Etapas Clave del Proceso de Mentoring para Impulsar el Desarrollo Profesional

El mentoring se ha convertido en una herramienta clave para el desarrollo profesional y personal de los empleados en diversas organizaciones. Un programa de mentoring corporativo es una metodología de aprendizaje en la que un profesional con experiencia comparte sus conocimientos con un compañero, impulsando tanto al mentee como a la organización.

En este artículo, exploraremos las etapas del proceso de mentoring, las ventajas que ofrece a las empresas y cómo implementar un programa de mentoring efectivo.

Fases del Proceso de Mentoring

Cuando se inicia un proceso de mentoría, es crucial tener claras las fases del mentoring, también llamado proceso de mentoría. A continuación, se detallan las etapas clave para llevar a cabo un programa de mentoring exitoso:

Fase 0: Comunicación y Marketing Interno

El objetivo principal de esta fase es involucrar a todos los niveles directivos de la empresa. Para lograrlo, es fundamental explicar adecuadamente los objetivos del proyecto, a quién va dirigido y cómo se puede participar en el programa. Es esencial que la participación resulte atractiva tanto para los futuros mentores como para los mentees.

Fase 1: Establecimiento de la Hoja de Ruta

En esta fase, se establece la hoja de ruta del proyecto mediante lo que se denomina el kit del mentor. Este kit incluye la guía del mentor, el número y la frecuencia de las sesiones, así como los protocolos de funcionamiento a lo largo del programa.

Fase 2: Identificación y Asignación entre Mentores y Mentees

Esta fase consiste en la identificación y asignación de mentores y mentees. El mentor tiene un papel crucial en todo programa de mentoring, por lo que es esencial definir con claridad el perfil del mentor, teniendo en cuenta los roles que ha de desempeñar.

Fase 3: Formación y Entrenamiento

Esta fase se enfoca en la formación y el entrenamiento, particularmente para que los mentores puedan desempeñar adecuadamente los roles esperados. Como se ha mencionado, sobre estos recae la mayor parte del peso del proceso.

Fase 4: Seguimiento del Proyecto

Esta fase es fundamental, especialmente cuando un proceso de mentoring se implementa por primera vez en una organización. Si el programa está asociado al desarrollo de un colectivo concreto, es vital acompañarlo de acciones de seguimiento que aseguren su éxito.

Fase 5: Evaluación del Programa

La última fase es la de evaluación del programa. Durante el proceso será importante medir, ya que donde hay objetivos debe haber resultados y no puede faltar medición.

Estructura y Contenido de las Sesiones de Mentoring para Emprendedores

Una vez realizada la primera sesión de descubrimiento, la estructura de la segunda y sucesivas sesiones es siempre la misma. En cada sesión, es fundamental tener claros cuáles son los primeros pasos a cubrir para crear una relación adecuada que facilite el desarrollo del proceso. Los cinco pasos que se deben tener claros en cada sesión de mentoring son:

• Construir sintonía, rapport y confianza.
• Ampliar la información sobre el emprendedor.
• Conocer más detalladamente el objetivo del proceso.
• Testear el compromiso del emprendedor con el proceso que va a iniciar.
• Cierre y valoración.

Estos pasos deben aplicarse teniendo en cuenta que se está acompañando y ayudando a personas. Por lo tanto, es esencial ser flexible e ir adaptándose al ritmo del emprendedor sin olvidar los objetivos que se deben ir alcanzando.

Paso 1: Construir Sintonía, Rapport y Confianza

Este primer paso es transversal y debe iniciar todas las sesiones de mentoring, acompañando todo el proceso. Tanto en coaching como en mentoring, el primer paso es hacer que la persona se sienta cómoda dando información. Solo así se puede garantizar su adherencia al proceso y el éxito del mismo. Una de las premisas fundamentales para lograr este objetivo es respetar las creencias y valores del emprendedor.

Además, puede ayudar igualar su lenguaje verbal y no verbal, buscando indicios de su sistema de representación preferente. Los sistemas representacionales en PNL (Programación Neurolingüística) son los canales a través de los que se percibe el mundo y cómo se aprende, canalizando toda la información a través de los cinco sentidos: vista, oído, tacto, gusto y olfato. Es de suma importancia poder detectar el canal preferente de comunicación del emprendedor, ya que, en función del mismo, se establecerá una estrategia de comunicación u otra.

Empieza por la generación de contexto: para crear un clima de confianza y dar tiempo a los emprendedores a descomprimir de su día a día, no entres a saco en los retos que los emprendedores tienen planteados. Es mejor romper el hielo con preguntas que muestren interés en los emprendedores como personas del tipo ¿cómo te ha ido este mes?

Paso 2: Ampliar la Información del Emprendedor

Utiliza las preguntas!!

• Feedback de la sesión anterior: permite la conexión con la metodología de las sesiones, y a generar confianza y cercanía.
  • ¿Qué conclusiones sacaste de la anterior sesión?
  • ¿Qué has pensado en relación a ello?
  • ¿Qué aprendiste?
  • ¿Cómo te sentiste?
• Revisión Plan de Acción o de Resultados: puede suceder que el plan de acción no se haya realizado, se haya realizado parcialmente o se haya realizado en su totalidad.
  • PLAN DE ACCIÓN NO REALIZADO: Comprobar el compromiso del emprendedor hacia su objetivo y su proceso, prestarle apoyo e invitarle a que lo haga la próxima vez. Nunca reñir ni hacer sentir al emprendedor como un fracasado.
  • PLAN DE ACCIÓN REALIZADO PARCIALMENTE: Se le acompaña a diseñar nuevamente el plan de acción o elegir uno distinto e invitarle a que lo lleve a cabo la próxima vez.
  • PLAN DE ACCIÓN REALIZADO SATISFACTORIAMENTE: El coach/mentor reconocerá y felicitará el trabajo realizado, reforzando su actitud, acción y destacando su grado de integridad hacia el compromiso manifestado con el proceso.

Paso 3: Conocer Más Detalladamente el Objetivo del Proceso

Identificar un objetivo con claridad: para estar seguros de que hemos entendido bien qué aspecto quiere mejorar nuestro emprendedor, debemos indagar haciendo preguntas. Antes de dar por fijado el objetivo de la sesión, pregunta para estar seguro de que el objetivo supone un reto alcanzable para el equipo emprendedor.

Paso 4: Testear el Grado de Compromiso del Emprendedor

Es importante conocer y tomar conciencia del nivel de compromiso que presenta el emprendedor con respecto al proceso. Durante el desarrollo del mismo, se requerirá que invierta tiempo, que ponga foco y que otorgue a este proceso un “papel protagonista” en su vida.

Evalúa en una escala el grado de compromiso que tiene el emprendedor para alcanzar el objetivo identificado. Para ello, puedes preguntarles cuál es la situación actual del equipo respecto del objetivo fijado.

Paso 5: Cierre de Sesión y Valoración

Tras una buena sesión siempre tiene que quedar fijado un plan de acción realista. También, puedes poner deberes, pero no demasiado largos para evitar la desmotivación. Al final de cada sesión, es muy útil y revelador lanzar las siguientes preguntas de reflexión al emprendedor:

• ¿Cómo te has sentido en esta sesión?
• ¿Qué has aprendido?
• ¿Qué te llevas de la sesión de hoy?
• ¿Qué te ha aportado?

Es importante que tengas feedback de los emprendedores, y si les preguntas ¿qué es lo que más te ha gustado?, te pueden orientar sobre cómo llevar a cabo la próxima mentoría.

En general, las sesiones de mentoring tienen que ser:

• Professional (Profesional).
• Relaxed (Relajada).
• Open (Abierta).
• Purposeful (con propósito, con objetivos).

Contenido de la Sesión de Mentoring

El mentoring y el coaching facilitan “acortar” la brecha existente entre una situación de partida y una situación ideal del emprendedor, a través de una serie de pasos o etapas que conformarán la metodología elegida para tal cometido. Ese camino se llevará a cabo a través de una metodología y una serie de herramientas que permitirán acompañar al emprendedor.

Existen distintas metodologías. Cada autor ha desarrollado una propia; si bien es cierto, que en líneas generales todas tienen en común las siguientes fases:

• Objetivos.
• Realidad.
• Generación de opciones.
• Establecimiento de Plan de Acción.

Y, por supuesto, no olvidar construir una relación de confianza y motivante de forma transversal. No en todas las sesiones se darán todas las fases, debe hacerse uso de la flexibilidad como ya hemos comentado anteriormente.

Método de Aprendizaje para un Mentor

Para que un mentor pueda practicar la estructura y contenido de las sesiones de mentoring para emprendedores, se recomienda seguir los siguientes pasos:

• Construir sintonía, rapport y confianza: Iniciar la sesión con preguntas que muestren interés en el emprendedor, alinear el lenguaje verbal y no verbal, y detectar el canal preferente de comunicación del emprendedor.
• Ampliar la información sobre el emprendedor: Solicitar feedback de la sesión anterior, revisar el plan de acción o de resultados, y acompañar al emprendedor a diseñar nuevamente el plan de acción si no se ha realizado o se ha realizado parcialmente.
• Conocer más detalladamente el objetivo del proceso: Identificar un objetivo claro, indagar a través de preguntas y asegurarse de que el objetivo supone un reto alcanzable para el emprendedor.
• Testear el grado de compromiso del emprendedor: Hablar con el emprendedor y explorar su compromiso real, evaluar en una escala el grado de compromiso y identificar las posibles interferencias que puedan aparecer.
• Cierre de sesión y valoración: Fijar un plan de acción realista, dejar deberes sencillos, preguntar al emprendedor por su valoración de la sesión y llevar un cuaderno de bitácora para recoger lo aprendido y las impresiones sobre la sesión.

Beneficios del Mentoring para Empresas

La implementación de programas de mentoring en empresas y organizaciones ofrece una serie de ventajas significativas, tanto para los empleados como para la empresa en su conjunto. Todos pasamos por momentos en los que requerimos de apoyo, guía o sentirnos acompañados por alguien con más experiencia. Sentirnos acompañados tiene una repercusión clara en el compromiso.

Algunos de los beneficios clave incluyen:

• Desarrollo de habilidades de liderazgo y gestión.
• Mejora del rendimiento y la productividad.
• Fomento de la innovación y la creatividad.
• Aumento de la retención de empleados.
• Fortalecimiento de la cultura empresarial.

Ejemplos de Empresas con Programas de Mentoring Exitosos

Numerosas empresas han experimentado el impacto positivo de implementar programas de mentoring en sus organizaciones. Aquí hay algunos ejemplos:

• Google: Conocida por su cultura de mentoría, ofrece programas tanto formales como informales.
• General Electric (GE): Pionera en la implementación de programas de mentoring para el desarrollo de liderazgo.
• Salesforce: Ofrece programas de «mentoring cruzado», donde empleados de diferentes departamentos se emparejan.
• McKinsey & Company: Ha integrado la mentoría en su cultura empresarial desde hace décadas.
• Procter & Gamble (P&G): Conocida por su enfoque centrado en el desarrollo del liderazgo a través de la mentoría.

Estos ejemplos demuestran cómo la mentoría puede ser una herramienta poderosa para el crecimiento individual y el éxito organizacional.

Superando los Desafíos Comunes en el Mentoring

Aunque los beneficios son indiscutibles, es fundamental conocer y prepararse para superar los baches en el camino. Estos son los más comunes:

• Falta de compromiso.
• Emparejamiento efectivo.
• Confidencialidad.
• Hoja de ruta marcada.
• Identificar KPIs.