negocio no sea una carrera de obstáculos, te facilitamos esta atención integral en un único punto de atención. ¿Quieres materializar tu proyecto empresarial, pero no sabes por dónde empezar?

Es importante buscar orientación en la cámara de comercio para asegurarte de seguir un camino estructurado. Por ejemplo, obtener un seguro de responsabilidad civil, inscribirte en registros específicos o cumplir con normativas medioambientales. Asegúrate de tener un proyecto bien estructurado y analizado antes de embarcarte en la creación de tu empresa. Puedes obtener asesoramiento en cámaras de comercio, asociaciones empresariales y otros organismos que brinden apoyo a emprendedores. Al cumplir con todos los requisitos y trámites necesarios, estarás sentando las bases para el crecimiento y desarrollo de tu negocio con éxito.