Iniciar un negocio en España es una aventura emocionante y llena de oportunidades. La creación y registro de PYMES requiere de unos principios básicos. En ello, la ley apoya a los fundadores de este tipo de empresas, facilitándoles la tarea de introducirse de lleno en el derecho tributario y la contabilidad. Si tú también estás pensando en abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible.
En las últimas décadas, el espíritu empresarial ha ido ganando terreno, de manera que cada vez más personas se sienten atraídas por la idea de montar su propio negocio, lo cual está dando paso a la creación de un mayor número de nuevas empresas y startups. En este artículo, exploraremos los pasos necesarios para registrar una PYME en España, desde la elección de la forma jurídica hasta los trámites finales ante la Agencia Tributaria y el Registro Mercantil.
La burocracia es una de las tareas más complejas a la hora de emprender. Sin embargo, hay países en los que, gracias a la digitalización, crear una empresa es mucho más ágil y los requisitos para hacerlo, mucho más sencillos.
El informe 'Doing Business' del Banco Mundial indica que en Nueva Zelanda la constitución de un negocio se puede realizar en menos de un día. En el caso de España, la ley de startups incluye medidas para agilizar ese proceso.
El Concepto de PYME
PYME es el término utilizado para hacer referencia a las pequeñas y medianas empresas que, como tal, tienen un número reducido de trabajadores y un volumen de negocio con unos límites financieros establecidos, además de la obligación de realizar un balance general anual de las cuentas.
Las pymes pueden dividirse en microempresas, en pequeñas y en medianas empresas, y para hacer una distinción entre cada una de ellas es necesario tener en cuenta los empleados, el volumen de negocio y el balance general.
Si quieres conocer más sobre los factores que determinan que una empresa se constituya como pyme o microempresa, así como obtener información general sobre las pymes, visita nuestro artículo dedicado a las pequeñas y medianas empresas.
¿Por Qué Dar de Alta una PYME?
En España existe libertad de empresa (recogida en el artículo 38 de la Constitución), que es la facultad que tiene cualquier persona para desarrollar actividades comerciales, como la venta de productos o la provisión de servicios, con fines lucrativos.
Sin embargo, en el caso concreto del concepto de empresa que nos ocupa, cualquier pyme tiene que estar dada de alta en los organismos pertinentes para empezar a funcionar, de ahí que este tipo de empresas deban registrarse como sociedades en el Registro Mercantil Central con su correspondiente denominación según los términos expuestos en la página web del RMC.
Una vez puestos de relieve unos datos generales sobre las pequeñas y medianas empresas, veamos qué pasos hay que realizar para proceder a su constitución y registro.
Pasos Clave para la Constitución de una PYME
Para crear una empresa en España, es fundamental cumplir con una serie de requisitos legales y administrativos. Abrir un negocio en España implica cumplir con una serie de trámites y normativas que garantizan que tu actividad comercial se desarrolle dentro del marco legal.
Tipos de empresas según su forma jurídica
1. Análisis DAFO
El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:
- Características del mercado: Deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
- DAFO: Tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
- Objetivo: Para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.
2. Elección de la Forma Jurídica
El primer paso es elegir el tipo de forma jurídica del negocio. A la hora de constituir una empresa hay que elegir la forma jurídica que adoptará. También se puede ejercer una actividad económica como persona física, en nombre propio, asumiendo el control y el riesgo. Esta es la figura del Autónomo.
Para una correcta decisión es importante conocer las características particulares de cada fórmula jurídica. Para definir el tipo de empresa hay que tener en cuenta el número de socios, el capital social y la responsabilidad.
Las formas jurídicas más comunes son:
- Autónomo (empresario individual): Persona física que realiza por cuenta propia una actividad económica, tenga contratados trabajadores o no. Sin capital mínimo y responsabilidad ilimitada, es decir, respondes con tu patrimonio privado sobre las deudas contraídas por la empresa.
- Comunidad de bienes y sociedad civil: Mínimo dos socios. Las aportaciones a la actividad podrán ser en dinero o en especie, y se podrá definir el porcentaje de participación de cada comunero en las pérdidas y ganancias. Sin capital mínimo y responsabilidad ilimitada de los socios, es decir, se responde con el patrimonio personal de cada uno.
- Sociedad de responsabilidad limitada (SL) y Sociedad limitada nueva empresa (SLNE): Mínimo de un socio. Sociedad de carácter mercantil en la que el capital social está dividido en participaciones/aportaciones de todos los socios. Estos responden de las deudas contraídas solo con el capital invertido, no con su patrimonio privado, por lo que hablamos de responsabilidad limitada. Capital mínimo de 3.000€, representado por participaciones que son transmisibles de manera limitada. Es la forma jurídica de empresa más frecuente para las medianas y pequeñas empresas.
- Sociedad anónima (SA): Mínimo de un socio, con una aportación inicial de 60.000 €, pudiendo aportar un 25% inicial y el resto tras la constitución de la sociedad. El capital, dividido en acciones, lo constituyen las aportaciones de los socios. Estos responden a las deudas contraídas con el capital invertido, sin arriesgar su patrimonio privado. Es la más común para empresas de mayor tamaño, ya que permite, por ejemplo, cotizar en bolsa o transmitir los títulos (acciones) de manera más rápida y fácil.
- Sociedad cooperativa: Mínimo de 3 personas para su constitución, en régimen de libre adhesión y baja voluntaria. Cada socio es responsable de las obligaciones según el capital invertido, y las decisiones se toman de manera democrática por la votación de todos los socios.
Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil. Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.
3. El Depósito del Capital Social
El capital social de una empresa es el total de lo aportado por los socios a la entidad y puede consistir en dinero, bienes o derechos patrimoniales.
Según la forma jurídica elegida, el capital social mínimo varía:
- Sociedad Anónima: Tiene que tener al menos un socio y se debe constituir con un capital mínimo de 60.000 euros. Este capital es la aportación que hacen los socios. Las siglas S.A. se incluirán obligatoriamente en la denominación de la empresa.
- Sociedad de responsabilidad limitada: A diferencia de la sociedad anónima, el capital mínimo para crear una sociedad de responsabilidad limitada es de solo un euro. Este tipo de empresa se puede crear con solo un socio. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables y está integrado por las aportaciones de los socios.
- Emprendedor de responsabilidad limitada: Esta alternativa supone ser una persona física que lleva a cabo una actividad económica y cuya responsabilidad es ilimitada ante terceros.
4. La Denominación Social
Una vez decidida la forma jurídica, lo siguiente es dotar al negocio de una denominación social (nombre que identifica a la empresa), que irá seguida de la forma social.
La constitución de una sociedad en el Registro Mercantil requiere la obtención de una certificación negativa previa por parte del Registro Mercantil Central que deje constancia de que no hay ninguna sociedad registrada con la denominación elegida.
¿Cómo realizar este trámite?
Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal.
Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses.
Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo.
De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.
5. Elaboración de los Estatutos Sociales
A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.
Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios.
Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos.
Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.
6. Crea la Escritura Pública en Notaría
Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:
- Certificación negativa del Registro Mercantil
- Certificado bancario de depósito de capital social
- Estatutos sociales
- DNI o NIE de los socios
Una vez solicitada la certificación negativa, debes crear la escritura pública. El notario también puede ayudarte a redactar la escritura de constitución de la sociedad, en la que tendrás que detallar todos los aspectos fundamentales de su funcionamiento, desde su objeto hasta cómo se tomarán los acuerdos o la manera en que se transmitirán las participaciones.
7. Solicita el NIF de tu Empresa
Una vez completados estos procedimientos necesarios para el proceso de constitución, debes ponerte al día con Hacienda.
Después, para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria.
El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad.
Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria. Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad.
¿Cómo solicitarlo?
De esta manera podrás darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas, presentando el modelo 036. Debes realizar este trámite durante el mes siguiente a la fecha de constitución de la empresa.
Tendrás que acudir a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y rellenar los «Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores - Declaración de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada».
8. Inscripción en el Registro Mercantil
Con el NIF provisional, es el momento de registrar la empresa en el Registro Mercantil. Para hacerlo, se deberá acudir al registro de la provincia en la que esté localizada la empresa.
El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen.
Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades.
Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.
9. Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)
El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España.
Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online.
Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.
10. Obtención del NIF Definitivo
Por último, cuando se hayan realizado todos estos pasos, es el momento de solicitar el NIF definitivo a la Agencia Tributaria. Para ello, será necesario presentar el modelo 036, con la casilla 120 marcada.
Facilidades y Apoyo al Emprendedor
Puede realizar de forma electrónica los trámites de constitución y puesta en marcha de determinadas sociedades mercantiles en España a través del sistema unificado CIRCE, desarrollado por la Dirección General de Industria y PYME en 2003, que unifica todos los trámites solicitados por organismos y administraciones que intervienen en el proceso de constitución de empresas.
Para llevar a cabo los trámites a través del sistema CIRCE, deberá cumplimentar adecuadamente el Documento Único Electrónico (DUE) pudiendo acudir a los Puntos de Atención al Emprendimiento (PAE) que, de manera gratuita, ayudan a los emprendedores con su cumplimentación, así como facilitan asesoramiento en el inicio efectivo de la actividad y su desarrollo.