Actualmente, los negocios no funcionan de la manera que lo hacían antes. La introducción del mundo digital ha producido cambios en los hábitos de compra, de consumo y, por tanto, en la forma de hacer negocios. El programa Acelera pyme ayuda a pymes y autónomos a incorporar las tecnologías digitales a sus sistemas productivos y cadenas de valor. Los servicios que ofrece la Oficina Acelera Pyme son gratuitos para la empresa.
Una plataforma, que tiene por objetivo el facilitar el acceso a nuevas herramientas de análisis y contenidos que permiten a la pyme avanzar en su desarrollo y transformación digital. La plataforma Acelera pyme es el punto de encuentro digital para las pymes y los agentes involucrados en su transformación digital a partir del cual se dinamizará el ecosistema. El programa posee una inversión prevista de 250 millones en el periodo 2021-2024.
La transformación digital siempre implica una mejora en la eficiencia y la competitividad de un negocio, independiente de si es una gran empresa o una pequeña empresa con pocos trabajadores. El concepto de transformación digital es un cambio cultural en la organización de un negocio, en la forma de trabajar y de relacionarse con los clientes, mediante el cual pasan a emplearse nuevas tecnologías y estrategias digitales.
En primer lugar, se debe tener una idea muy clara de cómo queremos que sea nuestro negocio a partir de la transformación digital y compartir esta visión con todos los miembros de la empresa. A partir de ahí, se debería hacer un diagnóstico, para el que puedes contar con el asesoramiento de tu Oficina Acelera Pyme. Desde el pasado 15 de marzo, gracias a la apertura de las solicitudes para las ayudas de Kit Digital, las entidades del Tercer Sector pueden plantearse dar un paso más en su transformación digital e incluir estos términos en su plan estratégico. Las ayudas Kit Digital de Acelera PYME también son válidas para ONG y fundaciones siempre que cumplan ciertos requisitos.
Los test de autodiagnóstico de AceleraPyme son una herramienta que te permitirá conocer mediante un sencillo cuestionario, el nivel de madurez digital de tu empresa en los diferentes ámbitos de tu negocio. Obtendrás una hoja de ruta con pasos a establecer para la digitalización de tu negocio y accederás a información específica sobre cada ámbito de digitalización para ayudarte y mejorar tus habilidades.
Si estás interesado en solicitar las ayudas de Kit Digital pero todavía no sabes qué es el test de autodiagnóstico y cómo completar este formulario, sigue leyendo. En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el test de autodiagnóstico del Kit Digital?
- ¿Para qué sirve el test de autodiagnóstico?
- ¿Cómo funciona el formulario de Kit Digital?
- Pasos para realizar el test de autodiagnóstico
¿Qué es el Test de Autodiagnóstico del Kit Digital?
Los test de autodiagnóstico digital son varias herramientas que tienen a su disposición los autónomos y pequeñas empresas en la plataforma Acelera Pyme, una iniciativa que ha lanzado el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital para ayudar a las pymes españolas a digitalizarse. La web Acelera Pyme tiene varios proyectos en marcha, pero el más conocido es el Kit Digital. Por ello, cuando se habla de los test de autodiagnóstico, aunque existen varios formularios disponibles en esta plataforma, en realidad se está hablando del test exprés, más conocido como test de autodiagnóstico digital.
Este breve formulario es un test compuesto por trece preguntas generales y muy básicas sobre digitalización -herramientas que usa el negocio, conexión a internet o programas de seguridad- para que los autónomos y pymes conozcan en qué nivel de digitalización se encuentran. Este test de autodiagnóstico de Acelera Pyme no sólo es una herramienta útil para que los autónomos y pymes sepan en poco tiempo su estado de digitalización, sino que además es un paso obligatorio para poder cobrar las ayudas del Programa Kit Digital. Cualquiera de los casi 300.000 negocios que ya han percibido e invertido el bono han tenido que hacer primero este formulario.
El test de autodiagnóstico se llama también test exprés porque apenas cuesta diez minutos completarlo y con sólo 13 preguntas los autónomos ya conocerán si su nivel de digitalización es muy bajo, bajo, alto o muy alto.
¿Para qué Sirve el Test de Autodiagnóstico?
El test de autodiagnóstico digital es el formulario básico para que cualquier pyme sepa en qué escala o nivel de digitalización se encuentra. Por ello, esta herramienta es la que utiliza la plataforma del Gobierno Acelera Pyme como primer filtro para que cualquier negocio pueda acceder al programa Kit Digital.
El test de autodiagnóstico digital tiene tres objetivos: es el primer paso para acceder al Kit Digital, una herramienta para que los negocios conozcan su nivel de madurez digital y sus necesidades, y una base estadística para que el Gobierno haga un seguimiento de la evolución del nivel de digitalización que hay entre las pymes españolas.
Primer paso para acceder al Kit Digital: El test de autodiagnóstico digital se ha establecido como un requisito en las tres primeras convocatorias o segmentos que hay activos en el Kit Digital, así como en la cuarta línea que se ha puesto en marcha para sociedades civiles, comunidades de bienes o explotaciones agrarias de titularidad compartida. Todas las pymes que quieran cobrar su bono tienen que completar el test de autodiagnóstico antes de tramitar su solicitud.
Conocer las necesidades de digitalización de cada negocio: El test de autodiagnóstico sirve, además de para acceder al Kit Digital, para que todos los negocios sepan rápidamente en qué escala de digitalización se encuentran. Al obtener su resultado, que va del 1 al 10, los autónomos y pymes pueden saber cuáles son sus necesidades e implementar las soluciones disponibles que más se adapten al nivel en el que se encuentran.
Estadística para conocer el nivel de digitalización en España: El Gobierno también utiliza a través de Acelera Pyme los resultados del test de autodiagnóstico digital para realizar estadísticas y conocer el nivel de digitalización de los pequeños negocios en España. De hecho, este test se calcula en base al sistema DESI (Índice de Economía y Sociedad Digital), un sistema oficial que permite hacer un seguimiento de la evolución de los Estados miembros de la Unión Europea en materia de competitividad digital.
¿Cómo Funciona el Formulario de Kit Digital?
El test de autodiagnóstico digital es uno de los tres formularios que están disponibles en Acelera Pyme -también está la Autoevaluación de madurez digital, que es el test más extenso y la autoevaluación de ciberseguridad, para conocer el nivel de seguridad digital del negocio-. En el caso del test de autodiagnóstico, que es el cuestionario «exprés» y obligatorio para el Kit Digital, el formulario está dividido en 13 preguntas. Cada una de ellas trata uno de los aspectos básicos de la digitalización: la conexión a Internet, los dispositivos que hay en el negocio, la seguridad digital de la empresa o el uso de otras herramientas como un gestor de procesos, entre otros.
Al completar cada una de las preguntas, el autónomo o pyme pasará a la siguiente hasta completar el test. Una vez completado el cuestionario, obtendrá un resultado del 1 al 10 con una calificación de su nivel de madurez digital: muy bajo, bajo, alto o muy alto. Esta nota final se representa también en colores, siendo rojo el resultado más bajo, amarillo el bajo, verde el alto y azul el más elevado de todos. Esta métrica sirve para conocer no sólo el nivel de digitalización del negocio sino también sus necesidades.
Los autónomos y pymes con niveles muy bajos de digitalización es probable que vayan a necesitar invertir el dinero del Kit Digital, por ejemplo, en una página web o en contratar a un profesional que les gestione sus redes sociales. Los autónomos que obtengan un resultado bajo o alto de digitalización es probable que ya tengan una web y redes sociales y vayan a necesitar un programa de facturación como el de Quipu o un programa de gestión de procesos. En el caso de que obtengan un resultado alto o muy alto, podrían necesitar herramientas más avanzadas, como una solución de Business Intelligence y Analítica para recopilar y analizar todos los datos sobre la rentabilidad de su negocio y mejorar la toma de decisiones.
Sea cuál sea el resultado que obtengan, una vez realizado el test, los autónomos y pymes ya podrán rellenar el formulario de solicitud de Kit Digital y acceder a las ayudas, siempre que cumplan los requisitos y Red.es les conceda el bono para invertir en una de las doce soluciones disponibles.
Pasos para Realizar el Test de Autodiagnóstico
El primer paso para realizar el test de autodiagnóstico digital es acceder a la página web de Acelera Pyme y dar de alta un usuario a través de este enlace. El proceso es sencillo y sólo es necesario dar algunos datos personales del empresario y su negocio. Tras realizarlo, la plataforma comunicará a través de un correo al solicitante que su usuario ya está activo y podrá proceder a completar el test de autodiagnóstico.
Este formulario se encuentra en la web de Acelera Pyme y es el primero de los tres que hay disponibles, como se puede ver en la siguiente captura.
Preguntas del Test de Autodiagnóstico
A tener en cuenta: al ser un test más extenso, se han dividido las preguntas en 8 bloques.
- Pregunta 1: formación en ciberseguridad
Al entrar en el test ya aparecerá la primera de las preguntas, en la que el autónomo o pyme tiene que responder si cuenta con algún programa o iniciativa para formar y sensibilizar a sus empleados en materia de seguridad digital. Esto podría ser, por ejemplo, mediante cualquier curso, webinar o taller online sobre ciberseguridad, ya sea público o de pago.
- Pregunta 2: medidas en materia de ciberseguridad
En la misma línea que la primera pregunta, en la segunda el autónomo o pyme debe indicar si realiza acciones en materia de ciberseguridad. Esta pregunta es amplia y puede englobar desde tener instalado un antivirus en los dispositivos de la empresa hasta realizar copias de seguridad periódicas o hacer cambios frecuentes de contraseñas.
- Pregunta 3: velocidad de Internet
La tercera pregunta hace referencia a la velocidad del Internet que tiene el autónomo o pyme contratada para su empresa. En caso de tener Internet en el negocio, deberá responder si tiene menos de 30 Megabytes por segundo o más. Lo habitual es que se tengan más de 30. En todo caso, hay cientos de páginas gratuitas en Internet que sirven para medir la velocidad de la conexión de Internet.
- Pregunta 4: Sistemas de gestión de recursos en el negocio
En la cuarta pregunta el autónomo o pyme tiene que señalar si tiene algún sistema ERP, una herramienta que sirve para automatizar y simplificar algunas tareas repetitivas del negocio. Por ejemplo, un software de gestión de procesos como el de Quipu, con el que las empresas pueden organizar en un click todas las facturas o tickets del negocio, sincronizarlos con los apuntes del banco y previsualizar todos los ingresos, gastos e impuestos.
- Pregunta 6: Publicidad en redes sociales
En la misma línea que la anterior pregunta, en la sexta los negocios tendrán que responder si, en caso de tener redes sociales, publicitan la actividad de su empresa en estas redes, ya sea para hablar de sus servicios o promocionar algún producto.
- Pregunta 7: Programas de gestión de clientes
En la séptima pregunta, el autónomo o pyme deberá señalar si utiliza algún tipo de sistema de gestión de clientes que sirven para emitir facturas, conocer los estados de los pedidos y, en general, controlar las relaciones con las personas que ya hayan comprado un producto de la empresa o que puedan comprarlo en algún momento.
- Preguntas 8 y 9: Empleados que tienen un dispositivo
En la octava pregunta, los autónomos tendrán que responder si más de la mitad de sus trabajadores tienen algún tipo de dispositivo electrónico con conexión a Internet. La novena pregunta es muy similar a la anterior. En este caso, el autónomo tiene que responder si más del 21% de su plantilla tiene un dispositivo portátil como un móvil, un ordenador o una tablet.
- Pregunta 10: Porcentaje de facturación por venta online
En la décima pregunta, el autónomo tiene que responder, en caso de que venda una parte de sus productos o servicios por Internet, si esta venta representa más o menos del 1% de su facturación online.
- Pregunta 11: Clientes finales
En la undécima pregunta, los autónomos y pymes tienen que responder qué parte de su facturación proviene de clientes finales, es decir, qué porcentaje de sus ingresos no proviene de ventas a empresas. Deberá señalar si representa más o menos de un 11%.
- Pregunta 12: Ventas online fuera de España
La doceava pregunta va dirigida a los autónomos que tienen un canal de ventas online. Si lo tienen, deben responder si comercializan algún tipo de producto a través de Internet a otros países miembros de la Unión Europea.
- Pregunta 13: porcentaje total ventas online
La treceava y última de las preguntas va dirigida a los autónomos que tienen un e-commerce. En caso de vender por Internet, tienen que señalar el porcentaje que representan estas ventas online sobre su facturación total. Al haber completado las trece pregunta, el test habrá finalizado y el autónomo ya sabrá cuál es su nivel de madurez digital. Este indicador va del 1 al 10, siendo el nivel muy bajo un resultado entre 0 y 3, el nivel bajo entre 4 y 6, el nivel alto entre 7 y 9 y el muy alto más de 10.
Una vez realizado el test, el autónomo ya podrá comenzar con los demás pasos para hacer la solicitud del Kit Digital. Deberá completar el formulario en su convocatoria correspondiente, ponerse en contacto con un agente digitalizador e invertir el bono en una de las soluciones disponibles.
Todas las empresas y en especial, las que desarrollan parte de su actividad en el entorno digital, han de evolucionar continuamente para asegurar su competitividad y supervivencia. Sobre todo en este momento, en el que la digitalización ha llegado para quedarse. En una situación de cambio constante en la que nuevos “players” irrumpen en el mercado y empresas tradicionales desarrollan nuevas capacidades, canales y formas de relación, es fundamental que tú, como gerente o líder de la transformación digital de tu empresa, conozcas en qué punto se encuentra tu negocio.
Tener un conocimiento global de la situación actual de tu pyme en cuanto a la transformación digital, puede suponer un trabajo complejo. Las herramientas de autodiagnóstico son una serie de tests que te permiten no sólo conocer el nivel de madurez digital de tu pyme a nivel global, sino también identificar qué áreas debes potenciar para que tu proceso de transformación digital sea todo un éxito. Es el primero que te recomendamos que hagas.
El cuestionario está compuesto por 13 preguntas sencillas, por lo que no tardarás más de 10 minutos en completarlo. El test exprés te permite conocer el nivel de madurez digital de tu pyme según las directrices que aplica la Comisión Europea en el DESI. Además, te muestra los valores de referencia nacionales para los indicadores que se han analizado en el cuestionario. Esta herramienta te permite profundizar en el conocimiento sobre el nivel de madurez digital de tu pyme.
El cuestionario está formado por un número máximo de 47 preguntas, el cual varía en función del sector de tu empresa y del número de empleados, por lo que no tardarás más de 20 minutos en completarlo. Una vez finalizado el cuestionario obtienes los resultados, situando a tu pyme en uno de los 4 niveles de transformación digital, conociendo de forma visual tu situación actual, tus áreas más digitalizadas y aquellos ámbitos en los que debes centrar tus esfuerzos.
Como resultado del test avanzado de autodiagnóstico conocerás el ritmo al que avanza tu pyme. Si avanza a velocidad de arranque, media, de crucero o máxima. Además, encontrarás un análisis detallado y un plan de acción con recomendaciones específicas para cada ámbito de digitalización en función de la velocidad que hayas obtenido. Cada una de las herramientas te ofrece distintos beneficios. Te recomendamos que realices ambos tests para obtener una visión global de tu pyme en el proceso de digitalización. Como todos los tests se guardan y puedes realizarlos las veces que quieras, podrás comparar los resultados y ver tu evolución.
Como comentábamos al principio del post, es fundamental conocer el punto de partida para trazar el camino correcto que te permitirá alcanzar tus objetivos.