Gestionar empleados no consiste solo en dar trabajo y pagar un salario. La legislación laboral establece una serie de obligaciones que todas las empresas deben cumplir, independientemente de su tamaño o del sector en el que operen.
El objetivo es que cualquier empresario, responsable de recursos humanos o persona que gestione una empresa pueda comprender estas obligaciones sin necesidad de conocimientos jurídicos previos, y tome conciencia de la importancia de contar con asesoramiento especializado desde el principio.
Todas las empresas están sometidas a una serie de obligaciones laborales de obligado cumplimiento, y la experiencia demuestra que la mayoría de los problemas que llegan a un despacho laboralista podrían haberse evitado con una correcta organización interna y con la elaboración adecuada de la documentación laboral.
EPISODIO 6: Obligaciones más importantes de carácter legal en las empresas
Contrato de Trabajo
El contrato de trabajo es el documento que regula la relación entre la empresa y el trabajador. A través de él se fijan las condiciones esenciales de la contratación: tipo de contrato, funciones, categoría profesional, salario, jornada y duración, entre otros aspectos.
Un error muy habitual es utilizar contratos temporales sin que exista una causa que lo justifique. Muchas empresas recurren a estos contratos porque creen que así tendrán más flexibilidad, pero desconocen que la ley exige que estos contratos incluyan una causa real, concreta y justificada. Tampoco basta con indicar en los contratos será “según necesidades de la empresa”.
El contrato debe especificar las horas semanales, el horario orientativo y si existe posibilidad de trabajar en turnos o realizar jornadas complementarias en el caso de que estemos hablando de contratos a tiempo parcial.
La categoría profesional y las funciones también deben estar correctamente definidas. Si un trabajador desempeña tareas de una categoría superior, podría reclamar diferencias salariales o una reclasificación.
Un contrato bien elaborado aporta seguridad, evita confusiones y sirve como primera línea de defensa si surge un conflicto.
Ejemplo de un contrato de trabajo.
Registro de Jornada
Desde que entró en vigor la obligación de registrar la jornada laboral, este aspecto se ha convertido en una de las principales fuentes de sanciones por parte de la Inspección de Trabajo.
Este registro debe conservarse durante cuatro años y estar disponible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo cuando lo solicite. No basta con rellenar un documento una vez al mes ni con un sistema simbólico: el registro debe ser real y reflejar la jornada efectiva.
Además, este registro es fundamental para evitar conflictos. Si un trabajador afirma que realiza horas extra sin ser compensadas, y la empresa no puede demostrar lo contrario, la reclamación puede prosperar. Lo mismo ocurre si un empleado asegura que no se respetan sus descansos o que trabaja más horas de las que indica su contrato.
Nómina
La nómina no es un simple recibo del salario: es un documento jurídico que demuestra qué conceptos cobra el trabajador y por qué. Muchas reclamaciones tienen su origen en nóminas que no reflejan la realidad del trabajo o una errónea aplicación del convenio colectivo.
Por eso, es importante que la empresa mantenga una estructura salarial clara y actualizada, ajustada al convenio correspondiente y a la ley.
Despido
El despido es uno de los momentos más delicados en la relación entre empresa y trabajador. Una decisión tomada sin asesoramiento o ejecutada de manera incorrecta puede resultar muy costosa.
La ley distingue varios tipos de despido, pero todos ellos deben cumplir con ciertos requisitos formales y materiales. Por ejemplo, un despido disciplinario debe estar justificado con hechos concretos, probables y documentados.
Antes de despedir a un trabajador, conviene analizar con detalle la situación, revisar la documentación disponible, valorar los riesgos y elegir la vía más adecuada.
Subcontratación
Cada vez es más común que las empresas recurran a subcontratistas, ETTs o empresas especializadas para cubrir necesidades concretas. Cuando una empresa contrata a otra para realizar un servicio, ambas pueden ser responsables de ciertas obligaciones laborales, especialmente en materia de salarios y Seguridad Social.
Además, es obligatorio garantizar que los trabajadores subcontratados trabajen en condiciones adecuadas, que su situación contractual sea legal y que reciban los derechos mínimos que establece el convenio aplicable.
Otras Obligaciones
Las empresas también deben cumplir con obligaciones relacionadas con la igualdad de trato, la prevención del acoso y la seguridad laboral. Cada vez más empresas desconocen que ciertas obligaciones son ya obligatorias en función del número de trabajadores.
La mayoría de los problemas laborales pueden evitarse con una correcta organización interna y con asesoramiento adecuado. El asesoramiento continuo permite anticiparse a los problemas antes de que se conviertan en conflictos reales.
Cumplir con las obligaciones laborales no es una carga: es una inversión.
Obligaciones laborales independientemente del número de trabajadores en la empresa
- El registro retributivo es un documento de carácter obligatorio, regulado en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, establecida con el objetivo de garantizar la igualdad salarial entre hombres y mujeres.
- El registro retributivo debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.
- Los datos deben presentarse en términos de salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, tanto anuales como mensuales.
- El registro de jornada tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo y horas extraordinarias.
- Deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, incluyendo las pausas.
- El objetivo es definir unas pautas con tal de poder identificar situaciones donde se produzca acoso.
- El trabajo a distancia hace referencia a aquella actividad laboral que se realiza de manera regular en el domicilio del trabajador o en el lugar elegido por este, durante toda o parte de la jornada.
- Una vez elaborado, el calendario laboral debe ser publicado y puesto a disposición de todos los trabajadores.
- La empresa debe comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral competente de la comunidad autónoma donde se ubique el centro.
- El centro de trabajo deberá cumplir con las disposiciones mínimas de seguridad y salud establecidas en el Real Decreto 486/1997.
Obligaciones laborales adicionales para empresas de 50 o más empleados
- El protocolo debe contener las medidas de aplicación y actuación en caso de acoso o violencia hacia personas del colectivo.
- La auditoría retributiva es un proceso clave para asegurar la igualdad salarial y la transparencia retributiva en el ámbito laboral.
- El canal de denuncias es una herramienta esencial en las organizaciones para detectar y gestionar comportamientos irregulares, ilícitos o contrarios a las normas éticas y de conducta.
Prevención de Riesgos Laborales: Ley 31/1995
La Ley 31/1995, de 8 de noviembre, sobre Prevención de Riesgos Laborales, establece un conjunto de responsabilidades que buscan garantizar un entorno laboral seguro y saludable para los trabajadores.
Obligaciones del Empresario en Materia de Riesgos Laborales:
- Elaborar el plan de prevención de riesgos laborales.
- Definir una estructura organizativa clara que establezca las responsabilidades de cada miembro del equipo.
- Realizar una evaluación exhaustiva de todos los riesgos presentes en el entorno laboral.
- Establecer las medidas preventivas pertinentes que mitiguen tales amenazas.
- Mantener a los trabajadores informados sobre los riesgos asociados con sus funciones.
- Al inicio de su empleo, todos los trabajadores deben recibir formación que abarque los riesgos específicos de su puesto, así como las medidas preventivas a seguir.
Tipos de Sanciones por Incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones en materia de riesgos laborales seguramente acarree repercusiones diversas para el empresario. Por sanciones administrativas entendemos medidas que las autoridades laborales pueden imponer cuando se detectan infracciones.
En el artículo 39 del Real Decreto 5/2000, de 4 de agosto es el que define la categoría de sanciones existentes: Leves, graves y muy graves.
- Leves: Infracciones que no causan efectos graves, como no proteger adecuadamente información sobre riesgos.
- Graves: Falta de evaluación de riesgos o incumplimiento de normativas específicas.
- Muy graves: Actos que pongan en riesgo inminente la vida o salud de los trabajadores, como la falta de medidas de seguridad básicas.
El empresario puede enfrentarse a responsabilidades civiles y penales en algunos casos.
- Responsabilidad civil: Obligación de indemnizar a empleados que hayan sufrido daños por falta de medidas de prevención.
Estrategias para el Cumplimiento
Contar con servicios de prevención externos es una opción muy útil para pequeñas y medianas empresas que pueden no tener los recursos internos necesarios. Un equipo externo de esta índole, especializado, entregará a las empresas evaluaciones de riesgo y auditorías de seguridad y una asesoría exhaustiva en la implementación de políticas de salud laboral.
En situaciones donde varias empresas operan en un mismo ámbito, la coordinación es imprescindible.
Derechos del Empresario
Dentro del marco normativo de prevención, los empresarios tienen la facultad de exigir el cumplimiento de las normas de seguridad y salud laboral por parte de sus trabajadores.
El empresario podrá imponer medidas disciplinarias a aquellos trabajadores que infrinjan las normativas de seguridad.
El empresario puede querer establecer una comunicación fluida y una colaboración activa de sus empleados en temas de prevención. En este sentido, podrá convocar reuniones informativas donde se debatan los riesgos y las medidas preventivas a seguir.
Infografía sobre la prevención de riesgos laborales.
Las obligaciones del empresario en materia de riesgos laborales giran en torno a sus trabajadores, principalmente. Sobre ellos y sobre cualquier otra persona que pase tiempo en las instalaciones de la empresa.