Requisitos para Ser Empresario Individual en España: Guía Completa

Ser autónomo o empresario individual en España implica enfrentarse a una serie de trámites y normativas que, a priori, pueden parecer complicadas. Sin embargo, con una comprensión clara de los requisitos y procesos, es posible gestionar tu actividad económica de manera eficiente y sin contratiempos.

Emprender un negocio es un proyecto que merece ser evaluado cuidadosamente. Si vas a poner en marcha tu propio negocio, ya sea a través de una empresa o como autónomo, hay conceptos que debes tener muy claros.

¿Qué es el Código CNAE?

El código CNAE, que significa “Clasificación Nacional de Actividades Económicas”, es un sistema numérico que clasifica las distintas actividades económicas que se realizan en España. Cuando un autónomo se da de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) tiene que indicarlo, ya que se lo solicitará tanto la Seguridad Social como la Agencia Tributaria.

Es un listado que se encarga de agrupar y clasificar las actividades económicas que pueden llevar a cabo en España tanto los autónomos como las empresas. Se asigna un código a cada actividad y así es más fácil identificarlas y categorizarlas con fines estadísticos. De hecho, a medida que la sociedad avanza y surgen nuevas necesidades en el mercado, van apareciendo nuevas actividades que buscan cubrirlas. Hay cientos de actividades económicas que una empresa o un autónomo pueden ejercer.

La última versión de esta clasificación es la CNAE-2025, que sustituye a la de 2009, actualizando y armonizando las clasificaciones para facilitar su comparación con las estadísticas económicas que se hacen a nivel internacional.

¿Para qué sirve el código CNAE?

Se encarga de proporcionar una estructura homogénea y estandarizada para clasificar las actividades económicas, lo que facilita la comparación de datos a nivel nacional e internacional. Tanto el Instituto Nacional de Estadística (INE) como otros organismos públicos utilizan este código para clasificar a las empresas y los profesionales dentro de sectores económicos específicos y poder así realizar sus estudios.

Estos datos se pueden utilizar para obtener información como:

• PIB por sectores económicos.
• Tasa de empleo por actividad.
• Índices de producción industrial.

Con base en la estadística se diseñan después las políticas públicas de fomento económico. Por ejemplo, creando subvenciones para sectores que necesitan un mayor desarrollo o que están en crisis.

El INE publica anualmente el «Índice de Cifras de Negocios en la Industria», basado en la CNAE, que resulta de mucha utilidad para saber qué sectores han aumentado y cuáles han disminuido su facturación, lo que ayuda a los especialistas a prever tendencias económicas y también puede ayudar a los emprendedores en su proceso de toma de decisiones.

¿Es obligatorio tener un código CNAE?

Sí, todas las empresas y los autónomos deben adscribirse a un CNAE que encaje con la actividad principal que llevan a cabo. De hecho, en el caso de las sociedades mercantiles, el código debe aparecer en toda la documentación necesaria para su constitución (escrituras y acuerdos societarios); así como en sus cuentas anuales y tiene que constar también en el Registro Mercantil.

No contar con un CNAE o tener un CNAE incorrecto puede dar lugar a problemas con Hacienda y la Seguridad Social, y también puede dificultar el acceso a determinadas subvenciones y ayudas públicas.

Seleccionar el código CNAE adecuado es esencial, ya que determina aspectos clave de la relación con Hacienda y la Seguridad Social. Existen varias herramientas que facilitan la consulta del CNAE. Una de las fuentes principales es el Real Decreto 475/2007, que incluye un anexo detallado con todas las clasificaciones posibles.

Grupos de actividades CNAE

Existen un total de 20 grupos de actividad dentro de los cuales hay múltiples categorías y subcategorías. Por ejemplo, dentro del Grupo C, que incluye la industria manufacturera, se incluye la categoría de industria alimentaria y dentro de ella subcategorías como la de procesado y conservación de carne y elaboración de productos cárnicos y la de procesado y conservación de patatas.

La CNAE-2025 incluye los siguientes Grupos:

• GRUPO A: Agricultura, ganadería, silvicultura y pesca.
• GRUPO B: Industrias extractivas.
• GRUPO C: Industria manufacturera.
• GRUPO D: Suministro de energía eléctrica, gas, vapor y aire acondicionado.
• GRUPO E: Suministro de agua, actividades de saneamiento, gestión de residuos y descontaminación.
• GRUPO F: Construcción.
• GRUPO G: Comercio al por mayor y el por menor; reparación de vehículos de motor y motocicletas.
• GRUPO H: Transporte y almacenamiento.
• GRUPO I: Hostelería.
• GRUPO J: Información y comunicación.
• GRUPO K: Actividades financieras y seguros.
• GRUPO L: Actividades inmobiliarias.
• GRUPO M: Actividades profesionales, científicas y técnicas.
• GRUPO N: Actividades administrativas y servicios auxiliares.
• GRUPO O: Administración Pública y defensa; Seguridad Social obligatoria.
• GRUPO P: Educación.
• GRUPO R: Actividades artísticas, recreativas y de entretenimiento.
• GRUPO S: Otros servicios.
• GRUPO T: Actividades de los hogares como empleadores del personal doméstico.
• GRUPO U: Actividades de organización y organismos extraterritoriales.

Clasificación Nacional de Actividades Económicas CNAE

¿Cómo diferenciar el código IAE o CNAE que corresponde a tu actividad económica?

Suele haber cierta confusión entre CNAE y IAE porque los dos tienen protagonismo cuando una persona se da de alta como autónoma o cuando una empresa quiere empezar su actividad, pero debes tener claro que no son lo mismo:

• CNAE: es un listado que clasifica las diferentes actividades económicas y les asigna un código para facilitar su identificación y catalogación.
• IAE: es el Impuesto de Actividades Económicas y el alta en el mismo otorga un código que es necesario para poder cumplir con las obligaciones fiscales.

Para que lo entiendas mejor: el CNAE tiene principalmente fines estadísticos, mientras que el IAE persigue fines fiscales. Aunque ambos implican que se atribuye un código a la empresa o profesional, estos códigos no coinciden.

¿Es posible cambiar el código CNAE?

Mientras la empresa o autónomo siga ejerciendo la misma actividad, el CNAE seguirá en vigor sin necesidad de hacer ningún tipo de renovación ni trámite. Por el contrario, si se opta por hacer un cambio de actividad, entonces hay que hacer el ajuste correspondiente.

En el caso de las empresas la modificación se hace a través de un notario, otorgando escritura pública que certifique el cambio del objeto social y el nuevo CNAE, documentación que debe remitirse después al Registro Mercantil para que el cambio surta efecto. Para los autónomos es más sencillo, puesto que basta con hacer el ajuste a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

El Empresario Individual: Requisitos y Trámites

El empresario individual es la persona física que realiza, en nombre propio y por medio de una empresa, una actividad comercial, industrial o profesional. En esta modalidad de ejercicio profesional de una actividad el propietario o persona física lleva el control total de la empresa.

Trámites iniciales para el empresario individual:

• Declaración de alta en el IAE: Es requisito previo y necesario para desarrollar cualquier tipo de actividad empresarial o profesional. La declaración de alta se realiza mediante la presentación del modelo 845 (si la actividad está sujeta simplemente a cuota municipal) o del modelo 846.
• Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): Toda persona física que se da de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas para ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios deberá, obligatoriamente, inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Además los trabajadores profesionales que ejerzan una actividad profesional por cuenta propia deben darse de alta en los colectivos profesionales acogidos.
• Asignación de un número al empresario, por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social, para su identificación en el Régimen que corresponde del Sistema de la Seguridad Social.
• Solicitar un Código de Cuenta de Cotización: El empresario deberá de solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias y para cada uno de los regímenes en que realice la actividad, ante la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio de actividad. Este trámite ha de realizarlo toda persona física o jurídica, por cuenta de la cual vayan a trabajar personas incluidas en el Régimen General de la Seguridad Social (vayan a tener trabajadores a su cargo). El resultado de la inscripción de la empresa es la asignación de un CCC (Código Cuenta de Cotización) válido para todo el país. Para realizar la inscripción se debe realizar la solicitud mediante al modelo TA.6 (Instrucciones).

Documentación necesaria:

• Modelo oficial de la solicitud.
• Original o copia del documento identificativo del titular de la empresa, empresario individual ó titular del hogar familiar.
• Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda asignando el Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa según CNAE -09. Si la empresa tuviera trabajadores, el alta de estos habría que registrarla a través del modelo TA-2/S (Instrucciones).

Aspectos Fiscales Relevantes:

• Empresarios individuales acogidos al régimen de Estimación Objetiva del IRPF no están obligados a llevar libros registro auxiliares en relación con el IRPF. Deberán conservar, numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres, las facturas emitidas y las facturas y justificantes recibidos. Igualmente deberán conservar justificantes de los Signos, Índices o Módulos aplicados.
• No son gastos deducibles los gastos de determinadas donaciones.
• Para la amortización del Inmovilizado material se realiza en función de la tabla simplificada de amortización aprobada al efecto por el Ministerio de Hacienda.
• La estimación de los rendimientos se basa en una serie de datos objetivos independientes de la corriente real de ingresos y gastos real de la actividad.

Otros Aspectos Importantes:

• DUE (Documento Único Electrónico): Es un documento electrónico que recoge todos los datos necesarios para la constitución y puesta en marcha de una empresa.
• NIE (Número de Identificación de Extranjero): Debe de obtener el Número de Identificación de ciudadano extranjero comunitario (NIE) y realizar la inscripción en el Registro de Extranjeros. Una vez obtenido el NIE puede llevar a cabo el alta de la actividad en la Agencia Tributaria y en el Régimen de Autónomos de la Seguridad Social.
• Compatibilidad RETA y Régimen General: En relación a la Seguridad Social, deberá cotizar en el RETA por su trabajo de autónomo y en el régimen general por el trabajo por cuenta ajena.
• Licencia de Actividad o Funcionamiento: Es una licencia municipal obligatoria para que en un local, nave u oficina pueda ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios. La licencia de actividad o funcionamiento se concede al dueño de un negocio para el desarrollo de una actividad determinada.

Aquí se encontraba con el impedimento de que para abrir la hoja correspondiente en caso de no figurar inscrito (al ser voluntaria la inscripción del empresario individual), debía de cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento de Registro Mercantil recogidos en los arts. 87 y ss del citado texto legal. De ellos destaca el art. 89, en el que se exige que “Para practicar la inscripción del empresario individual, será preciso ACREDITAR que se ha presentado la declaración de comienzo de actividad empresarial…”, lo que le obligaría a volver a darse de alta en el Censo de Empresarios de la Agencia Tributaria.

¿Cómo Elegir el CNAE Correcto?

Seleccionar el código CNAE adecuado es esencial, ya que determina aspectos clave de la relación con Hacienda y la Seguridad Social. Existen varias herramientas que facilitan la consulta del CNAE. Una de las fuentes principales es el Real Decreto 475/2007, que incluye un anexo detallado con todas las clasificaciones posibles.

Sin embargo, la forma más práctica de encontrar el CNAE es a través de los buscadores de actividades económicas de la Agencia Tributaria. Si ya se está dado de alta como autónomo y se necesita verificar el código CNAE, la forma más sencilla es revisar el resguardo del alta como autónomo.

En el caso de que sea necesario modificar el código CNAE debido a un cambio de actividad o porque no se eligió el correcto al registrarte, se puede hacer a través de la plataforma Importass de la Seguridad Social.

¿Cómo elegir el CNAE correcto?

El código CNAE es por lo tanto un elemento fundamental en la gestión de la actividad como autónomo. Aunque puede parecer una simple formalidad, elegir y registrar el CNAE correcto es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales y administrativas de manera adecuada.

En caso de duda, se recomienda consultar las fuentes oficiales, utilizar las herramientas disponibles y buscar asesoramiento profesional para asegurar que se están cumpliendo con todos los requisitos.