El Rol Vital del Asistente Personal para Empresarios: Funciones, Habilidades y Beneficios

En el dinámico mundo empresarial actual, contar con un asistente personal (AP) puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento. Un asistente personal es un profesional de confianza que proporciona apoyo administrativo y personal a los altos directivos. La función principal de un asistente personal es ayudar a un gerente o director, o a veces a un equipo de gestión, a hacer un mejor uso de su tiempo, gestionar su carga de trabajo y asegurarse de que su oficina funcione sin problemas.

Si tu negocio está creciendo rápidamente y te sientes sobrecargado, o si buscas delegar responsabilidades en lugar de simplemente traspasar tareas, este servicio es para ti. Imagina un día en el que las actividades y procedimientos administrativos y operativos están controlados y coordinados por una persona de confianza, mientras tú te enfocas en explorar nuevos mercados, buscar clientes y afrontar nuevos retos.

Tu mano derecha es un profesional que está a tu lado en los momentos oportunos, al que pides consejo para la toma de tus decisiones. Es importante tener a tu mano derecha, desde el inicio de tu proyecto, que conozca al detalle tu empresa y los que la componen, que sepa responder a y desde todas las áreas. Las manos derechas, son un factor de éxito, que no suelen buscar todos los empresarios, porque se sienten emprendedores-orquesta capaces de todo.

¿Qué Hace un Asistente Personal?

Un asistente personal presta apoyo administrativo y logístico a un ejecutivo o directivo. Sin embargo, a diferencia de otros asistentes administrativos, también realiza tareas personales en nombre del directivo. Como asistente personal, te centrarás en una persona y le ayudarás en todas sus rutinas.

Los asistentes personales son el primer punto de contacto de los directivos con otros empleados. Como asistente personal, tu papel será ocuparte de las tareas repetitivas y del día a día de los directivos, para que estos puedan centrarse en las tareas estratégicas. Atenderás las llamadas telefónicas y responderás a los correos electrónicos en su propio nombre. También le transmitirás la información importante y tendrás que priorizar su correspondencia.

Además de trabajar para una empresa u entidad, un asistente personal puede trabajar para un particular y ayudarle a organizar su agenda y compromisos. Cuando trabajes para un particular, planificarás sus rutinas profesionales y personales. Tanto si trabajas para un particular como para una empresa, la función requiere un horario de trabajo irregular, dependiendo del nivel de apoyo que necesite el empresario o contratante.

¿Trabajar como asistente personal se ajusta a tus habilidades de gestión del tiempo y de la agenda?

Tareas Comunes de un Asistente Personal

Los asistentes personales (AP) son profesionales de confianza que proporcionan apoyo administrativo y personal a los altos directivos.

• Realizar tareas de secretaría administrativa y de alto nivel, incluyendo las actas de las reuniones, el envío de correos electrónicos, la elaboración de informes y la preparación de las presentaciones.
• Gestionar la agenda del directivo. Dentro de la empresa, los asistentes personales se ocupan de programar las reuniones y priorizan y conciertan citas en nombre del directivo o directiva. Pueden representar a su gerente en algunas reuniones.
• Atención telefónica y vía correo electrónico. Suelen atender las llamadas telefónicas de su jefe. El asistente personal es la persona encargada de filtrar la comunicación para que sólo le llegue al directivo las llamadas que considera importantes.
• Apoyo en la contratación, formación y supervisión de los auxiliares administrativos.
• Organización de eventos. Algunos asistentes personales se encargan de la organización de conferencias y eventos para la empresa o el directivo, realizando funciones de relaciones públicas o de comunicación corporativa (redactando comunicados de prensa).
• Búsqueda de información y documentación. El asistente personal se asegura de que su jefe está bien preparado para las reuniones.

Estos son algunos ejemplos, de las funciones y tareas en las que puedo ser tu mano derecha, además de servir de apoyo a otros profesionales que colaboren contigo, en otras áreas de tu negocio:

• Apoyo en la gestión administrativa de tesorería, personal y procesos comerciales.
• Tramitar y realizar la gestión administrativa en la presentación de documentos a los diferentes organismos y administraciones públicas.
• Clasificar, registrar y archivar tus documentos y comunicaciones con las técnicas más apropiadas y óptimas, para tu empresa.

La figura de una asistente ejecutiva y de negocio virtual, es muy polivalente y con una fuerte transversalidad de tareas. Mis competencias irán en sintonía con las dimensiones de tu negocio y acordes al sector al que perteneces.

Tipos de Asistentes Personales

• Asistente administrativo: Como asistente administrativo, prestarás apoyo burocrático y administrativo a los directivos o celebridades que te contraten. Pero tu función básica se centrará en gestionar el equipo del administrador.
• Asistentes ejecutivos: Un asistente ejecutivo es un asistente personal con unas funciones más complejas. A diferencia de un asistente personal, que organiza horarios y reuniones, un asistente ejecutivo tiene responsabilidades adicionales, como contratar y despedir empleados.
• Chief executive assistant: Es como un oficial de operaciones personales de un ejecutivo. Conoce a todos los actores de la empresa y asesora a los directivos sobre las mejores estrategias a seguir. También participa en reuniones en nombre de altos ejecutivos y tiene más autoridad. Es un empleo bien remunerado.

Habilidades Necesarias para Ser un Asistente Personal Exitoso

• Organización: La mayoría de los asistentes personales deben realizar varias tareas a la vez. Múltiples proyectos en diferentes fases de realización exigen una gran capacidad de organización.
• Flexibilidad: Las cosas rara vez salen como se planean. Esto es cierto tanto en los negocios como en la vida.
• Tacto y discreción: No es fácil trabajar con todo tipo de jefes. Y puede ser tentador desahogar tus frustraciones con los compañeros de trabajo o en las redes sociales.
• Comunicación oral y escrita: Todas las instrucciones que impartas al personal subalterno, los clientes y los proveedores deben ser claras y concisas, tanto si son orales como escritas.
• Gestión del tiempo: Para ser un asistente personal de éxito, tu jefe debe confiar en que todas las tareas se lleven a cabo a tiempo y con eficacia. Tendrás que gestionar muy bien tu tiempo.

Salarios de un Asistente Personal

Según el informe de tendencias laborales de Randstad Research, un asistente de dirección, por ejemplo, puede ganar de media 26.000 euros al año. Los puestos de nivel inicial pagan un salario más bajo, de 20.000 euros anuales, mientras que los asistentes personales con experiencia se llevan a casa entre 32.000 y 35.000 euros anuales.

Los salarios de los asistentes personales dependen de varios factores, desde el sector al que te dediques hasta las credenciales y la experiencia laboral. Probablemente ganarás más si tienes experiencia trabajando en un sector específico. Por ejemplo, si trabajas en empresas de servicios financieros, bufetes de abogados o consultorías, tu retribución final será mayor debido a la complejidad de tus funciones.

Tus credenciales, aptitudes y experiencia también tendrán influencia en tus ingresos. La confianza en tu puesto aumentará conforme ganes experiencia. Tu ubicación también influirá en tus ingresos finales. Por ejemplo, los asistentes personales de Londres tienen sueldos más altos debido a una mayor demanda y al coste de la vida.

La evolución salarial en Asistencia a la Dirección se acelera notablemente cuando se accede a puestos de mayor responsabilidad. En puestos ejecutivos en ciudades grandes, este factor puede marcar la diferencia, con salarios que oscilan entre 35.000 y 45.000 € brutos anuales.

Nivel	Salario Anual (Euros)
Inicial	20.000
Medio	26.000
Experiencia	32.000 - 35.000
Ejecutivo (Grandes Ciudades)	35.000 - 45.000

¿Cómo Empezar a Buscar un Asistente Personal?

La mejor manera es, a través de una primera sesión de valoración, dedicar 45 minutos de nuestro tiempo para conocernos. Por lo que te invito a uno de mis mojitos de lavanda virtuales. Averiguemos, si puedo aportar un valor añadido a tu proyecto y si mis habilidades. Si hay sintonía, empezaremos a trabajar en equipo desde cero. Te presentaré un protocolo de trabajo y una vez formalizado nuestro acuerdo de colaboración, empezaremos a caminar trabajando en equipo, por los senderos de tu proyecto.

“La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva, simplemente porque es fundamental para el crecimiento personal y organizacional”. Ganar tiempo a tu día no es un gasto cuando delegas en otro profesional, es una inversión a corto plazo.

No envío presupuestos, ni hablo de precios y tarifas, hasta haber tenido nuestra sesión de valoración. Primero quiero conocer el problema y estar segura de que puedo ayudarte con mis soluciones y metodología de trabajo. Cada problema requiere de una solución individualizada. Y cada cliente se merece su diferenciación, confeccionando su propio traje a medida.

Consejos Adicionales

1. Checklist de Tareas: Crea una checklist que te ayude a tener una perspectiva general de lo que debes hacer, cuánto tiempo te llevará cada tarea, así como a determinar cuáles son tus prioridades en función de las fechas límite para acometer cada proyecto.
2. Evita Posponer Tareas: Pon las tareas menos relevantes o atractivas como reuniones en tu agenda. Si es necesario puedes reservarte una sala con el objetivo de trabajar en las mismas, evitando así la tendencia a posponerlas.
3. Comunicación Transparente: Asegúrate de no estar abierto únicamente a sus comentarios, sino también de buscarlos de una manera proactiva. Pregúntale a tu jefe y compañeros cómo puedes mejorar y aportar más en tu función de apoyo al negocio.
4. Mantente Informado: Asegúrate de estar siempre actualizado sobre los proyectos en los que tu jefe está trabajando. Prepárate todas las reuniones con anticipación y adelántate a lo que pueda necesitar tu responsable durante su próxima reunión.
5. Planifica la Agenda: Pregúntale a tu jefe cómo quiere programar su semana de trabajo para que puedas planificar su agenda de una manera acorde.

A la hora de contratar, el empresario busca una serie de actitudes, conocimientos y aptitudes, en definitiva, competencias profesionales que son necesarias para el desempeño adecuado de las funciones que van a desarrollar en el puesto de trabajo. Además, es fundamental tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Autoevaluación y Objetivos ProfesionalesAntes de iniciar la búsqueda de empleo, es crucial realizar una autoevaluación para identificar tus cualidades personales, habilidades y conocimientos profesionales. Pregúntate:¿Cuáles son mis cualidades personales?¿Qué soy capaz de hacer?¿Qué conocimientos profesionales poseo?¿Qué trabajos me interesan?¿Qué debo hacer?Una vez elaborado tu perfil personal, debes pensar en qué quieres y puedes trabajar. El objetivo profesional vendrá determinado, entre otros elementos, por la formación, la experiencia profesional, las habilidades sociales y el entorno socioeconómico. Para marcar dichos objetivos debemos preguntarnos ¿Qué es lo que quiero? y ¿a qué puedo aspirar? Y a partir del autoanálisis tener una idea clara de tus posibilidades dentro del mercado. Es importante no caer en el desánimo ante las dificultades.
2. Análisis del Entorno ExternoEs importante analizar los factores externos que no puedes controlar, tales como:Limitaciones en la oferta de trabajo.Situación del mercado laboral de tu zona.Sectores con más demanda de empleo.Condiciones de trabajo.Oportunidades de desarrollo.Requisitos de acceso.Aunque son datos que no podemos controlar, sí interesa conocerlos para afrontar de la mejor manera posible la búsqueda de empleo.
3. La Importancia del Currículum Vitae (CV)El CV es un documento donde se recopilan todos los datos académicos y experiencia de una persona a lo largo de su vida profesional. Es una herramienta imprescindible para la búsqueda de empleo, es flexible y reciclable. Existen diferentes tipos de currículum:Cronológico: Datos desde los más antiguos hasta los más recientes.Inverso: Empieza por lo último que has hecho y te vas remontando hasta el comienzo.Funcional: Se agrupan las experiencias en bloques temáticos.Electrónico: Realizado a través de páginas web, portales de empleo, etc.Modelo de currículo europeo: Modelo común diseñado con consulta a los Estados miembros y expertos.Sé breve y conciso al redactar tu CV, ya que sirve como tarjeta de presentación.
4. La Carta de PresentaciónLa carta de presentación complementa al CV y debe incluir:Encabezamiento: Datos de la empresa.Contenido: Motivo por el que escribes y breve referencia de los aspectos formativos y experiencia que te hacen ser la persona indicada para el puesto.Cuida tu redacción, ortografía y presentación, nunca excedas la página y busca un papel con calidad. Además, es conveniente que una carta se dirija a una persona concreta. Sobre qué decir, recuerda que tienes que convencer a quien la lee que eres el candidato adecuado para el puesto, explica brevemente lo que ofreces y quieres.
5. Pruebas de Selección y EntrevistaUna vez superada la preselección, se le podrá exigir al aspirante que realice una prueba específica donde deberá demostrar sus competencias. Las pruebas pueden incluir:Test psicotécnicos: Para saber las aptitudes y actitudes de los aspirantes.Pruebas de personalidad: Para apreciar rasgos de personalidad, intereses y valores profesionales.Dinámicas grupales: Para valorar los comportamientos dentro de un grupo.Pruebas de conocimiento: Para demostrar las capacidades y competencias para realizar el puesto de trabajo.La entrevista de selección de personal tiene como objetivo ampliar la información que previamente se conoce del candidato mediante su currículum. Sirve para conocer el grado de adaptación del candidato al puesto que se ha ofertado. Constituye la última fase para los candidatos a un puesto de trabajo. Las entrevistas pueden ser:Individual: Un entrevistador y un candidato.Informal: Sin guion elaborado.De choque: Para evaluar la reacción ante situaciones de tensión.Colectiva: Varios entrevistadores y/o entrevistados.Recaba información sobre la empresa antes de la entrevista y al finalizar, realiza preguntas sobre temas que no te hayan quedado claros.
6. Recursos para la Búsqueda de EmpleoExisten diversos recursos para encontrar empleo, entre ellos:Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE-INEM): Administra empleo.Prensa: Anuncios en periódicos y revistas locales y nacionales.Agencias de colocación privadas: Ponen en contacto a empresas y demandantes de empleo.Portales de empleo: Plataformas online como Infojobs.Red de contactos: Informar a amigos y familiares sobre tu búsqueda de empleo.Empresas de selección de personal: Contratadas por terceras empresas para la elección de personal.EURES (European Employment Services): Red de cooperación para el empleo y la libre circulación de trabajadores.Cámara de Comercio e Industria.Asociaciones profesionales y de empresarios.
7. Autoempleo como AlternativaSe entiende por autoempleo toda actividad laboral generada por el propio sujeto que la ejerce de forma directa. El autoempleo no es más que una vía de incorporación al mercado laboral, pero con la particularidad de que la creación de una empresa propia no influye únicamente en los propios emprendedores que obtienen un empleo, sino en el tejido empresarial, en la economía y en la creación de nuevos puestos de trabajo.El autoempleo no es un camino fácil, no todo el mundo reúne las características necesarias para hacerlo, pero ofrece:Estabilidad en el empleo.Independencia.Posibilidad de mayores ingresos.Asumir la toma de decisiones.Aunque también implica un riesgo económico.

En resumen, para tener éxito como asistente personal, es fundamental poseer habilidades organizativas, comunicativas y administrativas, así como una actitud proactiva y capacidad de adaptación.