Cómo Hacer un Presupuesto de Marketing en Excel Paso a Paso

¿Necesitas crear un presupuesto en Excel y no sabes cómo hacerlo? Aquí te explicamos paso a paso este proceso y te damos tips para optimizarlo. Hace tiempo que el papel está siendo relegado en las empresas a un segundo plano a la par que los programas informáticos cobran importancia. Por ello, es imprescindible utilizar las herramientas informáticas que tenemos a nuestro alcance con el fin de hacer nuestras tareas mucho más sencillas y ejecutarlas en el menor tiempo posible. Hoy, te explicamos cómo crear un presupuesto básico para un cliente con Excel.

Hoy vamos a aprender cómo crear un presupuesto básico de tu entidad para un cliente con Excel, una hoja de cálculo que nos permite manejar datos numéricos y texto para organizar la información en tablas formado por filas y columnas.

¿Por qué con este programa? El responsable de infografía digital en El Economista y profesor en la Universidad Villanueva, Javier Barriocanal, nos explica que una de las grandes virtudes de Excel es su sencillez a la hora de elaborar o reutilizar plantillas y su carácter visual, ya que “es bastante atractivo y nos ofrece la ventaja de poder generar ayudas visuales como gráficos que nos ayudarán a leer y entender nuestros presupuestos”.

Además, con Excel puedes crear tus propias plantillas o emplear algunas básicas ya existentes. “La ventaja de generar las tuyas propias es que se adaptarán perfectamente a tus necesidades y ahorrarás tiempo en el futuro”, asegura Barriocanal. Para hacer más sencillo el trabajo, “lo mejor es utilizar siempre el mismo sistema y que sea común para todos”, es decir, “si cada vez que originamos un nuevo presupuesto modificamos el código de color o el nombre de los ítems, haremos muy difícil que cualquier otra persona pueda entender el presupuesto o que los archivos sean compatibles entre sí”, subraya Barriocanal.

¿Qué elementos e información debe tener un presupuesto?

Un presupuesto debe tener los siguientes elementos clave que vamos a ver:

• Nombre del cliente
• Número del presupuesto (ordenado por serie numérica)
• NIF del cliente y su dirección fiscal
• Fecha de emisión del servicio o producto
• Concepto (describir el servicio)
• Precio por unidad y antes de impuestos para cada uno de los bienes o servicios
• Gastos propios del servicio. ¿Cuánto me cuesta ofrecerlo?
• Posibles descuentos o anticipos
• Añadir impuestos (IVA e IRPF)
• Sumar importe total

Pasos a seguir para hacer un presupuesto en Excel

A continuación veremos los pasos clave, con algunas indicaciones extra de Business Insider para poder usar las funciones de Excel correctamente.

1. Abre una hoja de cálculo: Si has decidido elaborar tu presupuesto de manera manual, y no usando una herramienta tipo ERP, entonces lo ideal es recurrir a Excel o Google Sheets. Comienza por personalizar el diseño a tu gusto, o siguiendo la estética corporativa, si se trata de un presupuesto empresarial.
2. Elige los títulos principales: En la celda A1, debes poner el título del presupuesto; en la celda A3, puedes poner productos/servicios; en la celda B3, ingresos; y en la C3, gastos. De esta forma, podrás comenzar a introducir tus ingresos y gastos en cada fila (los primeros en la columna B y los segundos en la C). Otra opción es crear hojas para cada sección y una adicional de resumen donde sumar todo.
3. Haz una lista de ingresos y gastos: Empieza a hacer tu lista de gastos e ingresos, añadiendo cada uno en su respectiva columna. Por ejemplo, la hipoteca de tu casa iría en la columna para gastos, y tu sueldo iría en la columna de ingresos.
4. Haz las cuentas: Si hay varios servicios y, por lo tanto, varios precios distintos, la última fase sería sumar las cantidades. Esto puedes realizarlo con una simple fórmula que escribirás en la barra blanca horizontal que verás dispuesta encima de las casillas de la hoja de Excel. Es importante tener en cuenta que, antes de escribir sobre la barra, el cursor debe posicionarse en la casilla donde deseas que se escriba la suma total Ej.: =SUM(“B1; B2; B3). En este caso, deberías haber colocado el ratón en la casilla B4, por ejemplo. Si quieres saber cuáles son tus gastos netos, debes introducir el signo “=” en la celda cercana a la columna D, pinchar, poner el signo “-” y clicar en la celda del total de gastos, presionando “Intro”.

Errores comunes en la creación de presupuestos en Excel y cómo no cometerlos

Desde la experiencia, Xavier Bosch, licenciado en Administración y Dirección de Empresa por la Universidad de Ramón Llul y experto en Excel, nos explica que uno de los errores comunes que cometen los autónomos es la inmadurez del presupuesto.

“Yo sólo acepto peticiones muy concretas porque si quedan cosas en el aire pierdo el alcance de lo que hay que hacer, es decir, el presupuesto del servicio debe estar muy delimitado”. Una de las ventajas de hacer el presupuesto en Excel es la “flexibilidad que te permite la herramienta, ya que muchos software son cerrados”, asegura Bosh.

En el caso de las hojas de Excel, estas “nos aportarán más valor si permiten identificar patrones o tendencias en la hoja de cálculo”, agrega, por su parte, Barriocanal. Para entender a qué se refiere, el maestro lo explica con un ejemplo: “Podemos elegir que determinados valores superiores a X se pinten de rojo, para así reconocer más fácilmente lo que nos interesa”.

Trucos y tips para optimizar la creación de presupuestos

Una forma cómoda de ahorrarte mucho tiempo es utilizar plantillas prediseñadas. En vez de comenzar con la página en blanco, tendrás una base sobre la que adaptar tu presupuesto. Encontrarás algunas plantillas de presupuesto en Google Drive, en el apartado de hojas de cálculo. Recuerda que hay opciones para presupuesto personal y para presupuesto de empresa.

Descargar y utilizar plantillas para presupuestos de Excel

Aparte de las plantillas personalizables de Drive, también hay sitios web donde puedes descargar tus propias plantillas. Lo ideal es que compares entre distintos tipos, para que veas qué formato, estilo y estructura te funciona mejor. En este artículo podrás descargar una gran variedad de plantillas de presupuesto.

Optimizar la creación de presupuestos con herramientas online

Aunque es una de las herramientas más utilizadas en empresas, lo cierto es que no todo el mundo sabe utilizar Excel. Raimundo Ycaza, consultor de gestión de proyectos freelance, explicaba en un artículo publicado en su página web que la mejor forma de aprender a utilizar el programa es, valga la redundancia, usándolo: “Lo que se estudia y no se practica, pronto se olvida”.

Uno de los consejos que el experto ofrece es la concreción de objetivos. Si defines lo que quieres conseguir con la herramienta, es más fácil que aprendas a usarla. Como en este caso el objetivo es hacer un presupuesto, lo primero que debes hacer es buscar los elementos que se emplean en un presupuesto.

Si estás aprendiendo a utilizar la herramienta, desde Holded te aconsejamos que dupliques el documento del presupuesto para tener siempre una versión segura, ya que en ocasiones se cometen errores difíciles de deshacer para un inexperto. Sin embargo, es preciso que aprendas a comprobar el historial de versiones de un documento de Excel por si llegase el caso de tener que volver sobre tus propios pasos. Si trabajas sobre la versión de Excel de Google Drive, puedes revisar esto en archivo - historial de versiones - ver.

Con todo, lo ideal suele ser tener un software para generar tus facturas y presupuestos y que te facilite el trabajo y un Excel interno para gestionar y organizar correctamente todos los presupuestos que hayas generado, de tal manera que al final de cada jornada tengas muy bien delimitado el trabajo y el servicio que has ofrecido.

Importancia de un Presupuesto de Marketing

Hacer un presupuesto de marketing te permitirá demostrar que lo que gastas en marketing es una inversión inteligente. Contar con un plan de acción antes de iniciar cualquier campaña o estrategia te facilitará saber hacia dónde dirigirte y con qué herramientas hacerlo, respetando la inversión disponible. A continuación, se detallan algunas ventajas clave:

• Un rumbo financiero eficaz: Cuando cuentas con un plan de acción antes de iniciar cualquier campaña o estrategia, te será más fácil saber hacia dónde dirigirte y con qué herramientas hacerlo, respetando al mismo tiempo la inversión que tienes disponible.
• Noción de dónde colocar fondos de inversión: Cuando sabes cuánto puedes gastar, te será más fácil determinar en dónde debes repartir cada financiamiento de manera eficiente e inteligente.
• Objetivos claros: Cuando tienes un presupuesto bien definido, puedes saber cuáles son las metas más alcanzables para tu empresa.
• Visión a largo plazo: Planificar tu presupuesto de marketing te ayuda a evitar, en lo posible, gastos adicionales y mantenerte estable durante más tiempo.

Si alguna vez has trabajado como consultor en una empresa de reciente creación, habrás escuchado argumentos en contra de gastar en el área de marketing, por el temor de no percibir resultados inmediatos.

Guía Definitiva: Cómo Crear un Presupuesto de Marketing desde Cero

Elementos Clave de un Presupuesto de Marketing

En primer lugar, debes tener en claro cuáles gastos serán fijos y cuáles serán variables. Los fijos son aquellos que no cambian a lo largo del periodo planificado (puede ser trimestral, semestral o anual, según la empresa) para aspectos como el mantenimiento del sitio web, producción de videos estacionales o los sueldos de tu equipo.

• Contenido de calidad: Todas esas piezas increíbles que se crean de manera habitual para educar, informar y deleitar a tus leads y clientes pertenecen a este rubro.
• Mantenimiento del sitio web: Aquí también me refiero al mantenimiento de tu sitio, incluso si no haces cambios en su arquitectura o en su apariencia. Esta actividad nunca puede detenerse.
• Eventos: Los eventos deben incluirse, ya sea que funjas como anfitrión, organizador o participante.
• Presencia en redes sociales: Tu presencia en las redes sociales es algo serio. Es la manera en que muchas personas tendrán la primera interacción valiosa con tu marca o empresa, así que puedes considerarla como una poderosa carta de presentación.
• Automatización: Vale la pena destinar un presupuesto para todo lo que te ayude a automatizar tareas, con el fin de que puedas concentrarte en hacer contenido de calidad que resuene en tu audiencia o crear nuevas maneras de deleitar a tus clientes.

Por supuesto, esta lista de elementos de un presupuesto es modificable. Si encuentras que necesitas eliminar o agregar un elemento, hazlo.

Cómo Calcular un Presupuesto de Marketing

Si todavía no has hecho un presupuesto de marketing desde cero, es posible que te preguntes cómo realizarlo. Calcular el presupuesto de marketing implica considerar una serie de factores clave que afectan la cantidad de recursos financieros que una empresa debe asignar a sus actividades de marketing.

Los objetivos específicos que la empresa espera lograr a través de sus esfuerzos de marketing son fundamentales para determinar el presupuesto. El tamaño y la demografía del mercado objetivo tienen un impacto directo en el presupuesto de marketing. El nivel de competencia en el mercado también influye en la cantidad de recursos que se deben asignar al marketing. La etapa en el ciclo de vida del producto (introducción, crecimiento, madurez, declive) también afecta el presupuesto de marketing. La estrategia de marketing elegida por la empresa también influirá en el presupuesto. El rendimiento pasado de las estrategias de marketing y la inversión asociada pueden proporcionar una guía útil para calcular el presupuesto futuro. Por último, pero no menos importante, la disponibilidad de recursos financieros de la empresa es un factor crítico en la determinación del presupuesto de marketing.

Para saber cómo obtener tu presupuesto de marketing, el primer elemento que debes conocer son los objetivos a los que quieres llegar. Como ya he mencionado, los objetivos tienen que ser realistas y relevantes a los proyectos o campañas que buscas desarrollar. Para tu objetivo cuantitativo requieres métricas de conversión y costes de adquisición de lead y clientes.

Métricas Clave

• CTR (Click Through Rate): Esta métrica corresponde al número de clics que obtiene un anuncio o sitio web respecto al número de impresiones en los resultados de los buscadores como Google. Esta métrica también te sirve para medir la eficacia de tu estrategia SEO, pues te permite determinar tu tráfico orgánico mediante este canal.
• LTV (Lifetime Value): Esta métrica te muestra el valor neto de los ingresos que generan tus clientes durante el tiempo en el que permanecen adquiriendo tus productos o servicios.
• CAC (Costo de Adquisición del Cliente): El CAC te permite saber cuáles son los canales más efectivos para generar clientes a un menor coste.

Consideraciones Adicionales

No es lo mismo contratar una agencia, un profesional en modalidad freelance o contar con un departamento de marketing dentro de tu empresa. Los contratos son distintos y el manejo de los recursos también. Calcula esto al tener como referencia lo que ha ocurrido históricamente con los esfuerzos de marketing. Si cuentas con datos históricos entonces ya tendrás herramientas y datos para plantear metas un poco más ambiciosas sobre los aspectos que importan. Quizá no sea posible aumentar mucho las ventas porque no se tiene mucha presencia de marca, así que ahí está la primera meta a cumplir.

Es importante establecer metas específicas, medibles, alcanzables, realistas y con un periodo definido (SMART, por su acrónimo en inglés), que te permitan comprobar los resultados al encontrar los indicadores de marketing más relevantes. Dice la Ley de Murphy que si algo puede salir mal, saldrá mal. Por eso es importante apartar una cantidad de tu presupuesto para todo lo que no has planificado o lo que puede cambiar de imprevisto.

Plantillas de Presupuesto de Marketing

Una plantilla de presupuesto de marketing es una herramienta esencial para cualquier empresa que busca planificar, organizar y controlar sus gastos relacionados con actividades de marketing. Con una plantilla para calcular presupuestos de marketing, puedes realizar una serie de acciones clave para planificar, ejecutar y evaluar tus actividades de marketing de manera efectiva.

Utiliza la plantilla para planificar estratégicamente tus gastos de marketing para el próximo período, ya sea trimestral, semestral o anual. La plantilla te permite estimar los costos asociados con cada actividad de marketing planificada. Además de los costos, la plantilla te permite proyectar los ingresos esperados que se generarán como resultado de tus actividades de marketing. Utiliza la plantilla para asignar recursos financieros de manera efectiva a cada iniciativa de marketing.

Una vez que hayas establecido tu presupuesto de marketing, puedes utilizar la plantilla para realizar un seguimiento y control continuo de tus gastos reales en comparación con tu presupuesto planificado. La plantilla te ayuda a evaluar el rendimiento de tus actividades de marketing al comparar los costos con los resultados obtenidos.

Ya tienes la teoría, pero necesitas un impulso para ir a la práctica. Con nuestras plantillas de presupuestos para controlar tus gastos de marketing podrás monitorizar con facilidad todos tus presupuestos de marketing. Por cada proyecto tendrás una plantilla de Excel, en la que podrás añadir todos los costes y dispondrás de una plantilla maestra para mantener la visión global de los presupuestos.

Cómo Descargar y Utilizar las Plantillas

1. En primer lugar, dirígete a la página de descarga de las plantillas. Automáticamente aparecerá una ficha de llenado de datos; completa los campos con tu información y selecciona «Descargar».
2. Modifica la información en las distintas celdas de acuerdo con tus propios datos. De este modo podrás personalizar estas plantillas según las necesidades de tu organización.
3. Ya que hayas llenado tus plantillas, estará listo el documento para que lo compartas. Al hacer clic en la esquina superior derecha en «Compartir», accederás a este menú.

En este presupuesto tienes que detallar mes con mes todos los ingresos operativos y no operativos, así como todos los gastos de tu empresa. Tu presupuesto de ventas sirve para hacer un pronóstico de tu negocio en función de las unidades que piensas vender y lo que te costará hacerlo. Con la exposición del presupuesto de marketing puedes planear el presupuesto de tu programa de marketing, así como realizar una comparación con el fin de confirmar si lo que planeas destinar es el monto correcto. Añade otros apartados de ser necesario. No te preocupes por el cambio de formato.

El flujo de caja proyectado te permite diagnosticar el estado financiero de tu negocio y saber cuál es su mayor utilidad. La comparación de proveedores te ayuda a mejorar la toma de decisiones en tu empresa. La conciliación bancaria te permite encontrar las diferencias que existen al comparar el estado de cuenta bancario con tus registros contables. La finalidad es asegurar que tanto la entidad bancaria como tu negocio realizan actividades acordes con la cuenta de tu empresa.

Inversión Inteligente y Fidelización de Clientes

Una vez que has dominado la creación de presupuestos de marketing con nuestras plantillas, el siguiente paso es invertir esos recursos de forma inteligente. Esta pregunta aborda la relación entre el gasto en marketing y la lealtad del cliente. Para evaluar el impacto de la inversión en marketing en la fidelización de clientes, es fundamental utilizar métricas como el índice de retención, el valor de vida del cliente y la satisfacción del cliente.

Al asignar recursos a la investigación de mercado en el presupuesto de marketing, es importante considerar la naturaleza de la industria, la competencia, las tendencias del mercado y las necesidades específicas de la empresa. Para maximizar el impacto de un presupuesto limitado de marketing, es crucial enfocarse en estrategias que ofrezcan el mejor retorno de la inversión.

Tipos de Presupuestos

Según las necesidades de tu empresa, deberás elegir entre diferentes enfoques, cada uno con un propósito clave para planificar, controlar y optimizar tus recursos.

• Presupuesto Maestro: Un presupuesto maestro es una plantilla base que centraliza toda la estructura de costes, servicios y condiciones comerciales de tu negocio. Esta herramienta no solo agiliza la creación de presupuestos, sino que también garantiza coherencia y profesionalidad en todas tus propuestas. Al tener un formato unificado, reduce errores, ahorra horas de trabajo y proyecta una imagen más sólida frente a tus clientes.
• Presupuesto de Operación: El presupuesto de operación es un documento que detalla los ingresos y gastos previstos en el día a día del negocio. Esta herramienta es clave para tomar decisiones informadas, optimizar recursos y mantener la rentabilidad. Al proyectar tus gastos operativos, puedes ajustar precios, identificar ahorros y asegurar que tu negocio funcione de manera sostenible mes a mes.
• Presupuesto de Tesorería (Flujo de Caja): También denominado de flujo de efectivo, es una herramienta que proyecta las entradas y salidas de dinero de tu negocio en un periodo determinado. Este presupuesto es fundamental para gestionar la tesorería con eficacia, asegurando que siempre dispones del efectivo necesario para operar. Con él puedes planificar inversiones, negociar plazos con proveedores o detectar épocas de escasez, manteniendo tu negocio estable y preparado para crecer.

Tipo de Presupuesto	Descripción	Beneficios
Presupuesto Maestro	Centraliza costes, servicios y condiciones comerciales.	Agiliza la creación, garantiza coherencia y profesionalidad.
Presupuesto de Operación	Detalla ingresos y gastos diarios.	Optimiza recursos, mantiene la rentabilidad.
Presupuesto de Tesorería	Proyecta entradas y salidas de dinero.	Gestiona la tesorería, planifica inversiones.

Una buena plantilla te ayuda a estructurar la información de forma clara y atractiva, incluyendo descuentos por pronto pago, opciones de personalización o valor añadido, lo que aumenta tus posibilidades de éxito. Aquí puedes encontrar algunas plantillas de presupuestos en formato de Word, Excel y PDF que podrás personalizar con los datos necesarios.

Si necesitas enviar presupuestos con un formato fijo y profesional, las plantillas en PDF son la solución perfecta. Perfecto para sectores como construcción, diseño gráfico o servicios legales, donde la presentación impecable y los términos claros son clave.

Alternativas a las Plantillas de Presupuestos

Más allá de las plantillas de presupuestos, hay una forma más ágil y automatizada de realizar esta tarea. Un sistema ERP en la nube como Holded te permite llevar a cabo toda la planificación financiera del negocio, además de otras funcionalidades empresariales, todo en uno. Con Holded, podrás unificar todos los procesos en un solo lugar y gestionarlos online.