Las ferias profesionales y los eventos sectoriales siguen siendo una palanca clave de visibilidad, posicionamiento y generación de oportunidades comerciales. Para cualquier pyme, autónomo o startup, participar en una feria especializada o en un evento del sector puede suponer un impulso clave para consolidarse, abrir nuevos mercados o captar alianzas estratégicas.
Si tienes en mente participar en una feria o evento pronto, pero te preguntas cómo exprimir al máximo la experiencia, sigue leyendo. Ya sea tu primera vez o no, antes de lanzarte a la acción, aquí tienes algunos consejos para asistir como empresa a una feria para asegurar que tu diseño de stand sea un verdadero éxito.
1. Preparación Inicial para la Participación en Ferias
Antes de lanzarte a participar en una feria, es crucial realizar un análisis previo y tomar decisiones estratégicas. Aquí te presentamos algunos pasos esenciales:
1.1. Forma Jurídica de tu Empresa
El siguiente paso es decidir la forma jurídica que quieres para tu empresa. Puedes darte de alta como persona física o como persona jurídica. En el registro como persona jurídica tienes la opción de crear una sociedad mercantil al uso o una sociedad mercantil especial (cooperativas, sociedades laborales, etc.). En función de la forma jurídica que hayas elegido para tu empresa los trámites de constitución van a ser diferentes.
1.2. Registro como Artesano (si aplica)
Te recomendamos que te registres oficialmente como artesano/a ya que sin este trámite no podrás acceder a ninguna de las ayudas que las comunidades autónomas ofrecen al sector artesano. Igualmente aconsejamos que te hagas miembro de alguna asociación de tu territorio o de tu oficio e incluso que crees tu propia asociación si no hay ninguna cercana.
1.3. Búsqueda de Subvenciones y Ayudas
La artesanía es una actividad que, por su vinculación con la cultura y la identidad de los pueblos, está especialmente protegida por algunas administraciones. Eso hace que, en ocasiones, las posibilidades de recibir subvenciones u otras ayudas de carácter público sean mayores que en otros sectores. Cada comunidad autónoma publica sus órdenes de subvenciones y para conocerlas puedes dirigirte a la administración que se encargue de artesanía en tu comunidad autónoma y/o subscribirte a boletines informativos especializados.
1.4. Internacionalización (Opcional)
Abrirse a nuevos mercados fuera de tu país puede ser una interesante opción para aumentar las ventas y diversificar la clientela, al tiempo que se reduce el impacto de las variaciones del mercado interior. El Instituto Español de Comercio Exterior ICEX tiene abiertas varias líneas de apoyo y financiación para ayudar a la internacionalización de las empresas españolas.
2. Selección y Preparación para la Feria
Una vez que tienes clara la estructura de tu empresa y las posibles ayudas disponibles, es momento de elegir la feria adecuada y prepararte para participar:
2.1. Elección de la Feria Adecuada
Otra de las decisiones a tomar es la elección de la feria a la que vas a asistir. La opción la deberías tomar según el objetivo que hayas planteado para tu empresa y en función de los recursos humanos, económicos y materiales disponibles. Es necesario establecer un calendario de las ferias que quieres visitar y en las que quieres participar durante un plazo determinado, generalmente anual. Si te surgen dudas lo mejor es solicitar previamente toda la información relativa a la feria, visitar sus páginas web, hablar con personas expertas, con proveedores, con otros artesanos, etc.
2.2. Objetivos de Participación
Lo primero que debes tener en cuenta es en calidad de qué visitas un certamen, dependiendo de cuales sean tus intereses específicos. La ventaja principal de ir como visitante es que tienes la oportunidad de evaluar si la feria te resulta interesante para participar en una próxima edición como expositor. También te permite tener un contacto inmediato con los proveedores, asistir a demostraciones, conocer las nuevas tendencias y, sobre todo, ver lo que hace la competencia.
2.3. Beneficios de ser Expositor
Si participas en una feria como expositor/a tienes la oportunidad de ofrecer tus creaciones a un público que acude precisamente para ver productos como los que tu ofreces. Si el evento está destinado a un público generalista será un interesante punto de venta directa al por menor y, al tiempo, un buen lugar para conocer a compradores y compradoras de tiendas, galeristas, etc. Si el evento está dirigido a un público especializado solo entrarás en contacto con personas del sector.
3 Pasos para ser exitoso en una feria
3. Preparativos para el Evento
La clave para una participación exitosa en una feria radica en una planificación meticulosa y una ejecución impecable:
3.1. Diseño y Montaje del Stand
Desde la atención al público, pasando por la disposición y el aspecto del taller, la tienda, el stand, hasta la página web. La forma en que coges tu producto, cómo lo muestras, la etiqueta, el embalaje, etc. Igualmente se debe cuidar la decoración de tu escaparate de venta, ya sea la tienda online de tu web, una tienda física, un stand de una feria o cualquier otro espacio.
Algunas comunidades autónomas ofrecen líneas específicas de subvención para artesanos interesados en incorporar el diseño al desarrollo de su imagen corporativa.
3.2. Promoción y Marketing
Promocionar el evento empresarial es fundamental para que lo conozcan todas las personas posibles. Esto se puede realizar a través de publicidad, redes sociales o, incluso, el boca a boca entre empresarios.
3.3. Logística y Operaciones
Organizar una feria requiere una cuidadosa gestión de los recursos. Desde la organización de los stands y el equipamiento hasta la obtención de permisos y servicios públicos, hay que asegurarse de que todo funcione a la perfección.
4. Durante la Feria
Una vez que la feria está en marcha, es fundamental mantener una actitud proactiva y aprovechar al máximo cada interacción:
4.1. Interacción con los Asistentes
El objetivo principal de este tipo de eventos es dar a conocer los productos de cara a otras personas como pueden ser otros empresarios o nuevos posibles clientes. Además, podemos decir que es una buena estrategia para conocer nuevos empresarios del mismo sector, y quién sabe que se produzcan nuevas colaboraciones.
4.2. Venta y Networking
Sèbastien Chartier, fundador del Salón MiEmpresa, recuerda que en estas citas también puedes aumentar tus conocimientos, escuchar a expertos compartir sus experiencias, encontrar productos y servicios adaptados a tus necesidades, buscar clientes y proveedores, conseguir partners para tu negocio, encontrar financiación, etcétera.
4.3. Recopilación de Información
Tan importante es saber vender tu start up como informarte y aclarar todas las dudas que te surjan. Chartier aconseja informarse antes de acudir al evento acerca de quiénes serán los expositores y confirmar de esta manera los actores que podrán ayudarte y facilitarte soluciones adecuadas a tus necesidades.
5. Después de la Feria
El trabajo no termina con el cierre de la feria. Es crucial realizar un seguimiento y evaluar los resultados para futuras participaciones:
5.1. Evaluación de Resultados
Una vez cerrado el telón y finalizada la feria, es hora de evaluar los resultados. Evalúe el éxito de su feria analizando las cifras de asistencia, los ingresos generados, las opiniones de los asistentes y cualquier otro parámetro pertinente. Esto le ayudará a comprender lo que ha funcionado bien y lo que puede mejorarse para futuros eventos.
5.2. Seguimiento de Contactos
Es fundamental realizar un seguimiento de los contactos realizados durante la feria para convertirlos en clientes o colaboradores a largo plazo.
Tabla Resumen: Requisitos Clave para Participar en Ferias de Emprendedores
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Forma Jurídica | Definir si la empresa operará como persona física o jurídica. |
| Registro Artesanal | Obligatorio para acceder a ayudas específicas en el sector artesanal. |
| Selección de Feria | Elegir la feria que mejor se alinee con los objetivos de la empresa. |
| Diseño del Stand | Crear un espacio atractivo y funcional para exhibir productos. |
| Promoción y Marketing | Dar a conocer la participación en la feria a través de diversos canales. |
| Logística | Gestionar recursos, permisos y servicios para el evento. |
| Interacción | Establecer contactos y vender productos durante la feria. |
| Evaluación | Analizar resultados para mejorar futuras participaciones. |
Por tu stand en una feria de emprendimiento pueden pasar los clientes que apalanquen el crecimiento de tu negocio. Conoce cómo identificar si ese es el espacio de promoción y venta que tu empresa necesita. Si lo es, conoce cómo aprovecharlo al máximo.
Ferias de emprendimiento: un espacio clave para que te conozcan
Las empresas en etapa temprana se enfrentan a dos retos: conseguir clientes y empezar a construir una reputación que las impulse. Lograrlo es complejo porque hay mucha competencia y usualmente se cuenta con canales de venta y promoción incipientes.
Ante esa necesidad, las ferias de emprendimiento pueden ser una alternativa. Son espacios de promoción, visibilidad y relacionamiento en donde tienes la posibilidad de dar a conocer los productos o servicios que quieres posicionar, validarlos con clientes reales, abrir mercados y acelerar el reconocimiento de tu marca.
“Además de generar ventas uno a uno o ventas directas, en las ferias de emprendimiento las empresas logran hacer contactos que se traducen en ventas a largo plazo o ventas futuras que no solo son transitorias o esporádicas, sino recurrentes. A las ferias suelen asistir los encargados del área comercial de empresas grandes en busca de emprendimientos con potencial de convertirse en sus proveedores de insumos, productos o servicios”.
Mario Carrillo, líder de los Centros de Desarrollo Empresarial y de Empleabilidad Prospera, de la Cámara de Comercio de Cali.
¿Cómo elegir la feria de emprendimiento adecuada? De esto depende tu éxito
Cuando un emprendedor asiste a una feria no solo quiere darse a conocer, también quiere mover su caja registradora. Escoger la feria más conveniente para cada negocio es importante porque de eso depende el éxito en las ventas.
Si eres el dueño de un emprendimiento y quieres participar en estos espacios, revisa estos puntos que explica Mario Carrillo:
- Reconoce en qué etapa está tu negocio: existen ferias regionales, nacionales e internacionales, así como ferias comerciales y especializadas o ferias generales y sectoriales. Define en cuál de ellas te interesa participar según el mercado que quieres abordar o si tu intención es llegar a compradores retail o especializados.
- Revisa las características de la feria: a veces los organizadores aseguran la presencia de compradores regionales, nacionales o internacionales. En otras ocasiones, organizan ruedas de negocios donde los expositores tienen un contacto más cercano con ellos. Otras ferias ofrecen espacios de formación a los emprendedores para que aprovechen mejor su participación. Todo esto hace la diferencia entre una feria y otra.
- Analiza tus finanzas: participar en las ferias de emprendimiento tiene costos asociados a tener un lugar en el evento, diseño y montaje del stand, empleados del equipo comercial que atienden el stand. Contempla estos costos antes de tomar una decisión.
- Proyecta las ventas: ten en cuenta no solo las ventas que puedas realizar durante la feria, sino las que sea posible hacer después o los prospectos de clientes que puedas identificar. Piensa en el resultado que arroje la oportunidad de tener visibilidad y posicionamiento que ofrece cada feria.
- Identifica otros beneficios: cuantifica los beneficios en posicionamiento de tu marca, los contactos que tendrás la oportunidad de hacer y las alianzas comerciales o de proveeduría que podrás cerrar no solo con compradores, sino con otros emprendedores.
- Monitorea tus redes sociales: identifica tus necesidades de posicionamiento en redes sociales y la oportunidad de mejorarlo al participar en una feria. La idea es que cada cliente que se acerque a tu stand se convierta en un nuevo seguidor y, a su vez, en un nuevo cliente.
- Retorno sobre la inversión: pon sobre la mesa el costo de participar en la feria versus las ventas y la eventual rentabilidad para saber qué retorno tendrás y si se justifica la inversión o es mejor buscar otros canales de venta y posicionamiento.
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¿Qué producto vender en una feria de emprendimiento? Todos caben
Saber qué producto o servicio ofrecerás en una feria es vital. Siempre debes conectar tu oferta con la demanda de los compradores, en especial si la feria es especializada.
En ese sentido, revisa sus requerimientos y asegúrate de si puedes vender productos importados o si deben ser elaborados por ti mismo, por ejemplo. Luego, haz un análisis del mercado para saber el producto que más se vende en el tipo de ferias al que asistirás.
En las ferias organizadas por los Centros de Desarrollo Empresarial y de Empleabilidad Prospera, de la CCC, se suelen vender productos de consumo directo como alimentos, repostería, café y café orgánico. También son apetecidos los productos de belleza, cuidado capilar y piel; las confecciones como vestidos de baño, camisetas, jeans, ropa deportiva y casual; la bisutería; la joyería y el calzado.
En cuanto a servicios, prevalecen los relacionados con cuidado de la salud y bienestar corporal. Sin embargo, servicios como los de consultoría o profesionales que suelen requerir las empresas para sus áreas de contabilidad o finanzas se ofrecen en espacios más especializados a los que asisten quienes buscan esos servicios específicos.
Ten en cuenta que los ciclos de venta varían de un sector a otro. En el caso de productos de consumo es más fácil cerrar una venta en el stand, en cuestión de minutos. En cambio, la venta de un servicio de asesoría legal o tributaria puede tomar semanas y requerir de reuniones posteriores a la conversación que se tuvo en el stand.
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Llega a la feria de emprendimiento bien preparado: sigue estos consejos
Si el resultado de las anteriores variables te conduce a participar en una feria, entonces alístate. De tu preparación dependen tus resultados. Esto significa:
- Esmerarte en montar una exhibición de productos que sea atractiva, pero no invasiva. Ten en cuenta que el producto siempre es lo más importante, no la decoración.
- Prepararte tú o a tu equipo en cómo hacer ventas efectivas durante escenarios como una feria, en los que tu competencia está la lado y los clientes tienen una gran oferta a su disposición.
- Diseñar interacciones que favorezcan la recordación de tu marca u ofrecer experiencias como degustaciones.
- Estar dispuesto a escuchar un “no” como respuesta de parte de los clientes. Mantener la buena actitud y energía. Por cada ocho “no” pueden venir dos “sí”.
¿Es lo mismo atender a un cliente individual y a uno corporativo en una feria?
¿Qué hacer cuando una feria de emprendimiento termina? Ahí empieza el trabajo
¿Qué pasa cuando una feria de emprendimiento otorga visibilidad, pero no se concretan las ventas? Allí es cuando comienza el trabajo de mayor valor porque debes hacer seguimiento a cada uno de los contactos que lograste, tanto a los que compraron como a los que no.
“A los clientes que compraron productos es aconsejable hacerles un seguimiento postventa para saber cómo les fue con él, y generar la recompra. A las personas que solo mostraron su interés por un producto, hay que mantenerlos atraídos. Aunque una persona no compre, hay que ganarla como seguidora de las redes sociales porque eso puede conducir a una futura transacción. Las redes son uno de los canales más importantes para la comercialización, enfatiza Mario Carrillo.”
Las marcas pueden hacer una dinámica en su stand durante la feria para que los visitantes se acerquen, como rifar un producto, publicar luego los resultados en las redes sociales y poner como condición que el ganador debe ser un seguidor activo. Eso hace parte del seguimiento post evento y es una estrategia que permite capitalizar nuevos clientes.
Con todo esto en mente, si decides participar en una feria después de evaluar costos y beneficios, trata de sacarle todo el provecho. Es un espacio de crecimiento para tu emprendimiento. Es probable que solo termines con algunas ventas, pero siempre saldrás con contactos. No los pierdas de vista para que impulsen tu negocio a largo plazo.
Ahora ya tienes más herramientas para decidir cuál es la feria de emprendimiento que más te conviene. Recuerda que debes evaluar el costo y los beneficios de manera cuantitativa y cualitativa. Las ferias empresariales son una oportunidad única para dar a conocer el catálogo comercial correspondiente, ampliar la clientela y conocer a otros negocios del mismo sector.