Gestión Empresarial para PYMEs: Definición, Estrategias y Funciones Clave

Emprender un proyecto empresarial requiere un alto nivel de organización y planificación, especialmente cuando se trata de una empresa no muy grande. Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) se enfrentan a desafíos únicos en el desarrollo y ejecución de estrategias empresariales efectivas. Su reducido tamaño, la agenda diaria de tareas, la escasa facilidad de recursos humanos y económicos parece ser que impiden una reflexión estratégica de manera sistemática.

Justamente para eso sirve la gestión empresarial en el mundo de los negocios: para asegurarnos de que la productividad, la trascendencia y, por supuesto, las ganancias de una empresa se mantendrán siempre en estado óptimo, gracias al uso de uno de sus recursos más valiosos: el capital humano. Tener una empresa sin gestionar es como montar una producción teatral sin saber quiénes serán los actores, cómo se manejarán las luces, cuándo se levantará el telón o dónde se sentará el público: un caos absoluto.

A continuación, exploraremos la definición, estrategias y funciones clave de la gestión empresarial para PYMEs, destacando su importancia en el entorno competitivo actual.

¿Qué es la Gestión Empresarial?

La gestión empresarial es necesaria para administrar la distribución y uso de recursos en una organización. La gestión empresarial está formada por un conjunto de acciones cuya misión es la de aumentar la productividad de la empresa y garantizar su supervivencia dentro del mercado. El objetivo principal de la gestión empresarial es crear un flujo de comunicación y una estructura operativa adecuados para alcanzar metas. Aunque los gestores empresariales tienen la función de garantizar una buena organización interna dentro de la operatividad cotidiana, también deben poseer las habilidades de liderazgo necesarias para enfrentar adversidades.

Se ha de considerar que toda empresa que compite lo hace según una estrategia, independientemente de su tamaño o actividad económica. La estrategia establece el vínculo entre la organización y el medio que la rodea, y tiene como objetivo conseguir unas VENTAJAS COMPETITIVAS, que permitan a la compañía obtener una posición superior a la de sus competidores. Ello se traduce en alta rentabilidad, mayor cuota de mercado, mayor facturación, …

Podríamos decir que la buena gestión empresarial implica dos cosas: ser efectivo y ser eficiente. Una buena gestión empresarial organiza los factores de producción e integra los recursos de manera efectiva para alcanzar objetivos. La buena gestión empresarial utiliza los recursos humanos y físicos de manera productiva. Consigue máximos resultados con una mínima inversión, gracias a una planificación correcta que permita invertir poco y conseguir mucho.

La gestión empresarial es algo que todo tipo de organizaciones lleva a cabo, de mejor o peor manera. Se trata de un fenómeno universal que se da en contextos empresariales, políticos, culturales, sociales… Y cuyo objetivo es el cumplimiento de un propósito específico. Pero no solo se busca el cumplimiento de dicho objetivo, sino que el requisito para una gestión adecuada es que se de en grupos formalmente organizados.

Conseguir una organización acertada es una de los objetivos de la gestión empresarial, y su principal función debe ser la de evitar solapar esfuerzos y responsabilidades. Para ello, se deben establecer relaciones efectivas de autoridad y responsabilidad, es decir, quién debe dar explicaciones a quién, quién puede dar instrucciones a quién, quiénes son superiores y quiénes son subordinados. Cuando el cambio es un factor externo, también se debe cambiar la organización que se había previsto en un primer momento, para adaptar el negocio a un mercado y demanda cambiante y a necesidades sociales diferentes. Una buena gestión empresarial convierte una tarea complicada en sencilla, evitando el desperdicio de recursos escasos. También mejora la calidad de vida y aumenta el margen de beneficios, lo cual repercute tanto al negocio como a la sociedad.

Fuente: ceupe.mx

Funciones Esenciales de la Gestión Empresarial

Aunque toda gestión empresarial cumple al menos con funciones esenciales, cuando se trata de implementarla no existe un modelo único o inamovible para todos los proyectos. La gestión empresarial se encarga de coordinar las tareas involucradas en el proyecto de una empresa: asignará los roles para cada una, establecerá objetivos y prioridades, y fijará las limitaciones o excepciones.

Entre las funciones esenciales se encuentran:

• Planificación Estratégica: Establecer un plan estratégico que sea realista a la vez que ambicioso. Para ello, hay que tomar como punto de partida la situación de la empresa y realizar una evaluación de la misma. Una vez elaborado el plan, es fundamental poner por escrito sus objetivos, junto con los pasos a seguir y el plazo en el que se espera alcanzarlos.
• Asignación de Recursos: Una vez se ha creado un plan, es necesario distribuir y asignar los distintos recursos de la empresa a las actividades y departamentos involucrados en el mismo.
• Seguimiento y Control: Uno de los pasos fundamentales de este método es el seguimiento de la aplicación de los planes estratégicos. La toma de decisiones de una empresa siempre ha de estar fundamentada y basada en informes y datos reales, por lo que la planificación debe acompañarse además de un análisis a tiempo real que aporte los datos necesarios para que las decisiones sean las más beneficiosas para el negocio en cada momento.
• Evaluación y Mejora Continua: Los responsables del control de gestión deben realizar análisis constantes para proceder a una evaluación posterior. Esta evaluación ha de medir los resultados de la empresa en comparación con el plan estratégico y modificar la actuación de la primera en caso de que sea necesario. Los resultados de la evaluación pueden incluso motivar la creación de nuevas estrategias o la reformulación de los planes anteriores para optimizar la operativa de la pyme.

Además de corregir errores puntuales lo antes posible, toda empresa debe buscar la mejora continua de su negocio.

Estrategias Clave para la Gestión Empresarial en PYMEs

La estrategia empresarial abarca la planificación, ejecución y evaluación de decisiones a largo plazo para alcanzar objetivos específicos. Un enfoque integral implica la identificación de oportunidades, la evaluación de fortalezas y debilidades internas, y la comprensión de amenazas externas.

Aquí hay algunas estrategias clave que las PYMEs pueden implementar:

• Diagnóstico Estratégico: El primer paso crítico en la formulación de estrategias para PYMEs es el diagnóstico estratégico. Esto implica una evaluación interna y externa de la empresa. Internamente, se analizan las capacidades, recursos y procesos existentes. Externamente, se identifican oportunidades de mercado, amenazas competitivas y tendencias relevantes.
• Establecer Objetivos Claros: Las PYMEs deben establecer objetivos claros y alcanzables que estén alineados con su visión a largo plazo. Estos objetivos pueden abordar el crecimiento del mercado, la eficiencia operativa, la expansión geográfica u otros aspectos clave.
• Segmentación de Mercado y Diferenciación: La segmentación de mercado es esencial para las PYMEs, ya que les permite enfocar sus esfuerzos en segmentos específicos donde pueden ofrecer un valor diferenciado. La diferenciación competitiva es crucial para destacar en mercados saturados.
• Innovación Constante: La innovación constante es clave para el éxito a largo plazo de las PYMEs. Desarrollar productos o servicios nuevos y mejorados puede generar nuevas oportunidades de mercado y mantener la relevancia en entornos comerciales dinámicos.
• Colaboraciones y Alianzas Estratégicas: Las PYMEs pueden fortalecer su posición en el mercado a través de colaboraciones y alianzas estratégicas.
• Gestión Efectiva de Recursos Humanos: La gestión efectiva de los recursos humanos es crucial en PYMEs. El desarrollo de un equipo talentoso y comprometido contribuye significativamente a la ejecución exitosa de la estrategia empresarial.
• Adopción de Tecnologías Emergentes: La adopción de tecnologías emergentes y la transformación digital son aspectos fundamentales para la estrategia de PYMEs modernas.
• Seguimiento y Evaluación Constante: La implementación exitosa de estrategias en PYMEs requiere un seguimiento constante y evaluación de la gestión.

El Rol del Controller en la Gestión Empresarial

El responsable de llevar a cabo este control de gestión es el controller. Este método de gestión es especialmente importante en pymes que necesitan desarrollar su negocio y encontrar su espacio en un mercado dominado por las grandes multinacionales. Este sistema de gestión incluye tanto la planificación previa, como la aplicación y evaluación posterior de los resultados, de modo que se pueda valorar el funcionamiento de la estrategia de negocio y adaptarla o mejorarla siempre que sea necesario. Se trata, por tanto, de una gestión integral que incluye todos los niveles de operación de las pymes.

La filosofía de este método de gestión defiende que el análisis es esencial para controlar la evolución de un negocio. Para desembocar en una toma de decisiones fundamentada y favorable para la empresa, este análisis debe realizarse a partir de información financiera, administrativa y operativa.

Características Clave de la Gestión Empresarial

La gestión empresarial posee características que la hacen una actividad estratégica y esencial para el éxito de cualquier organización:

• Actividad Estratégica: La gestión empresarial es una actividad estratégica porque se guía por objetivos, sabe delegar y establecer medidas adecuadas para lograr resultados de la mejor manera.
• Visibilidad y Control: Gracias a la gestión empresarial existe una gran visibilidad de lo que están haciendo los equipos de trabajo; por lo tanto, aumenta el seguimiento y control de las acciones enfocándose en los objetivos.
• Comunicación Efectiva: La comunicación es clave para la gestión empresarial. Es una característica que se valora y se usa en todo momento como parte de su esencia.
• Adaptabilidad e Innovación: La gestión empresarial implica tener iniciativa y estar en movimiento, esto es, adaptarse y proponer para innovar.
• Liderazgo: Sin liderazgo no hay gestión empresarial. Esta característica resume el perfil de aquellas personas o equipos que se encargan de esta actividad.
• Dirección Sólida: No puede haber gestión empresarial si no se cuenta con una dirección sólida.
• Ambiente de Trabajo Sano: Crear un ambiente de trabajo sano es una cualidad básica de la gestión empresarial, pues permite que la colaboración entre personas se lleve a cabo en armonía y sin competencias.
• Pensamiento Estratégico: El pensamiento estratégico es una habilidad necesaria para todo líder, pero aún más para los gestores empresariales. Antes de tomar una iniciativa, el gestor empresarial ha analizado el lugar en el que se encuentra el negocio y qué ocurre alrededor, en términos de la competencia y de su mercado.

Modelos de Gestión Empresarial

Existen diversos modelos de gestión empresarial que se adaptan a diferentes tipos de negocios y enfoques:

• Gestión Centrada en el Cliente: Pensemos en una empresa de servicios, cuya base de acción es el soporte y atención al cliente, como puede ser un proveedor de telefonía. Una buena gestión empresarial deberá considerar el perfil del cliente, las tendencias del mercado para idear productos hechos a la medida de sus necesidades, así como el servicio al cliente y el marketing que conecten con él. En este escenario, el gestor empresarial será el encargado de establecer vías de comunicación entre los departamentos de marketing y de ventas, y de crear protocolos de colaboración.
• Gestión Basada en el Talento Humano: Así como existen enfoques de gestión basados en el cliente, otra buena forma de afrontar los retos empresariales es poniendo el acento en los talentos humanos que conforman la organización.
• Gestión Basada en Datos (Big Data): Esta tendencia se refiere a empresas que basan su gestión en big data, de tal forma que pueden hacer análisis predictivos y, a partir de ahí, planear sus acciones futuras. Como puedes imaginar, en este modelo la tecnología es fundamental.

Herramientas para la Gestión Empresarial

Tras la puesta en marcha de toda la maquinaria empresarial llegó el momento de medir los resultados obtenidos. Aquí entra en juego la capacidad analítica del gestor que deberá hacerse varias preguntas: ¿Se han cumplido los objetivos? Si no es así ¿cuáles han sido las causas? A través de estas herramientas se puede controlar el grado de cumplimiento de los objetivos que se han establecido. Gracias estos sistemas, las compañías pueden centralizar toda la información relevante procedente de sus distintos departamentos.

Fuente: softwaresuggest.com

Estos sistemas se pueden adaptar a las necesidades de cada compañía o bien se pueden adquirir ya prediseñados.

El Control de Gestión en las PYMEs

Las pequeñas y medianas empresas en España se han enfrentado a grandes dificultades en los últimos años, y muchos expertos coinciden en que la falta de coordinación en la gestión es uno de los factores que han obstaculizado su crecimiento. El control de gestión es precisamente el proceso que tiene como objetivo organizar la planificación y evaluación de los resultados de una empresa para mejorar su rendimiento. El control de gestión es un conjunto de procesos destinados a lograr el cumplimiento de los objetivos en una empresa.

En muchos casos, la explicación de este fracaso es la poca atención que se presta a la gestión. Puede ocurrir que no hayamos previsto la carga financiera de la actividad y esas ventas no sean suficientes para compensarla, otras veces, la falta de planificación puede llevarnos a una situación de un volumen de actividad mayor al esperado y no estar preparados para ello.

Una optima gestión busca hacer mejor las cosas correctas, para eso es necesario identificar los factores que influyen en el éxito o mejor resultado de esa actividad.

Sistemas de Gestión Empresarial

Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y, hasta cierto punto, automatizar las tareas de una empresa. En los últimos años, los sistemas de gestión empresarial han ido ganando popularidad como herramientas fundamentales para las organizaciones gracias a sus prestaciones cada vez más completas, especialmente en un proceso de transformación digital como el que se está viviendo actualmente.

Los ERP son los sistemas de gestión empresarial por excelencia. Aunque es cierto que esta función es susceptible de ser gestionada por los ERP, también lo es que los CRM abarcan un espectro comercial más amplio. Las empresas que tienen cierta actividad logística pueden gestionar sus sistemas a través de un SGA. Al igual que los CRM, estas herramientas están más especializadas en la gestión, en este caso de almacenes, por lo que facilitan esa gestión y la automatización. Hasta hace poco tiempo, los sistemas de BI eran independientes de los ERP.

Herramientas de Gestión de Proyectos: Bitrix24 como Solución Integral

Las organizaciones que han adoptado prácticas comprobadas de gestión de proyectos están logrando resultados sorprendentes. Según estudios recientes, invertir en estas estrategias no solo reduce el desperdicio de recursos -un 28 veces menos en comparación con empresas con bajo rendimiento-, sino que también incrementa la probabilidad de cumplir con los objetivos de cada proyecto.

Aquí es donde Bitrix24 se posiciona como el aliado perfecto. Más que un simple CRM, es una solución todo-en-uno que reemplaza múltiples herramientas SaaS, ofrece un plan gratuito para usuarios ilimitados y está diseñada para integrarse fácilmente con tus sistemas y aplicaciones favoritas.

Bitrix24 ofrece herramientas avanzadas como tableros Kanban, diagramas de Gantt, seguimiento de tareas, control de tiempos y gestión de recursos. Un CRM como Bitrix24 mejora la comunicación, optimiza la asignación de tareas y facilita el seguimiento de avances en tiempo real.

Si estás buscando una solución confiable y accesible que te permita optimizar recursos, gestionar tareas y garantizar el éxito de tus proyectos, Bitrix24 es la respuesta. Da el siguiente paso hacia una gestión de proyectos más estratégica y lleva tu pyme al siguiente nivel.

Características Clave de Bitrix24

• Tableros Kanban: Para una gestión visual y eficiente de tareas.
• Diagramas de Gantt: Para una planificación detallada y seguimiento de proyectos.
• Seguimiento de Tareas: Para asegurar que cada tarea se complete a tiempo.
• Control de Tiempos: Para optimizar el uso del tiempo y los recursos.
• Gestión de Recursos: Para una asignación eficiente de recursos humanos y materiales.

Tabla Comparativa de Sistemas de Gestión Empresarial

Sistema	Función Principal	Beneficios	Ideal para
ERP	Planificación de Recursos Empresariales	Centralización de datos, mejora la eficiencia operativa	Empresas de tamaño mediano a grande
CRM	Gestión de Relaciones con el Cliente	Mejora la satisfacción del cliente, aumenta las ventas	Empresas con enfoque en ventas y marketing
SGA	Gestión de Almacenes	Optimización del inventario, reducción de costos	Empresas con operaciones logísticas
Bitrix24	Solución Integral (CRM, Gestión de Proyectos, Comunicación)	Centralización de la gestión, colaboración mejorada	PYMEs que buscan una solución completa

Implementación de Bitrix24

No. Bitrix24 está diseñado para ser intuitivo y fácil de implementar. Ofrece una migración sencilla desde otros sistemas y es compatible con las principales aplicaciones del mercado.

Es fácil. Visita el sitio web de Bitrix24, crea una cuenta gratuita y comienza a explorar sus funcionalidades.

Tipos de PYMEs

Dentro de los cerca de tres millones de pymes que componen el entramado empresarial español encontramos un sinfín de perfiles.

• Pymes industriales: estas empresas están involucradas en la producción o manufactura de bienes.
• Pymes comerciales: se dedican a la compra y venta de productos. Esto incluye minoristas, mayoristas y comerciantes en general.
• Pymes de servicios: ofrecen servicios en lugar de bienes.
• Pymes agrícolas: se dedican a la producción, procesamiento o venta de productos agrícolas. Pertenecen a este grupo las granjas familiares, las cooperativas agrícolas y las pequeñas empresas agroindustriales.

Características de las PYMEs

• Dimensión reducida: como su nombre indica, las pequeñas y medianas empresas tienen un tamaño menor en comparación con las grandes corporaciones.
• Recursos y fuentes de financiación limitadas: a menudo, las pymes enfrentan mayores dificultades para acceder a financiación en comparación con las grandes empresas.
• Creatividad: la menor cantidad de recursos hace que las pymes suelan tener un alto grado de creatividad para lograr su supervivencia.
• Optimización: debido a la menor cantidad de recursos económicos disponibles, las pymes suelen llevar la optimización al siguiente nivel.
• Innovación: la mayor dificultad para acceder a fuentes de financiación es el catalizador que lleva a las pymes a ser más creativas e innovadoras que las empresas de gran tamaño.

Tamaño de las PYMEs en España

En España existían en septiembre de 2023 1.132.652 microempresas según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, el 38,60 % del total de empresas.

Se consideran “pequeñas empresas” las que tienen entre 10 y 49 empleados y cuentan con una facturación inferior a 10 millones de euros.

Aunque son pymes, tienen un tamaño considerable. Dan empleo a entre 50 y 249 personas y facturan menos de 50 millones de euros anuales.

A menudo tienen una presencia más amplia en el mercado y pueden operar incluso a nivel internacional.