Eventos como herramienta de marketing: ejemplos y estrategias

En un mundo cada vez más digitalizado, las marcas buscan diferenciarse y conectar con su público a través de experiencias memorables. Los consumidores de hoy no solo compran productos o servicios, sino también valores, emociones y experiencias. Ya no se trata solo de impactar con una campaña publicitaria, sino de ofrecer un contacto real con la marca, donde el cliente pueda experimentar sus valores de forma tangible. Un evento bien diseñado permite que el público viva en primera persona los atributos de la marca, generando una relación más auténtica y duradera.

Un estudio de EvenTrack encontró que el 91% de los consumidores afirma que participar en eventos y experiencias de marca los hace más propensos a realizar una compra. Las campañas que aprovechan las conexiones emocionales pueden llegar a aumentar hasta un 23% en las ventas en comparación con las campañas que no lo hacen. En definitiva, los eventos son una inversión estratégica para fortalecer la identidad de marca y conectar con el público de una manera más humana y cercana.

Un evento de marketing es una práctica en la que se organizan eventos presenciales, híbridos u online para promocionar un producto o servicio. La estrategia de un evento de marketing es el plan a ejecutar en un evento para promocionar una marca o producto. Estos eventos son excelentes herramientas de marketing porque maximizan tus esfuerzos en el marketing, escalándolos.

Según un estudio realizado por Verified Market Research (2022), se espera que la industria de eventos alcance un valor de USD 2,194.40 mil millones en 2028. Markletic reporta que el 45% de los organizadores de eventos B2B esperan al menos un ROI 3x un año después del evento. A principios de este año Visme compartió que el 74% de los asistentes encuestados salen del evento con una impresión positiva de la marca.

Un claro ejemplo de evento innovador y creativo lo tenemos en La Kings League, creada por Gerard Piqué, generó 20,5 millones de euros en ingresos en su primer año completo de actividad en 2023, atrayendo a una amplia audiencia y destacando la eficacia de los eventos innovadores en la construcción de marca.

A la hora de hablar de un evento exitoso hay muchos elementos a tener en cuenta para su organización: logística, localización, seguridad, iluminación, gastronomía y más. Continúa leyendo este artículo para descubrir en qué consiste el marketing de eventos y cuáles son las claves y herramientas necesarias para lograr una estrategia certera.

Tipos de Eventos de Marketing

Existen muchos tipos de eventos diferentes. Lo importante es tener claro desde el principio qué tipo de evento va a celebrarse y cuál es la mejor tecnología para conseguir que la experiencia sea lo más satisfactoria posible para todos los implicados.

Después de dos años de pandemia parece que, por fin, las cosas van volviendo poco a poco a la normalidad. La inmunidad de rebaño conseguida gracias a la vacunación ha permitido la vuelta de los eventos en formato presencial. Muchos meses de restricciones a la movilidad y a la interacción social han dado lugar a que la gente tenga más ganas que nunca de acudir a todo tipo de eventos.

Por otro lado, no podemos perder de vista el hecho de que la organización de eventos ha cambiado para siempre. Durante la pandemia empezó a hacerse un uso intensivo de la tecnología para lograr la celebración de actos en formato virtual, transmitidos en directo a cualquier lugar del mundo. Ahora que todo parece volver a la normalidad, ¿qué tipo de eventos se pueden organizar?

A continuación, se presentan algunos tipos de eventos comunes:

• Ferias: Son los eventos por excelencia. Su finalidad puede ser económica, cultural o social. Los objetivos de una feria son generar networking para así incentivar la interacción constante entre participantes, y así, dar la oportunidad a los expositores de una óptima generación de leads.
• Congresos: Es una reunión que, normalmente, se celebra de forma periódica. El objetivo de este evento es compartir información y los últimos avances en el sector, así como llevar a cabo debates sobre temas de interés. Se celebran congresos en muchos sectores, pero son especialmente conocidos los vinculados con la medicina y la odontología.
• Eventos B2B: Se celebran con el fin de reunir y conectar a profesionales. Es importante tener en cuenta que se debe generar conexiones entre asistentes de calidad, estructuradas y personalizadas a los intereses de los usuarios.
• Webinars: Es un evento que tiene el objetivo de formar y educar en formato video y compartido a través de internet.
• Presentaciones de producto: Es un acto con el que se pretende dar a conocer un nuevo producto o servicio que va a ser puesto en el mercado. En este tipo de eventos es muy importante la fase de presentación. Aquí la tecnología juega un papel muy importante a la hora de mostrar la información detallada sobre el producto.
• Eventos presenciales: Estos eventos en directo se realizan cara a cara (no de forma virtual). Permiten que los prospectos interactúen contigo y con tus productos o servicios de primera mano.
• Eventos de marketing online: Se realizan virtualmente y solo son accesibles a través del enlace de la reunión. Estos eventos alcanzan una audiencia más amplia (incluso global). Dado que requiere menos esfuerzo para asistir, la proporción de inscritos que asisten suele ser menor que en los eventos presenciales.
• Eventos híbridos: Generalmente funciona grabando y retransmitiendo un evento en directo a los participantes online.

Planificación y Estrategia para un Evento de Marketing Exitoso

Antes de implementar una estrategia efectiva para un evento de marketing debes planearla. La mejor estrategia de marketing para eventos es la que se adapta a los objetivos de tu negocio y hace que los espectadores hablen de tu marca. También debes tratar de minimizar las tareas repetitivas automatizándolas en la medida de lo posible.

Tener la tecnología adecuada para dar soporte a los eventos es fundamental para una experiencia virtual eficiente. Markletic compartió a principios de este año que el 70% de los responsables de marketing encuestados están de acuerdo en que tener un micrófono de calidad es crucial para los eventos.

A la hora de planificar tu estrategia de marketing de eventos hay una serie de aspectos que debes tener en cuenta. Las estrategias a utilizar dependerán del público objetivo y la particularidad del tipo de evento a difundir, ya que cada evento, con sus propias características y recursos, es único.

Pasos para una estrategia de eventos de marketing:

1. Definir Objetivos Claros: Los objetivos son los mejores aliados de tu estrategia.
   • S.M.A.R.T.: Específico, medible, alcanzable, realista y con límite de tiempo.
   • B.H.A.G.: Grandes, audaces y con objetivos visionarios.
   • H.A.R.D.: Con corazón, animados, necesarios y difíciles.
   Asigna indicadores clave de rendimiento (KPIs) específicos a cada objetivo para que puedas medir el éxito del evento.
2. Establecer límites para tu proyecto: Esto ayudará a evitar hacer promesas que no puedes cumplir o superar el presupuesto de tu departamento.
   • Presupuesto: ¿Tienes dinero asignado para gastar en anuncios pagados, marketing con influencers o marketing offline?
   • Miembros del equipo y capacidades: ¿Quién trabajará contigo en este evento? ¿Saben cómo abordar las tareas planificadas?
   • Tiempo: ¿Tu equipo tiene disponibilidad para asumir responsabilidades adicionales?
   • Herramientas: ¿Necesitas pagar por alguna herramienta específica (p. ej., plataformas para programar redes sociales)?
3. Conocer a tu audiencia: Tu estrategia de eventos de marketing debe estar estrechamente vinculada a tu audiencia objetiva, para que puedas hacer publicaciones que les apelen directamente.
4. Elegir el formato adecuado: La estrategia de eventos de marketing correcta depende del formato del evento que uses.
   • Formato: Tipo de contenido.
   • Ubicación: ¿Dónde tendrá lugar? ¿Necesitas reservar un espacio?
   • Ponentes: ¿Quién dirige el evento?
   • Automatizaciones potenciales: ¿Cuánta intervención manual requiere la estrategia?
5. Planificar las etapas del evento: Pre-evento, durante el evento y post-evento. Planifica con cierta anticipación preparando una línea temporal con una lista de todo lo que debe suceder en cada etapa. Puede que encuentres útiles algunas metodologías de gestión de proyectos para trazar tu línea temporal.
6. Definir los puntos de contacto: Los leads necesitan estar expuestos a la misma información varias veces antes de hacer clic o convertirse. Localiza los lugares en los que tus espectadores te escucharán, qué incluirás en las comunicaciones y en qué formato. Recibe una tarjeta de regalo de Amazon si deja una reseña en tu web - ¿cuánto?
7. Crear una plantilla de estrategia: Una excelente forma de ahorrarte tiempo en el futuro es creando una plantilla de estrategia para tus eventos de marketing. Esto te permite pasar más fácilmente a los pasos básicos que debes seguir para planificar un evento.

Promoción del Evento

Necesitas una estrategia para promocionar tu evento - una lista de acciones coordinadas que seguirás para llegar a los prospectos y lograr que se inscriban. La mejor forma de promocionar un evento presencial o híbrido es mezclar estrategias de marketing offline y online. La mejor forma de promocionar un evento virtual es enfocarte en la promoción online que incluya un CTA claro para dirigir a los prospectos a la página de registro. Diseña una página de registro personalizada.

La única forma de lograr que la gente asista a tu evento es promocionándolo, y uno de los canales de marketing más poderosos para hacerlo es el de las redes sociales. ¡Es el momento! Usa esta lista con la mente abierta a mezclar y adaptar. Usa la información que recopilaste durante la etapa de planificación para crear una estrategia de promoción única.

Acciones clave para la promoción del evento:

• Página de registro: No importa qué tipo de evento quieras organizar, necesitas una página de registro. El formato puede variar según el tipo de evento. Si organizas un evento online puedes usar Livestorm para crear tu página de registro con un formulario personalizado.
• Presentadores atractivos:
  • Si vas a organizar un evento presencial. Asegúrate de que el presentador invitado sea atractivo y carismático. Da oportunidades para que las personas conecten entre sí y se diviertan de forma natural.
  • Si vas a organizar un evento híbrido. Garantiza que el evento sea igual de agradable tanto para las personas online como para las que asisten presencialmente.
  • Si vas a organizar un evento online. Identifica las oportunidades para que tu evento sea más atractivo, usando herramientas que inviten a la audiencia a participar y evitar que se aburran.
• Vídeo promocional: Para publicar quienes serán los presentadores o los temas del evento, incluye un vídeo promocional en la campaña de marketing. Decide si quieres que sea de animación o que alguien memorice un guión y lo grabe. Si gestionas los contenidos de marketing internamente, considera seguir una tendencia de eventos de marketing para que sea más orgánico. Usa herramientas como CapCut para editar el vídeo, o utiliza plantillas de Instagram Reels.
• Correos electrónicos personalizados: Redacta correos electrónicos personalizados con enlaces a la página del evento, un banner visualmente atractivo del evento y un texto que enganche. Invitación, recordatorio de invitación, correo de confirmación y recordatorio final.
• Boca a boca: ¿Qué es más efectivo que el boca a boca?
• Redes sociales: Son ideales para difundir tu evento, generar entusiasmo y atraer espectadores antes de que comience. Usa hashtags relevantes y etiqueta a los ponentes invitados para destacar.
• Relaciones públicas: Incluye tareas de relaciones públicas como parte de evento de marketing. Un comunicado de prensa puede ser tan sencillo como un Google Doc que describa el evento, mencione a los patrocinadores e incluya enlaces a los materiales promocionales.
• Influencers: La gente tiende a confiar más en las personas que en las marcas. Google, BuzzSumo, Listas de X. Mira las listas de X de otros influencers.
• Entradas anticipadas: Haz diferentes precios en las entradas anticipadas, ofreciendo descuentos como incentivo para registrarse.
• Concursos en redes sociales: Una buena idea para promocionar un evento online es regalar un acceso gratuito al ganador de un concurso. Crea un hashtag de la marca para el evento y piensa en iniciativas que inviten a los asistentes a compartir en sus redes sociales que van a acudir a tu evento.

Seguimiento y Análisis Post-Evento

Tan importante como los eventos en sí mismos lo también es la repercusión que estos puedan tener después. De ahí la necesidad de hacer una buena labor de monitorización y análisis. Solo así se puede saber si se han logrado los objetivos perseguidos.

No dejes que todo tu trabajo desaparezca después del evento. Graba y retransmite tus eventos en directo en internet para alcanzar a una audiencia más amplia. Usa una plataforma como Livestorm para crear una página de registro para que la gente se inscriba a la retransmisión en directo.

Acciones para el seguimiento y análisis:

• Eventos virtuales: Muchos eventos presenciales pueden realizarse de forma virtual.
• Elementos interactivos: Si organizas un evento online o híbrido, asegúrate de que tu evento incluya elementos interactivos.
• Análisis de eventos: Los análisis de los eventos ayudan a medir el éxito de los mismos. Livestorm te ofrece datos útiles, como el número de participantes en directo, las vistas de la grabación, el número de sesiones, la duración media y demás datos de tráfico.
• Feedback: Es crucial para el crecimiento, y solo los que participan en el directo pueden decirte si el evento es útil y entretenido o una pérdida de tiempo. Preguntar al principio sobre las expectativas, usar encuestas rápidas o hacer preguntas para que las personas respondan levantando la mano, enviar un Typeform con preguntas después del evento para recopilar feedbacks anónimos y más detallados del evento.
• Contenido atemporal: Un evento de marketing incluye pensar en cómo hacer que el evento se pueda compartir antes, durante y tras su ejecución en directo. Puedes usar este contenido atemporal reformulándolo y usándolo como imán de leads.

Ejemplos de Eventos de Marketing y sus Resultados

Evento	Marca	Resultados Clave
Lanzamiento de "Fenty Hair"	Fenty	Generó $9 millones en MIV en 48 horas, con influencers representando el 60%.
"Beauty & the Book"	KIKO Milano	Alcanzó $2 millones en MIV en 48 horas, con un 64.7% proveniente del Indirect Echo.
Run Club en Londres	e.l.f. Cosmetics	Generó $1.78 millones en MIV, con influencers impulsando el 76%.
Loveshine Factory	YSL Beauty	Generó $9.96 millones en MIV en 48 horas, con un 89.5% del Indirect Impact.
Viaje de Creadores en Cabo	Kosas	Generó $8.73 millones en MIV, con el 92% proveniente de influencers.