La facturación electrónica obligatoria en España está generando dudas e incertidumbre entre muchas empresas. Pero no te preocupes: hemos preparado esta guía fácil con los conceptos clave que necesitas conocer. Y para eso estamos aquí, para contarte todo lo que debes saber sobre la factura electrónica en un lenguaje que entiendas.
Olvídate de hacer tus facturas en Word o Excel y pasarlas a PDF. Pero esto, lejos de ser una montaña, a la larga solo te trae beneficios. La ley tiene como objetivo impulsar la digitalización de autónomos y empresas.
¿Por Qué es Importante Empezar Ahora?
Aunque los plazos parecen lejanos, el mejor momento para empezar es ahora. Aunque tengas 2 años completos para adaptarte, si trabajas con grandes empresas es recomendable adelantar su aplicación. Lo suyo es que ya estés listo para 2026, asegurándote pase lo que pase.
La transición hacia la facturación electrónica en España puede ser más sencilla si conoces los conceptos clave y te apoyas en un partner tecnológico. En Precognis, estamos aquí para que este proceso sea fluido y te proporcione beneficios duraderos.
💡 Tip clave: La preparación es clave. No esperes al último minuto.
¿Qué es la Factura Electrónica y Por Qué Será Obligatoria en España?
La factura electrónica obligatoria en España representa un cambio profundo en la forma en que empresas y profesionales gestionan su facturación. La factura electrónica en España sigue avanzando. Lo hace desde los puntos de vista tecnológico y legal. En este último campo, la Ley Crea y Crece y su normativa de desarrollo han introducido un importante impulso.
Por eso, es esencial que pymes y autónomos conozcan paso a paso cómo adaptarse a la factura electrónica, incluyendo formatos admitidos, requisitos técnicos y fechas clave de implantación.
La reforma de la factura electrónica obligatoria en España implica cambios normativos clave que afectarán a todas las empresas que realicen transacciones B2B. Con la adopción de la factura electrónica, se implementarán controles más estrictos sobre las fechas de pago.
¿Son lo mismo? Tendrá un formato de datos estructurados (no serán válidas las facturas en PDF, Word o Excel).
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Normativa de la Factura Electrónica
Los principios más básicos sobre su impulso y obligaciones vienen recogidos en la Ley 56/2007. Esta ha sido reformada no hace mucho por la Ley 18/2022, coloquialmente denominada Ley Crea y Crece. En particular, ha modificado el artículo 2.bis para introducir nuevas obligaciones.
Además, las facturas electrónicas, no dejan de ser facturas. También tiene cierta relación la normativa surgida a partir de la Ley 11/2021, coloquialmente conocida como Ley Antifraude de 2021. Esta norma modificó muchos aspectos, incluidos ciertos artículos de la Ley General Tributaria, que introdujeron el llamado software antifraude.
La directiva comunitaria del IVA tiene dos artículos (el 218 y el 232) que pueden afectar a la factura electrónica, en la medida en que se establezca como obligatoria en ciertos casos. En ambos, se habla de la posibilidad de emitir o transmitir facturas en papel.
En las relaciones con la Administración, existen unas normas específicas de facturación electrónica.
¿Cómo se Hace? Elementos de una Factura Electrónica
Es sencillo. Una vez dispones del software, el contenido de la factura electrónica será, salvo excepciones, el propio de cualquier factura. En facturas a otras empresas y autónomos, proveedor y cliente deben acordar la sintaxis y las especificaciones técnicas. Además, podéis pactar un contenido adicional, más allá del mínimo exigible en cualquier otra factura. Esto puede facilitar determinados procesos internos del destinatario.
Como su propio nombre indica, la factura electrónica no es algo que puedas hacer a mano en un papel. Ha de haber sido expedida y recibida en formato electrónico. El destinatario debe haber dado su consentimiento para recibir la factura en este formato. Su autenticidad y origen deben quedar garantizados por un medio válido. Los principales son la firma electrónica y el intercambio electrónico de datos (EDI por sus siglas en inglés).
A partir del 1 de enero de 2026 (asesorías y empresas) y del 1 de julio de 2026 (autónomos), tendrá que cumplir con las reglas del software antifraude. Esto es importante ya que no puedes emplear cualquier programa para hacer tus facturas.
Formatos Admitidos de Factura Electrónica: XML, UBL, Facturae y Más
La nueva factura electrónica tendrá que seguir un formato de datos estructurados basado en un estándar internacional como XML, Facturae, UBL o EDIFACT.
La solución debe ser interconectable e interoperable gratuitamente. Ello, en términos del proyecto de reglamento, implica que la solución empleada debe ser capaz de “transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos garantizando la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido”.
Debe ofrecer el acceso a una infraestructura tecnológica que permita el direccionamiento de facturas electrónicas entre el emisor de la factura y su destinatario. Lo puedes hacer a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas o de la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE).
En ese sentido, es importante tener en cuenta que esos son requisitos legales mínimos. No obstante, tú puedes utilizar una solución que te ofrezca muchas más opciones. Además de las obligaciones habituales de conservación, debes informar al remitente sobre el estado de la factura.
Como realidad tecnológica que es, la factura electrónica está sujeta al avance. Con el tiempo, pueden ir llegando nuevos tipos de facturas electrónicas. Así lo prevé el proyecto de reglamento, que autorizaría a añadir nuevos formatos por su carácter innovador o su difusión en ciertos sectores.
¿Quién Está Obligado a Presentarla?
Esta obligación de usar factura electrónica en España se aplicará una vez aprobado el reglamento técnico oficial.
Desde uno o dos años después de la aprobación del reglamento de factura electrónica, lo será para todas las empresas y autónomos que facturen o reciban facturas B2B. Solo lo será en compras y ventas con otros autónomos y empresas, desde uno o dos años después de la aprobación del reglamento de la factura electrónica.
Si se aprueba en 2026, tendrás que empezar a usar la factura electrónica en 2027 si tu volumen de facturación es superior a los 8 millones de euros y en 2028 si tu facturación es menor. Por el momento, para todas las empresas que facturen a la Administración pública (los autónomos están exentos).
Sí, sin duda alguna. En las ventas B2B tendrás que aplicar la nueva factura electrónica de formato estructurado. ¿Y en las ventas a particulares (B2C)? En B2C (con clientes particulares) no. En operaciones con otras empresas y profesionales, sí.
Beneficios de la Nueva Facturación Electrónica para Autónomos Basada en Datos Estructurados
Son muchos los terrenos en los que pymes y autónomos pueden sacar provecho de la factura electrónica. Favorece la digitalización. Introduce medidas de seguridad. Puedes confeccionar por medios digitales una factura, pero para que sea electrónica tiene que tener, además, unos mecanismos de autenticación. Puede resultar más cómoda. Debe contribuir a la reducción de la morosidad. Facilita el pago por adeudo domiciliado. Puede convertirse en un título que lleve aparejada ejecución.
- Facturas sin errores.
- Ahorro en impuestos.
- Garantía antisanciones.
Si Hacienda te reclama por un error en tus facturas, lo asumimos nosotros. Sin coste adicional.
Preguntas Frecuentes
¿Es necesaria una asesoría para la facturación electrónica?
Solo tendrás que usar un software de facturación electrónica legal, que cumpla los requisitos del reglamento.
¿Una factura digital será legal?
Si entiendes como digital una factura en PDF, ya hemos visto que no. Los programas podrían permitírtelo, sí, pero no tendrán ningún tipo de validez legal.
¿Cómo gestiono la facturación electrónica?
Haciéndote con un programa de facturación electrónica; es la única vía legal de gestionarla.
¿Puedo rechazar una factura electrónica?
Depende del software de facturación electrónica que uses. Si te envían una factura electrónica que no aceptas por alguna razón, podrás rechazarla desde el propio software.
¿La factura electrónica es gratuita?
La factura electrónica, en sí, es gratuita. Solo será gratuita la solución púbica de factura electrónica de Hacienda.
¿Puedo imprimir mis facturas electrónicas?
Los programas de facturación electrónica tendrán opciones para descargar tus facturas electrónicas en PDF y así imprimirlas.
¿Puedo emitir tickets en lugar de facturas electrónicas?
En el B2B no puedes emitir tickets. Debes usar facturas electrónicas completas (con los datos del cliente).
¿La factura electrónica es obligatoria en toda Europa?
De momento, sí. Solo en España y para las operaciones entre empresas y autónomos. Para operaciones europeas intracomunitarias (dentro de la UE) o extracomunitarias (exportaciones e importaciones), no lo será todavía (servirá una factura en PDF).
¿Qué pasa si no cumplo con la facturación electrónica obligatoria?
Si te ponen una multa y sigues sin solucionarlo, te volverán a poner otra.
¿Qué es el código QR en las facturas?
El código QR es una exigencia de Verifactu para las facturas. Por su formato electrónico, su representación gráfica no es posible.
¿Hacienda ofrecerá una solución gratuita de facturación electrónica?
Sí, Hacienda dispondrá de un servicio de facturación electrónica que podrás utilizar libremente para emitir facturas electrónicas a tus clientes. Se encuentra en proceso de desarrollo.
¿Qué pasa si soy autónomo y mi cliente es una empresa?
Pero si eres autónomo y tu cliente es una empresa, será muy recomendable emitirle una factura electrónica. Eso mejorará tu relación comercial con esta clase de clientes, que son los que mejor pagan. Y te hará ganar puntos sobre tus competidores.
¿Qué pasa si no estoy listo para la fecha límite?
Aunque los plazos aún están sujetos a la publicación oficial del reglamento, se prevé su aplicación en dos fases (2025 y 2026), por lo que es crucial prepararse cuanto antes.
¿Es la facturación electrónica solo para grandes empresas?
“La facturación electrónica es solo para grandes empresas”: Falso. La implementación de la facturación electrónica puede ser compleja si lo haces solo.
¿Es un gasto innecesario?
“Es un gasto innecesario”: Falso. La digitalización de la facturación no es un gasto, es una inversión.