La rentabilidad de una empresa se mide en gran parte en su capacidad de gestión y planificación de recursos. Optimizar la planificación y controlar el proceso de producción es vital para la supervivencia y el crecimiento de la empresa.
Una de las herramientas con las que contamos son las plantillas de Excel para la planificación de la producción. A continuación, exploraremos en detalle algunas de estas plantillas y conceptos clave.
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
La gestión de proyectos es definir, desarrollar y ejecutar un proyecto, considerando los plazos de entrega, el número de trabajadores, los materiales disponibles y el presupuesto. Para que un proyecto sea viable, es crucial ser realista en cada etapa y mantener información puntual del progreso. Necesitamos saber de qué recursos disponemos, de cuáles vamos a disponer en cada momento, los tiempos de ejecución y la capacidad de producción.
Para tener bajo control cada punto del proceso, para que el trabajo fluya, necesitamos un aliado, y son las plantillas de planificación de producción, imprescindibles en cualquier plan de operaciones.
¿Por qué Usar Plantillas de Planificación de Producción?
Mantener bajo control los procesos a través de plantillas de Excel ayuda a mejorar la producción de la empresa. Estos son sus principales beneficios:
- Nos permite una trazabilidad absoluta del proceso, de manera que podremos reaccionar a posibles cambios, retrasos en las entregas, sobrecostes, etc.
- Mejorará nuestra productividad a corto, medio y largo plazo.
- Optimizaremos el proceso de fabricación.
En el caso de optar por una solución realmente automatizada, podremos sumar otros beneficios: una gestión óptima de nuestro inventario, una mejor planificación, informes puntuales que nos aporten información complementaria de la marcha del negocio y un largo etcétera.
Pero centrémonos en las plantillas Excel destinadas a la planificación de producción. ¿Cuáles son las más habituales?
Top 6 de Plantillas para Planificación de Producción
Aquí tienes las 6 plantillas más útiles para la planificación de producción:
- Plantilla de plan de producción
- Plantilla de indicadores de producción
- Plantilla de cálculo de punto de equilibrio
- Plantilla de costo de producción
- Plantilla de función de producción y costos
- Plantilla de cálculo de costo variable y costo fijo
1. Plantilla de Plan de Producción
Es un cronograma resumido en el que se puede hacer un seguimiento completo de un proceso de producción. En esta plantilla se refleja todo lo esencial de un proyecto: etapas, actividades, responsable, fecha de inicio (real y prevista), fecha de finalización, etcétera.
Este tipo de plantilla se suele utilizar en procesos multidisciplinares, por lo que es habitual en multitud de negocios, desde uno de perfil artístico hasta uno más tecnológico, pasando por manufacturas de todo tipo.
Cómo rellenar esta plantilla
Para completar esta plantilla necesitamos el feedback de cada responsable: desde el que se ocupa de la elaboración de cada etapa hasta del que provee los materiales necesarios. En ella van a estar implicados todos los miembros del equipo y también los proveedores externos.
2. Plantilla de Indicadores de Producción
La plantilla de indicadores de producción se utiliza como un modelo matemático que calcula el nivel de desempeño y productividad de cuantos factores intervienen en cada línea de producción. Por ejemplo: si somos una empresa cosmética, cómo de rentable es fabricar una pastilla de jabón de lavanda.
Es un tipo de plantilla que será muy habitual en empresas que producen bienes, desde productos de consumo final a otros destinados a intermediarios (material de construcción, por ejemplo), pero poco útil en el sector servicios.
Cómo rellenar esta plantilla
Para calcular el desempeño de nuestras líneas de producción, bastará con dividir la cantidad de producción real por la cantidad de producción que teníamos como objetivo y multiplicar por 100. Evidentemente, a la cantidad real hay que descontarle los productos que no sirven para la venta.
3. Plantilla de Cálculo de Punto de Equilibrio
El punto de equilibrio en una empresa es aquel en el que cubrimos gastos, tanto fijos como variables; es decir, aquel a partir del cual comenzamos a obtener beneficios. Por debajo del punto de equilibrio, una empresa entra en pérdidas.
La plantilla Excel de cálculo de punto de equilibrio considerará el precio unitario del producto y tiene en cuenta, claro está, los costes de producción fijos y variables. Simula un escenario en el que podemos calcular cuántas unidades debemos producir para ser rentables.
Cómo rellenar esta plantilla
Tenemos una parte con los costes fijos (suministros como luz, agua, gas, alquiler de almacén, salarios, etcétera) y otra con los costes variables (cantidades de materiales que debemos adquirir para producir nuestro bien). Aparte, tenemos otro recuadro en el que podemos jugar con valores como el número de unidades producidas para saber cuántas ventas debemos hacer y a qué precio.
4. Plantilla de Costo de Producción
Es una plantilla esencial para gestionar el inventario, y donde reflejaremos el costo del material que emplearemos, de las compras que necesitamos hacer y de la mano de obra necesaria para tal fin.
Aunque se trata de una plantilla especialmente útil para empresas que producen bienes, también podemos aplicarlo a las que ofrecen servicios.
Cómo rellenar esta plantilla
En una plantilla de costo de producción deberemos introducir los siguientes valores: la existencia inicial de materias primas y las compras, y el remanente final de material. También rellenaremos los costos por mano de obra, de fabricación y de la producción mensual. La plantilla debe calcular cuánto cuesta la producción, cuánto cuesta la unidad de producto y cuánto coste implica (en mano de obra, fabricación y material) la unidad de producto.
5. Plantilla de Función de Producción y Costos
En la plantilla de función de producción y costos, ingresando una serie de valores, obtendremos los niveles de producción de nuestro negocio. Es perfecta para ver cuánto mejora nuestra productividad al aumentar el número de factores productivos (trabajadores, por ejemplo).
Cómo rellenar esta plantilla
En una columna pondremos el número de trabajadores; en la siguiente, el nivel de producción y en otra el nivel marginal. ¿Qué pasará si añadimos un trabajador? ¿Y si añadimos dos? La plantilla irá reflejando los costos asociados y el nivel de producción marginal (cuánto más producimos con más empleados). Haciendo simulaciones podremos ver en qué punto el coste asociado a un número de trabajadores hace más rentable nuestra producción.
6. Plantilla de Cálculo de Costo Variable y Costo Fijo
Con esta plantilla vamos a saber qué costos fijos y variables se desprenden de la fabricación de una unidad de producto en función de la cantidad producida. De esta manera sabremos en qué franja de unidades somos más rentables y cuál es el volumen de unidades que necesitamos producir.
Cómo rellenar esta plantilla
Los valores que debemos introducir en la plantilla de costos fijos y variables son los de estos costos actuales, desglosados convenientemente y asociados a la producción actual. También deberemos reflejar el precio/unidad. Con estos valores sabremos cuáles son los ingresos totales y los costos totales de las unidades que producimos. Pero podremos jugar con las cantidades y los costes para ver en qué punto podemos maximizar esa rentabilidad.
Componentes Clave de una Plantilla Excel para un Plan de Marketing
Una plantilla efectiva debe incluir los siguientes componentes:
Análisis de la Situación Actual (Análisis DAFO)
Este apartado es fundamental para comprender la posición actual de tu negocio. Se debe realizar un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) exhaustivo, identificando tanto los aspectos internos (fortalezas y debilidades) como los externos (amenazas y oportunidades) que influyen en tu negocio. La plantilla debe facilitar la documentación de cada factor, su impacto y posibles estrategias para mitigar las debilidades y amenazas, y aprovechar las fortalezas y oportunidades.
Definición del Mercado Objetivo
Identificar con precisión a tu público objetivo es crucial. La plantilla debe permitir la segmentación del mercado basándose en variables demográficas (edad, sexo, ubicación), psicográficas (estilo de vida, valores, intereses), y conductuales (hábitos de compra, frecuencia de compra). La comprensión profunda del cliente ideal es fundamental para crear mensajes de marketing relevantes y efectivos.
Objetivos de Marketing
Establecer objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Tiempo definido) es esencial para medir el éxito de tu estrategia. La plantilla debe proporcionar espacio para definir objetivos concretos y cuantificables, como el aumento de las ventas, el incremento del tráfico web o el crecimiento de la base de clientes. Cada objetivo debe estar alineado con los objetivos generales del negocio.
Estrategias y Tácticas de Marketing
Una vez definidos los objetivos, se deben desarrollar estrategias y tácticas concretas para alcanzarlos. La plantilla debe incluir secciones para definir las estrategias de marketing.
Presupuesto de Marketing
Asignar recursos es vital. La plantilla debe incluir una sección para detallar el presupuesto asignado a cada táctica de marketing, permitiendo un control preciso del gasto y una optimización de los recursos. Es importante considerar tanto los costos fijos como los variables.
Cronograma de Actividades
Establecer un cronograma realista es fundamental para la ejecución del plan. La plantilla debe permitir la planificación de las actividades de marketing en el tiempo, asignando fechas de inicio y fin a cada tarea. Esto facilita el seguimiento del progreso y la identificación de posibles retrasos.
Sistema de Seguimiento y Medición de Resultados
La medición de los resultados es crucial para evaluar la efectividad de la estrategia. La plantilla debe incluir indicadores clave de rendimiento (KPIs) como el retorno de la inversión (ROI), el costo por adquisición (CPA), la tasa de conversión, etc. Un seguimiento regular permitirá realizar ajustes y optimizaciones en la estrategia a lo largo del tiempo.
Plan de Contenidos y Redes Sociales
Mantener una frecuencia de publicación adecuada en todas las redes sociales en las que tu ONG tiene presencia puede resultar un trabajo agotador e incluso caótico si no se lleva a cabo con la atención y organización necesaria.
Una vez que hayas seleccionado los contenidos para las fechas clave, el siguiente paso será completar la planificación de contenidos para redes sociales. Esto se hará en función de tus objetivos o temas prioritarios, incorporando las acciones más estratégicas para maximizar el impacto de tu comunicación.
Verás en nuestra tabla que hay una leyenda de color; persigue mantener un equilibrio de contenidos. En este caso, se refiere a los objetivos específicos de comunicación que queremos alcanzar: sensibilización, fidelidad, notoriedad, captación, etc.
Si tu ONG trata muchos asuntos, puede que lo que quieras es encontrar el equilibrio entre los temas que comunicas. En ese caso, podríamos establecer otro tipo de leyendas, enfocadas en los temas en lugar de los objetivos. Por ejemplo: salud, género, derechos humanos, infancia, etc.
Planificación Detallada por Red Social
Es la red en la que tendrás una mayor frecuencia de publicación, por lo que incluiremos más casillas en la planificación. Una de ellas corresponderá al tema principal definido en la plantilla mensual, mientras que las otras pueden destinarse, al menos, a la redistribución de un contenido anterior, a noticias de actualidad, o a un retuit con comentario sobre eventos relevantes que estén ocurriendo en ese momento.
La pestaña de planificación incluye las siguientes columnas: semana/día/número de contenido/tema/objetivo/red social/caracteres/tipo de contenido/texto de la URL - especificaciones imagen.
Comenzamos completando la tabla con los contenidos ya planificados en la hoja mensual, adaptando, por supuesto, el mensaje a cada canal. Luego, tenemos que buscar contenidos para otros posts. No debemos olvidarnos de los contenidos de otras entidades que pueden ser de utilidad a nuestro público.
Si en tu entidad hay una persona encargada de validar los contenidos, esta tabla será muy útil para ese paso. Después, te recomiendo que programes los contenidos. De este modo, durante la semana solo tendrás que centrarte en monitorizar y participar en la conversación social.
Es fundamental estar atentas a las noticias que surgen en el día a día y, por supuesto, a la conversación con nuestra audiencia y otras entidades del sector. En resumen, es importante que cada día incluyas un par de tuits adicionales sobre la marcha, enfocados en el diálogo con tu comunidad.
Y por cierto, mucho cuidado con programar y olvidarte de la actualidad. Por ejemplo, si trabajas con refugiados: imagina que tienes programado un contenido sobre un evento, pero ese día ocurre una grave tragedia en el mar.