Herramientas Esenciales para la Gestión Eficaz de PYMES

La gestión financiera es el conjunto de actividades y decisiones que una empresa debe administrar para gestionar de manera óptima sus recursos financieros. En el ámbito de las pymes y autónomos, esta tarea puede tener una mayor dificultad ya que los recursos disponibles suelen ser más limitados. Cuando se inicia un negocio, y más en plena transformación digital, este no se concibe sin herramientas tecnológicas que nos liberen de carga de trabajo.

Hacer que una pequeña o mediana empresa funcione no es nada sencillo, y mucho si contamos con recursos limitados. Sin embargo, las herramientas para PYMES están consiguiendo que muchas organizaciones puedan optimizar y automatizar procesos fácilmente, y con ello, aumentar su competitividad en el mercado. El uso de distintas herramientas digitales permite mejorar la eficiencia operativa y reducir costes innecesarios, así como facilitar la colaboración entre equipos y el acceso a la información desde cualquier lugar.

De esta forma, y gracias a la tecnología, las PYMEs pueden competir más y mejor, ofrecer servicios de alta calidad y mejorar la experiencia del cliente. Un buen software de gestión para pymes es, de hecho, imprescindible: son formatos de empresa en los que optimizamos los recursos humanos para llegar a todo. Estos programas cubren distintas necesidades: desde la facturación y la contabilidad hasta la gestión de la relación con los clientes, las dinámicas de trabajo y la comunicación dentro de la empresa, el control del inventario, etcétera.

La integración de estas herramientas en las pymes conlleva una serie de ventajas. En primer lugar, el ahorro de tiempo gracias a la automatización de tareas repetitivas, lo que permite a los empleados dedicar más tiempo a otras actividades. Ahorro de recursos. Puede que sea una frase trillada pero cualquier persona que se dedique a emprender sabe que «el tiempo es dinero» es un mantra irrefutable. Mejora el ámbito de trabajo. Poder gestionar el tiempo en forma eficiente implica distribuir la carga laboral en forma más eficiente y, por lo tanto, mejorar el clima laboral en manera efectiva. Incremento de la productividad. Más tiempo para tareas orientadas a objetivos comerciales y un mejor ánimo gracias al clima de la organización, hacen que reine la motivación laboral y por lo tanto la productividad.

Áreas Clave y Herramientas Recomendables

Áreas que son centrales y que juegan un papel clave en el buen funcionamiento de cualquier compañía y en las que la implementación de un buen programa informático puede marcar la diferencia. Implementar las mejores herramientas para PYMES en cada una de estas áreas con el objetivo de optimizar cada proceso y maximizar los resultados es sin duda una gran idea. Algunas de las áreas más importantes son:

• Contabilidad, facturación e impuestos: El área de gestión financiera de una empresa es sin duda una donde las tareas son más repetitivas. Implementar un software en este departamento, completo y fácil de usar, permite automatizar muchas de esas tareas y ahorrar mucho tiempo.
• Gestión de recursos humanos: También se puede automatizar muchas tareas en el departamento de recursos humanos. Existen programas que permiten hacerlo fácilmente y que abarcan desde la gestión de nóminas o la elaboración de turnos hasta procesos de selección, formación o evaluación de desempeño.
• Ventas y CRM: Automatizar el funnel de venta y mejorar la relación con los clientes, así como su experiencia de compra y lealtad, es otro de los pilares de cualquier empresa. Para facilitar las tareas relacionadas necesitaremos un software que nos permita hacer seguimiento de ventas y relaciones y que ofrezca analítica de rendimiento de campañas de marketing.
• Gestión de proyectos: La digitalización de la gestión de proyectos permite a los equipos colaborar de forma más eficiente, asignar y hacer seguimiento de tareas, establecer plazos y monitorizar el progreso en tiempo real. En la actualidad existen varias herramientas para PYMES orientadas a la mejora de esta área.
• Firma digital: Por último, disponer de un programa de firma digital también es una gran idea. Este tipo de herramientas aceleran los procesos de firma de documentos y contratos, ahorrando tiempo y recursos al eliminar la necesidad de gestionar documentos físicos. Además, proporcionan un método seguro y legalmente válido para cerrar acuerdos comerciales de forma remota.

Software Imprescindible para la Gestión de tu PYME

A continuación vamos a hablar de los 11 mejores programas de gestión para pymes.

1. Holded: El software de gestión para pymes de Holded es, principalmente, un ERP. Pero es mucho más que un ERP. También incorpora un CRM que te ayudará a crear tu propio funnel de conversión, un software de recursos humanos, un TPV para tu ecommerce, un programa en el que hacer planificación y seguimiento de tareas y un programa de gestión de inventario para pymes. Además de todo esto, Holded se integra con numerosos programas (de ecommerce, de plataformas de pago, de ofimática con Google Drive, etcétera). Hay planes de pago para distintos tipos de empresa. Si eres autónomo, dispones de una versión 100% gratis y otra de 7,50 euros al mes durante los tres primeros meses. Las pymes tienen cuatro planes que van de los 14,50 euros al mes del básico hasta los 99,50 del premium pasando por los 49,50 del plan avanzado, el más popular (todos, los tres primeros meses). Cualquier versión de Holded es gratis y sin compromiso durante 14 días.
2. SAP: SAP es un ERP que, como tal, incorpora herramientas útiles para todas las áreas dentro de una misma empresa (desde recursos humanos hasta compras, gestión de materiales, marketing, etcétera). Es muy personalizable, se integra bien con otros tipos de software y cuenta con un control estadístico que nos permite visualizar en un solo vistazo el estado de cada departamento. La web solo ofrece precios bajo demanda (te envían la info a tu correo), pero sí hacen una estimación.
3. Anfix: En el lado positivo, tiene numerosas herramientas orientadas a la parte de facturación y contabilidad.
4. Factusol: Factusol es un software de facturación cómodo y fácil de usar. La gratuidad de la versión para ordenador, además de ser perfecto para la gestión de stock. La versión en la nube cuenta con dos planes, sin soporte de ningún tipo (28 euros/mes) y con soporte online y por correo (56 euros/mes).
5. Factorial: En el catálogo de software de RRHH es uno de los más completos. Cuenta con dos tarifas, la business (4,5 euros/mes/empleado a partir de 45 euros mensuales) y la enterprise (6,4 euros/mes/empleado a partir de 64 euros mensuales).
6. Hubspot CRM: Dentro del mundo de los CRM, el de Hubspot está entre los más apreciados por los usuarios. Si el centro de tu negocio está en el marketing digital, es una excelente opción. Además, se integra muy bien con varias herramientas de correo electrónico. Para autónomos y equipos pequeños cuenta con una versión gratuita, si bien es muy limitada. La tarifa starter cuesta a partir de 212 euros al año, y la pro, a partir de 9.493 euros al año.
7. Salesforce: Salesforce se publicita como el CRM número 1 y así es: lidera de largo el ranking de descargas. Su capacidad de personalización y sus fantásticas herramientas de actualización.
8. Trello: Fácil e intuitivo, Trello es uno de los programas de planificación más usados en el mundo. Tiene una versión gratuita muy completa y es muy colaborativo, de manera que todo el equipo puede contribuir a aportar ideas.
9. Asana: El competidor directo de Trello. Los fans de Asana aseguran que es más completo que el anterior. Y en efecto tiene más funcionalidades. Otra de sus diferencias es la estructura de sus tableros, mucho más “limpia”. La ventaja principal es todo lo que es Asana, un magnífico gestor de proyectos muy profesional. Pero su desventaja es… todo lo que no es. Y, como Trello, no es un CRM ni un ERP, ni se ocupa de facturación, de contabilidad, de recursos humanos y un largo etcétera.
10. Microsoft Office: Esta herramienta probablemente no tenga parangón en el mundo. La principal ventaja es que es gratuito y que lo usa prácticamente todo el mundo, por lo que no necesita apenas aprendizaje, además de su capacidad de integrarse con software como Holded.
11. Zoom: El software de videochat Zoom es uno de esos programas a los que nos hemos acostumbrado durante la pandemia. Hoy está perfectamente implementado en la mayoría de las empresas. La principal es que, al ser muy utilizado, todo el mundo está familiarizado con él. Es intuitivo, cómodo de usar y su versión gratuita tiene muchas funcionalidades (chat por escrito si falla el audio, compartir pantalla para hacer presentaciones, etcétera). Tiene cuatro planes de pago (pro, 139,90 euros/año; business, 189,90 euros/año; más business plus y enterprise, que ofrecen precio bajo pedido).

Las 6 Mejores Herramientas Digitales para PYMES

A continuación, y tras probar decenas de ellas, te presentamos una selección de las 6 mejores soluciones tecnológicas que pueden ayudar a tu negocio a alcanzar el siguiente nivel.

1. Quipu

   Para el eje de contabilidad y facturación te recomendamos Quipu, diseñado especialmente para ayudar a aumentar la eficiencia de este departamento tan importante para cualquier empresa. En la última década, se ha posicionado como uno de los mejores softwares del mercado español en lo que se refiere a gestión financiera y contable. Su interfaz intuitiva y sus funcionalidades automatizadas permiten a las PYMEs ahorrar tiempo en tareas administrativas y mantener un control total sobre sus finanzas.

   Algunas de sus funcionalidades más importantes son:

   • Gestión de la facturación
   • Tesorería
   • Presentación de impuestos
   • Gastos
   • Clientes y proveedores
   • Integración con otros softwares
   • Informes financieros

2. Personio

   La gestión de Recursos Humanos puede ser una tarea compleja y demandante, especialmente para las empresas que buscan optimizar sus procesos. Aquí es donde Personio, la plataforma inteligente de Recursos Humanos, juega un papel determinante a la hora de automatizar las tareas administrativas, asegurar el cumplimiento de las leyes laborales y mejorar la experiencia de los empleados.

   Entre sus principales características destacan:

   • Gestión de vacaciones y ausencias
   • Reclutamiento optimizado
   • Fichaje horario y gestión del tiempo
   • Evaluaciones del desempeño
   • Informes y reportes automáticos
   • Gestión de procesos con IA
   • Simplificación de nóminas

3. Notion

   Si hablamos de gestión de proyectos, entonces tenemos que hablar de Notion. A través de distintas funcionalidades y opciones, Notion ofrece un espacio digital donde podemos diseñar nuestra propia metodología de trabajo. Con plantillas personalizables, bases de conocimientos y colaboración en tiempo real, Notion permite a los equipos organizar y gestionar proyectos sin complicaciones, así como centralizar la información y mantener a todos los miembros alineados con los objetivos.

   Ofrece funcionalidades como:

   • Plantillas personalizables
   • Lienzo en blanco
   • Colaboración en tiempo real
   • Gestión de datos flexible
   • Integración con otras herramientas digitales
   • IA
   • Organización del conocimiento

4. HubSpot

   HubSpot es una de las herramientas de marketing digital más populares del mercado. Se trata de una gran suite software que ofrece cientos de funcionalidades orientadas a las ventas, la gestión de la relación con los clientes y el marketing. Y todo ello en un solo lugar. Su diseño es modular, por lo que cada empresa puede elegir qué funcionalidades necesita. Esto hace que sea una solución escalable y personalizable.

   En el caso que nos ocupa creemos que el módulo de ventas, el Sales Hub, ofrece herramientas diferenciales que permiten automatizar un gran número de tareas relacionadas con el funnel de ventas:

   • Pipeline de ventas
   • Gestión de contactos
   • Leads
   • Llamadas
   • Informes y análisis

5. Signaturit

   ¿Qué empresa, en la actualidad, no necesita firmar documentos de forma digital? La firma electrónica se ha convertido en una necesidad para cualquier negocio que quiera adaptarse al ecosistema actual. Para arreglar esto, Signaturit es una de las soluciones más recomendadas para firmar y gestionar documentos de forma legal, segura y eficiente. Esta herramienta digital para PYMES se centra en automatizar gran parte del ciclo de vida de la firma digital de documentos, facilitando no solo lo que es la propia firma, sino que también todo el proceso de gestión documental que hay detrás.

   Entre sus características más destacadas encontramos:

   • Firma digital
   • Tipos de firmas
   • Flujo de trabajo
   • Almacenamiento de documentos seguro
   • Validez legal
   • Integración

Herramientas Gratuitas para la Gestión de PYMES

En este listado se han seleccionado las 7 mejores herramientas de gestión de pymes que son 100% gratuitas.

1. Trello: Una herramienta gratuita de gestión de proyectos que ha alcanzado una gran popularidad en los últimos años es Trello, el tablero que ayuda a gestionar los flujos de trabajo de los equipos. Esta herramienta destaca principalmente por su facilidad de uso y por su simpleza visual. Entre las ventajas de Trello está la posibilidad de compartir archivos y dejar comentarios entre compañeros de equipo. Además Trello ofrece multitud de integraciones con las últimas aplicaciones del mercado. La versión gratuita es muy completa, ya que incluye tarjetas ilimitadas, miembros ilimitados, hasta 10 tableros y almacenamiento ilimitado de 10MB/archivo.
2. Bitrix24: Bitrix24 es una de las herramientas de gestión de pymes más completas que existen en la actualidad. Tanto es así que se trata de un completo software empresarial que ayuda en la gestión de todo tipo de tareas colaborativas. Destaca especialmente por el amplio abanico de posibilidades que ofrece en cuanto a comunicación, gestión de personal, gestión de proyectos, automatización de marketing y ventas, CRM con facturación, creación de sitios web y servicio de contact center. Gracias a sus funcionalidades como los calendarios, videollamadas, Intranet y posibilidades de interacción con otros usuarios siempre es posible estar en contacto con otros miembros del equipo, clientes, prospectos o proveedores, incluso si se encuentran a kilómetros de distancia. A nivel de proyectos, ofrece tableros muy visuales y dispone de indicadores de flujo de trabajo para que cada integrante del equipo sepa en casa momento en qué fase se encuentra. Sin duda, es una de las herramientas gratuitas en gestión de pymes líderes en el mercado. En su versión gratuita Bitrix24 ofrece capacidad de almacenamiento de hasta 5GB y registro de usuarios ilimitados.
3. Evernote Business: Evernote Business es una herramienta especializada en la creación y almacenamiento de notas e ideas. Evernote surgió en el año 2004 para sustituir a las libretas en papel y desde entonces, no ha dejado de evolucionar. Esta herramienta permite organizar de forma flexible todo tipo de notas para que nunca te olvides de ningún dato relevante. Dentro de las organizaciones juega un papel importante al llevar a cabo reuniones de grupo, ya que gracias a su sistema de voz, permite anotar todo aquello de lo que se está hablando durante la reunión. Las notas quedan registradas en tablas, destacadas por colores y con una gran claridad para que posteriormente puedan ser revisadas.
4. Contasimple: Contasimple es un programa de contabilidad fundamentalmente diseñado para autónomos y pymes. Debido a su facilidad de uso, se trata de una de las herramientas de gestión de negocios preferidas por las personas que deben gestionar la contabilidad de pequeñas y medianas empresas. Este programa de facturación está creado para facilitar las tareas relacionadas con la creación de facturas, presupuestos y declaración de impuestos. Su plan gratuito incorpora 50 registros al año, 5 productos, 10 clientes y 10MB de disco virtual. Los usuarios de Contasimple no necesitan conocimientos contables avanzados y, de ahí su éxito. Es una herramienta ideal para dejar de invertir tiempo en tareas administrativas.
5. Wrike: Wrike es un software de gestión especializado en gestión de proyectos y entre sus beneficios se encuentra la posibilidad de crear espacios de trabajo colaborativos. Wrike es una herramienta intuitiva y muy sencilla de usar que ayuda a gestionar información de proyectos. La vista en formato tabla es su característica más destacada, ya que permite de una sola ojeada comprender en qué punto se encuentra un proyecto. Las notificaciones, las posibilidades de interactuar y enviar mensajes también son algunos de sus aspectos más destacados. En la versión gratuita de Wrike se incluyen las funciones de vista tabla, gestión de tareas y subtareas, uso compartido de archivos, flujo de actividad en tiempo real y vista de hojas de cálculo.
6. Hootsuite: La gestión de las redes sociales es un aspecto que no se debe descuidar y las pymes son muy conscientes de ello. Publicar regularmente contenido relacionado con la empresa para transmitir notoriedad y los valores de marca son aspectos clave en negocios que intentan destacar por encima de su competencia. Para facilitar el trabajo de los responsables de marketing y comunicación, existen herramientas de publicación programada como Hootsuite que ayudan a establecer planes editoriales completos. Hootsuite con su plan gratuito permite que 1 usuario pueda disponer de dos cuentas de redes sociales y publicar 5 mensajes programados de forma mensual. Además, gracias a Hootsuite obtendrás estadísticas y datos de forma muy visual.
7. Miro: Para aquellas pymes en las que los procesos creativos cobran importancia, la pizarra colaborativa virtual de Miro es una buena opción. Esta plataforma de colaboración visual ayuda a crear y planificar proyectos de inicio a fin. Gracias a su lienzo colaborativo infinito, es posible generar lluvias de ideas de equipos remotos sin ni siquiera ser consciente de la distancia. A nivel de diseño y organización del flujo de información, se trata de una herramienta muy innovadora que cumple con todos los principios de las metodologías ágiles.

Consideraciones Finales Antes de Elegir tu Software

Ahora que hemos visto todo lo que existe para mejorar tu productividad, debes hacerte esta pregunta: ¿qué necesito? ¿Un software que se ocupe de facturación, contabilidad y cuestiones relativas a las finanzas? ¿Uno de que me ayude a planificar tareas y a optimizar recursos? ¿Un gestor de proyectos? ¿Un ERP, un CRM? Y, cuando te hayas respondido, piensa en estas dos: ¿quieres un solo software que lo integre todo o varios separados entre sí?

En resumen: antes de lanzarte a adquirir un software de gestión para pymes, mira qué te hace falta. No sobredimensiones, no optes por programas muy complejos si no tienes curiosidad por la tecnología ni tiempo, y sobre todo, prueba. Cada empresa tiene sus propias necesidades, pero todas sin excepción emiten facturas y tienen clientes. Por tanto, si tuviéramos que dar una respuesta corta, te diríamos que un programa que, por una parte, controle tu contabilidad y tu facturación y, por otra, mantenga viva la relación con tus clientes.

Existen diferentes tipos de herramientas financieras, cada una diseñada para cubrir diferentes funciones de la gestión financiera de las pymes. Podemos distinguir entre aquellas que facilitan el seguimiento de ingresos y gastos, y las más completas, como los softwares de facturación, que permiten centralizar toda la información financiera de una empresa en una única plataforma.

La turbulencia y volatilidad de los últimos años han puesto la gestión de la cadena de suministro al frente de la estrategia de crecimiento empresarial en muchas empresas líderes. Las empresas con visión al futuro están usando inteligencia artificial (IA) y otras tecnologías inteligentes ampliamente disponibles para mejorar drásticamente sus sistemas de planificación de la cadena de suministro.

Además, también podrás acudir a tu oficina de Acelera pyme más cercana para asesorarte sobre temas relacionado con la digitalización de tu negocio.