Software de Inventario para PYMES: La Guía Definitiva

Asegurar la trazabilidad es clave para garantizar la rentabilidad de un negocio con productos físicos. En este sentido, una de las mejores soluciones es contar con un software de gestión de inventarios. Hacerte con la herramienta tecnológica adecuada te puede cambiar totalmente la vida si tienes pedidos constantes en tu tienda que no sabes cómo gestionar para que todo vaya más ágil. Podrás ganar en rentabilidad, en tranquilidad y también en confianza del cliente.

No es fácil decidirse entre tantas soluciones de control de stock gratis y de pago que hay disponibles. No todas son igual de eficientes, robustas, intuitivas y asequibles. Por eso hemos hecho una selección de las más completas que hay actualmente.

¿Qué es un Software de Inventario?

Un software de gestión de inventario es un programa informático que permite a las empresas llevar un control exhaustivo de cada producto o materias primeras. Así, queda constancia en el sistema cada vez que hay cualquier movimiento.

Por ejemplo: se anotan entradas y salidas del producto, y queda constancia de las cantidades que hay, así como su acceso y distribución. Al mismo tiempo, gracias a una solución informática para llevar el inventario de tu e-commerce, puedes controlar los bienes en contabilidad, para que todo cuadre perfectamente.

Gracias a un sistema de control de inventario se conecta la tienda online con el almacén, lo cual permite optimizar procesos, maximizar el control y la eficiencia, así como reducir errores. Otro ejemplo: si se efectúa una compra online de un producto en el ecommerce, el sistema deja constancia de que el stock del producto comprado ha bajado en una unidad. Así, se evita que los usuarios pidan productos en la tienda online que realmente no están disponibles.

Por otro lado, si se garantiza una sincronización entre los productos disponibles online y los que realmente se tienen en el almacén, se evitan gastos de envío adicionales por causa de retrasos de pedidos. Contar con todo este control no solo garantiza una mayor rentabilidad, sino que además es clave para que los clientes se lleven una buena impresión.

¿Cuál es el Mejor Software para Controlar el Inventario?

Dentro del amplio abanico de opciones que existen para llevar el control de las mercancías a nivel digital, solo algunos programas de control de inventario están a la altura en cuanto a calidad, facilidad de uso y eficiencia. ¿Quieres saber qué software de control de inventario es el más adecuado para ti y el que cumple con los estándares de calidad y características que necesitas?

Listado de los 8 Mejores Programas de Gestión de Inventarios en el Mercado

La mayoría de opciones que veremos a continuación no son en realidad programas de inventario, sino programas ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) que incluyen un módulo de gestión de inventario. Estos son:

• Holded
• Odoo Inventory
• Factusol
• ABC Inventory
• RightControl Lite
• Alegra
• Zoho Inventory
• AssetExplorer

1. Holded

Entre los mejores programas de software de inventarios no puede faltar Holded, un ERP en la nube completo e intuitivo. Esta plataforma no solo se sincroniza con tu tienda ecommerce (es compatible con Shopify, Amazon Marketplace, PrestaShop y WooCommerce) sino que también te permite gestionar tus almacenes y envíos desde un solo lugar. Holded permite integrar el inventario con la facturación, lo que facilita tener un control preciso del stock y su facturación asociada.

Holded abarca muchas más prestaciones para pequeñas y medianas empresas, desde la facturación y la contabilidad, hasta la gestión de proyectos y de clientes. Además, tiene una opción de prueba gratis por catorce días, sin ningún compromiso ni necesidad de tarjeta de crédito. A lo que hay que sumar que durante los tres primeros meses hay un 50% de descuento.

2. Odoo Inventory

Si buscas un software de código abierto para el control del inventario, Odoo es una solución flexible y open source de primera calidad. Es un ERP que tiene módulo de inventario en caso de que lo quieras añadir. Además de control de stock, Odoo te permite llevar la contabilidad y facturación, gestionar proyectos, gestión de clientes con CRM, crear sitios web o ecommerce y mucho más.

Cuenta con muchas opciones de personalización, adaptándose a cada empresa y necesidad. Ahora bien, tiene la dificultad de que no es fácil de emplear sin conocimientos técnicos.

3. Factusol

Esta solución es una de las mejores para el control de stock, permitiendo a las empresas acceder fácilmente a toda la información de pedidos, productos entrantes, necesidades de abastecimiento y otros. Además de permitir llevar el inventario del negocio de principio a fin, Factusol como su propio nombre indica está diseñado para la gestión de facturas y de la contabilidad de la empresa.

4. ABC Inventory

Si buscas un software de inventarios gratuito, ABC Inventory se puede descargar sin coste y permite el control completo del almacén de la empresa. La interfaz es anticuada, así que no se trata de un software de gestión de stock moderno y amigable. Ahora bien, es una solución completa que permite más facilidades que una hoja de Excel normal. ABC Inventory cuenta con muchas funcionalidades de personalización, control de accesos, restauración de datos, cambio de moneda, protección con contraseña, traducción y más.

5. RightControl Lite

Otra buena solución para el control del inventario del negocio es RightControl, un programa de control de inventario del negocio muy completo y eficaz. Permite incluir códigos de barra, incluye el seguimiento en sí del inventario, y además cuenta con soluciones de facturación, gestión de contactos y generación de informes, entre otras funcionalidades. Right Control cuenta con una opción Lite para hacer pruebas por 30 días antes de pagar por el sistema.

6. Alegra

El ERP Alegra incluye también una completa solución de gestión de inventario para gerentes de pequeñas empresas. Uno de sus puntos fuertes es que cuenta con un interface de usuario moderna y fácil de usar. Como ERP, sus características van mucho más allá de un simple software de gestión de inventarios. Tiene un módulo de facturación, de ecommerce, TPV y generación de informes inteligentes. En caso de que quieras probarlo, tiene una demo quincenal gratis para poder probar antes de decidirse.

7. Zoho Inventory

Entre el ranking de las más recomendables soluciones de control de stock no puede faltar Zoho Inventory, una herramienta especialmente diseñada para organizar cualquier ecommerce. Este software de gestión de inventarios tiene la capacidad de integrarse con CRM y ERP, lo cual es un gran punto a favor. Sin embargo, el precio puede resultar alto para algunos usuarios. Para poder sacarle el máximo partido, es necesario tener conociemientos de la gestión de este tipo de programas, ya que su implementación no es sencilla. Dispone, además, de una versión gratuita que, aunque es muy limitada, nos permite saber si es el programa que necesitamos.

8. AssetExplorer

Definido como software de gestión de activos, esta solución de gestión empresarial basada en web permite realizar un seguimiento y control de todos los productos de almacén de principio a fin. Está especialmente diseñada para activos TI, es decir, para empresas que cuentan con productos tanto de hardware como de software. Con esta solución de control de inventario tecnológico, desde AssetExplorer se pueden administrar licencias de software, así como gestionar las órdenes de compra y de todo el ciclo de vida de los activos.

Cómo Llevar una Gestión de Inventarios de Forma Eficiente

Un buen programa informático que te permita controlar el inventario es un primer paso, pero no basta con eso. Si quieres llevar tu negocio a buen puerto, necesitarás combinar la herramienta adecuada con una serie de acciones para que la implementación sea exitosa. Ni el mejor de los softwares de gestión es provechoso, si no cuentas con las ganas, el tiempo y la implicación del personal para sacarle partido.

Por tanto, si quieres llevar una gestión de inventario indolora, sigue estos consejos:

• Asegúrate de acondicionar el espacio para un fácil acceso a los productos
• Distribuye y clasifica bien los bienes del inventario para su fácil control y contabilidad
• Usa una codificación adecuada para cada producto y tipo
• Apóyate en códigos de barra o QR para facilitar una correcta introducción de datos
• No olvides alinearte con toda la empresa para un protocolo compartido y coherente
• Forma a tu equipo para un óptimo uso del ERP o programa de gestión de inventarios
• Asegúrate de motivar al personal para que se impliquen y saquen el máximo partido

Cada una de estas acciones serán indispensables para el éxito en tu implementación del programa de inventarios. Por excelente que sea la solución informática que contrates, de nada servirá si no realizas las acciones correctas, ni te implicas para que sea un éxito.

Hay diferentes tipos de programas de gestión de inventario, y se pueden clasificar según diversos aspectos.

En cuanto a la forma de lo que se inventaría, podemos distinguir:

• Inventario de materias primas
• Stock de suministros de fabricación
• Inventario de productos en fábrica
• Inventarios de productos procesados
• Inventario de mercancías

En resumen, con el software de gestión adecuado se puede inventariar cualquier producto, ya se trate de bienes de consumo o de bienes de producción. En otras palabras, tanto si deseas inventariar mercancías para uso comercial como si necesitas llevar el control de stock de algún bien necesario para fabricación de otros productos, con un software de gestión de inventario lo puedes hacer.

También podemos diferenciar inventarios por su función:

• Inventariado en tránsito
• De ciclo
• De seguridad
• De previsión
• De desacoplamiento

Según la función que esperas que desempeñe el software en tu empresa, necesitarás uno u otro tipo. Además, se pueden distinguir cinco tipos de inventario según la logística de las existencias:

• Para especulación
• Obsoletas
• De seguridad
• Cíclicas
• En ductos

Otra posible clasificación de inventarios responde a la periodicidad, distinguiendo así entre los de tipo intermitente y los perpetuos.

¿Qué Debe Tener un Software de Inventario?

Una vez hemos visto los mejores programas de gestión de inventario, es el momento de tener claros los criterios para filtrar los que son adecuados. Estas son las características que debe incluir una herramienta de gestión de inventario:

• El programa debe ser fácil de utilizar, incluso para personas con pocos conocimientos informáticos
• Se debe garantizar toda la trazabilidad de cada producto
• Elige un programa que sea versátil, independientemente de tu tipo de tienda
• Es fundamental que cuente con alertas de stock
• Debe incluir distintas tarifas del mismo producto, para permitir promociones
• Es recomendable que la información esté en la nube, para poder acceder desde cualquier parte
• Conviene que pueda ser accesible para el gestor o asesor de la empresa, si tienes externalizada la contabilidad
• Comprueba que permita muchos usuarios, y que el coste sea incluidos los distintos miembros
• Tiene que generar informes personalizados, intuitivos y exhaustivos
• Confirma que el programa sea compatible con la legislación de tu país
• Verifica si será posible importar datos previos, y si se puede integrar con otros programas que usas en tu negocio

Además, se recomienda que el programa de inventario esté vinculado a un ERP, para que así se puedan automatizar y centralizar todos los procesos.

Necesitas uno: ¿vale cualquiera? ¿Es por fuerza el más caro el mejor para ti? ¿En qué hay que fijarse para elegir el que mejor te va a funcionar? Estos son los nueve puntos en los que deberías fijarte para escoger el software que mejor se adapta a ti.

1. Integración con Ecommerce

Hay algunos programas que, como habrás podido comprobar en el listado que te hemos ofrecido antes, son algo anticuados. Eso implica que la integración puede no estar pulida al cien por cien. Es imprescindible que la integración con las plataformas de ecommerce sea uno de sus puntos fuertes.

2. Vinculado a Otras Herramientas

Evidentemente, la integración con plataformas de comercio online es primordial, pero no lo es menos que sea capaz de integrar otras herramientas de uso común: pasarelas de pago, correo electrónico, software de transferencia de información (Dropbox, Google Drive), etcétera.

3. Accesible en Cualquier Momento

Tienes tu ecommerce y quieres poder gestionarlo desde cualquier sitio: si sales de casa, en una reunión, en momentos en los que no puedes estar delante del ordenador… Cualquier contingencia debe poder ser resuelta en el acto para no defraudar a tus clientes. Un software de inventario debe poder estar en la nube.

4. Conectado a Tecnología Tipo Big Data

Si hay un modelo de negocio que necesita el big data como nosotros el aire para respirar, ese es el ecommerce. Un software de gestión de inventario, además de llevar un control de existencias, debe poder ofrecernos información de qué productos tienen más salida, cuáles menos, qué gente los adquiere…

5. Que Sepa Interpretar Esos Datos

La segunda parte, y no menos importante, es que ese software de inventario pueda convertir los datos que almacena en información relevante. De poco sirven las cifras en crudo: lo suyo es un programa que las transforme en gráficas mediante el uso de herramientas de analítica.

6. Sencillo e Intuitivo

Esto es casi un mantra: un software, del tipo que sea, que no resulte intuitivo y fácil de manejar, se convertirá en algo inútil porque no querremos utilizarlo. Busca un programa no solo visualmente atractivo, que se aleje de ese aspecto «hoja de Excel» y que aprendas a manejar en muy poco tiempo.

7. Usable

Además de lo anterior, de un software, sea del tipo que sea, exigimos usabilidad. Es decir, que esta herramienta sea comprendida y aceptada por el usuario, que la encuentre atractiva y que realmente le quite trabajo en lugar de añadírselo.

8. Seguro

La seguridad es algo a lo que no podemos renunciar, y más aún cuando estamos trabajando con una plataforma que almacena datos sensibles de nuestros compradores. En este sentido, conviene que el programa por el que te decantes ofrezca la máxima seguridad en el aspecto legal y de protección de datos. Dicho de otro modo, que tenga su información alojada en servidores de la Unión Europea (hoy por hoy, la más exigente en este aspecto).

9. Adaptable al Crecimiento de Tu Empresa

Sí, hoy quizá solo haya una persona al frente, dos a lo sumo. Pero ¿qué ocurrirá si en un par de años el número de empleados se ha triplicado? Es conveniente que el software de inventario por el que te decantes disponga de esa capacidad de adaptarse.

Tipos de Software de Gestión de Inventarios

En general, se distinguen dos tipos de software de gestión de inventarios: sistemas continuos y sistemas periódicos.

• Sistemas Periódicos: Determinan el stock disponible a través de controles regulares en forma de inventarios.
• Sistemas Continuos: Actualizan el inventario en tiempo real con cada transacción.

El software de gestión de inventarios también se conoce con otros nombres, como Warehouse Management System (WMS) o Enterprise Resource Planning (ERP). La diferencia principal radica en su enfoque y, en algunos casos, en su alcance: un WMS es un software de inventarios diseñado para administrar incluso grandes centros de distribución, mientras que un ERP es una solución integral que abarca toda la gestión empresarial.

Alternativas ERP para PYMES

Además de los softwares de inventario específicos, existen soluciones ERP que integran la gestión de inventario con otras áreas de la empresa. A continuación, se presentan algunas alternativas ERP populares en España:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Sage 200
• SAP Business One
• a3ERP de Wolters Kluwer
• Cegid XRP Enterprise

Elegir el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) adecuado es crucial para el crecimiento y la eficiencia de cualquier Pequeña y Mediana Empresa (PYME). En España, el mercado ofrece una variedad de soluciones ERP, cada una con sus propias fortalezas y debilidades.

Tabla Comparativa de Precios Estimados

Los siguientes precios son estimados y orientativos. La mejor manera de conocer el precio exacto de un ERP es contactar directamente con los proveedores y solicitar un presupuesto adaptado a las condiciones específicas de tu PYME.

Software	Precio Estimado	Características Destacadas
Holded	Económico	Facilidad de uso, diseño moderno, automatización de tareas.
Odoo Inventory	Moderado	Modularidad, flexibilidad, código abierto.
Zoho Inventory	Moderado	Completo, diseñado para empresas en crecimiento.
Microsoft Dynamics 365 Business Central	Moderado	Integración con Microsoft 365, escalabilidad.
Sage 200	Moderado-Caro	Profundidad funcional, amplia gama de módulos.
SAP Business One	Caro	Potencia, robustez, escalabilidad.
Cegid XRP Enterprise	Caro	Amplitud funcional, cobertura integral, escalabilidad.

¿Cómo Elegir un Software de Inventarios? Criterios y Consejos

Seleccionar el programa de inventarios adecuado para tu empresa requiere evaluar ciertos criterios clave que aseguren su funcionalidad y adaptabilidad.

• Tamaño y sector de la PYME: Las necesidades de un ERP varían según el tamaño y el sector de la empresa.
• Necesidades funcionales: Identifica las áreas clave de tu negocio que necesitas cubrir con el ERP (finanzas, ventas, inventario, producción, etc.).
• Facilidad de uso e implementación: Un ERP fácil de usar y de implementar reducirá la curva de aprendizaje y acelerará la puesta en marcha.
• Escalabilidad: Elige un ERP que pueda crecer con tu negocio a medida que evoluciona.

💡 Consejo extra: Evalúa los usos adicionales que puede ofrecer el software según el tamaño y presupuesto de tu empresa. Una buena elección no solo cubre tus necesidades actuales, sino que también se adapta al crecimiento de tu negocio. ¡Y sí, ahorrarás dinero en el camino!