Iniciar una empresa requiere tiempo, esfuerzo y, por supuesto, dinero. A menudo, el gasto inicial de una startup puede ser abrumador, especialmente para los nuevos emprendedores. Es importante calcular el gasto inicial de tu startup para que puedas planificar y presupuestar adecuadamente.
Elaborar el presupuesto inicial nos permitirá conocer este dato y decantarnos por una opción u otra de financiación. Calcular el presupuesto inicial de una startup puede ser un proceso desafiante, pero con los pasos adecuados y una comprensión clara de tus objetivos y necesidades, puedes hacerlo más manejable.
También es importante tener en cuenta que tu presupuesto inicial no es una cifra fija y que puede cambiar a medida que avanza tu startup.
¿Por qué es importante calcular el presupuesto inicial?
Los costes iniciales tienen un gran impacto en la salud financiera inicial de una startup. La estabilidad financiera es especialmente importante en las primeras etapas de una empresa, cuando los ingresos pueden ser bajos o inconsistentes: una encuesta de 2023 reveló que el 38 % de las startups fracasan porque se quedan sin dinero.
Mantener a raya estos costes puede permitir a las startups cubrir operaciones clave como la nómina y los pagos a proveedores, contribuir a manejar el estrés financiero y afectar al atractivo de la startup de cara a los inversores.
¿Cómo calculo el presupuesto inicial de mi empresa?
Para calcular tu presupuesto inicial, es importante que también calcules tus ingresos proyectados. Para calcular tus ingresos, necesitas tener una comprensión clara de tu modelo de negocio y cómo planeas ganar dinero. Por ejemplo, si planeas vender productos, debes tener en cuenta el precio de venta y el número de productos que planeas vender.
1. Establece tus objetivos y necesidades
Antes de empezar a hacer cálculos, es importante que sepas qué necesidades específicas tiene tu startup y qué objetivos quieres lograr. ¿Cuáles son tus productos o servicios? ¿Qué necesidades satisfacen? ¿Cuál es tu público objetivo? ¿Cómo planeas llegar a ellos? ¿Dónde planeas establecer tu startup? ¿Cuáles son tus metas financieras a corto y largo plazo?
Tener objetivos claros te ayudará a determinar qué gastos son esenciales y cuáles no lo son. Por ejemplo, si tu objetivo es ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional, es posible que debas invertir más en contratar y capacitar a tu equipo de atención al cliente.
2. Haz una lista de gastos y costos
Una vez que hayas establecido tus objetivos y necesidades, es hora de hacer una lista detallada de los gastos y costos asociados con tu startup. Asegúrate de incluir todos los gastos que puedas anticipar, desde los costos de los productos y servicios hasta los gastos generales de la empresa, como el alquiler, los servicios públicos, los salarios, los impuestos y los costos legales. Es posible que debas investigar un poco para determinar los costos reales de cada gasto.
3. Calcula tus ingresos
Para calcular tu presupuesto inicial, es importante que también calcules tus ingresos proyectados. Para calcular tus ingresos, necesitas tener una comprensión clara de tu modelo de negocio y cómo planeas ganar dinero. Por ejemplo, si planeas vender productos, debes tener en cuenta el precio de venta y el número de productos que planeas vender.
4. Haz un análisis FODA
Un análisis FODA te ayuda a evaluar tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Una vez que hayas realizado un análisis FODA, debes ajustar tu presupuesto en consecuencia.
5. Ajusta tu presupuesto según tus necesidades
Una vez que hayas completado los pasos anteriores, es hora de ajustar tu presupuesto según tus necesidades. Es posible que debas hacer ajustes para asegurarte de que estás financiando adecuadamente todas las áreas importantes de tu startup.
Habiendo definido las necesidades de tu negocio es momento de crear tu presupuesto.
Cómo hacer un plan de negocios simple y práctico
Tipos de Gastos a Considerar
Gastos de inicio
A la hora de poner en marcha una idea es necesario conocer y analizar el marcado en el que actuaremos. Debes fijar los gastos para realizar estudios e investigaciones de mercado así como de tendencias en el sector para analizar a tu competencia más próxima. Aquí añadiremos otros gastos como viajes para contratar proveedores o para explicar nuestro negocio a futuros clientes, promoción y publicidad…
Gastos de gestión y organización
En este apartado se incluyen todos aquellos gastos para inscribir a la empresa como sociedad limitada o cooperativa, todas aquellas licencias y permisos legales que requiera la apertura de un negocio de ese tipo, así como otras tareas administrativas en las que necesites ayuda externa: abogados, contables…
Recursos Humanos y equipamiento
Una vez definido tu plan de negocio, es hora de saber cuántas personas son necesarias en tu equipo y sus respectivos sueldos. Un error muy común entre los emprendedores es intentar hacerse responsable de múltiples y diversas tareas. Aunque cuentes con poco capital es importante contratar aunque sea puntualmente los servicios de profesionales expertos.
Además de los profesionales, tendrás que realizar un inventario de equipamiento para tu empresa: desde ordenadores hasta programas de software así como el alquiler o compra del local y los servicios básicos: teléfono, luz, Internet…
Gastos operativos
Nos referimos a todos aquellos gastos fijos o variables de la empresa. Dentro de los gastos fijos se englobaría el punto anterior: desde las remuneraciones a los empleados hasta todos los equipos técnicos necesarios para el funcionamiento de una empresa.
Flujo de fondos
Además de todos los gastos y salidas de dinero es importante estimar el porcentaje de ingresos que conseguiremos en un periodo concreto.
A partir de estos cinco puntos ya tendrás todas las variables que no deben faltar en el presupuesto inicial de tu compañía.
Costes comunes de puesta en marcha de una empresa
Los costes de las startups se ven afectados por el tipo de negocio, el sector, la ubicación y la escala, por lo que los costes de cada startup serán diferentes. Aquí tienes un resumen de los tipos de costes de puesta en marcha a los que se enfrentan las empresas.
Costes puntuales
- Constitución y registro de empresas: Comisiones asociadas a la elección de una estructura empresarial (p. ej., empresa unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima), la presentación de documentación y la obtención de las licencias y permisos necesarios.
- Servicios profesionales: Honorarios de abogados, contables o asesores de empresas.
- Materiales de marca y marketing: Diseño de logotipos, desarrollo de sitios web, tarjetas de presentación, folletos y cualquier esfuerzo inicial de marketing.
- Equipos y suministros: Ordenadores, mobiliario de oficina, maquinaria, herramientas, inventario o materias primas.
- Tecnología: Suscripciones de software, sistemas de punto de venta (POS), herramientas de comunicación o medidas de ciberseguridad.
- Estudios de mercado: Investigación para entender a tus clientes y competidores.
Costes recurrentes
- Alquiler y servicios públicos: Alquiler, luz, agua, gas, internet y servicio telefónico.
- Sueldos y salarios: Salarios, prestaciones e impuestos sobre la nómina de los empleados.
- Marketing y publicidad: Publicidad en Internet, campañas en redes sociales, creación de contenido o relaciones públicas.
- Seguros: Seguro comercial para protección contra reclamaciones de responsabilidad civil, daños a la propiedad y lesiones de empleados.
- Impuestos: Impuesto sobre la renta, impuesto sobre las ventas, impuesto sobre la propiedad e impuesto sobre la nómina, según corresponda.
- Pagos de préstamos: Liquidar los préstamos utilizados para poner en marcha el negocio.
Cómo determinar tus costes iniciales
A continuación te explicamos cómo empezar a planificar tus gastos.
Enumera y clasifica los gastos
Crea una lista completa de los gastos que podrías tener, desde honorarios legales hasta suministros de oficina. Divide tus gastos en categorías amplias, como honorarios legales y profesionales, marketing y publicidad, tecnología, equipos y suministros, inventario y costes operativos. Luego, clasifica tus gastos en costes únicos (aquellos en los que se incurre solo una vez durante la puesta en marcha) y costes recurrentes (gastos continuos como alquiler, servicios públicos y salarios).
Investiga los importes estimados
Realiza la siguiente investigación para calcular el coste de cada gasto previsto.
- Explora recursos en línea como el sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos (SBA), sitios web específicos sectoriales y blogs para obtener listas de verificación y guías sobre los costes iniciales.
- Investiga los costes medios iniciales para empresas similares a la tuya en tu sector y ubicación.
- Busca asesoramiento de contables, abogados, asesores comerciales o empresarios con experiencia en tu campo.
- Contacta con vendedores y proveedores para obtener cotizaciones sobre artículos o servicios específicos que necesitas. Esto te dará un panorama más preciso de tus gastos.
Crea un presupuesto
Organiza tus gastos en una hoja de cálculo, enumerando cada artículo, su categoría, si es un coste único o recurrente, así como el importe estimado. Ten en cuenta qué gastos son necesarios para poner en marcha tu negocio y cuáles pueden posponerse o reducirse. Asigna un fondo de contingencia (por lo general, entre el 10 % y el 20 % de los costes totales estimados) para cubrir gastos inesperados.
Revisa y ajusta
Revisa tu lista periódicamente y actualízala a medida que reúnas más información o a medida que evolucionen tus planes de negocio.
Cómo ahorrar en costes iniciales
Ahorrar en costes iniciales ayuda a mantener la salud financiera durante las primeras etapas de tu negocio. Estas son algunas estrategias para reducir los gastos.
- Adopta un enfoque «lean» (ajustado) centrándote en los elementos clave que añaden valor directo a tus clientes. Al principio, evita gastar de más en funciones, productos o servicios no esenciales.
- En lugar de alquilar un espacio de oficina dedicado, plantéate la opción de oficinas virtuales o espacios de coworking. Estas opciones pueden reducir los gastos de alquiler y, a menudo, también conllevan beneficios adicionales, como el acceso a salas de conferencias y equipos comerciales.
- En lugar de contratar empleados a tiempo completo para cada puesto, subcontrata funciones como la contabilidad, los recursos humanos y los servicios informáticos. Esto puede reducir los costes asociados con los salarios, las prestaciones y el espacio de oficina.
- En lugar de comprar mobiliario nuevo, elige muebles y equipos de oficina renovados. Muchas empresas venden sus equipos casi nuevos y de alta calidad a un precio reducido, lo que de entrada puede ahorrarte dinero.
- Trata de negociar términos o descuentos más favorables de los proveedores y vendedores, especialmente si puedes ofrecer algo a cambio, como pagos puntuales o un contrato a largo plazo.
- Aprovecha el software de código abierto para tareas como el correo electrónico, las aplicaciones de oficina, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de datos. Muchas empresas de software también ofrecen un nivel gratuito, que puede ser suficiente para tus necesidades en las primeras etapas.
- En lugar de gastar en costosas campañas publicitarias, comienza con estrategias de marketing de bajo coste, como el marketing en redes sociales, el marketing de contenidos y la optimización de motores de búsqueda (SEO). Estos métodos pueden ser muy eficaces y rentables.
- Maneja las tareas a nivel interno si tú o tu equipo tenéis las habilidades, como diseñar tu sitio web, manejar los requisitos legales básicos o administrar tu contabilidad.
- Vigila de cerca tus finanzas. Revisa y ajusta periódicamente tus presupuestos en función de los gastos e ingresos reales.
Cómo utilizar tus cálculos del coste de puesta en marcha para obtener financiación
Calcular cuidadosamente los costes iniciales puede ayudarte a asegurar la financiación para tu nueva empresa. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.
Crea un plan de negocios
Crea un plan de negocios integral, integrando tus cálculos de costes e incluyendo explicaciones y justificaciones claras para cada partida de gastos. Utiliza tus cálculos de costes para desarrollar proyecciones financieras realistas para tu negocio. Estas proyecciones deben incluir estados de resultados, estados de flujo de efectivo y balances que indiquen cómo tu empresa generará ingresos y será rentable con el tiempo.
Personaliza tu discurso para tu público objetivo
Esto es en lo que deberías centrarte cuando hagas la presentación ante inversores en comparación con las entidades de crédito.
- Inversores: Los inversores están interesados principalmente en el potencial de crecimiento y el retorno de la inversión de su negocio. Concéntrate en tu propuesta de valor única, en tu mercado objetivo, en tu ventaja competitiva y en tu escalabilidad. Utiliza tus cálculos de costes para demostrarles de qué manera su inversión impulsará tu crecimiento y generará buenas rentabilidades.
- Entidades de crédito: Las entidades de crédito están más preocupadas por tu capacidad para devolver el préstamo. Pon énfasis en tu solvencia, estabilidad financiera y capacidad para generar un flujo de efectivo constante. Usa tus cálculos de costes para demostrar que tienes un plan sólido para administrar los gastos y pagar el préstamo a tiempo.
Presenta un caso convincente
Transmite sinceridad y honestidad cuando hables de los costes iniciales y las proyecciones financieras. Evita inflar números o hacer promesas poco realistas. Explica por qué cada gasto es necesario para el éxito de tu negocio. Demuestra cómo estas inversiones contribuirán a tu crecimiento y tu rentabilidad. Reconoce los riesgos y dificultades potenciales a los que podría hacer frente tu empresa. Demuestra que cuentas con planes de contingencia para mitigar estos riesgos. Demuestra tu pasión y dedicación a tu negocio. Demuestra que estás totalmente comprometido con su éxito y dispuesto a trabajar con la máxima dedicación.
Busca varias opciones de financiación
Estos son los diferentes tipos de opciones de financiación que podrías plantearte.
- Inversores «ángeles de empresas»: Los «inversores ángeles» son personas que invierten su propio dinero en startups a cambio de capital. A menudo están dispuestos a asumir mayores riesgos a cambio de una rentabilidad potencialmente mayor.
- Inversores de capital de riesgo: Los inversores de capital de riesgo son inversores profesionales que invierten en startups con potencial de alto crecimiento. Por lo general, invierten grandes sumas de dinero y asumen un papel activo en la gestión de la empresa.
- Préstamos para pequeñas empresas: Los préstamos para pequeñas empresas son ofrecidos por bancos y otras entidades financieras. Por lo general, están respaldados por una garantía y requieren un buen historial crediticio.
- Subvenciones: Las subvenciones son fondos que no necesitan ser reembolsados.
Ejemplos de Startups Exitosas con Baja Inversión Inicial
Empresas como Hawkers, El Ganso o Nude Project han conseguido abrirse un hueco dentro del mercado partiendo de un presupuesto muy reducido. La inversión inicial de una startup proviene de unas fuentes de financiación muy concretas: sus propios ahorros o las aportaciones de sus 'family, friends and fools' (familia, amigos y locos). Es un momento en el que la empresa está empezando a andar y, por ello, resulta arriesgado salir a buscar inversores externos.
Tal y como señala la escuela de negocios IEBSchool, dos de las principales preocupaciones de los emprendedores tienen que ver con el capital. La primera es, precisamente, cuál debe ser la inversión inicial y, la segunda, cómo conseguir financiación externa.
- Hawkers: de una inversión de 300 euros a convertirse en una de las marcas de gafas de sol más reconocidas de España. La conocida marca de gafas irrumpió en el mercado con una inversión inicial de tan solo 300 euros que sus fundadores, Pablo Sánchez, David Moreno, Alex Moreno y Sergio Mora, utilizaron para adquirir 27 pares de gafas Knockaround, una marca estadounidense que por aquel entonces no se podía comprar en España. "En España no se vendían, así que decidimos probar. Con 300 euros compramos 27 gafas y las revendimos más caras", declararon.
- El Ganso: una apuesta por la moda británica que se transformó en una empresa capaz de ingresar 60 millones de euros. Los hermanos Álvaro y Clemente Cebrián fundaron El Ganso en 2004, después de dejar sus trabajos y con el objetivo de llevar a España un nuevo tipo de moda masculina inspirado en el estilo británico. Estos emprendedores partieron de un presupuesto inicial de 30.000 euros, que consiguieron al vender un coche y con el apoyo de un inversor externo.
- Nude Project: la firma online que se ha convertido en referente de la Generación Z. Bruno Casanovas y Alex Benlloch se adentraron en el mundo de la moda en 2019 y con una inversión de tan solo 600 euros. Nude Project, su firma online de moda 'streetwear', factura actualmente más de 26 millones de euros y es una de las marcas de referencia de la Generación Z. "Las redes sociales han sido nuestras grandes aliadas desde el primer día y siempre hemos tenido claro que podía ser nuestra forma de diferenciarnos del resto de marcas, sabíamos que para destacar teníamos que comunicar de una forma cercana y diferente", declaró Casanovas.