Una de las mayores preocupaciones para cualquier empresa es saber cómo gestionar el dinero. Emprender y dirigir un negocio no es tarea fácil. Los empresarios deben enfrentarse a muchos retos financieros durante su vida laboral. Sin embargo, lo que realmente importa es que las finanzas no se encuentren en peligro.
Normalmente la estrategia empleada en cualquier negocio consiste en reducir los costes al mínimo posible y aumentar las ventas al máximo, gracias a una estrategia de marketing efectiva. Existen dos formas para que tu empresa gane más dinero: aumentar las ventas o reducir los gastos. La primera opción requiere una gran planificación y una estrategia perfectamente definida. Sin embargo, conseguirás reducir los gastos de tu empresa muy fácilmente, todo lo que necesitas es un poco de tiempo.
Aquí hemos seleccionado consejos que podrás implantar desde ya mismo. No importa si eres autónomo o gestionas una pyme, es fundamental analizar cada uno de los gastos detalladamente. Deberás entenderlos, controlarlos y perder el miedo al cambio, porque cambiar es la única manera de reducir los gastos de tu empresa. Y hazlo ya, porque puede que más tarde ya sea demasiado tarde.
Consejos Prácticos para Reducir los Gastos de tu Empresa
Dirigir tu propio negocio es algo emocionante, pero también puede implicar grandes etapas de estrés, especialmente cuando se trata de manejar las finanzas.
1. Registra Todos los Gastos
Si todavía no estás llevando un control exhaustivo de los gastos que genera tu empresa, deberías empezar. La única manera de controlar las finanzas es saber en qué te estás gastando el dinero. Y esta premisa es igual de válida para ahorrar en tu vida personal.
Escoge un programa de contabilidad para llevar las cuentas de tu empresa de forma intuitiva y empieza a registrar todos los gastos. Fíjate en que decimos todos. Puede que los gastos pequeños pasen inadvertidos uno por uno, pero al final estos son los que pueden arruinarte.
Podrás llevar un estricto control de cada gasto: sabrás qué tipo de gasto es y cuál es el importe.
2. Analiza Cada Uno de los Gastos
Bien, ya has empezado a registrar los gastos de tu empresa. Ahora necesitas estudiarlos a fondo. Deberás entender el flujo de gastos, es decir, qué gastos son continuados en el tiempo y cuáles son excepcionales. Atenderemos a los dos tipos, pero vamos por orden.
En cuanto a los gastos ordinarios, piensa si existe algún gasto que no sea necesario y elimínalo sin contemplaciones. Ten en cuenta que si estás pagando un servicio que no has usado en los tres últimos meses, difícilmente lo necesites. Y lo mismo podríamos decir para las compras. Piensa también en los gastos que sí son necesarios y estudia otras ofertas para ver si puedes abaratar algún coste. Por ejemplo, la factura de la luz o de teléfono. Si buscas y comparas es muy probable que encuentres mejores ofertas.
En cuanto a los gastos extraordinarios, primero deberás empezar por entender el motivo de su existencia. Quizás son gastos relacionados con ferias a las que solo acudes dos veces al año. Piensa cuál es el beneficio que te repercute la asistencia a estos eventos y determina si es realmente rentable. Realiza este análisis mental para cada uno de los gastos extraordinarios. Y si decides que son gastos necesarios, trata de abaratarlos buscando ofertas, cupones, negociando mejor...
3. Renegocia con Tus Proveedores
Deberás hablar con tus proveedores para buscar una mejor relación comercial. Estos son algunos trucos que te pueden ayudar:
- Apóyate en argumentos coherentes que justifiquen la necesidad de reducir costes. Bajada de ingresos, fluctuaciones del mercado, necesidad de atraer más clientes.
- Ofrece a tu proveedor algo a cambio para evitar que tenga que invertir tantos recursos en ti. Por ejemplo, facilitar la comunicación, el transporte, etc.
- Argumenta que la bajada de precios repercutirá en un mayor volumen de pedidos. Y es que si la reducción de las tarifas repercute en un incremento en las ventas, necesitarás aumentar los pedidos a tus proveedores.
4. Céntrate en los Componentes del Producto o Servicio
Pregunta a tus clientes si están satisfechos con el producto o servicio que ofreces. Céntrate, sobre todo, en averiguar si hay algún componente que no les aporte valor y que sería conveniente eliminar.
Es posible que esto incremente la calidad del producto o servicio de modo que la satisfacción de tus clientes aumente. La fidelidad se incrementará y, por lo tanto, tus ventas se estabilizarán y pueden llegar a incrementarse gracias a las recomendaciones.
5. Elabora un Presupuesto
Desde el momento en que empieces a analizar tus gastos, aprenderás a optimizar la gestión de tu negocio, sabrás cuáles son los gastos necesarios, aquellos que podrían reducirse y cuáles son totalmente prescindibles.
Gracias a esto, podrás crear un presupuesto donde indiques cada una de las partidas de gasto y el importe máximo que puedes dedicar a cada una de ellas.
6. Automatiza Procesos
Automatizar los procesos es una forma sencilla y rápida de llevar los gastos, además permite no solo ahorrar unos cuantos dolores de cabeza sino también dinero. Automatiza todo lo que puedas, en el área de finanzas se pueden automatizar muchos aspectos: preparar facturas, hacer presupuestos, aplicar impuesto, etc. Entre las principales funcionalidades tenemos el poder centralizar los ingresos y egresos en la compañía, realizar un seguimiento de gastos y generar informes en tiempo real y de forma automatizada de los gastos realizados por los empleados.
¿Cómo crear un presupuesto efectivo para negocio?
7. Controla el Uso de Tarjetas Corporativas
Tener un control del uso de las tarjetas corporativas es una estrategia efectiva para reducir los gastos de la empresa. Mediante la configuración de límites de tarjeta se crea una barrera automática que previene el gasto excesivo promoviendo el uso responsable de los recursos financieros por parte del equipo.
8. Cancela Suscripciones Innecesarias
A menudo, las empresas pagan por suscripciones que ya no son necesarias o que son muy similares entre ellas. Cualquier suscripción innecesaria debe ser cancelada para poder reducir costos.
9. Invierte en el Bienestar de tus Empleados
Sin recortes salariales ni despidos, conservar la plantilla de trabajadores reduciendo costes es posible. Ofrecer un seguro médico, ticket restaurante o fomentar la realización de cursos o formaciones son algunos beneficios que se pueden ofrecer a los empleados que no implican grandes inversiones de dinero.
10. Involucra a tus Empleados en la Reducción de Gastos
Nadie más que el propio empleado podrá decirnos de primera mano en qué procesos invierte más dinero, qué insumos son más necesarios qué otros y de qué forma puede dinamizar los gastos. Necesitamos que las personas sean responsables de los gastos y establecer recompensas adecuadas para quiénes encuentren formas de reducir los gastos. Esto ayuda a crear una cultura de desperdicio cero dentro de la organización.
Gastos que puedes reducir en tu empresa
Antes de coger las tijeras y empezar con recortes compulsivos, lo primero que debes hacer para llevar un buen control de gastos es analizar tu situación y detectar cuáles son los gastos por área.
Costes fijos
Son todos los gastos o costes que tienes que pagar periódicamente y no dependen de tu nivel de producción, volumen de clientes o situación económica. El alquiler de la oficina, los suministros, etc.
Costes variables
Los costes variables están muy relacionados con la situación y el desempeño de la empresa. Los primeros, los costos directos, son aquellos que tienen que ver con la fabricación de los productos y de los servicios directamente. Por su parte, los gastos indirectos no tienen relación inmediata con la producción, pero sí son necesarios para llevarla a cabo.
Cómo Reducir Gastos al Inicio de la Actividad
¿Cómo reducir gastos para que cuadren las cuentas en los primeros meses de actividad? Cuanta mayor sea la liquidez al inicio, más oportunidades de supervivencia tendrá nuestro proyecto. Los gastos fijos lastran el crecimiento de tu proyecto, por eso es recomendable mantenerlos al mínimo en los comienzos.
A continuación, se presenta una tabla con ejemplos de gastos y estrategias para su reducción:
| Gasto | Estrategia de Reducción |
|---|---|
| Alquiler de oficina | Considerar coworking o teletrabajo. |
| Suministros de oficina | Digitalización de documentos, compra al por mayor. |
| Marketing y publicidad | Marketing de contenidos, redes sociales orgánicas. |
| Viajes y representación | Videoconferencias, limitar viajes innecesarios. |
| Suscripciones y software | Evaluar necesidad real, buscar alternativas gratuitas o más económicas. |
Optimizar y maximizar el uso de recursos debe ser primordial en cualquier empresa que pretenda alcanzar sus objetivos de negocio y apostar al crecimiento sostenido. El tiempo y el dinero son dos aspectos clave a tener en cuenta y es aquí, donde el área de RR.HH. contribuye a hacer la diferencia.