El briefing es una herramienta imprescindible en el día a día de los profesionales, sobre todo del marketing y la publicidad. Es un documento breve que contiene las claves para el éxito de un proyecto si está bien realizado. ¡Sigue leyendo para saber más!
Briefing viene de la palabra inglesa "brief", que significa "breve", es decir, un briefing podría entenderse como un resumen. Un documento resumido donde se detallan los siguientes puntos imprescindibles:
- Qué quiero hacer.
- Para qué.
- Cuándo lo quiero hacer.
El briefing tiene como objetivo ser la guía para la realización de un proyecto o iniciativa. Normalmente la empresa, con el rol del cliente, envía el briefing a su agencia de marketing, comunicación o publicidad generalmente, plasmando sus ideas para su futura puesta en marcha.
Este documento debe contener toda la información necesaria para la elaboración del proyecto, con los siguientes puntos como clave:
- Qué medios dispongo para hacerlo.
- Contexto y antecedentes.
- Target
- Objetivos
- Previsiones
- Acciones
- Presupuesto
- Planificación en el tiempo
Aunque breve, cuando más detallado y claro sea el briefing más facilidades tendrá la agencia para llevar a cabo su objetivo y mayores posibilidades de éxito habrá. Un briefing mal hecho puede hacerte perder muchísimo dinero. Hay que tener en cuenta que, aunque uno conozca su empresa, la persona que recibirá toda la información no tiene por qué conocerla tan a fondo y necesitará todos los datos para hacerlo.
La mayoría de las campañas o proyectos que fracasan, no lo hacen por falta de presupuesto, por falta de conocimientos o habilidades, o por falta de tiempo. En la mayoría de los casos lo que falla es la comunicación entre cliente-agencia. Por esta razón, para evitar pérdidas de tiempo y dinero, es vital realizar un buen briefing.
Cómo crear un BRIEF CREATIVO excepcional [Ejemplos + plantilla gratuita]
Tipos de Briefing
El briefing se adapta a diversas necesidades y contextos. Si alguna vez te has preguntado qué es un briefing, primero debes entender que no todos son iguales. Dependiendo del contexto en el que nos encontremos encontraremos un tipo de briefing u otro. Del mismo modo que no existen dos empresas iguales, tampoco existe un briefing estándar que pueda adaptarse a cualquier cliente o empresa por igual. Por este motivo, dependiendo del ámbito profesional diferenciaremos los siguientes tipos de briefing:
- Briefing publicitario: Es un documento que encontramos habitualmente en las agencias de publicidad para definir las campañas publicitarias. Cuando es necesario ampliar la información del briefing se matifica con un contrabriefing.
- Briefing creativo: Es la guía para que los equipos creativos trabajen sobre una idea, un resumen detallado de la información a nivel de gráfico y de diseño. Este tipo de briefing complementa al publicitario al enfocarse en los aspectos visuales.
- Briefing de marketing: Este tipo de briefing se enfoca en acciones específicas dentro del ámbito del marketing. Este briefing está destinado a resumir los detalles principales de la acción de marketing (digital o tradicional) que se quiere poner en marcha. Un ejemplo práctico de un briefing de marketing para el lanzamiento de un nuevo producto podría incluir los objetivos comerciales, el perfil del consumidor, los canales de marketing a utilizar, y el presupuesto asignado.
- Briefing de negocio: Este tipo de briefing está orientado a la situación general de la empresa y sus objetivos a largo plazo. Este briefing tiene la misma estructura que un briefing de marketing pero con un enfoque más de negocio y estratégico. Incluir un análisis completo sobre el mercado en el que opera la empresa es crucial.
Cómo Hacer un Briefing Efectivo
Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de desarrollar un briefing es tener claro qué tipo de briefing necesitamos: publicitario, creativo, de marketing o de negocio. Y aunque cada tipo de documento necesitará un tono y características concretas hay ciertos puntos que comparten todos los briefings:
- Hay que explicar el contexto de la empresa que lanza el briefing. Como se ha comentado antes, uno mismo conoce la empresa en la que trabaja pero no tiene por qué hacerlo la agencia encargada de desarrollar el proyecto. Es importante hablar de los proyectos que se han realizado previamente, filosofía empresarial, quiénes son los fundadores…
- En segundo lugar hay que saber el target al que va dirigido el proyecto o la campaña y las necesidades necesarias para lograr el objetivo. La identificación del público objetivo es uno de los elementos más relevantes en un briefing. Es fundamental que la descripción del público sea clara y accesible para cada miembro del equipo, sin importar su especialidad. Incluir datos demográficos, intereses y comportamientos del público objetivo contribuirá a que todos los participantes puedan comprender el perfil al que se dirigen.
- Seguidamente, se detallarán los KPIs, es decir, los indicadores de medición de eficacia en cuanto a los objetivos planteados. Definir objetivos específicos es crucial en cualquier briefing de marketing digital. Por ejemplo, incrementar el tráfico web en un 20% durante tres meses o aumentar las ventas en un 15% en un trimestre.
- El presupuesto y el timing son elementos de vital importancia en cuanto a cómo hacer un briefing. Definir el presupuesto y los recursos necesarios es un aspecto clave del briefing. La planificación del proyecto, junto con la definición de los tiempos, es esencial para el éxito de cualquier acción comunicativa. Crear un cronograma con fechas de inicio y finalización de cada fase es igualmente importante, ya que permite medir el progreso y ajustarse a los plazos establecidos.
- Otro dato fundamental es añadir datos sobre la competencia y del mercado en el que nos encontremos. Incluir un análisis completo sobre el mercado en el que opera la empresa es crucial.
- Por último, es labor del cliente especificar el estilo y el diseño con los que quiere plasmar su proyecto.
Estructura de un Briefing Efectivo
La estructura de un briefing efectivo es crucial para asegurar su funcionalidad. Un documento bien organizado facilita la comprensión y sirve como guía para todos los involucrados en el proyecto.
Definir el alcance del proyecto es vital para evitar que se desvíe de sus objetivos iniciales. Identificar las limitaciones, ya sean temporales, presupuestarias o de recursos, permitirá establecer expectativas realistas. Una hoja de ruta clara proporciona una visión general de las etapas del proyecto.
Al definir estos elementos clave dentro del briefing, te aseguras de que cada miembro del equipo tenga una comprensión unificada del proyecto desde sus inicios.
El Briefing en el Marketing Digital
El briefing se convierte en una herramienta crucial en el ámbito del marketing digital, facilitando la ejecución de estrategias alineadas con los objetivos de la campaña. En las RRSS, el brief ayuda a definir la voz y el tono de la marca, así como los objetivos de la campaña. El inbound marketing se centra en atraer clientes potenciales a través de contenido relevante y valioso.
Mejora Continua del Briefing
Una vez entendido qué es un briefing, su correcta elaboración y la mejora de un briefing se convierte en un proceso esencial para garantizar el éxito de los proyectos.
- La recopilación de información es el primer paso en la creación de un briefing efectivo. Este proceso debe incluir datos relevantes y específicos del proyecto.
- Una vez recopilada la información, es fundamental organizarla de manera lógica y coherente. La estructura del documento debe facilitar la comprensión rápida.
Errores Comunes al Elaborar un Briefing
Existen varios errores comunes al elaborar un briefing que pueden comprometer su efectividad. Identificarlos y evitarlos es crucial para garantizar un trabajo eficiente. Al abordar estos errores y centrarse en la claridad y la precisión, se pueden mejorar los resultados de la colaboración y, en definitiva, el éxito del proyecto.
Importancia y Beneficios del Briefing
El briefing es una herramienta esencial que establece las bases para el desarrollo eficaz de cualquier proyecto. A través de su elaboración cuidadosa, se pueden evitar problemas y malentendidos que podrían desembocar en fallos significativos.
El briefing actúa como el inicio de un proceso que involucra a varios actores dentro de un proyecto. Este documento no solo define las expectativas, sino que también proporciona un marco claro dentro del cual se podrán tomar decisiones estratégicas.
Una de las funciones más destacadas del briefing es su capacidad para disminuir la probabilidad de cometer errores. El éxito de un proyecto depende en gran medida del trabajo conjunto de los miembros del equipo. El briefing sirve para alinear a todos los participantes, evitando que se produzcan esfuerzos duplicados o problemas de comunicación.
Evitar sobrecostes: emprender proyectos o actividades de negocio que no se corresponden realmente con las necesidades de la empresa, o que utilizan un procedimiento inadecuado, puede derivar en mayores costes para la empresa.
Base para presupuestos: como empresa vas a crear briefings y también vas a recibirlos de otros proveedores.
Elementos Clave de un Buen Brief
Los elementos clave de un buen brief incluyen:
- Contexto y antecedentes: Información relevante sobre la marca y el mercado.
- Objetivo del proyecto: Lo que se espera lograr con el proyecto.
- Público objetivo: Descripción detallada del grupo al que se dirige la campaña o proyecto.
- Mensaje clave: La idea central que se quiere comunicar.
- Estrategias y tácticas: Cómo se alcanzarán los objetivos y con qué recursos.
- Cronograma y presupuesto: Plazos de ejecución y costos asociados.
La inclusión de estos elementos asegura que el brief sea una herramienta integral y funcional para la gestión del proyecto.
Conclusión
En el mundo de la publicidad y el marketing, la claridad y la comunicación son fundamentales para el éxito de cualquier iniciativa. Aquí es donde entra en juego el brief, una herramienta esencial que sirve como un puente entre el cliente y los profesionales creativos. Un brief efectivo es aquel que logra equilibrar la claridad en la comunicación con la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios que puedan surgir durante el proceso creativo.
Desde el Máster MBA de la Escuela de Negocios en Valencia de la Cámara de de Comercio te animamos a entender la importancia del brief como base para el desarrollo de proyectos de negocio, tanto a nivel general como en ámbitos específicos como el diseño creativo o el marketing, ya que se trata de una de las claves para una buena relación con los clientes.