La Contabilidad en Sentido Material para Empresarios

Todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos.

La contabilidad, a menudo descrita como "el derecho en números", es una herramienta esencial para cuantificar el alcance patrimonial de las relaciones obligatorias, representando de manera precisa la trascendencia económica de deudas y créditos. Los números, en este contexto, son un medio de expresión que ayuda a desentrañar aspectos cruciales de las relaciones jurídicas.

Libros y Registros Contables

Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro.

Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

Requisitos de la Contabilidad

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En todo caso, fuera de los casos prefijados en el párrafo anterior, podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición.

Cuentas Anuales

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la Memoria. Estos documentos forman una unidad.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. En casos excepcionales, si la aplicación de una disposición legal en materia de contabilidad fuera incompatible con la imagen fiel que deben proporcionar las cuentas anuales, tal disposición no será aplicable.

Activo y Pasivo

El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. La adscripción de los elementos patrimoniales del activo se realizará en función de su afectación. El activo circulante o corriente comprenderá los elementos del patrimonio que se espera vender, consumir o realizar en el transcurso del ciclo normal de explotación, así como, con carácter general, aquellas partidas cuyo vencimiento, enajenación o realización, se espera que se produzca en un plazo máximo de un año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio.

En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente. El pasivo circulante o corriente comprenderá, con carácter general, las obligaciones cuyo vencimiento o extinción se espera que se produzca durante el ciclo normal de explotación, o no exceda el plazo máximo de un año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Los demás elementos del pasivo deben clasificarse como no corrientes.

La cuenta de pérdidas y ganancias recogerá el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación, de los que no lo sean. El estado que muestre los cambios en el patrimonio neto tendrá dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto.

La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. Pasivos: obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, cuya extinción es probable que dé lugar a una disminución de recursos que puedan producir beneficios económicos.

Patrimonio neto: constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. A los efectos de la distribución de beneficios, de la reducción obligatoria de capital social y de la disolución obligatoria por pérdidas de acuerdo con lo dispuesto en la regulación legal de las sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada, se considerará patrimonio neto el importe que se califique como tal conforme a los criterios para confeccionar las cuentas anuales, incrementado en el importe del capital social suscrito no exigido, así como en el importe del nominal y de las primas de emisión o asunción del capital social suscrito que esté registrado contablemente como pasivo.

Principios Contables

El registro y la valoración de los elementos integrantes de las distintas partidas que figuran en las cuentas anuales deberá realizarse conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Salvo prueba en contrario, se presumirá que la empresa continúa en funcionamiento. Se seguirá el principio de prudencia valorativa.

Este principio obligará a contabilizar sólo los beneficios obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio. No obstante, se deberán tener en cuenta todos los riesgos con origen en el ejercicio o en otro anterior, incluso si sólo se conocieran entre la fecha de cierre del balance y la fecha en que éste se formule, en cuyo caso se dará cumplida información en la memoria, sin perjuicio del reflejo que puedan originar en los otros documentos integrantes de las cuentas anuales.

Excepcionalmente, si tales riesgos se conocieran entre la formulación y antes de la aprobación de las cuentas anuales y afectaran de forma muy significativa a la imagen fiel, las cuentas anuales deberán ser reformuladas. Con carácter general, el valor razonable se calculará con referencia a un valor de mercado fiable.

Los activos fijos o no corrientes cuya vida útil tenga un límite temporal deberán amortizarse de manera racional y sistemática durante el tiempo de su utilización. Los inmovilizados intangibles son activos de vida útil definida. Cuando la vida útil de estos activos no pueda estimarse de manera fiable se amortizarán en un plazo de diez años, salvo que otra disposición legal o reglamentaria establezca un plazo diferente. El fondo de comercio únicamente podrá figurar en el activo del balance cuando se haya adquirido a título oneroso. Se presumirá, salvo prueba en contrario, que la vida útil del fondo de comercio es de diez años.

Los principios contables, que en España fueron inicialmente elaborados por AECA en 1980 y posteriormente recogidos en el Plan General de Contabilidad de 1990, ahora forman parte esencial del marco conceptual de la contabilidad vigente. Estos principios están integrados en el ordenamiento jurídico que rige la vida de las empresas.

Conforme a los artículos 25 y siguientes del Código de Comercio, las cuentas anuales de los empresarios deben redactarse de acuerdo con las disposiciones legales, incluyendo la Ley aprobatoria del Plan General de Contabilidad (Ley 16/2007), las Normas Internacionales de Contabilidad y las de Información Financiera.

Los principios actualmente vigentes, aunque más sintéticos que los del Plan de 1990, son esencialmente los mismos: empresa en funcionamiento, devengo, uniformidad, prudencia, no compensación e importancia relativa. Estos principios son de aplicación obligatoria.

El mandato básico de que la contabilidad que lleven los empresarios ha de ser una contabilidad ordenada se contiene en el art. 25.1 del Código de Comercio. Un siguiente avance se produce, referido a la materialidad del proceso de contabilización, en el apartado 2 del artículo 34 del Código de Comercio, en cuyo inciso final se establece que habrá de atenderse a la "realidad económica de las operaciones y no sólo a su forma jurídica".

La contabilidad ha experimentado un proceso histórico de normalización y juridificación, evolucionando desde un registro contable centrado en su valor probatorio hasta un proceso de "dación de cuenta y razón". Actualmente, el derecho y los juristas tienen un papel fundamental en la normativa contable.

Se ha pasado de la aspiración de exactitud y veracidad al objetivo más complejo y omnicomprensivo de "imagen fiel" como resultado del proceso contable. La imagen fiel es un concepto jurídico indeterminado que se refiere a la finalidad del sistema registral e informativo integrado por los asientos contables. Constituye una exigencia de resultado que requiere la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Las cuentas de un comerciante deben formularse conforme al art. 34.1 del Código de Comercio, referidas al cierre del ejercicio en el que hayan tenido lugar los hechos que deban ser objeto de reflejo contable. El cierre de un ejercicio implica la determinación del conjunto de cuentas anuales de su empresa, que comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria, todos los cuales forman una unidad. Es, pues, la foto fija de un proceso que hasta el momento de la formulación tiene carácter dinámico y que se detiene por un momento.

La "contabilidad" no aparece expresamente definida en las leyes. Con el rótulo de "contabilidad de los empresarios" se encabeza el Título Tercero del Libro Primero del Código de Comercio.

Principios Contables Clave

A continuación, se presenta una tabla con los principios contables clave:

Principio Contable	Descripción
Empresa en funcionamiento	Se asume que la empresa continuará operando en el futuro previsible.
Devengo	Los ingresos y gastos se reconocen cuando se ganan o se incurren, independientemente del momento del cobro o pago.
Uniformidad	Se deben utilizar los mismos criterios contables de un período a otro.
Prudencia	Se deben registrar las pérdidas potenciales cuando sean probables, pero no los beneficios hasta que se realicen.
No compensación	No se deben compensar partidas de activo y pasivo, ni de ingresos y gastos.
Importancia relativa	Solo se debe revelar información que sea lo suficientemente importante como para influir en las decisiones de los usuarios.