Bien está lo que bien acaba, pero empezar con buen pie es la mejor manera de iniciar un trayecto exitoso o, al menos, sin sobresaltos. Esto es aplicable también a los emprendedores, que centran sus esfuerzos en hacer prosperar su negocio y, a veces, dejan de lado temas fundamentales. Para que no te pase a ti, veamos cuáles son los aspectos legales clave para emprender tu propio negocio o actividad.
Cuando se materializa una idea de negocio y vas a operar en el mercado, necesitas crear tu empresa, en términos legales. Si se completan los trámites legales que a continuación detallamos desde el inicio de la actividad empresarial, estaremos construyendo unas bases sólidas que permitirán al negocio crecer, sin temor a encontrarnos con trabas que dificulten su expansión.
Antes de empezar, permítenos un aviso previo. Estos que vamos a ver son los aspectos legales más generales a la hora de constituirse como autónomos o empresa, pero emprender exige otros -muchos- trámites y decisiones. Entre ellos se encuentran elegir la forma jurídica, cumplir con las obligaciones fiscales y laborales, etc.
1. Alta en Hacienda: El Primer Paso Indispensable
Hacienda somos todos y, en el caso de los aspectos legales de emprender, con ellos empieza todo. Es imprescindible notificar a la Agencia Tributaria ANTES de emprender. Por eso es el primer paso (y además obligatorio), ya que si no lo hacemos no hay posibilidad legal de prestar servicios, emitir facturas o cobrar.
En la actualidad puedes darte de alta de forma 100 % telemática, por lo que no es necesario desplazarse o solicitar cita previa. Todo lo que necesitas es especificar quién está emprendiendo o creando una empresa mediante la presentación del modelo 036/037, que es algo así como una declaración censal para empresarios y profesionales.
Esta petición conlleva la obtención de un NIF en el caso de las empresas (que puede ser provisional o definitivo), así como la asignación de regímenes y obligaciones varias como el IRPF, el Impuesto de Sociedades o el IVA que corresponda a cada actividad.
Con este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa ofrece sus datos personales a la Agencia Tributaria dándose de alta en la actividad. Para la declaración censal es necesario cumplimenta el modelo 036/037 de la Agencia Tributaria de forma previa al inicio de la actividad.
La declaración se puede presentar en la Administración o en la delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal por vía telemática. En ese mismo modelo, las entidades solicitan la asignación del NIF (provisional o definitivo) y comunican u optan a los regímenes y obligaciones tributarias con respecto al IRPF, Impuesto de Sociedades o IVA.
Si no se da de alta la actividad no hay emprendimiento, ya que no se pueden emitir facturas, ni prestar servicios a terceros de forma legal. Si no se realiza este trámite no es posible emitir facturas ni recibir pagos por la actividad y el emprendedor queda expuesto a la imposición de sanciones tributarias.
2. Impuesto de Actividades Económicas (IAE): La Tasa Municipal
El siguiente paso es darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas o IAE. Y es que si Hacienda quiere su parte del pastel, el ayuntamiento también ha venido a la fiesta (aunque ya te avanzamos que no come mucho). 😜 Bromas a parte, el IAE es la tasa municipal que grava la actividad económica cuando hay un establecimiento abierto vinculado a una actividad empresarial, profesional o artística.
Para llevar a cabo este proceso se debe cumplimentar y presentar el modelo 840. ¿Hay sanciones por no darse de alta en el IAE? Pues sí y no. Aunque a efectos prácticos existen, están exentas de pagarlas las personas físicas o aquellos negocios cuya cifra de facturación no supere el millón de euros. Alcanzada esta cifra sí se paga, pero también hay una exención durante los dos primeros años de actividad.
Se trata de una tasa municipal que se encarga de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, que puede ser empresarial, artística o profesional. El alta es obligatoria y debe solicitarse como máximo en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad, aunque se preste de forma ocasional, excepto las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras.
Cada contribuyente debe darse de alta en los epígrafes que más se ajusten a su actividad. No obstante, el alta no implica obligatoriamente el pago del impuesto. Las personas físicas están exentas de pago. Sólo deben hacer frente a él las entidades que tienen una cifra de negocio anual igual o superior a 1 millón de euros, aunque se establece una exención de pago durante los dos primeros años desde el inicio de la actividad. Es obligatorio realizar este trámite, ya que si no se realiza se incurrirá en un procedimiento de comprobación tributaria que derivará en posible sanción.
3. Afiliación a la Seguridad Social: Un Trámite Esencial
Toca advertir a la Tesorería General de la Seguridad Social de que nos lanzamos a emprender. Para hacerlo, hay dos caminos. En el otro está la senda burocrática que deben emprender los autónomos que quieren crear una empresa. Lo primero para estos es solicitar el alta, aunque aquí se debe hacer en régimen de autónomos societarios.
Si vas a contratar a trabajadores por cuenta ajena, debes darles de alta mediante el documento de afiliación modelo TA-1 (y que puedes descargar aquí). Necesitarás uno por persona ya que con él no solo se solicita la afiliación, sino que se asigna un número de identificación o se varían algunos datos. También hará falta en el caso de los autónomos societarios presentar el documento de declaración de alta (a.k.a. modelo TA-2/S) y que sirve para solicitar el alta, baja o variación de los datos de los trabajadores que contrates.
El empresario individual debe solicitar el alta en el régimen de autónomos. Para ello, actualmente y en apoyo al emprendimiento, se ha establecido la llamada tarifa plana que supone un coste reducido de la cuota durante el primer año de ejercicio de la actividad que, en determinadas circunstancias, puede extenderse al segundo año. Incluso algunas Comunidades Autónomas han establecido la llamada Cuota Cero.
Por su parte, el Administrador de la sociedad o socio mayoritario de la sociedad que la ha constituido debe solicitar el alta en el régimen de autónomos societarios. Asimismo, en el caso de dar de alta a trabajadores en la empresa, la documentación a presentar para poder completar la solicitud de afiliación es la siguiente:
- Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de seguridad social y variación de datos.
- Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.
- Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.
4. Licencia de Actividad y Apertura: Requisito para Negocios de Cara al Público
Si tu negocio va a estar de cara al público sí o sí necesitarás la licencia de actividad y apertura. Al igual que el IAE, esta licencia la gestionan los ayuntamientos, quienes solicitan estar al tanto y aprobar cualquier tipo de actividad comercial, industrial o de servicios que se ofrezca en un local o establecimiento de su zona.
¿Y para qué sirve? Dependiendo del tipo de actividad estas licencias municipales pueden ser inocuas (es decir, que no entrañan ningún riesgo legal para la salud de las personas o el medio ambiente) o clasificatorias. El proceso de obtención de la licencia de actividad y apertura se activa mediante una solicitud en el ayuntamiento de la localidad donde vamos a abrir el negocio.
Tras un periodo de análisis (y espera) se otorga el informe técnico, el cual precede al ¡oh, sorpresa! pago de tasas municipales. Pero la cosa no termina aquí. Durante este proceso deberemos buscar un técnico homologado para que nos genere un visado conforme el establecimiento cumple con las normas sobre incendios, accesibilidad, etc. ¡Ah!
La licencia de apertura y actividad son licencias municipales obligatorias para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento. Se trata de un documento que da permiso para la actividad y confirma las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad.
Existen dos tipos de licencias en función de las actividades a desarrollar: inocuas y calificadas. Las únicas actividades exentas de estas licencias son aquellas profesionales, artesanales o artísticas que se realicen en el domicilio, siempre que no exista venta o atención directa al público y no se causen molestias a los vecinos.
El permiso de apertura se debe solicitar en el Ayuntamiento y se otorgará tras elaborar un informe técnico, pagar determinadas tasas municipales por dicha apertura y tener un visado de un técnico que confirme que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.). También, según el servicio que preste la sociedad, se deben solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancías peligrosas, etc. Además, si se van a realizar obras en el local se necesitará una licencia de obras.
5. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo: Un Trámite Vital
Levantar por fin la persiana no significa que hayamos terminado con los aspectos legales de emprender. El siguiente paso es abrir oficialmente el centro de trabajo, lo que significa dar de alta a nuestro negocio en la Dirección General de Trabajo. Cumplir con este trámite dentro de plazo es vital si no queremos exponernos a una multa a los pocos días de empezar.
Cuando un emprendedor va a abrir un centro de trabajo tiene que informar de ello con carácter previo o en los 30 días siguientes a la apertura a la Dirección General de Trabajo o delegación que le pertenezca por zona.
Si no lo hace se le puede imponer una sanción que será gradual en función de si la infracción es leve porque no se trate de una actividad o industria calificada como peligrosa, insalubre o nociva atendiendo a los procesos o sustancias que se manipulen o una infracción grave si se dan las anteriores circunstancias.
6. Contratos y Acuerdos Legales: Protección de Intereses Comerciales
Antes de salir al mercado resulta primordial tener el respaldo de unos contratos y acuerdos legales que protejan nuestros intereses comerciales. Es vital que estos contratos estén bien redactados desde un punto de vista legal, por lo que es casi imprescindible acudir a abogados especializados en temas empresariales.
Aquí también se incluye la contratación de todos aquellos seguros orientados a salvaguardar a la empresa en el caso de que surja algún problema o nos interpongan algún tipo de demanda. Es fundamental contar con contratos y acuerdos legales bien redactados para proteger los intereses comerciales.
Estos pueden incluir contratos de arrendamiento, contratos de trabajo, contratos de distribución, acuerdos de confidencialidad y contratos de colaboración. También es importante suscribir los seguros de responsabilidad civil que cubran los posibles riesgos y necesidades del negocio.
7. Asesoramiento Especializado: Clave para la Gestión Fiscal y Contable
Por su naturaleza, algunas actividades son más sencillas de controlar a nivel fiscal y contable que otras, especialmente aquellas que no cuentan con muchas compras de material. Si es tu caso (y quieres intentarlo) es posible realizar por tu cuenta varios de los trámites solicitados, sino todos.
Eso sí, si te inclinas por esta opción nuestra recomendación financiera es que siempre cuentes con alguna figura especialista cerca a la que puedas acudir en caso de duda.
8. Protección de la Propiedad Intelectual: Salvaguarda tus Creaciones
Un aspecto legal clave a la hora de emprender y que, sin embargo, no siempre está bien cubierto es el de la propiedad intelectual o también llamados derechos de autor. Funciona a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM), donde a través del registro velan por los derechos de aquello que desarrollemos.
A efectos prácticos funcionan como un árbitro y testigo, por lo que si alguien nos copia o utiliza sin autorización nuestras creaciones podremos interponer medidas legales y obligar a que se modifique o retire la copia.
Si la empresa desarrolla productos, marcas o tecnología innovadora es importante proteger los derechos de propiedad intelectual. Esto se puede hacer a través del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales. La protección de la propiedad intelectual permite evitar que otros copien o utilicen sin autorización dichas creaciones, lo que puede ser determinante para el éxito y la competitividad de la empresa.
9. Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Priorizando la Privacidad
Dejamos para el último uno de los trámites más nuevos y también de los más olvidados: el Reglamento General de Protección de Datos (o RGPD) de la Unión Europea. Como sabes, cuidar la privacidad de las personas es cada día más importante a nivel global, una responsabilidad que recae sobre los entes que solicitan y acumulan datos personales.
Es fundamental proteger los datos personales de clientes y empleados. Para ello, se debe cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.
Guía práctica RGPD (GDPR) - Parte 1
Obligaciones Fiscales y Contables
Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Esto implica llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes y pagar los impuestos y contribuciones sociales requeridos.
La Importancia de un Abogado Especializado para Emprendedores
El camino del emprendedor está lleno de decisiones complejas y situaciones imprevistas. Contar con un abogado especializado en emprendedores te da la seguridad de que cada paso que das está respaldado por profesionales que conocen las particularidades legales de los negocios digitales. Tener un socio estratégico en materia legal te permite enfocarte plenamente en tu negocio sin preocuparte por los aspectos jurídicos.
Cada emprendimiento tiene características únicas que requieren un enfoque legal adaptado. En EDM Legal lo que hacemos es estudiar tu proyecto y su entorno para ofrecerte soluciones legales que impulsen su crecimiento.
Al respecto de la pregunta que acabamos de lanzar, si eres emprendedor y todavía no tienes un abogado de tu confianza, estás cometiendo un gran error. ¿Sabes quién es el mejor amigo de un emprendedor? ¡Un ASESOR!
10 Ideas Clave para Emprender con Éxito
- Definir un modelo de negocio claro y viable
- Evaluar las opciones de financiación y fiscalidad
- Escoger la estructura legal adecuada
- Establecer un pacto de socios robusto
- Construir una identidad de marca coherente
- Saber presentar el proyecto de forma eficaz
- Integrar la innovación sin perder el rigor profesional
- Validar la propuesta antes de realizar grandes inversiones
- Anticipar errores comunes del emprendimiento jurídico
- Por último, recomienda buscar acompañamiento técnico e institucional en los primeros años de vida.
Tabla Resumen de Trámites Legales para Emprendedores
| Trámite | Descripción | Organismo |
|---|---|---|
| Alta en Hacienda | Declaración censal de inicio de actividad. | Agencia Tributaria (AEAT) |
| IAE | Impuesto sobre Actividades Económicas. | Ayuntamiento |
| Afiliación a la Seguridad Social | Alta en el régimen de autónomos o societarios. | Tesorería General de la Seguridad Social |
| Licencia de Actividad y Apertura | Permiso para realizar actividades en un local. | Ayuntamiento |
| Comunicación de Apertura | Informar sobre la apertura del centro de trabajo. | Dirección General de Trabajo |
| Protección de Propiedad Intelectual | Registro de patentes, marcas, etc. | Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) |
| RGPD | Cumplimiento de la normativa de protección de datos. | Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) |