Agentes del Cambio: Ejemplos de Transformación Digital en PYMEs

En el contexto actual, las PYMEs se enfrentan a la necesidad de adaptarse a la transformación digital para seguir siendo competitivas. La pandemia mundial ha acelerado esta necesidad, impulsando a muchas PYMEs a adoptar nuevas tecnologías y estrategias para sobrevivir y prosperar.

España, con su sólida red de conectividad e infraestructuras digitales, se encuentra en una posición ventajosa para esta revolución tecnológica.

La problemática de las pymes en los últimos trimestres ha demandado nuevas soluciones. Así, la adaptación al cambio se ha convertido en una prioridad absoluta.

Para las pymes, es esencial encontrar cómo conectar la situación que viven los clientes con las oportunidades tecnológicas del momento. Se trata de buscar una transición que optimice los procesos introduciendo las herramientas novedosas en el orden adecuado.

La ventaja que tienen las pymes es que las tecnologías digitales tienen la información como materia prima. Dado el tamaño de estas empresas, es más sencillo analizar los puntos fuertes y débiles de la transición tecnológica.

Analizamos las principales problemáticas que las pymes han tenido que afrontar en los últimos años.

¿Qué es un Agente del Cambio?

Un agente del cambio es un empresa o profesional con un perfil y experiencia específicos en competencias digitales, capaz de liderar el proceso de transformación de las PYMEs. Estos agentes pueden prestar apoyo en diversas actividades, tales como:

• Análisis de los procesos de negocio.
• Identificación de oportunidades para mejorar la gestión empresarial y la estrategia.
• Impulso a la digitalización de la empresa.
• Gestión del cambio en la organización.

En esencia, un agente del cambio ayuda a las empresas a deshacerse de sus estructuras ineficientes y a adoptar nuevos modos de trabajo más efectivos.

Integrar procesos es difícil. Un agente del cambio puede ayudar a las PYMEs, explicando a los empleados la importancia de los nuevos procesos, transmitiendo sus ventajas y ayudando a establecer nuevos modos de trabajo.

Los procesos de trabajo en una empresa son a menudo cuestión de hábito. Es frecuente oír las palabras “siempre lo hemos hecho así”, que implícitamente constituyen un sabotaje a la posibilidad de establecer procesos nuevos y más efectivos, que se necesitan urgentemente para que un negocio siga en marcha.

Si los responsables se dan cuenta de que no están teniendo éxito sus esfuerzos por poner en marcha una nueva práctica, deberían ponerse en contacto con un agente del cambio, quien:

• Analiza los bloqueos.
• Reconoce el potencial organizacional relativo a los procesos de negocio y proporciona conceptos para aprovecharlo.
• Gestiona el cambio que se busca en un negocio.
• Es capaz de sobreponerse a hábitos anquilosados con estrategias probadas.
• Ayuda a los responsables con su experiencia técnica y social.

Un agente del cambio tiene que disponer de conocimiento sobre cultura corporativa, ética del trabajo y diferentes formas de organización. Y debe también conocer lo que se conoce como “lean management” (gestión austera).

Lean Management (Gestión Austera)

La gestión austera incorpora el principio de hacer más eficiente toda la cadena de valor añadido de bienes industriales. Este principio propugna minimizar los recursos que se desperdician. Este conocimiento es el que permite a los agentes del cambio hacer que las empresas sean más eficientes.

A un agente del cambio no le basta con tener conocimiento real de los hechos, sino que tiene que tener también habilidades sociales. Necesita empatía para debatir y apreciar las ansiedades y las dificultades que tienen los empleados. Las personas prefieren permanecer en terreno conocido. El cambio les produce tensión que un agente del cambio puede moderar y aliviar con sus habilidades.

¿Cómo Funciona un Agente del Cambio?

El nivel ejecutivo de un negocio debería ponerse en contacto con un agente del cambio, como consultor, en cuanto empiecen a pensar en realizar cambios. En el momento en que estos cambios se hayan definido, el agente pasa de ser consultor a ser jefe de proyecto. El agente del cambio se convierte en responsable de poner en marcha el proyecto y es el que gestiona su calendario.

Esta tarea requiere por parte del agente no sólo conocimiento, sino que tiene que organizar el proyecto de forma profesional y llevarlo a cabo.

Los empleados de la empresa son periódicamente informados del estado del cambio y los pasos siguientes. Es responsabilidad del gestor del cambio garantizar el flujo de información y comunicar a la fuerza laboral la visión del futuro del negocio.

Un ejemplo positivo del poder de una visión de futuro es el objetivo que Jürgen Klinsmann definió cuando empezó a trabajar como entrenador de la selección nacional de fútbol de Alemania: “Queremos ser los campeones del mundo”. Esta visión le permitió romper con las y los procesos estructuras anticuados establecidos por la Federación Alemana de Fútbol. Puede que no consiguiera finalmente el título, pero su visión puso en marcha un cambio de largo alcance y una transformación en el fútbol alemán.

Los empleados se perciben con frecuencia a sí mismos como víctimas de los procesos de cambio, cuando ven modificados sus modos de trabajo. Una buena gestión del cambio tiene éxito si convence a la mayoría de que el cambio es importante. A los empleados se les puede motivar permitiéndoles ayudar a dar forma a esos cambios. Esto les implica en el proceso de cambio y su actitud cambia de acuerdo a ello.

Para conseguirlo, un buen agente de cambio tiene contacto diario con la fuerza de trabajo. Como si se tratara de un entrenador, motiva al equipo y asigna responsabilidades a los empleados para que se muevan en la dirección del cambio buscado.

Es esencial que los gestores apoyen al agente. Si se percibe una falta de apoyo por parte del nivel ejecutivo, hay pocas probabilidades de convencer a los empleados de la necesidad del cambio. Los gestores tienen que liderar mediante el ejemplo y ser los primeros en adaptar sus propios hábitos a los nuevos procesos de trabajo. Esto supone un cambio de liderazgo y de modelos.

Gestión del Cambio: El Proceso

En 1996, John P. Kotter, profesor de la Harvard Business School, desarrolló un modelo de gestión del cambio que divide el proceso hasta en ocho fases:

1. Confirmar la necesidad del cambio: Hay que analizar dónde se necesita cambiar. ¿Hay en la organización un potencial que no se está aprovechando? ¿Son sus sistemas ineficientes?
2. Crear un equipo: El agente del cambio forma un equipo con el apoyo de los responsables. ¿Cuáles son los empleados clave incorporar el cambio a la operación o a la empresa?
3. Desarrollar una visión: El equipo trabaja codo con codo para desarrollar una visión del futuro del negocio. ¿Qué estrategias pueden ser útiles para alcanzar el objetivo? ¿Cuáles son las implicaciones prácticas?
4. Comunicación: El agente del cambio traslada una visión a todas las áreas de negocio y convence a los empleados y a los gestores del objetivo. Actúa como un multiplicador de la idea.
5. Eliminar obstáculos: Los procesos que no tienen cabida en esa visión tienen que ser transformados. ¿Qué roles y procedimientos de trabajo están en conflicto con el nuevo concepto? ¿Cómo podemos reemplazarlos?
6. Celebrar el éxito: El agente del cambio define los objetivos parciales para el proyecto. En el arranque del proyecto, establece metas fáciles de alcanzar. Cuando los empleados vean que sus esfuerzos obtienen resultados, estarán más motivados.
7. Dirigir el cambio: Tras cada objetivo parcial conseguido, el agente del cambio se pregunta: ¿Qué es lo que ha funcionado bien? ¿Qué ha funcionado mal? ¿Cómo podemos mejorar?
8. Adoptar los cambios: Una vez que se han aplicado los cambios, tienen que hacerse parte permanente del día a día. Sólo entonces se habrá completado el proceso de cambio. ¿Hemos sido capaces de cambiar nuestros hábitos?

Ejemplos de Transformación Digital en PYMEs Españolas

La pandemia mundial que a día de hoy seguimos sobrellevando, ha causado efectos más allá de la crisis sanitaria. Para muchas Pymes, es hora de llevar a cabo la transformación digital.

• Cafés la Mexicana: En referencia a la transformación digital, invierten en maquinaria y en automatización de procesos de manera continuada para mejorar su eficiencia.
• Interflora: Empresa independiente en España, siendo la marca líder en España de venta de flores y plantas, donde trabajan con herramientas de transformación digital. Interflora utiliza AWS (Amazon Web Services) para ejecutar sus procesos empresariales, así como Business Intelligence o proyectos de copia de seguridad de datos.
• Empresa especializada en productos para mascotas: Nació hace 11 años en el ámbito online y en 2014 cambió su estrategia abriendo puntos de ventas físicos. Actualmente trabajan con drones que se pueden gestionar desde un dispositivo móvil de forma sencilla e intuitiva. Dio el paso hacia la digitalización cuando recibieron el apoyo de la Unión Europea en el programa H2020, donde se centraron en el I+D+i.
• Empresa de robótica: Con más de 25 años que desarrolla, fabrica y comercializa sus productos. con más de 10.000 robots dispensadores en 53 países, especializados en el sector farmacéutico. Ayudando al usuario en el área de ventas, convirtiendo las compras y la asesoría en toda una experiencia uniendo el mundo tradicional con el digital. Las farmacias están empezando a innovar y a dar el paso en transformación digital, por lo que los sistemas Rowa, sustituyendo a las estanterías pueden ofrecer mayor espacio y flexibilidad.

Agentes del Cambio y el Plan de Digitalización de las PYMEs en España

El Gobierno español ha implementado la «Agenda España Digital 2026» y el «Plan de Digitalización de las PYMEs 2021-2025» para impulsar la transformación digital del país. Dentro de este marco, el programa «Agentes del Cambio» (Kit Consulting) busca apoyar a las PYMEs en sus procesos de digitalización.

Este programa, financiado por los fondos europeos Next Generation EU, tiene como objetivo apoyar al menos a 15,000 pequeñas y medianas empresas (de diez a 249 empleados) en sus procesos de transformación digital. Se trata de una ayuda a las pequeñas y medianas empresas para la contratación de servicios de asesoramiento para su transformación digital disponibles en el mercado, y se denomina «Kit Consulting».

Mediante «Kit Consulting», las pequeñas y medianas empresas recibirán una ayuda en función de su número de empleados. Con el fin de garantizar la eficaz prestación de los servicios, se dispone que, con carácter general, los Asesores Digitales que se adhieran al Programa deberán cumplir los siguientes requisitos: un volumen neto de la cifra de negocio del último año fiscal cerrado anterior al de la presentación de la solicitud de adhesión igual o superior a 100.000 euros, o que la media del volumen neto de cifra de negocio de los últimos tres años fiscales cerrados desde la fecha de solicitud de adhesión sea superior a 100.000 euros.

El programa Kit Consulting comparte con el programa Kit Digital la misma inversión 3 del componente 13 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, con el mismo objetivo de digitalización de las PYMEs, y siendo la E.P.E. Red.es la entidad gestora de ambos programas. En su implementación, el programa emplea el mismo modelo de gestión del Kit Digital, y se integra en su ecosistema y plataforma tecnológica, garantizando una misma experiencia a la pyme solicitante y beneficiaria. Además, se dirige a los mismos sectores de PYMEs que Kit Digital. No obstante, el objeto de la subvención en el programa Kit Digital y el programa Kit Consulting está claramente diferenciado.

Con la entrada en vigor del Real Decreto 210/2024, de 27 de febrero, por el que se establece la estructura orgánica básica del Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, según lo recogido en el artículo 2, le corresponde la ejecución de la inversión al «Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública; la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial; y la EPE Red.es».

Objetivos del Programa Agentes del Cambio

El programa «Agentes del Cambio» tiene objetivos específicos definidos en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia:

• Objetivo CID 201 (Plazo de vencimiento: T4 2022): Al menos el 30 % del presupuesto de 300 000 000 EUR comprometido, destinado a las PYMEs en el Programa Agentes del Cambio.
• Objetivo CID 205 (Plazo de vencimiento: T4 2023): El 100 % del presupuesto de 300 000 000 EUR comprometido, adjudicado a PYMEs en el Programa Agentes del Cambio.
• Objetivo 209 (T4 2025): Al menos 171 000 PYMEs deberán haber completado acciones destinadas a aumentar su uso de las tecnologías digitales, con el apoyo de los siguientes programas: Programa Agentes del Cambio, Acelera PYME 2.0; Programa de Apoyo a las Agrupaciones Empresariales Innovadoras y Programa de Apoyo a los Digital Innovation Hubs (DIH).

Contactar con un Agente de Cambio: ¿Interno o Externo?

Pueden contratarse a agentes del cambio, formarlos internamente o contratar sus servicios externamente. También puede utilizarse una mezcla de agentes internos y externos, dependiendo del tamaño del proyecto. La necesidad de ello normalmente dependerá de la duración del proyecto de cambio.

El Agente de Cambio Interno: Cómo Dirige el Cambio la Fuerza de Trabajo

Cuando un agente del cambio interno se ocupa de la gestión del cambio, tiene que abandonar sus anteriores responsabilidades. Esto va a crear un vacío en departamento al que pertenecía. Además, formar a un empleado como agente del cambio requiere mucho tiempo y dinero.

El trabajo de un agente del cambio requiere varias habilidades, por lo que no todos los empleados serían adecuados para este tipo de formación. Por otro lado, si formas a un agente del cambio en tu empresa, tendrás entre manos a un empleado muy valioso, así que otras empresas pueden interesarse por él e intentar arrebatártelo.

Para evitarlo, el equipo de RR.HH. tiene que estar muy atento al agente de cambio, tanto al principio como posteriormente. Normalmente esta situación se maneja ofreciendo ascensos dentro de la propia empresa, que suelen resultar más atractivos al interesado que ofertas de una empresa rival. El sueldo tiene que ajustarse para ser consecuente con las nuevas habilidades y la mayor responsabilidad.

Invertir en formar a un gestor del cambio dentro de la empresa será interesante si va a ocupar ese puesto durante un largo periodo de tiempo, o a intervalos regulares. Además, los responsables tienen que ocuparse de rellenar la plaza vacante, dejada por el agente.

Agente del Cambio Externo: Las Ventajas para el Negocio

El agente de cambio externo tiene que saber manejarse con la desventaja de ser un extranjero en la empresa. Va a tener que aprender los trucos internos en cada nuevo proyecto. Además, los empleados no le aceptarán tan rápidamente como si fuera ya un agente de cambio interno.

Muchas veces los empleados encontrarán que sus sugerencias e ideas no tienen sentido o son inapropiadas. Un agente externo tendrá además un sueldo por hora más alto que un agente interno.

Por otro lado, un gestor externo aportará un conocimiento amplio y experiencia práctica. Va a trabajar en un proyecto concreto y dejará de ser necesario cuando se haya puesto en marcha el cambio. Los proyectos de corta duración son los que son más ventajosos para que una empresa contrate a un agente externo.

El Cambio es Inevitable

Lo cierto es que las empresas están permanentemente sujetas a cambios en su entorno. Los mercados y los sectores de negocio cambian, y los clientes demandan nuevos productos y servicios.

Los agentes del cambio ayudan a las empresas a navegar con éxito a través del cambio, y aseguran que los cambios tengan éxito a largo plazo. La incorporación de sistemas digitales en las empresas constituye uno de los principales cambios tecnológicos de nuestro tiempo.

El Kit Digital

Sin embargo, una gran cantidad de pymes aún poseen un bajo nivel de digitalización. Así lo indica el Plan de Digitalización de PYMES 2021-2025, en donde se señala que solo 17% de las pymes han logrado integrar con éxito las tecnologías digitales en su negocio frente a al 54% de las grandes empresas. La digitalización de las pequeñas y medianas empresas y de los autónomos constituye una de las palancas principales de crecimiento potencial de España. Por consiguiente, con el objetivo de aumentar el grado de digitalización de las pymes y autónomos, se ha puesto en marcha el Kit Digital.

El programa Kit Digital va dirigido principalmente a las pequeñas empresas, microempresas y autónomos. También a las sociedades civiles con objeto mercantil, las sociedades civiles profesionales y las explotaciones agrarias de titularidad compartida.

Otros requisitos:

• Registrarse en Acelera pyme y realizar el test de autodiagnóstico para comprobar el nivel de digitalización de su empresa.
• Consultar el catálogo de soluciones digitales del Kit Digital.

Tamaño de la Empresa	Rango de Empleados
Pequeña Empresa	10-49
Microempresa	3-9
Autónomo	0-2

Estrategias de Marketing Digital para PYMEs

Cuando quieres hacer tu negocio existen diferentes estrategias de marketing que puedes aplicar dependiendo de cuál sea tu estrategia de crecimiento. Pero si hablamos de estrategia de marketing digital para pymes nos estamos refiriendo a planes operativos. A acciones tácticas de promoción de productos o servicios.

Existen tantas estrategias de marketing digital como empresa. La labor principal de un asesor de marketing es definir la estrategia de venta y comunicación de tus productos o servicios en tus mercados. La asesoría de marketing es un servicio que está cogiendo un gran impulso entre las pymes.