Requisitos de Facturación para Pymes en España: Guía Completa

¿Eres autónomo o tienes una pyme? Ser propietario de una empresa no es una tarea fácil. No solo debes garantizar un buen servicio al cliente y contar con un producto de calidad, sino que también debes cumplir con las obligaciones de facturación. En el mundo empresarial, cumplir con las obligaciones de facturación para pymes y sociedades no es solo una cuestión de orden, sino una exigencia legal que puede tener un impacto directo en la viabilidad de un negocio.

Las sociedades y pymes, independientemente de su tamaño o sector, deben ajustarse a la normativa vigente en materia de facturación para evitar sanciones, optimizar su gestión y garantizar la transparencia en sus operaciones.

En este artículo, desglosaremos las obligaciones de facturación para sociedades y pymes, explicando en detalle qué exige la ley, cuáles son los requisitos formales y qué aspectos conviene tener siempre bajo control.

Marco Legal de la Facturación en España

La facturación en España está regulada principalmente por:

• Ley 37/1992 del IVA y su Reglamento.
• Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
• Otras normativas tributarias y mercantiles que establecen obligaciones complementarias.

Estas leyes determinan cuándo es obligatorio emitir factura, qué datos debe incluir y cómo debe conservarse la documentación.

Desde 2025, además, se refuerza el marco legal con nuevas exigencias vinculadas a la facturación electrónica y el control de software, especialmente con la entrada en vigor progresiva del sistema VeriFactu.

¿Quiénes Están Obligados a Emitir Factura?

Todas las sociedades mercantiles y pymes tienen la obligación de emitir factura cuando realizan una entrega de bienes o prestación de servicios, ya sea a particulares o a otras empresas.

Las excepciones son muy limitadas y, en la práctica, casi todas las operaciones requieren la emisión de una factura. En concreto, deben facturar:

• Operaciones realizadas con otros empresarios o profesionales.
• Ventas a particulares cuando el cliente lo solicita expresamente.
• Exportaciones e importaciones.
• Operaciones intracomunitarias.
• Operaciones sujetas y no exentas de IVA.
• Determinadas operaciones exentas, como las sanitarias o educativas, pero que igualmente deben documentarse.

Tipos de Factura que Pueden Emitir las Sociedades y Pymes

La normativa contempla diferentes tipos de factura que se adaptan a la naturaleza de la operación:

• Factura completa u ordinaria: Incluye todos los datos exigidos por el Reglamento de Facturación.
• Factura simplificada: Sustituye a los antiguos tiques.

Contenido Mínimo de una Factura

Una factura es un documento mercantil que refleja la información de una compraventa. Empresarios y profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios, y a conservar una copia de ellas. Es el documento mediante el cual se acreditan estas operaciones, y tiene una enorme trascendencia tributaria, ya que sirve para justificar gastos o deducciones, así como para respaldar los ingresos que declaramos. Una vez aclarado cuándo emitir una factura, el siguiente paso es saber cómo hacer una factura por primera vez. Deberás incluir en ella tu nombre y apellidos o nombre de la sociedad, domicilio y NIF o CIF.

1. Datos del emisor de la factura: Suelen aparecer en la parte superior y la identificación debe incluir nombre o razón social, NIF o CIF y dirección o domicilio fiscal como mínimo para que la factura sea válida frente a Hacienda. También es relevante tener en cuenta datos como la dirección de facturación, o los que permitan facilitar el contacto al receptor.
2. Número: La factura debe emitirse numerada de forma correlativa, desde el 1 en adelante durante cada ejercicio fiscal. Basta con seguir la numeración que hayas creado y añadir tanto el número de factura como la fecha de emisión (recuerda que deben ser correlativas).
3. Fecha: La factura contendrá el día de expedición de la factura, manteniendo también una relación ascendiente con respecto al número de factura.
4. Datos del remitente de la factura: En este caso, se trata de los datos del receptor del producto o servicio.
5. Concepto: La factura debe ser clara con respecto a lo que justifica. Es preferible ser conciso y claro para evitar problemas, identificando cada elemento y desglosando su precio y cantidad.
6. Base imponible: Informaremos los importes para el círculo de la base imponible, incluyendo precios de los productos así como cualquier descuento a realizar. Este puede ser el paso más engorroso. A esta suma habrá que aplicarle (no siempre) un porcentaje que se resta, correspondiente al IRPF (en el caso de los autónomos), que el receptor deberá ingresar en Hacienda por ti. Por otro lado, el IVA o IGIC se suma a la base imponible. Siguiendo el ejemplo anterior, si el tipo aplicable es del 21 por ciento, tendrás que sumar a tu factura 420 euros. El resultado, en el mismo ejemplo, será una factura de 2.000 - 300 + 420 = 2.120 euros.
7. Tipo de IVA y cuota tributaria: Si la operación está sujeta a IVA, se debe especificar el porcentaje de la cuota que se repercute a aplicar y el importe calculado.
8. Por último, si se trata de una factura rectificativa, debe hacerse referencia de forma expresa e inequívoca a la factura rectificada y a aquello que se modifica.

El último paso consiste en hacerle llegar la factura a su receptor, ya sea en mano o a través de medios digitales. Las facturas electrónicas resultan, en general, más fáciles de enviar y de localizar, al quedar registradas las fechas de envío y confirmada su recepción.

Plazos para la Emisión de Facturas

Conservación y Archivo de Facturas

Debes guardar todas tus facturas, tanto las emitidas como las recibidas, durante un periodo de, al menos, 4 años. Este plazo puede ser mayor en determinados casos, como por ejemplo si hay bases imponibles negativas. Es obligatorio llevar un registro detallado de todas las facturas emitidas y recibidas. Estos libros registro de IVA serán la base sobre la que se sustentan tus declaraciones de impuestos.

Facturación Electrónica y VeriFactu

La factura electrónica no solo es una obligación legal para muchas empresas y autónomos en España, sino también una herramienta que impulsa la eficiencia y el control financiero. En un futuro cercano, la factura electrónica será obligatoria para las operaciones entre empresas (B2B). La obligación de emisión de facturas electrónicas entre empresas está solo pendiente de la publicación del Reglamento de la Ley Crea y Crece. Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán adaptarse en un plazo de 12 meses desde la aprobación del reglamento.

La Ley Antifraude 2025 ha incorporado novedades que afectan a los procesos de facturación de autónomos y empresas. En concreto estarán obligados a cumplir unos requisitos cada vez que emitan una factura a sus clientes. La ley 11/2021, popularmente conocida como Ley Antifraude en España, tiene como objetivo la lucha contra el fraude fiscal y la economía sumergida en nuestro país. El enfoque por el que ha optado el legislador para garantizar la transparencia fiscal es a través del control de los softwares de contabilidad y gestión de las empresas.

Las pymes y autónomos ya no podrán llevar sus cuentas mediante hojas de cálculo en Excel. Ni tampoco enviar su propio modelo de facturas en Word o PDF. Otra de las novedades que incluye el reglamento de la Ley Antifraude es la prohibición en el uso de softwares de doble contabilidad. Los softwares de doble uso (también conocidos como programas de doble facturación) facilitan que las empresas lleven una gestión contable paralela. Una práctica común entre algunas empresas que trabajan con pequeñas transacciones en efectivo es la de no introducir la operación en su sistema de facturación. Por este motivo aparecen los programas de doble uso. Su función es la siguiente: tener una contabilidad para Hacienda, y otra oculta o en ‘B’.

Esto significa que ya no podrás emplear sistemas de contabilidad manual y deberás implementar un sistema homologado. La Ley Antifraude será de obligatorio cumplimiento para autónomos y empresas cuya facturación anual no supere los 6 millones de euros. Multa de 50.000 euros para aquellas empresas que empleen programas de contabilidad doble o que no estén homologados. Por este motivo te recomendamos que optes por una solución de facturación homologada. Es la mejor forma de garantizar que cumples con la legislación y evitas sanciones económicas.

A partir de enero de 2026, todos los autónomos y pymes en España deberán emitir, recibir y gestionar sus facturas de manera electrónica, cumpliendo con los requisitos del sistema Verifactu y la Ley Antifraude. La facturación electrónica implica que todas las facturas se generen y almacenen en formato digital, cumpliendo con los requisitos legales de la Agencia Tributaria.

Lo que en la actualidad se conoce erróneamente como Verifactu son los nuevos requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)para que empresas y autónomos emitan las facturas, con el objetivo de impedir que se declare menos IVA. Los empresarios no están obligados a compartir de manera automática todas sus facturas con el fisco, basta con que tengan un sistema de facturación que cumplan con los requisitos y que, en caso de requerimiento de Hacienda, puedan conectarse con la Administración para enviar los datos solicitados.

No obstante, aquellos sistemas que sí comparten de forma inmediata las facturas con el fisco son los llamados Verifactu y los profesionales podrán decidir si los prefieren o no. Los Sistemas Informáticos de Facturación son aquellos que permiten expedir facturas, guardarlas y procesar la información con otras finalidades como elaborar libros de contabilidad, del IVAo IRPF. La Agencia Tributaria indica que los profesionales que facturan exclusivamente a mano no tendrán que cumplir con esta obligación.

Este es uno de los puntos en los que más dudas hay. Si utilizan un Word o Excel para introducir los datos de la factura, expedirla y conservarlas, no tendrán que tener un sistema informático de facturación. Pero, si además usan estas hojas de cálculo o de escritura para procesar los datos, es decir, generar libros de contabilidad, de registro del IVAo del IRPF, entonces el Word o el Excel deberán cumplir con los criterios que se le exige a un SIF.

Las micropymes con hasta tres empleados podrán solicitar hasta el próximo 31 de octubre el Kit Digital que otorga un importe máximo de 2.000 euros para financiar la adquisición de estos sistemas de facturación. Las personas que alquilen inmuebles estarán exentas de la obligación de utilizar un SIF. No obstante, si realizan una actividad económica, para lo que se exige que se tenga al menos a una persona contratada a jornada completa, sí tendrán que cumplir con la nueva obligación.

El código QR que deberán tener todas las facturas emitidas (aunque si son facturas electrónicas se sustituirá por una URL) permitirá al receptor de la misma obtener todos los datos y comprobar si el documento se encuentra o no en poder de la Agencia Tributaria, lo que le garantizará que el proveedor no realiza fraude fiscal ni le repercute un IVA que no declara.

La obligación de tener un sistema informático para expedir facturas que impida su modificación y que pueda conectarse con Hacienda nada tiene que ver con la futura obligación de que pymes y autónomos facturen de forma electrónica. Este segundo deber, que emana de la Ley Crea y Crece de 2022, afecta a empresarios que facturen menos de 8 millones de euros al año y pretende poner fin al papel.

El salto a la factura electrónica es una tendencia global que no solo favorece la eficiencia y sostenibilidad, sino que pronto será una obligación para todas las empresas en muchos países, incluyendo España. El uso de la factura electrónica no es solo una modernización; representa un cambio en la forma de gestionar la contabilidad empresarial, con impactos positivos en términos de ahorro, transparencia y cumplimiento legal.

Implementar la factura electrónica en tu negocio trae consigo varias ventajas que no solo facilitarán tu trabajo contable, sino que también harán que la operación de tu empresa sea más competitiva. La normativa de facturación electrónica varía según cada país, aunque en España ya existe una regulación específica que impulsa a las empresas a migrar al sistema de facturación electrónica. Para que una pyme pueda emitir facturas electrónicas correctamente, debe cumplir ciertos requisitos y contar con las herramientas adecuadas.

Adaptación a los estándares fiscales: la factura electrónica debe cumplir con las normativas vigentes en cuanto a formato y estructura. La transición a la factura electrónica puede parecer un reto, pero con una planificación adecuada y los recursos apropiados, tu pyme podrá adaptarse rápidamente y comenzar a disfrutar de sus beneficios.

Uno de los primeros pasos es invertir en un software de facturación electrónica adecuado para las necesidades de tu negocio. Existen múltiples opciones en el mercado, desde soluciones gratuitas hasta plataformas avanzadas que ofrecen integración con otros sistemas contables. El certificado digital es otro requisito esencial para emitir facturas electrónicas válidas. Este documento, emitido por una entidad de confianza, permite firmar digitalmente las facturas y garantiza su autenticidad.

Una vez que cuentes con el software y el certificado digital, es importante capacitar a tu equipo en el uso de la factura electrónica. Además de cumplir con una obligación fiscal, la factura electrónica puede convertirse en una herramienta de gestión muy útil para tu pyme. Al implementar la factura electrónica, puedes organizar y almacenar digitalmente todas tus facturas, permitiéndote acceder a ellas de manera rápida y sencilla en cualquier momento. Con la facturación electrónica, puedes realizar un seguimiento detallado de pagos y cobros de manera más precisa, permitiéndote saber en tiempo real qué facturas han sido pagadas y cuáles están pendientes.

La factura electrónica es solo un primer paso en la digitalización de las pymes. Su implementación no solo ayudará a cumplir con las normativas fiscales, sino que permitirá una gestión más ágil y eficiente del negocio. Si tu pyme aún no ha dado el salto a la facturación electrónica, este es el momento ideal para comenzar a prepararte. Recuerda que una factura no es solo un papel o un PDF, es un documento con validez legal que sirve de soporte para tus declaraciones tributarias. Sobrevive a tu primera experiencia elaborando y enviando una factura electrónica con éxito.

Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir los mismos requisitos formales que cualquier otra emitida en formato impreso. El software de facturación no puede permitir la manipulación ni la eliminación de facturas. Además, debe permitir el envío en tiempo real de tus facturas a la Agencia Tributaria o a su requerimiento de forma inmediata. También deberás incluir un código QR. Deberás emitir facturas completas, salvo en los casos en los que puedas emitir facturas simplificadas. Por lo tanto, conocer el Reglamento de facturación es clave para cumplir con las obligaciones de facturación de pymes y autónomos.

Relación entre Facturación y Obligaciones Fiscales

Facilitar el control tributario: con la aprobación de la Ley Antifraude todas las empresas deberán emitir sus facturas en un formato estructurado. Su número y serie, si procede. En el caso de facturas que incluyan distintos tipos de IVA, deben diferenciarse las operaciones sujetas a cada tipo. Las obligaciones de facturación no son opcionales. Tanto si eres una gran empresa como un pequeño autónomo deberás emitir facturas por tus servicios o productos.

Sanciones por Incumplimiento de las Obligaciones de Facturación para Sociedades y Pymes

Establece que si no adoptas la factura electrónica o lo haces con un formato inválido, la sanción puede irse hasta los 10.000 €. La segunda sanción viene de verifactu. Te pones en situación... y dan ganas de cumplir con las obligaciones de la factura electrónica para pymes, ¿eh?

Recomendaciones para Cumplir con las Obligaciones de Facturación

1. Contar con un software homologado por la AEAT es clave.
2. El personal encargado de emitir facturas debe estar familiarizado con el software y con el sistema Verifactu.
3. Aprovecha esta transición para digitalizar toda la documentación: contratos, nóminas, informes financieros y trámites con la Seguridad Social. Centraliza la gestión contable, fiscal y laboral en una única plataforma online.

La facturación electrónica obligatoria representa un cambio normativo importante, pero también una oportunidad para modernizar tu empresa, mejorar la eficiencia y cumplir con Hacienda sin complicaciones.

Cambios Normativos Previstos para 2025 y Más Allá

Los contribuyentes que paguen el impuesto sobre Sociedades deberán contar con estos sistemas a partir del 1 de enero de 2026; el resto, como autónomos sujetos a IRPF, a partir del 1 de julio de 2026. A medida que se acerca la obligación, la Agencia Tributaria ha ido concretando, cambiando y matizando toda la información al respecto.

Si tu pyme aún no ha dado el salto a la facturación electrónica, este es el momento ideal para comenzar a prepararte. Recuerda que una factura no es solo un papel o un PDF, es un documento con validez legal que sirve de soporte para tus declaraciones tributarias.