Parte fundamental de las empresas, independientemente de su tamaño o sector, son los organigramas. Un organigrama es una representación gráfica de la estructura interna de una organización, mostrando cómo se relacionan entre sí las diferentes áreas, departamentos o individuos dentro de la empresa. En él, una única empresa representa su estructura organizativa y funcional.
Básicamente, sirve para reflejar la jerarquía de poder y responsabilidades, así como la distribución de tareas y funciones. La finalidad principal del organigrama es proporcionar una visión general del modo en que una empresa está organizada, permitiendo a los empleados y a los directivos entender cómo fluye el trabajo y quiénes son los responsables de cada área.
Un organigrama empresarial es una herramienta esencial que ofrece una visión clara y ordenada de cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades dentro de la empresa. Además de facilitar la comunicación interna, el organigrama empresarial también ayuda a establecer un orden lógico en la asignación de roles, y también es un indicador de la cultura empresarial y de los valores de la empresa.
Para los trabajadores, el organigrama es una herramienta que proporciona claridad sobre su lugar dentro de la empresa, a quién deben reportar y con quién deben colaborar. Contar con un organigrama empresarial claro es una práctica imprescindible que puede marcar una diferencia significativa en la eficiencia y el éxito de la organización.
Es importante contar con un organigrama claro porque este proporciona una representación visual de la estructura de la empresa, delineando claramente los diferentes roles, responsabilidades y relaciones jerárquicas. Por otra parte, el organigrama empresarial claro permite mejorar la comunicación interna de la organización. Por ello, definir explícitamente las líneas de reporte y los canales de comunicación, facilita el flujo de información entre los distintos niveles dentro de la empresa.
Además, en momentos de reestructuración de la plantilla o de tareas, es fundamental el organigrama empresarial ya que permite a los líderes comunicar cambios de manera efectiva y minimizar el impacto en el rendimiento y la productividad de los empleados.
La organización de los recursos humanos de una empresa se hace más compleja cuanto mayor capital humano sea necesario. Es por esto que es clave tener claro qué es un organigrama de una empresa y cómo este se estructura. Puede ser una tarea ardua pero en el largo plazo será clave para una buena gestión de los recursos disponibles y un buen diseño de la estrategia de la empresa.
Las grandes empresas tienen un gran recorrido y su organigrama puede variar junto con su crecimiento. Un claro ejemplo en el ámbito de de los recursos humanos son los nuevos departamentos de gestión y captación de talento o employer branding que están surgiendo en las grandes empresas.
Si quieres saber en detalle qué es un organigrama empresarial, su importancia, los diferentes tipos que existen, los beneficios que ofrecen y los errores comunes que se deben evitar al crearlo, ¡sigue leyendo!
La estrategia y línea de negocio deben partir siempre de la organización, si bien hay funciones más técnicas o perfiles más especializados que pueden subcontratarse a un proveedor de negocio digital dentro de un marco de modelo mixto.
Tipos de Organigramas
Los organigramas se pueden clasificar desde diferentes perspectivas: por su forma de representación, por su contenido y por su objetivo o propósito.
1. Por su Forma de Representación
- Organigramas verticales: Este tipo de organigrama representa la estructura organizacional de forma vertical, comenzando desde los niveles jerárquicos más altos en la parte superior y descendiendo hacia los niveles más bajos. Este organigrama es el más tradicional y utilizado. Representa la estructura jerárquica de una organización de arriba hacia abajo.
- Organigramas horizontales: A diferencia de los verticales, los organigramas horizontales despliegan la estructura organizacional de izquierda a derecha. El organigrama horizontal también es conocido como organigrama plano. Presenta una estructura con pocos niveles jerárquicos. La estructura de un organigrama horizontal es muy similar a la funcional vertical, la única diferencia en este caso es que la dirección de la jerarquía será de izquierda a derecha.
- Organigramas circulares: En los organigramas circulares, el núcleo de poder o la alta dirección se sitúa en el centro del diagrama, y los demás niveles jerárquicos se distribuyen en anillos concéntricos hacia afuera. El organigrama circular organiza la jerarquía en círculos, como bien indica su nombre, concéntricos.
- Organigramas mixtos: Los organigramas mixtos combinan elementos de los organigramas verticales y horizontales, o de otras representaciones gráficas, para adaptarse mejor a las características de la organización. En este organigrama se combinan dos estructuras diferentes: funcional y por proyecto. El organigrama empresarial mixto combina elementos de los distintos tipos de organigramas, adaptándose a las necesidades específicas de la organización.
2. Por su Contenido
- Organigramas generales: Estos organigramas muestran una visión panorámica de toda la organización, representando únicamente las áreas o departamentos principales sin entrar en detalles específicos de cada puesto de trabajo.
- Organigramas detallados: Los organigramas detallados ofrecen una visión mucho más pormenorizada, incluyendo no solo las áreas o departamentos, sino también los cargos y las personas específicas que ocupan esos puestos.
- Organigramas funcionales: Los organigramas funcionales destacan las diferentes funciones o actividades que realiza cada departamento. El organigrama funcional es una de las formas más comunes de representación organizacional. En este tipo de organigrama, la estructura de la empresa se organiza en función de las actividades o funciones que se desarrollan dentro de la organización. Por ejemplo, en una empresa con un organigrama funcional, el departamento de marketing se encargará de todo lo relacionado con la promoción de los productos o servicios de la empresa, el departamento de finanzas se ocupará de la gestión financiera, y así sucesivamente.
- Organigramas de puestos: Son similares a los organigramas detallados, pero el enfoque principal está en los puestos de trabajo y no tanto en los individuos.
3. Por su Objetivo o Propósito
- Organigramas informativos: Estos organigramas tienen como objetivo principal proporcionar información clara y directa sobre la estructura organizativa de una empresa.
La principal diferencia para determinar si un organigrama es formal o informal es si este ha sido aprobado por la dirección. Se trata de un organigrama complejo que busca el detalle, entender en profundidad el funcionamiento de la organización con el fin de detectar posibles mejoras no errores existentes. Se da cuando un negocio está formado por un conjunto de empresas del mismo sector. Son los menos utilizados ya que con él se pretenden tener una imagen de todo un sector.
Cómo hacer un Organigramas Empresariales? (Ejemplos)
Cómo Estructurar un Organigrama
La estructuración de un organigrama dependerá en gran medida del tamaño y la naturaleza de la organización.
- Definir las áreas clave: Antes de crear un organigrama, es fundamental identificar las áreas o departamentos clave de la empresa.
- Establecer los niveles jerárquicos: Una vez identificadas las áreas clave, es importante definir los distintos niveles jerárquicos dentro de la organización.
- Asignar responsabilidades y funciones: Cada departamento o área debe tener asignadas responsabilidades claras y definidas.
- Mantener la simplicidad y claridad: Un buen organigrama debe ser fácil de entender y seguir.
Los organigramas son una herramienta indispensable para gestionar y comprender la estructura interna de una empresa. Existen diferentes tipos de organigramas, que pueden clasificarse según su forma de representación, su contenido o su finalidad. Los organigramas funcionales, en particular, permiten organizar la empresa en función de sus actividades o funciones clave, lo que facilita la especialización y la claridad en la asignación de responsabilidades.
Errores Comunes al Crear un Organigrama Empresarial
- Incluir demasiada información puede ser un error ya que puede hacer que se vuelva confuso y difícil de leer. Por esto, es importante que los organigramas empresariales sean claros y concisos y que muestren únicamente la información esencial.
- La desactualización del organigrama puede llevar a malentendidos y decisiones ineficaces, ya que este no reflejará la estructura actual y verídica de la empresa. Por esto, es importante establecer una rutina para revisar y actualizar el organigrama periódicamente.
- La creación del organigrama empresarial debe involucrar a todos los departamentos, no únicamente al departamento de Recursos Humanos o a la alta dirección de la empresa. En consecuencia, no involucrarlos a todos, puede llevar a una representación inexacta de la estructura de la organización, y a la omisión de detalles importantes.
- Un organigrama empresarial solo es efectivo si se comparte ampliamente dentro de la organización. No hacerlo, puede llevar a la falta de claridad sobre la estructura y las líneas de reporte.
Funciones del Departamento de Marketing
Las empresas del sector terciario que se preocupan por sus clientes buscan la manera de dar solución a sus problemas o necesidades de manera satisfactoria. Por lo tanto, las compañías deberán evaluar el entorno desde antes de diseñar y comercializar el producto o servicio, para luego encontrar las vías y formas de atraer clientes. Imagina cómo sería una empresa sin un equipo encargado de satisfacer los requerimientos y necesidades del cliente. Sin duda, la obtención de ganancias no sería la misma.
Hoy en día, aquel negocio que cuenta con un departamento de marketing (ya sea de forma interna o externa) tiene la posibilidad de innovar. Es cierto que este quehacer, en muchas ocasiones, está sujeto a dos o más áreas, aparte del marketing, como el área comercial; o bien, suelen dividirse las funciones en varios departamentos que incluyen el marketing, comunicación y publicidad. En algunas empresas solo existe uno de estos departamentos, pero en otras, en especial las más grandes, la labor puede ser más compleja y, por ende, deben existir departamentos totalmente diferenciados para evitar complicaciones con el manejo de la información.
Como has podido observar. El departamento de marketing tiene muchas funciones, por ello es necesario contar con un buen equipo de expertos en marketing. Ya que el marketing engloba todo lo que tiene que ver con comunicación y ventas.
Funciones Clave del Departamento de Marketing
- Investigación Comercial: Consiste en reunir la información necesaria sobre el mercado con respecto al producto, la distribución y los medios de comunicación que se usarán para su promoción. Se analizan las necesidades de los consumidores, como sus preferencias, gustos, deseos, hábitos y costumbres. Por último, la investigación comercial analizará la competencia observando y conociendo sus estrategias para intentar prever sus acciones.
- Planeación del Marketing: Los profesionales en el área deben realizar una planeación del marketing que consiste en elaborar o formular estrategias que permitan alcanzar los objetivos propuestos por la empresa. En una primera fase se diseña una estrategia que permita conseguir los objetivos fijados en torno a la satisfacción de los consumidores. Durante el desarrollo, será necesario tener control sobre las actividades para que se implementen tal y como se especifican en los planes y en los tiempos indicados; ya sea a corto, mediano y largo plazo.
- Promoción: Esta es una de las funciones del departamento de marketing más útiles. Informa a los consumidores sobre los productos o servicios de la compañía, animándonos a adquirirlos. Puede efectuarse utilizando todos o alguno de los siguientes métodos: por publicidad digital, anuncios de forma física, venta personal o promociones especiales en ciertos lugares o medios.
- Difusión de la Promoción de Venta: La última función, tiene que ver con la difusión de la promoción de venta que involucra la comunicación del público meta y los clientes.
Si has iniciado un negocio o si estás en la vía de hacerlo crecer. Estás a tiempo de incluir un equipo de marketing que sea capaz de realizar estas funciones.
Personal Involucrado en el Departamento de Marketing
- Director de Marketing: Es la persona encargada de coordinar a todos los miembros del equipo y de desarrollar la visión estratégica del equipo en función de los objetivos del negocio.
- Community Manager: El Community Manager es el profesional responsable de construir y administrar la comunidad online y gestionar la identidad y la imagen de marca. Esta persona está encargada por la correcta administración de los perfiles de redes sociales de la empresa.
- Content Manager: Es la persona encargada de desarrollar todo el contenido que, principalmente, se aloja en el blog de la compañía. Adicionalmente, trabaja en conjunto con el equipo SEO para establecer los temas sobre los cuales se debe desarrollar contenido en un mes determinado.
- Especialista en SEO: Es responsable por el análisis de todo el ecosistema SEO. Identifica las oportunidades orgánicas para el blog y los términos de búsqueda sobre los cuales la empresa debería generar contenido.
- Responsable de Automatizaciones de Marketing: Es la persona encargada de realizar todas las automatizaciones de marketing: cuando un lead descarga una oferta de contenido, el paso de lead a MQL, las notificaciones del blog, entre otros.
SMarketing: La Sinergia entre Marketing y Ventas
Cuando los departamentos de marketing y ventas operan en forma mancomunada, generan muchas ventajas para una empresa. El trabajo en conjunto de ambos trae beneficios económicos. También mejora su organización. El SMarketing o Sales Marketing es la metodología que, combinada con el Inbound Marketing, permite lograr más leads y más conversiones. Es un método de trabajo que brinda numerosos beneficios.
- Incremento en los beneficios de la empresa: Al trabajar en equipo, ambos departamentos obtienen mejores resultados. El contacto más directo con los posibles clientes y la generación de más leads, permiten realizar más conversiones de calidad.
- Mejora el ambiente de trabajo: En algunas empresas existen competencias por los resultados entre diferentes departamentos. Al trabajar en forma mancomunada, ambos departamentos compartirán objetivos y metas.
- Reducción de costos: La generación de nuevos leads calificados no requiere una gran inversión. La comunicación facilita la relación y permite que se auto abastezcan mutuamente. También, adoptan un software en común que permite que los leads calificados pasen en forma automática a ventas. Así los dos departamentos comparten toda la información.
- Mejora el retorno de la inversión: La cohesión de los departamentos de marketing y de ventas hace posible la mensura de la cantidad de leads y conversiones.
Departamento Comercial: Funciones y Estructura
El sector de las ventas y las compras ha evolucionado mucho en los últimos años. La introducción de las nuevas tecnologías, internet y las RRSS han dejado atrás al vendedor puerta a puerta. Según nos ha explicado, la función principal del departamento comercial es, obviamente, vender el producto. Pero el objetivo no lo podemos perder de vista. Vender y generar ingresos. Especialmente en tiempos económicamente complicados como los experimentados recientemente. Por ello, los buenos comerciales se han convertido en profesionales muy demandados y valorados en todas las organizaciones.
Funciones del Departamento Comercial
- Definición de productos: conocer qué es lo que se vende es fundamental, así cómo conocer a quién se vende.
- Establecer objetivos: los comerciales conocen cuánto son capaces de vender y por tanto adaptarán las cuotas de producción a los objetivos de ventas y compras.
- Comunicación con el cliente: vender ya no es simplemente convencer.
- Resolución de problemas: la venta requiere un seguimiento.
Habilidades de un Comercial
Por lo tanto, estas nuevas funciones requieren nuevas habilidades. Todo buen comercial debe conocer las técnicas de un comunicador efectivo.
- Saber escuchar, tanto a clientes como compañeros y superiores.
- Ser organizado, tanto en el tiempo como el espacio y mantener al día su cartera de clientes.
- Ser persuasivo, es decir, saber vender apelando a los beneficios que el producto tiene para quién lo compra.
- Estar informado de las tendencias del mercado y las últimas noticias del sector.
Independientemente del tamaño de tu empresa y del volumen del negocio, contar con un departamento comercial es indispensable para el correcto funcionamiento de la compañía. Todo departamento comercial debe vender obteniendo el máximo beneficio.
Tareas del Departamento Comercial
- Comprar al mejor precio y con la máxima calidad.
- Elaborar estrategias de marketing y publicidad encaminadas a atraer y fidelizar clientes.
- Definir tareas a desempeñar: los comerciales venden, pero desempeñan más tareas y actividades. Cobros, mantenimiento de clientes, informes, estándares de venta, establecimiento de contactos, etc.
- Describir las competencias: todo vendedor debe reunir una serie de competencias y aptitudes tangibles: conocimiento del producto y sector, técnicas de venta, estrategias y herramientas de marketing, etc.
Distribución del Departamento Comercial
- Distribución por territorio: a cada comercial se le asignará una zona geográfica o región.
- Distribución por producto: cada comercial se encargará de vender un producto distinto.
- Distribución por mercado: este modelo es especialmente útil para los negocios que tiene varios canales de distribución.
Diseño de la Estructura del Departamento
- Política de remuneración: debe ser clara y transparente, igualitaria y acorde a la estrategia de la empresa. Debe motivar y orientar al comercial a alcanzar los objetivos.
- Número de miembros del equipo: el volumen del departamento dependerá de la estructura, el número de clientes potenciales, las posibilidades de ventas, los contactos, los productos, etc.
- Selección de personal: el proceso de reclutamiento debe ser minucioso, en función de los criterios que la empresa considere conveniente.
- Monitorización: el departamento comercial requiere un seguimiento y control exhaustivo independientemente de que los resultados sean positivos o negativos.
Además, el departamento comercial deberá estar al corriente de todas las tareas y actividades que desempeñan el resto de equipos de la empresa. Las ventas son pilares fundamentales de toda entidad, por lo que su correcto desarrollo y funcionamiento garantizará el éxito del negocio. Para conseguir esto, todo profesional debe mantenerse actualizado y formado.
En definitiva, una central de franquicias, como cualquier otra empresa, debe ser rentable por sí sola, por lo que debe adecuar su nivel de gastos a su nivel de ingresos. Si crecemos demasiado rápido y no damos soporte a nuestros franquiciados la estructura se caerá, moriremos de éxito. Para poder adecuar el tamaño de la central a la realidad de la empresa es necesario controlar el crecimiento de la red.