En el competitivo panorama empresarial actual, alcanzar la excelencia operativa no es un objetivo opcional, sino una necesidad. Para lograrlo, muchas organizaciones recurren a los sistemas de gestión, estructuras organizativas que permiten a las empresas mejorar continuamente su desempeño en áreas clave como la calidad, el medio ambiente, la seguridad y la información.
Pero, ¿cómo se implementan y optimizan estos sistemas de manera efectiva? Aquí es donde entra en juego la consultoría en sistemas de gestión.
¿Qué es un Sistema de Gestión?
Los sistemas de gestión son un conjunto de políticas, procesos, procedimientos y recursos interrelacionados que una organización utiliza para establecer sus objetivos y lograrlos de manera coherente.
Aunque los beneficios de implementar un sistema de gestión son claros, el camino para lograrlo puede ser complejo. Las organizaciones a menudo carecen del tiempo, la experiencia o los recursos internos necesarios para diseñar, implementar y mantener estos sistemas de forma óptima.
Introducción de la Norma ISO 9001:2015
¿Qué es un Consultor en Sistemas de Gestión?
Un consultor en sistemas de gestión es un profesional o equipo con conocimiento especializado y experiencia práctica en la implementación de las normas ISO y otras metodologías de gestión.
Los consultores de gestión ofrecen asesoramiento independiente y apoyo a clientes en temas de gestión. Ayudan a las empresas a identificar e investigar problemas y a adaptarse a los cambios. Sugieren soluciones y ayudan al cliente a poner en práctica sus consejos, para tirar su negocio adelante.
Una empresa puede requerir los servicios de un consultor de gestión para una amplia variedad de razones. A veces, los consultores de gestión visitan empresas que tienen problemas graves. Sin embargo, los consultores de gestión no siempre desempeñan la función de este "servicio de emergencia". Los consultores intentan contribuir al éxito de sus clientes de muchas maneras diferentes.
Los consultores se encargan de recoger y analizar toda la información disponible acerca de la empresa, por ejemplo, su forma de trabajar y sus finanzas. Durante este proceso, también entrevistan a los empleados y directivos de la empresa de su cliente. A continuación, consideran todas las opciones disponibles. A menudo, en un proyecto grande se requiere un equipo de consultores. Implementamos o mejoramos sus sistemas de gestión.
El Rol del Consultor ISO
En un mercado cada vez más competitivo, la gestión de la calidad es la mejor garantía para cualquier empresa a la hora de lograr un mejor posicionamiento. Un consultor ISO es el profesional que acompaña y guía a la empresa en la implementación de medidas para mejorar resultados desde el punto de vista de la calidad. Desde una perspectiva global, trata de dar soluciones a las posibles carencias que pueda detectar a lo largo de todo el proceso productivo. Para ello, debe realizar una auditoría interna.
La figura del consultor garantiza la puesta en marcha de un sistema de gestión de calidad que redundará en beneficios tanto para la empresa como para los consumidores y que culminará con la obtención de una certificación oficial. En España, AENOR es el organismo encargado de fijar las distintas certificaciones dependiendo del fin que se persiga en cada proceso. Esas etiquetas o sellos de calidad se entienden como el resultado final de un proceso a través del cual una empresa garantiza que sus productos o servicios se obtienen o gestionan cumpliendo las normas fijadas por el organismo competente, en este caso, AENOR.
Responsabilidades de un Consultor ISO
La implantación de los sistemas de calidad, que es la función principal del consultor ISO, no se limita a un área específica de las empresas, sino que afecta a cualquier departamento. Por esa razón, el consultor debe asumir varias responsabilidades:
- Análisis de los diferentes ámbitos de la empresa: El consultor debe conocer todos los detalles de la organización para poder dar respuesta a sus necesidades. No puede quedarse al margen de las estrategias y, por supuesto, de la gestión financiera.
- Comprueba el manual de calidad de la empresa y lo actualiza según la normativa vigente.
- Atendiendo a las particularidades de la empresa, diseñará sus propias normas de calidad internas.
- Diseña una estrategia que permita solucionar aquellos problemas o carencias que detecte en la empresa.
- Asume la puesta en marcha de ese plan de resolución, buscando nuevos recursos o mejorando los que ya existen.
- Debe hacer un seguimiento de los índices de calidad y comprobar su evolución. Si no es positiva, replanteará las normas.
- Establece no solo los estándares de calidad de los productos, sino también de los procesos e incluso de las instalaciones.
- Supervisa que esos estándares se cumplan.
- Elabora los planes de auditoría y los aplica.
Formación de un Consultor de Calidad
Un consultor debe asumir la responsabilidad de liderar determinados cambios en la empresa, cambios relacionados con la calidad. Para ello, deberá trabajar con diferentes equipos. Solo un profesional cualificado y con la debida formación podrá abordar todo este proceso.
A la hora de plantearse esa formación, es necesario identificar el sector en el que se va a desempeñar la consultoría. El profesional debe conocer la actividad de su cliente y entender cómo funciona la organización. Contar con los conocimientos adecuados facilitará mucho el trabajo.
Propuestas como el Máster en Sistemas Integrados de Gestión de UNIR garantizan cuatro certificaciones de auditor interno de TÜV Rheinland: ISO 45001, ISO 9001, ISO 14001 y SGE21. Esto supone un complemento en el perfil del consultor y amplía su proyección laboral.
Objetivos de una Consultoría ISO
El principal objetivo de cualquier consultor es prestar un servicio de asesoría que se traduzca en una serie de soluciones planteadas con un fin: aumentar la productividad de la empresa, sacando el mayor partido posible a los recursos con los que esta cuenta.
Ofreciendo un mejor servicio al cliente, un servicio de mayor calidad, la empresa verá como aumenta también su competitividad en el mercado.
Otro de los objetivos que un consultor suele marcarse es la reducción de costes de los procesos productivos. Eso implicará un análisis de todas las actividades para descubrir posibles tareas duplicadas, fallos organizativos o estrategias equivocadas. A su vez, esto permitirá reducir tiempos e inversiones, implementando procesos optimizados que garanticen el nivel de calidad perseguido.
Salidas Profesionales de la Consultoría ISO
En cuanto a las salidas profesionales de la consultoría ISO, lo cierto es que se han multiplicado en los últimos años como consecuencia de una legislación cada vez más exigente con todos aquellos aspectos relacionados con los estándares de calidad, lo que se ha traducido en una mayor demanda por parte de las empresas, que se han visto obligadas a asumir que este tipo de consultores son hoy un perfil imprescindible en cualquier equipo de trabajo.
Un consultor ISO puede desempeñar sus funciones en diferentes áreas, por lo que puede ejercer como:
- Responsable del departamento de calidad.
- Responsable del departamento de RRHH.
- Responsable de procesos.
- Consultor.
- Auditor (tanto interno como externo).
- Asesor en la certificación de empresas.
- Responsable o director de calidad de los sistemas de gestión.
- Investigador en el ámbito de la gestión de los RRHH.
- Formación en materia de calidad.
Beneficios de Contratar un Consultor en Sistemas de Gestión
Si bien la implantación de un sistema de calidad puede hacerse desde dentro, lo cierto es que al contratar a un consultor lo que la empresa se garantiza es el asesoramiento durante todo el proceso y una reducción de tiempos. Gracias a su experiencia también asumirá cuestiones como las relacionadas con la recopilación de documentación y los trámites administrativos. La meta no es únicamente lograr determinada certificación, sino que su implantación suponga importantes mejoras para la organización.
Un consultor de calidad debe ser imparcial, muy observador y capaz de establecer un canal de comunicación con todos los equipos en los que trabaje. Para el empresario, contar con el apoyo de este profesional, le permitirá lograr mejores resultados y entender mejor cómo funciona el mercado.
¿Por Qué Implementar Sistemas de Gestión?
El actual contexto socioeconómico implica que solo las empresas que trabajan de forma eficiente, según unos estándares de calidad, podrán sobrevivir. ¿Por qué? Muy fácil. De este modo, no es de extrañar que los agentes económicos y, especialmente, los consumidores busquen empresas fiables en las que se pueda confiar.
La implantación de sistemas de gestión en una organización implica hacer un análisis profundo de los procesos de trabajo que permita una estructuración más eficaz, un control documental estricto y una mejora continua de los procesos de producción o de servicios.
Ventajas de la Norma ISO 9001
La norma ISO 9001 es la norma sobre gestión de la calidad con mayor reconocimiento en todo el mundo. Pertenece a la familia ISO 9000 de normas de sistemas de gestión de la calidad (junto con ISO 9004), y ayuda a las organizaciones a cumplir con las expectativas y necesidades de sus clientes, entre otros beneficios.
Un sistema de gestión ISO 9001 (SGC) le ayudará a gestionar y controlar de manera continua la calidad en todos los procesos.
Algunas de estas ventajas incluyen:
- Mejora de la calidad del producto o servicio: La ISO 9001 proporciona un marco sólido para establecer y mantener procesos de gestión de calidad efectivos. Esto puede conducir a una mejora significativa en la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la organización.
- Aumento de la satisfacción del cliente: Al mejorar la calidad de los productos o servicios y asegurar que se cumplan consistentemente los requisitos del cliente, la ISO 9001 puede aumentar la satisfacción del cliente. Esto puede conducir a una mayor fidelización de los clientes y a la generación de referencias positivas.
- Reducción de costos: La implementación de la ISO 9001 puede ayudar a identificar y eliminar desperdicios, redundancias y actividades innecesarias en los procesos empresariales. Esto puede conducir a una mayor eficiencia operativa y, en última instancia, a la reducción de costos.
- Mejora de la gestión de riesgos: La ISO 9001 promueve un enfoque basado en el riesgo para la gestión de calidad, lo que ayuda a las organizaciones a identificar y abordar los riesgos potenciales que podrían afectar la calidad de sus productos o servicios. Esto permite una mejor gestión de los riesgos y una mayor capacidad de anticipación y respuesta a situaciones adversas.
- Mejora de la reputación y la credibilidad: La certificación ISO 9001 es reconocida internacionalmente y puede mejorar la reputación y la credibilidad de una organización en el mercado. Demuestra un compromiso con la calidad y la mejora continua, lo que puede ser un diferenciador competitivo clave.
- Acceso a nuevos mercados: La certificación ISO 9001 puede abrir puertas a nuevos mercados, ya que muchas organizaciones requieren que sus proveedores estén certificados según esta norma. Esto puede aumentar las oportunidades de negocio y ayudar a expandir la base de clientes de la organización.
En resumen, la implementación de la norma ISO 9001 ofrece una variedad de beneficios que van desde la mejora de la calidad y la satisfacción del cliente hasta la reducción de costos y la mejora de la reputación de la organización.
Otros Tipos de Consultoría en Sistemas de Gestión
Además de la consultoría ISO 9001, existen otros tipos de consultoría en sistemas de gestión que pueden beneficiar a tu empresa:
- Consultoría en Sostenibilidad: Ayuda a las organizaciones a evaluar su impacto ambiental y social, y a desarrollar estrategias de sostenibilidad.
- Consultoría en Seguridad de la Información: Asiste a las organizaciones a proteger sus activos de información contra amenazas cibernéticas.
Servicios Integrales de Consultoría
El equipo especializado de GTA tramita la implantación y mantenimiento de Sistemas de Gestión tanto para entidades públicas como privadas. Unos servicios integrales que abarcan el proceso completo desde el inicio hasta la obtención del correspondiente certificado de conformidad de diferentes estándares normativos, como: ISO 9001 “Sistemas de Gestión de Calidad”; ISO 14001 “Sistemas de Gestión Ambiental”; EMAS “Eco-Management and Audit Scheme”; ISO 150008, “Análisis y evaluación del riesgo ambiental”; ISO 45001 Sistemas de Seguridad y Salud en el trabajo, y “Sistemas de Gestión Forestal Sostenible y Cadena de Custodia” bajo los estándares FSC y PEFC. Así mismo realizamos auditorías internas para aquellas organizaciones que desean externalizar este proceso.
Nuestro departamento de consultoría integral está especializado en la prestación de un servicio integral al cliente basado en la competencia técnica, experiencia, profesionalidad, y adaptación a las necesidades del cliente. Para ello contamos con un grupo de profesionales altamente calificados, consolidados y especializados en amplias materias, que nos permite asesorar a nuestros clientes a la hora de abordar los trabajos y tramitaciones necesarias para la ejecución de un proyecto desde la concepción del diseño hasta la construcción del mismo.
Prestamos servicios de consultoría para la implantación de estándares normativos y la realización de asesoramiento complementario como es la formación y auditoría interna.
En el ámbito de los proyectos europeos, prestamos un servicio integral que abarca todas las fases de su gestión, desde la búsqueda de programas de financiación, elaboración de candidaturas y asesoramiento técnico y administrativo durante su ejecución. Conscientes de los constantes cambios en la legislación, las políticas públicas y tendencias en la economía, trabajamos día a día para ofrecer a nuestros clientes las soluciones más innovadoras y avanzar en una gestión sostenible.
El valor añadido del departamento de Consultoría de GTA radica en el capital humano. La experiencia acumulada y probada de nuestros profesionales, su carácter multidisciplinar y la capacidad para implementar soluciones a la medida de nuestros clientes, son características que nos ha permitido trabajar con un amplio abanico de sectores públicos y privados.
Prestamos un servicio personalizado de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes. Nuestro éxito radica en un trato individualizado, caracterizado por la calidad de nuestros trabajos que se ve reflejado en la confianza y la satisfacción de cada uno de nuestros clientes.