España es un buen país para montar una cafetería y convertirla en un negocio rentable. El café también forma parte de los hábitos de consumo españoles y cada día se sirven unas 19 millones de tazas de esta bebida. Si te apasiona el mundo del café y deseas abrir un establecimiento hostelero dedicado a este producto has de seguir unos pasos y cumplir ciertos requisitos.
Planificación y Viabilidad Económica
Si deseas empezar un negocio hostelero has de tener en cuenta una serie de pasos fundamentales previos para que tu cafetería tenga éxito y posibilidades de atraer a clientes.Entre estos pasos está hacer un estudio de viabilidad económica, trazar un plan de marketing, o elegir bien el local y el tipo de producto etc. Para saber si la cafetería que pretendes montar es viable o no has de establecer un plan financiero con previsión de ingresos y gastos y definir una estructura de costes que sea asumible y que te deje beneficios. Es importante saber cuáles serán los costes fijos, desde alquiler del local a contratación de personal.
Una vez realices la inversión inicial y hayas abierto tu cafetería no olvides todos los gastos fijos y variables que dependen del volumen de facturación. A la hora de calcular el coste total de cafetería entran en juegan factores como la ubicación, el tamaño y la calidad de los materiales de los equipos.
Elaboración de un Plan de Negocios
Elaborar un plan de negocios es el primer paso y la hoja de ruta de tu proyecto. Este documento debe incluir la definición del negocio, un estudio de mercado de la zona, un plan de operaciones, estrategias de marketing y un estudio detallado de la inversión inicial necesaria y las fuentes de financiación.
Básicamente, se trata de que definas la estrategia de tu negocio, cuestiones como quiénes serán tus clientes, en qué zona operar, cómo será la decoración y comunicación de tu local, qué productos ofrecerás, cuáles serán tus precios, cuántos empleados tendrás, proyecciones financieras y de ventas, qué herramientas y tecnologías utilizarás, entre otros. Toda esta estrategia tiene que tener un porqué, tiene que estar basada en algo: en el estudio de mercado que realices.
Un plan de empresa o plan de negocios debe contener:
- Resumen ejecutivo: Síntesis de todo el contenido del documento en una o dos páginas.
Redactar un adecuado plan de negocio es esencial para que el proyecto salga adelante.
Trámites y Documentación Necesaria
La documentación y permisos requeridos para montar una cafetería depende de la regulación específica del lugar donde quieras abrirlo. Existen una serie de licencias imprescindibles para comenzar tu actividad.
Si planeas obras en tu local para adaptarlo a las necesidades propias de un bar necesitarás un permiso de construcción para llevar a cabo esas obras. No olvides tener en orden las medidas de seguridad oportunas, cumplir la normativa en materia de higiene y seguridad, contar con salida de humos reglamentaria y cumplir la ley de prevención de riesgos laborales. Si vas a montar una terraza debes solicitarla en el ayuntamiento y puede ser anual o estacional.
Si vas a vender tabaco en tu cafetería has de solicitar en el estanco que te vaya a proveer el tabaco el modelo 598. No te olvides de los trámites fiscales que debes realizar en Hacienda y que incluyen una declaración censal de tu situación tributaria, el modelo 036 o 037 y darse de alta en el impuesto de actividades económicas y en el régimen especial de trabajadores autónomos para iniciar tu negocio.
Los requisitos legales para abrir una cafetería son los mismos que para el resto de los locales de restauración. Así, por ejemplo, si el local por el que nos hemos decantado no está habilitado para funcionar como restaurante, deberemos realizar algunas reformas. Ante todo debes decidir si vas a optar entre el alquiler o la compra. La zona en la que abrir es otra gran decisión. Valora todas las variables para escoger la mejor y decide en función de la posible rentabilidad.
Licencias y Permisos Clave
- Licencia de Apertura (Licencia de Actividad): Es esencial obtener esta licencia del ayuntamiento local. La Licencia de Apertura es un permiso obligatorio que autoriza a un negocio a iniciar su actividad. Un buen asesoramiento técnico evitará problemas administrativos y económicos, ya que si no dispones de la licencia de apertura, puedes recibir sanciones. La licencia de actividad para una cafetería puede costar entre 1000 y 1500 €.
- Licencia de Funcionamiento: Este permiso es emitido por el ayuntamiento para poder operar legalmente en tu área.
- Registro Sanitario: Necesario para asegurar que tu establecimiento cumple con las normativas de higiene.
- Permiso de Obras: Si tienes que realizar cualquier tipo de reforma en el local, ya sea por estética o para adaptarlo a la normativa, deberás solicitar previamente la licencia de obras correspondiente en el ayuntamiento.
- Constitución de la Empresa: Si decides operar como sociedad, deberás inscribir tu empresa en el Registro Mercantil.
- Alta de Autónomos o Empleados: Debes darte de alta como autónomo si operas individualmente, o inscribir a tus empleados en la Seguridad Social.
Trámites Fiscales y Laborales
- Antes de empezar, la persona propietaria debe darse de alta como autónoma en la Seguridad Social.
- También es obligatorio inscribirse en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) en Hacienda, seleccionando el epígrafe correspondiente a cafeterías (como el 671). Por otro lado, también está el epígrafe 673, que corresponde a «Cafés y bares, con y sin comida».
- Si en lugar de como autónomo quieres operar como empresa, deberás inscribirla en el Registro Mercantil.
- Si vas a tener empleados, debes registrarte como empresario en la Seguridad Social y dar de alta a cada trabajador en el Régimen General, facilitándoles su correspondiente contrato de trabajo.
Diseño y Equipamiento del Local
Antes de montar una cafetería has de definir bien el tipo de establecimiento que deseas abrir. Para ello debes estudiar la competencia para ver qué tipo de local es más viable o adecuado en función de la zona y del público objetivo. Puedes decantarse por una pequeña cafetería de take away, por una tradicional o por opciones más innovadoras como cafeterías de especialidad.
Montar un bar requiere establecer un diseño de interiores para comprar el mobiliario y la decoración necesarios. Ten en cuenta la funcionalidad de cada mueble y el estilo de cafetería que deseas, desde minimalista a temática. Has de elegir también la maquinaria y el menaje adecuado para abrir tu cafetería. Entre este equipamiento no pueden faltar las máquinas refrigeradoras, las cafeteras profesionales, hornos etc.
Adquiere el equipamiento de cocina necesario y el mobiliario adecuado para tu cafetería.
Equipamiento Esencial
- Máquinas refrigeradoras
- Cafeteras profesionales
- Hornos
Mobiliario para Cafetería
Mobiliario para cafetería: Mesas, sillas y decoración pueden sumar entre 3.000 y 10.000 euros.
En Feyma, entendemos la importancia de elegir el mobiliario adecuado para tu cafetería. Visita nuestra tienda en línea para explorar nuestra amplia gama de estilos mobiliario para hostelería. Ofrecemos productos de alta calidad diseñados para satisfacer todas tus necesidades y ayudarte a crear una cafetería exitosa y atractiva.
Diseño del Espacio
Antes de empezar con la fase de obras, visualiza la idea de cafetería que tienes en mente. Anota en un papel todas tus percepciones y objetivos. Después de echar un vistazo a algunas cafeterías e inspirarte, la imagen de tu propio negocio irá tomando forma, como un puzzle. Ahora es momento de trabajar en todos los detalles. Pregúntate qué estilo debe tener tu cafetería, cómo quieres servir tus productos y cómo lo financiarás. Además, puedes empezar a plantearte cómo quieres diseñar y decorar el interior.
Selección y Formación del Personal
A la hora de montar una cafetería es vital contratar a personal con experiencia en hostelería y habilidades para trabajar de cara al público. Sanidad exige a los empleados de una cafetería poseer un certificado de manipulador de alimentos para poder desempeñar la actividad. Elige también a personas con experiencia en el sector, por ejemplo a baristas o barmans que puedan aportar algo diferente al tipo de café que se sirve y a la experiencia del cliente.
Elige empleados con experiencia. En el caso de una cafetería estaría bien que alguno tuviera algo de formación como barista. Desde los camareros hasta el personal de cocina van a ser la columna vertebral del negocio.
Habilidades y Cualidades del Personal
- Habilidades comunicativas.
- Tener empatía, adelantarse a las necesidades del cliente, ofrecerle siempre una solución y escucharlo es fundamental.
- Eficiencia.
- Capacidad de trabajar en equipo.
- Dominar el estrés y la presión.
- Buena forma física.
- Formación.
Formación del Personal
Si tu sueño es montar una cafetería con éxito has de formarte y puedes empezar con un curso de barman y servicios de bar y cafetería. ¡Fórmate en Curso de Barman!
Deberás estar al día en temas como tendencias del sector cafetero, productos nuevos, elaboraciones, y cualidades del café. Además has de conocer el marketing del sector y también idiomas para atender a clientes de cualquier lugar que pueden acudir al local, especialmente en período vacacional.
La formación de una escuela de barman te prepara para trabajar en grandes y medianas empresas de restauración, bares y cafeterías del sector público o privado. En este caso, realizarás tus funciones bajo la dependencia del jefe o segundo jefe de restaurante o sala, o superior jerárquico equivalente. Un barman puede crecer profesionalmente y llegar a ser jefe de bar o propietario de un establecimiento propio.
Marketing y Promoción
Para montar una cafetería has de conocer tu cliente ideal y las fortalezas y debilidades de tu negocio. Para ello es importante llevar a cabo acciones de marketing para comunicar bien tu oferta comercial y tener una comunidad fiel de clientes.
Darse a conocer es vital para que el negocio comience a funcionar. Las redes sociales y las webs de ocio son, hoy en día, muy importantes para todo tipo de establecimientos. Tendrás que echarle imaginación y utilizar estas herramientas para atraer a gente.
Estrategias de Marketing
- Redes sociales
- Página web
- Promociones y ofertas especiales
- Colaboraciones con otros negocios locales
Después de abrir tu cafetería es el momento de hacer publicidad para atraer clientes. Una de las estrategias de marketing más exitosa son las redes sociales. El paso más difícil es conseguir los primeros clientes, pero en cuanto los consigas e impresiones con tu marca, se correrá la voz rápidamente. Para empezar, puedes distribuir folletos por las calles. Todos los comienzos son duros y requieren mucho trabajo, pero darán sus frutos.
Consideraciones Adicionales
España sostiene el récord de ser el país con más bares por habitante, por eso la hostelería creará más de 50.000 empleos en 2024. Los lugares donde puedes ejercer como barman son muy variados, tantos como sitios donde sirven bebidas.
Como es difícil hablar de cada provincia, voy a intentar trazar una guía de los aspectos clave que se tienen que tener presentes. Para abrir una cafetería, al igual que para iniciar cualquier actividad, es recomendable contactar con un técnico experto en la materia. Que el local necesite una reforma. Que el local no necesite reforma. Si es así, seguramente ya se había desarrollado una actividad de hostelería en ese espacio.
Como es lógico, el presupuesto para abrir una cafetería en España depende de la idea de negocio que tengamos en mente.
Puede parecer lógico que el procedimiento para abrir este tipo de establecimiento no sea el mismo en Latinoamérica que en España, pero lo que a veces nos sorprende es que también varía de una comunidad autónoma a otra.
Si te has decidido a seguir adelante con tu propósito de abrir una cafetería, hay bastantes aspectos que debes tener en cuenta. Con la planificación adecuada y tu trabajo, la apertura de una cafetería puede llegar a ser muy rentable.
Hay que distinguir entre las dos modalidades de negocio entre las que se pueden elegir a la hora de montar una cafetería. La primera de ellas es la franquicia, que en el campo de estos establecimientos está creciendo mucho. La segunda modalidad es la del negocio propio.
Es preciso estudiar a la competencia y buscar algún elemento diferenciador.