Hablar de pymes es hablar del motor de la economía. A pesar de que representan alrededor del 98% del tejido productivo español, no todo el mundo sabe concretar lo que es una pyme, por paradójico que parezca.
Ser una pyme tiene una serie de ventajas respecto a una gran empresa pero, también algunas desventajas. En cualquier caso, ser una pyme conlleva para sus gestores un abanico de obligaciones, principalmente tributarias, que es necesario conocer para cumplir debidamente con los requerimientos que pide la Administración.
En el mundo empresarial, cumplir con las obligaciones de facturación para pymes y sociedades no es solo una cuestión de orden, sino una exigencia legal que puede tener un impacto directo en la viabilidad de un negocio. Las sociedades y pymes, independientemente de su tamaño o sector, deben ajustarse a la normativa vigente en materia de facturación para evitar sanciones, optimizar su gestión y garantizar la transparencia en sus operaciones.
En este artículo, desglosaremos las obligaciones de facturación para sociedades y pymes, explicando en detalle qué exige la ley, cuáles son los requisitos formales y qué aspectos conviene tener siempre bajo control.
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¿Qué es una PYME?
Es raro que si te mueves en el mundo de las empresas, o estás pensando en poner en marcha la tuya propia, no hayas oído hablar del término PYME. La palabra PYME son las siglas de «Pequeña Y Mediana Empresa«. Son empresas que tienen un tamaño reducido en comparación con las grandes compañías.
De acuerdo con la Unión Europea (UE), una empresa es una entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerce una actividad económica, entendiendo por actividad económica la venta de productos o servicios a un precio dado o en un mercado directo o determinado.
De manera específica, se define a las pymes (en el Reglamento 651/2014 de la Comisión Europea) como empresas que ocupan a menos de 250 personas y cuyo volumen de negocios anual no excede de 50 millones de euros o su balance general anual no excede de 43 millones de euros. Además, los profesionales autónomos tienen la consideración de pymes cuando cumplan con los criterios del número de empleados e importes financieros y ejerzan actividad económica.
Clasificar a una empresa como pyme permite acceder a ventajas fiscales, subvenciones, financiación preferente y programas de apoyo específicos. Esta distinción facilita que los gobiernos y organismos adapten normativas a las necesidades reales de las pequeñas y medianas empresas.
Criterios para Definir una PYME
Para que una organización se pueda considerar como una pyme, debe tener menos de 250 trabajadores, y debes saber que se cuentan como tal tanto aquellas personas que están en la nómina de la empresa como los empleados externos que han sido subcontratados. Para que estos trabajadores que han sido subcontratados no cuenten, si la compañía busca quedarse por debajo del límite, es necesario que no se consideren como parte indispensable de la empresa.
La facturación de una pyme es uno de los principales factores que la definen. Para que una compañía entre en el grupo de pequeñas y medianas empresas tiene que facturar un valor inferior a los 50 millones de euros anuales y tener un volumen de balance de situación menor a los 43 millones de euros. En caso de que el volumen de facturación de la pyme sea menor a los 10 millones de euros, se establece que el tamaño de la compañía es pequeño.
Todos estos datos se analizan según las cifras recogidas en el último cierre contable y las últimas cuentas anuales. Aún así, según lo establecido por la Comisión Europea, en el caso de que una compañía no cumpla con los requisitos de trabajadores o de facturación anual en ciertos momentos, este hecho no va a afectar a la condición de pequeña y mediana empresa que tenía al inicio del año.
A continuación, se detallan los criterios específicos para cada tipo de PYME:
- Microempresa: Tiene menos de 10 empleados y una facturación o balance anual que no supera los 2 millones de euros.
- Pequeña empresa: Emplea a menos de 50 personas y su volumen de negocio anual o balance general no supera los 10 millones de euros.
- Mediana empresa: Tiene menos de 250 empleados y una facturación anual inferior a 50 millones de euros o un balance general que no supera los 43 millones.
Cuando la organización tiene entre 50 y 250 trabajadores, se pasa a considerar que tiene un tamaño mediano. Mientras que, cuando tiene entre 10 y 50 trabajadores, se considera que es pequeña.
¿Qué Sucede si se Superan los Límites?
Si una empresa supera durante dos ejercicios consecutivos los límites de facturación, balance o número de empleados establecidos por la UE, deja de considerarse pyme.
¿Un Autónomo Puede Ser Considerado PYME?
Un autónomo con actividad económica puede ser considerado una microempresa si tiene empleados o cumple con los requisitos de volumen de negocio.
Documentación Necesaria
La empresa debe presentar documentación contable y laboral que demuestre que cumple con los umbrales de empleados, facturación y balance.
Importancia de las PYMES en España
La red empresarial de España está compuesta en gran medida por pymes, 1 de cada 2 compañías lo son. Por tanto, podemos considerar que las pequeñas y medianas empresas son fundamentales en España pero, ¿qué características debe tener una compañía para entrar en esta categoría?
En España, igual que ocurre en el resto de países de la Unión Europea, las pequeñas y medianas empresas son la base de nuestra economía. Las PYMES son esenciales a nivel mundial, ya que ayudan a desarrollar la economía local y regional. De hecho son tan importantes que hasta los datos de la ONU, son asombrosos, ya que afirman que más del 90% de las empresas a nivel mundial se enmarcan en esta categoría.
Un buen resumen para saber lo importantes que son las pequeñas y medianas empresas es saber cuántas PYMES hay en España. El porcentaje de PYMES en España representa 99% de todo el tejido empresarial de nuestro país, lo forman este tipo de empresas y un 65% del PIB. De los casi 3 millones de PYMES que hay en España, más de un millón son microempresas, 160.000 son pequeñas empresas y 25.000 son medianas empresas. Esto significa que muchos trabajadores han dejado los empleos tradicionales y empezaron su propio negocio.
Características Adicionales de las PYMES
Aunque cumplir con los límites de facturación y número de empleados es lo más importante, las PYMES tienen unas características adicionales:
- Dimensión reducida.
- Independencia.
- Capacidad de adaptación.
- Proximidad al cliente.
- Limitación en recursos y financiación.
- Creatividad.
- Familiares.
Tipos de PYMES
Existen distintas clasificaciones para las Pymes. En cuanto a las actividades que realizan y la expansión que tienen, son muy variables entre ellos.
- PYMES industriales. Son empresas que se dedican a la fabricación de bienes.
- PYMES comerciales. Tienen como principal actividad la compra y venta de productos. Pueden ser mayoristas, minoristas o comerciantes en general.
- PYMES de servicios. En vez de vender productos ofrecen servicios.
- PYMES agrícolas. Producen, procesan o venden productos agrícolas.
Microempresas vs. Pymes y Grandes Empresas
Las pymes (pequeñas y medianas empresas) incluyen tanto microempresas como pequeñas y medianas empresas. Las pymes pueden tener hasta 249 empleados y facturar hasta 50 millones de euros, mientras que las microempresas deben mantenerse por debajo de los 10 empleados y los 2 millones de euros de facturación.
Las obligaciones fiscales y contables de una gran empresa son mucho más complejas que las de una microempresa, que disfruta de ciertos beneficios fiscales y menores exigencias contables.
Beneficios de ser una Microempresa:
- Tributación reducida.
- Simplificación contable. Se pueden acoger al Plan General de Contabilidad para Pymes, lo que facilita la gestión contable y financiera.
- Facilidades en la contratación.
¿Cuándo se Considera una Empresa como Gran Empresa en España?
Cuando una empresa, empresario o profesional supera los 6.010.121,04 de euros de facturación en un año, a partir del año siguiente pasa a tener la condición de Gran Empresa según la Agencia Tributaria española.
Consecuencias de Superar el Umbral de Facturación:
- Adquirir la condición de Gran Empresa tiene implicaciones censales.
- También en los plazos y formas de presentación de determinadas autoliquidaciones.
- El cálculo de los pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades.
- La forma de llevar los libros de registros y la forma de recibir notificaciones o de contestar a los requerimientos efectuados por la Agencia Tributaria.
Obligaciones al Adquirir la Condición de Gran Empresa:
- Presentación del modelo 036 ante la Administración tributaria.
- Presentación de autoliquidaciones del IVA y modelos de retenciones de forma mensual y telemática.
- Llevar los libros registro mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).
- Cálculo de los pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades según la modalidad prevista en la ley.
- Recepción de comunicaciones y notificaciones administrativas por medios electrónicos.
Contabilidad y Financiación para PYMES
Según la normativa contable vigente las empresas medianas y pequeñas pueden acogerse al Plan General de Contabilidad de Pymes siempre que se den al menos dos de estas condiciones:
- Que su activo no supere 2.850.000 euros.
- Que su facturación no supere 5.700.000 euros.
- Que su número medio de trabajadores no supere los 50.
De cara a la financiación son los créditos bancarios la forma más habitual que tiene una PYME de financiarse, aunque esta financiación conlleve tener mayores o menores obligaciones de pago, ya que no es lo mismo un préstamo bancario, que la inversión de un socio capitalista.
Gracias a la financiación externa una empresa obtiene los recursos necesarios para su subsistencia, y aunque la dependencia bancaria es muy elevada, existen varias alternativas de financiación, como por ejemplo: las sociedades de garantía recíproca (SGR); las sociedades de capital-riesgo (SCR); las plataformas de financiación participativa; las líneas ICO; la capitalización del pago único de la prestación del desempleo; las subvenciones; o el capital externo.
Con el capital externo, los socios principales pierden parte de la propiedad de la empresa, pero a cambio reciben el dinero que necesitan.
Obligaciones de Facturación para Sociedades y Pymes
Marco Legal de la Facturación en España
La facturación en España está regulada principalmente por:
- Ley 37/1992 del IVA y su Reglamento.
- Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
- Otras normativas tributarias y mercantiles que establecen obligaciones complementarias.
Estas leyes determinan cuándo es obligatorio emitir factura, qué datos debe incluir y cómo debe conservarse la documentación.
Desde 2025, además, se refuerza el marco legal con nuevas exigencias vinculadas a la facturación electrónica y el control de software, especialmente con la entrada en vigor progresiva del sistema VeriFactu.
¿Quiénes están obligados a emitir factura?
Todas las sociedades mercantiles y pymes tienen la obligación de emitir factura cuando realizan una entrega de bienes o prestación de servicios, ya sea a particulares o a otras empresas.
Las excepciones son muy limitadas y, en la práctica, casi todas las operaciones requieren la emisión de una factura.
En concreto, deben facturar:
- Operaciones realizadas con otros empresarios o profesionales.
- Ventas a particulares cuando el cliente lo solicita expresamente.
- Exportaciones e importaciones.
- Operaciones intracomunitarias.
- Operaciones sujetas y no exentas de IVA.
- Determinadas operaciones exentas, como las sanitarias o educativas, pero que igualmente deben documentarse.
Tipos de factura que pueden emitir las sociedades y pymes
La normativa contempla diferentes tipos de factura que se adaptan a la naturaleza de la operación:
- Factura completa u ordinaria: Incluye todos los datos exigidos por el Reglamento de Facturación.
- Factura simplificada: Sustituye a los antiguos tiques.
Recuerda que una factura no es solo un papel o un PDF, es un documento con validez legal que sirve de soporte para tus declaraciones tributarias. Sobrevive a tu primera experiencia elaborando y enviando una factura electrónica con éxito.
Obligaciones Adicionales
Las obligaciones de facturación no son opcionales. Tanto si eres una gran empresa como un pequeño autónomo deberás emitir facturas por tus servicios o productos.
Debes guardar todas tus facturas, tanto las emitidas como las recibidas, durante un periodo de, al menos, 4 años. Este plazo puede ser mayor en determinados casos, como por ejemplo si hay bases imponibles negativas.
Es obligatorio llevar un registro detallado de todas las facturas emitidas y recibidas. Estos libros registro de IVA serán la base sobre la que se sustentan tus declaraciones de impuestos.
Facturación Electrónica y VeriFactu
En un futuro cercano, la factura electrónica será obligatoria para las operaciones entre empresas (B2B). La obligación de emisión de facturas electrónicas entre empresas está solo pendiente de la publicación del Reglamento de la Ley Crea y Crece.
Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán adaptarse en un plazo de 12 meses desde la aprobación del reglamento.
Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir los mismos requisitos formales que cualquier otra emitida en formato impreso.
El software de facturación no puede permitir la manipulación ni la eliminación de facturas. Además, debe permitir el envío en tiempo real de tus facturas a la Agencia Tributaria o a su requerimiento de forma inmediata. También deberás incluir un código QR.
Deberás emitir facturas completas, salvo en los casos en los que puedas emitir facturas simplificadas. Por lo tanto, conocer el Reglamento de facturación es clave para cumplir con las obligaciones de facturación de pymes y autónomos.
Nueva Ley de Facturación Electrónica
A partir de 2025, entra en vigor la nueva ley de facturación electrónica. Todas las empresas y autónomos tendrán de margen uno o dos años, para empezar a emitir sus facturas de forma electrónica.
Y no hablamos solo de hacerlas “en digital”. Muchas empresas aún no tienen claro qué implica esta normativa ni cómo les afecta. En este artículo te explicamos, con un lenguaje claro y sin tecnicismos, todo lo que necesitas saber para adaptarte a tiempo y sin complicaciones.
La nueva normativa de facturación electrónica es un cambio de modelo que busca acabar con el fraude fiscal. Hasta ahora, muchas pymes y profesionales venían usando plantillas de Excel, Word o programas sin conexión con Hacienda para emitir sus facturas.
Este cambio afectará a todas las empresas y autónomos, sin importar su tamaño o sector. Y aunque todavía hay margen para prepararse, lo cierto es que muchas empresas están posponiendo esta transición. ¿El problema? La factura electrónica no es una opción.
A partir de enero de 2026, todos los autónomos y pymes en España deberán emitir, recibir y gestionar sus facturas de manera electrónica, cumpliendo con los requisitos del sistema Verifactu y la Ley Antifraude. Este cambio busca modernizar la gestión empresarial, mejorar el control fiscal y reducir errores y fraudes en la facturación.
Si quieres que tu empresa esté preparada y cumpla con la normativa sin complicaciones, esta guía te explica todo lo que necesitas saber.
¿En qué consiste la facturación electrónica obligatoria?
La facturación electrónica implica que todas las facturas se generen y almacenen en formato digital, cumpliendo con los requisitos legales de la Agencia Tributaria. El sistema Verifactu, impulsado por la Agencia Tributaria, permitirá que cada factura sea remitida automáticamente a Hacienda en tiempo real, garantizando trazabilidad, integridad y cumplimiento fiscal.
Esto no solo reduce riesgos de errores, sino que también agiliza procesos administrativos y facilita la gestión contable y financiera de la empresa.
¿Todas las pymes y autónomos están obligados?
No. La facturación electrónica obligatoria aplica principalmente a las operaciones B2B (Business to Business).
Sí estarán obligados: autónomos y pymes que facturan a otras empresas o profesionales.
No estarán obligados: aquellos que facturan a particulares B2C (Business to Consumer), como comercios minoristas, bares, peluquerías o pequeños negocios que emiten tickets o facturas simplificadas a clientes finales.
En estos casos, se podrá seguir utilizando la facturación tradicional (tickets o facturas simplificadas), aunque se recomienda avanzar hacia la digitalización porque ofrece ventajas en organización, control fiscal y eficiencia administrativa.
Plazos Clave para Adaptarse
- 1 de enero de 2026: Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2026: Autónomos y pequeñas empresas.
Es importante planificar con antelación para evitar sanciones y problemas administrativos.
Cómo prepararte para el nuevo sistema de facturación electrónica
- Actualiza tu Software de Facturación
Contar con un software homologado por la AEAT es clave. En Asesoranza, usamos un software de gestión para empresas que centraliza toda la gestión en un único lugar:
- Consulta y descarga de documentación fiscal, contable y jurídica
- Gestión de facturas emitidas y recibidas
- Control de ingresos y gastos de la empresa
- Presentación y seguimiento de impuestos en tiempo real
Con este tipo de herramientas, no solo cumples con la normativa, sino que también optimizas la comunicación entre tu empresa y nuestra asesoría, evitando retrasos o errores en la facturación.
- Capacita a tu Equipo
El personal encargado de emitir facturas debe estar familiarizado con el software y con el sistema Verifactu. La formación interna evita errores y agiliza la transición a la facturación electrónica.
- Revisa tus Procesos Internos
Aprovecha esta transición para digitalizar toda la documentación: contratos, nóminas, informes financieros y trámites con la Seguridad Social. Todo esto centralizado en una plataforma online y en tiempo real, que facilita la toma de decisiones y la planificación estratégica, es una buena forma de poder llevar un control muchísimo, más exhaustivo y sin márgenes de errores.
Consejos prácticos para una transición exitosa
- Anticipa el cambio: adapta tu software y procesos con tiempo suficiente.
- Consulta con expertos: nuestro servicio de asesoramiento de empresas está disponible para resolver cualquier duda sobre facturación electrónica.
- Digitaliza tu empresa: centraliza toda la información fiscal, contable y laboral en una plataforma segura y accesible.
Preguntas Frecuentes sobre las facturas electrónicas
¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica en España?
A partir del 1 de enero de 2026 para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2026 para autónomos y pymes.
¿Qué es el sistema Verifactu?
Es la plataforma de la Agencia Tributaria que recibirá en tiempo real los registros de facturación de autónomos y empresas, garantizando trazabilidad e integridad.
¿Qué necesito para adaptarme a la facturación electrónica?
Un software de facturación homologado por la AEAT, formación interna y revisión de procesos administrativos.
¿Qué ventajas tiene la facturación electrónica?
- Mayor control de ingresos y gastos
- Reducción de errores y duplicidades
- Transparencia fiscal
- Optimización del tiempo administrativo
- Mejora en la relación con clientes y proveedores
La transición a la factura electrónica puede parecer un reto, pero con una planificación adecuada y los recursos apropiados, tu pyme podrá adaptarse rápidamente y comenzar a disfrutar de sus beneficios.
- Uno de los primeros pasos es invertir en un software de facturación electrónica adecuado para las necesidades de tu negocio. Existen múltiples opciones en el mercado, desde soluciones gratuitas hasta plataformas avanzadas que ofrecen integración con otros sistemas contables.
- El certificado digital es otro requisito esencial para emitir facturas electrónicas válidas. Este documento, emitido por una entidad de confianza, permite firmar digitalmente las facturas y garantiza su autenticidad.
- Una vez que cuentes con el software y el certificado digital, es importante capacitar a tu equipo en el uso de la factura electrónica.
Además de cumplir con una obligación fiscal, la factura electrónica puede convertirse en una herramienta de gestión muy útil para tu pyme. Al implementar la factura electrónica, puedes organizar y almacenar digitalmente todas tus facturas, permitiéndote acceder a ellas de manera rápida y sencilla en cualquier momento.
Con la facturación electrónica, puedes realizar un seguimiento detallado de pagos y cobros de manera más precisa, permitiéndote saber en tiempo real qué facturas han sido pagadas y cuáles están pendientes.
La factura electrónica es solo un primer paso en la digitalización de las pymes. Su implementación no solo ayudará a cumplir con las normativas fiscales, sino que permitirá una gestión más ágil y eficiente del negocio.
Si tu pyme aún no ha dado el salto a la facturación electrónica, este es el momento ideal para comenzar a prepararte.