Los tiempos cambian y las formas de trabajar también. Con el aumento del número de emprendedores han surgido servicios específicamente para ellos, como los espacios de trabajo conjunto. La demanda de los mismos no ha parado de crecer en los últimos años, así que supone una interesante idea de negocio. Vamos a ver cómo montar un coworking.
¿Qué Define al Espacio Coworking?
Para saber cómo crear un coworking, primero debemos tener claro de qué se trata. Es un espacio en el que emprendedores de diferentes sectores tienen a su disposición recursos para trabajar, generalmente ordenadores y una buena conexión a Internet.
A priori esto no se diferencia en nada de las oficinas compartidas, pero hay un matiz que es la clave. En los espacios de coworking existe la figura del gestor, un profesional que se encarga de que los emprendedores que trabajan allí se conozcan y establezcan relaciones entre ellos. Es decir, que además de la dimensión profesional también se busca darle una dimensión algo más social.
Tipos de Coworking
Existen diversos tipos de coworking, cada uno adaptado a necesidades específicas:
- Coworking Inmobiliario: Espacios compartidos por agentes inmobiliarios y empresas del sector.
- Educativos: Ofrecen cursos y promueven el desarrollo de habilidades.
- Incubadoras y Aceleradoras: Algunos coworkings ofrecen programas de aceleración para startups.
- Coworking Específicos: Dirigidos a un perfil profesional particular, como Ecoworking para profesionales del medio ambiente.
- Coworking para Grandes Empresas: Admiten equipos grandes, fomentando la mezcla de profesionales.
- Agregadores: Buscadores de espacios que facilitan la búsqueda según necesidades específicas.
- Coworking Marketplaces: Plataformas digitales para encontrar espacios únicos para diversas actividades.
- Cafeterías como Coworking: Restaurantes que adaptan espacios para el coworking.
- Coliving: Espacios donde se comparte tanto el trabajo como la vida en comunidad.
- Coworking para Comunidad: Espacios enfocados en una comunidad específica, como mujeres.
Beneficios de trabajar en un Coworking
¿Qué se Necesita para Montar un Coworking?
Ubicación
En este tipo de negocio el local es lo más importante. Debemos asegurarnos de que tiene una buena ubicación, espacio suficiente para los puestos de trabajo que te gustaría tener y una buena iluminación natural.
Diseño Interior
En cuanto al diseño interior, es normal que haya que hacer algunas reformas. Lo mejor es que el espacio sea lo más diáfano posible. Esto permite que los profesionales que trabajan allí se puedan ver de forma constante y no se sientan aislados.
Movilidad
Hay que eliminar barreras arquitectónicas y contar con cuartos de baño adaptados a personas con algún tipo de problema de movilidad.
Zonas y Salas
Los puestos de trabajo deben tener espacio suficiente para que cada profesional pueda trabajar de forma cómoda sin molestar a los demás ni ser molestado. Además, habrá una zona para descansar y es conveniente también tener una sala aparte para reuniones.
Servicio
Tener un ambiente cómodo y creativo es importante, pero más importante proporcionar buen servicio a sus usuarios, por ejemplo Internet rápido, acceso 24/7 y etc.
Si quieres evitar los problemas inherentes a la gestión de llaves o tarjetas físicas, puedes instalar la cerradura inteligente Raixer que te permite controlar los accesos de tus empleados, personal y visitas desde la nube.
Decoración
Por lo que se refiere a la decoración, debe ser sencilla pero acogedora a la vez. Y lo que no puede faltar es un buen sistema de climatización.
Licencia de Apertura
Lógicamente, deberás solicitar la correspondiente licencia de apertura en el Ayuntamiento para que todo sea legal.
Crear Comunidad
Ayuda a generar conexiones. Piensa que los miembros se unen a una comunidad porque esperan que el espacio consiga abrirles puertas.
El gestor del espacio de coworking debe de ser el centro de la comunidad.
¿Cómo Gestionar un Espacio Coworking?
Lo primero es contar con una web atractiva y posicionarla bien. A través de la misma o de una app puedes crear un sistema de reserva de puestos de trabajo.
Ten un gestor de confianza que sepa tratar a la gente y ayudar a entablar relaciones. También pueden ser de ayuda herramientas digitales que permiten a los emprendedores seguir conectados incluso cuando no están en el espacio de coworking.
Presta atención a los detalles. Prepara una pequeña sorpresa si es el cumpleaños de alguno de los miembros, lleva un aperitivo especial de vez en cuando, etc.
También puedes proponer actividades alternativas al trabajo. Charlas, eventos, quedadas, cursos específicos, entre otros. Esto anima a los emprendedores a relacionarse más entre ellos y además les anima a dar a conocer el espacio de coworking a otros profesionales.
Ya has visto que cuando se trata de cómo montar un coworking no hay que limitarse solo a preparar un buen espacio de trabajo, también hay que esforzarse día a día para que los miembros del espacio de coworking se sientan cómodos y quieran permanecer en él. Los coworkers son el espíritu de tu negocio, no lo olvides.
Los espacios de coworking reafirman las tendencias actuales de dinamismo y necesidad de colaboración en el entorno de trabajo. Estos edificios donde convergen las tareas e ideas de multitud de empresas se han consolidado como una solución eficiente, independientemente de la actividad y tamaño de las organizaciones.
Por ello, su equipamiento no debe centrarse únicamente en la funcionalidad: el diseño de oficinas para coworking juega un papel crucial en la productividad, el bienestar y la percepción de marca.
El Papel del Diseño en un Coworking
Un buen diseño de coworking debe asegurar desde su comodidad física hasta su productividad, la capacidad de concentración (bien sea a través de áreas de aislamiento en zonas comunes o con despachos individualizados) y el bienestar general.
A la hora de comenzar con el diseño de espacios coworking, conviene centrarse en cuatro aspectos fundamentales: ergonomía, funcionalidad, estética y sostenibilidad.
Ergonomía
Un coworking bien diseñado debe priorizar el bienestar físico, y el primer paso para ello es apostar por mobiliario ajustable tanto a las necesidades de las personas como de las actividades que deban realizar.
Por un lado, las sillas de oficina ergonómicas son esenciales. Esta característica se refiere a la capacidad de la silla de adaptarse a los movimientos del usuario y recoger el cuerpo desde la primera sentada. Pero no sólo elegir las sillas de escritorio es importante.
La ergonomía también debe estar presente en la elección de las mesas de trabajo, las cuales deben tener una altura adecuada y un tablero con dimensiones suficientes para colocar ordenadores, documentos y otros accesorios.
Funcionalidad
Una buena distribución del espacio coworking permite aprovechar al máximo cada metro cuadrado, facilitando el equilibrio entre concentración y colaboración. Es fundamental crear distintas zonas con funciones específicas:
- Áreas de trabajo individual, en despachos con sillas y mesas de trabajo ergonómicas.
- Zonas de trabajo colaborativo u “open space”, que promuevan la interacción y el intercambio de ideas.
- Salas de reuniones con mobiliario flexible, pizarras y tecnología integrada.
- Espacios informales, como rincones con sofás o mesas altas, para encuentros rápidos o pausas activas.
Además, la circulación debe ser fluida, con pasillos amplios y zonas comunes de fácil acceso sin que el mobiliario ni la decoración se conviertan en un obstáculo.
Sostenibilidad
El diseño sostenible no es solo una tendencia, sino una necesidad. Incorporar materiales reciclables, mobiliario duradero y procesos de fabricación responsables aporta valor añadido al espacio y responde a la creciente conciencia ecológica.
El diseño de oficinas coworking no sólo debe responder a las necesidades actuales, sino también anticiparse a los cambios en los hábitos de trabajo.
Los coworkings más modernos apuestan por la incorporación de tecnología para mejorar la experiencia: desde sistemas inteligentes para reservar puestos y salas hasta soluciones que monitorizan la calidad del aire o permiten reuniones híbridas sin molestar al resto.
También gana fuerza el diseño multifuncional, con espacios que pueden reconfigurarse fácilmente para diferentes usos: trabajo individual, encuentros informales, presentaciones o formaciones.
Por todo ello, diseñar un espacio de coworking implica mucho más que elegir un mobiliario de estética amable. Se trata de crear una experiencia integral donde cada elemento contribuya al confort, la productividad y el bienestar de los usuarios.
Aspectos Legales y Financieros
Montar un coworking no es solo una oportunidad de negocio: es crear un espacio donde la creatividad, la colaboración y la productividad se dan la mano. Pero para garantizar el éxito de tu proyecto, es imprescindible comprender la importancia de las licencias de actividad, declaraciones responsables, licencias de apertura y licencias de obras, así como cumplir con la normativa de protección contra incendios vigente.
Antes de aventurarte en este emprendimiento, conviene planificar cuidadosamente cada detalle, desde la elección del local hasta la definición de servicios, pasando por el cumplimiento legal y la instalación de sistemas de seguridad.
Datos Clave del Sector en España
Según datos del informe El estado del Coworking en España 2022-2023 de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid.
- El 48% de los centros de coworking tiene menos de 200 m2, el 25% entre 200 y 500 m2, el 8% entre 500 y 1.000 m2 y el 19% supera los 1.000 m2: la dimensión media se estima en 643 m2.
- El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €.
- Se estima que los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €.
Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes.
Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso.
El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento SEO en los principales buscadores.
La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar en esto a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia.
Plan de Inversión y Gastos
La actividad prevista es un centro de coworking de 300 m2, con un total de 40 puestos, situado en una zona relativamente céntrica de una ciudad española de tamaño medio. El local es alquilado, siendo necesario acometer una reforma para acondicionarlo al uso de espacio de coworking.
Se prevén las siguientes inversiones en inmovilizado material: reforma y acondicionamiento del local (7.000 €), mobiliario de despachos y salas (14.000 €), herramientas y útiles (1.500 €), equipos informáticos (3.000 €).
En el Activo Corriente, el epígrafe de Hacienda Pública deudora por IVA de inversiones iniciales suma 5.355 €. El importe total a financiar (Activo del balance inicial) asciende a 33.855 €.
La emprendedora aporta un capital social de 15.000 €. El resto (18.855 €) se financia mediante un préstamo bancario a largo plazo (cinco años), al 5,5% de interés nominal anual, que se devolverá mediante 36 cuotas mensuales constantes de 569 € (formadas por intereses y devolución del capital).
Gastos de Personal
Suma de los salarios brutos y seguridad social a cargo de la empresa. En nuestro supuesto, la emprendedora, además de gestionar la actividad, ejerce las funciones comerciales y de comunicación.
Encuadrada en el régimen de autónomos de la Seguridad Social, cotiza sobre la base mínima la cantidad mensual de 265 €, que se cargan al negocio, aunque según ley, la responsabilidad de cotizar corresponde al autónomo y no a la sociedad. Su salario bruto anual se fija en 18.000 €.
También se contrata, a tiempo parcial, a un gestor del espacio, con un salario bruto de 12.000 €, que además de apoyar a la empresaria en las tareas administrativas del centro, contribuye a dinamizarlo atendiendo las necesidades de los coworkers y organizando diferentes actividades colectivas.
Amortizaciones
Gasto ineludible que recoge la pérdida de valor del los elementos del inmovilizado. En nuestro ejemplo ascienden a un total de 3.330 euros al año.
Precios y Rentabilidad
En cuanto a los precios, el precio medio del puesto fijo ronda los 185 € al mes y del puesto flexible los 115 € al mes. En general los ingresos por alquiler de puestos de trabajo suponen un 60% de los ingresos.
Los ingresos no son constantes en este tipo de negocio y es necesario controlar mucho los costes fijos para que no se resienta la tesorería. El margen de un centro de negocio es directamente proporcional a los servicios ofrecidos y al tamaño del centro.