¿Qué es un Espacio Coworking? Definición y Ventajas

Cada vez es más común escuchar el término coworking cuando se habla de modelos de trabajo en la actualidad o nuevos espacios de trabajo, pero ¿sabes qué es lo que diferencia a un espacio de coworking de una oficina tradicional? ¿Cuáles son las ventajas de trabajar desde un coworking en lugar de una cafetería o desde casa?

El cotrabajo, trabajo cooperativo, trabajo compartido, trabajo en cooperación (del inglés coworking) es una forma de trabajo que permite a profesionales independientes, emprendedores, y pymes de diferentes sectores, compartir un mismo espacio de trabajo, tanto físico como virtual, para desarrollar sus proyectos profesionales de manera independiente, a la vez que fomentan proyectos conjuntos.

Lo que diferencia principalmente a un coworking de una oficina tradicional son los singulares espacios que lo conforman, que son lo que lo dota de la posibilidad de un trabajo compartido entre sus usuarios, los coworkers. Estos espacios flex se presentan como una alternativa al trabajo a distancia, teletrabajo y al trabajo en oficina, ofreciendo una solución intermedia para trabajadores flexibles o remote workers.

La idea de los coworking apareció en 2005 en San Francisco. Lo puso en marcha el programador Brad Neuberg. Inicialmente, su espacio pionero solo ofrecía de 5 a 8 escritorios para poder trabajar. No obstante, consiguió crear un ecosistema empresarial único con wifi gratuito, almuerzos compartidos y pausas para meditar.

El concepto es sencillo. Se trata de un espacio de trabajo compartido donde se entremezclan profesionales que no tienen por qué ser de un mismo sector. Cada uno paga una cuota mensual a la empresa que alquila el espacio, como si de un gimnasio se tratara. En vez de que tu empresa asuma todos los gastos que requiere alquilar (o comprar) una oficina particular solo para tu equipo, que a veces puede resultar muy costoso, en un espacio de coworking solo pagas la cuota mensual, que incluye diversos servicios extra que, en un espacio propio, tendrías que asumir el coste.

Para emprendedores que están empezando, y que no disponen de un capital muy alto para invertir, el coworking es la mejor opción para trabajar con tu equipo, ya que solo destinas una pequeña cantidad al mes a este fin, destinando la mayor parte de tus fondos a hacer despegar tu negocio. También te evita otras preocupaciones, como contratar a alguien que limpie (el coworking se encarga), tener que comprar mobiliario y pagar las facturas del agua y la luz, entre otras cosas.

Los espacios de coworking son ya una opción real para aquellas empresas en busca de un sitio físico para instalar sus oficinas. Pero es mucho mejor que una oficina, ya que se crea un micro sistema colaborativo entre las empresas que habitan bajo ese mismo techo.

Tipos de Espacios Coworking

Los espacios coworking, a pesar de perseguir el mismo objetivo, pueden ser muy distintos. Aunque no hay una clasificación predeterminada, podemos encontrarnos con diferentes clases:

1. Coworking General: Profesionales y empresas de diversos sectores cuentan con un espacio fijo para desarrollar su actividad, es decir, tienen un puesto concreto.
2. Coworking Flexible: Los usuarios de este servicio no tienen un puesto determinado y solo asisten en momentos puntuales.

No obstante, en ambos casos estamos hablando de un espacio específico de coworking, pero esto no tiene por qué ser así.

Además de estos, existen otros tipos:

• Oficinas Compartidas: Consistentes en mesas largas cuyos puestos pueden estar reservados por empresas (o particulares), o tú llegas cada día y te sientas en el primero que ves libre con tu ordenador para trabajar.
• Oficinas Privadas: Cuatro paredes solo para ti y tu equipo. Privacidad total para tu negocio, para poder hablar en alto entre vosotros, discutir los temas del día y tener vuestro material de oficina propio a buen recaudo y sin peligro de hurtos, ya que se cierra con llave al final de la jornada.
• Centro de Negocios: Los Business centers ofrecen una gran variedad de servicios adicionales al alquiler (secretaria, asesoría, servicios de traducción…).
• Hub: Son espacios de inspiración donde se da prioridad al networking e intercambio de ideas.

En muchos espacios, además de las típicas mesas de oficina, también habitan otro tipo de zonas para estar sentado tranquilamente trabajando, ya que a muchas personas estar en una silla ocho horas seguidas les resulta incómodo. Para reuniones más formales, los espacios de coworking disponen de salas de reuniones a puerta cerrada. La ventaja es que puedes reservarla solo cuando la necesites. Un empleado del coworking llegará y preparará todo para tu reunión, desde poner a punto el proyector hasta añadir botellas de agua y vasos a cada una de las sillas de la sala.

Así tendrás la privacidad total (incluso de tu equipo) para reunirte con tus clientes o potenciales clientes, para presentarles productos, novedades, u ofrecerles tus servicios para futuras colaboraciones. También viene perfecto para realizar entrevistas de trabajo para ampliar tu plantilla. Reservarlas no suele tener un coste extra, y la mayoría de espacios disponen de salas de diversos tamaños según el número de personas que necesites que asistan a la reunión.

Ventajas de los Espacios de Coworking

Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios, que las hacen tan atractivas:

• Formar parte de una comunidad: Trasciende el concepto de entorno de trabajo, ya que fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativa entre sus usuarios. Gracias a este fenómeno inmobiliario, los trabajadores pueden generar sinergias, compartir experiencias, conocimientos y oportunidades de crecimiento, además de evitar cierto aislamiento al que en ocasiones los freelancers deben enfrentarse.
• Ahorrar costes: El espacio colaborativo es una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento. Pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento, sin desprenderse de servicios básicos.
• Flexibilidad: La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Además, brinda de libertad para elegir entre distintas modalidades de trabajo, ya sea remoto, híbrido o presencial.
• Facilitar el networking: Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitan el establecimiento de relaciones profesionales sólidas. Son una oportunidad perfecta para conocer a nuevos expertos del sector y asistir a eventos.
• Posibilidad de formación: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje. Gracias a los entornos colaborativos, los trabajadores pueden garantizar su desarrollo profesional.
• Mejorar la productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad. Incluso existen espacios de coworking especiales para estimular la creatividad y diversidad de los profesionales.
• Proporcionar una ubicación física: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales.
• Ambiente productivo: El diseño de las instalaciones de coworking ofrecen un entorno favorable a cualquier profesional, con áreas especializadas y salas de reuniones pensadas para lograr una mayor productividad en el trabajo.
• Escalabilidad: este concepto se refiere a la capacidad que tienen los centros de coworking de adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas a medida que ellas crecen o reducen su tamaño.

Pero lo que realmente caracteriza a los espacios de coworking es que incluyen zonas comunes, donde está la verdadera esencia de una oficina colaborativa. Contar con zonas reservadas a descansar, comer, cocinar o tomarse un café ayuda a los trabajadores a desconectar y que la jornada laboral no se les haga tan larga. Además, es ahí donde se puede realizar el famoso networking, tan preciado entre los emprendedores. Aunque tú y la persona con la que te estás tomando un café no trabajéis en el mismo sector, nunca sabrás cuándo puedes necesitar de sus servicios (o él de los tuyos). También, ya si entablas amistad con otros trabajadores, pedirles si pueden darte su opinión sobre tu empresa o alguna de sus funciones (o incluso que te ayuden), viene genial para tener un punto de vista externo de tu negocio y darte cuenta de si lo estás haciendo bien.

De ayudarte a llevar mejor tu negocio también se encarga el espacio de coworking, que, dependiendo de cada uno, organiza con frecuencia diversos talleres formativos. Estas sesiones tratan de ser lo más generales posibles para atraer el máximo número posible de usuarios que alquilan el espacio, ya que los sectores en los que trabajan son muy distantes.

Razones para elegir un espacio de Coworking

• “Se me queda la casa pequeña”: Tu empresa está creciendo y sientes que tu mesa de la cocina o del salón se quedan pequeñas. Si estás desarrollando una startup sabrás que llega un momento en el que las reuniones con clientes o inversores ocurren casi a diario y que ese rinconcito de tu casa el cual antes era perfecto, ya no vale. Llegado ese momento, la primera fase es trasladar las reuniones a una cafetería, pero ¿y si sigue siendo insuficiente?
• “Mi eficacia trabajando cada vez es menor, tengo muchas distracciones”: Uno de los peros de trabajar en casa es que es muy fácil caer en la rutina. Cuando estas solo no sientes la misma presión de cuando estas en una oficina y ves a otros que están terminando su trabajo antes que tú.
• “El wifi me va lento”, “Necesito una impresora más potente”: Cuando comienzas a trabajar en casa piensas que contando con internet y un ordenador es más que suficiente.
• “Estoy cansado de pasar tanto tiempo solo”, “Me gustaría trabajar con compañeros”: Aunque en alguna ocasión hayas pensado que la compañía de tu perro es más que suficiente, todos necesitamos estar rodeados de personas con las que poder interactuar. Trabajar en casa es muy cómodo y te da mucha libertad, pero a la vez también te hace perder la oportunidad de formar parte de una comunidad y de conocer a otros emprendedores con los que poder establecer interesantes relaciones laborales. Además, estar en contacto continuo con otros aviva tu creatividad y te permite crecer como profesional y como persona, aprendiendo día a día de otros profesionales.

Servicios Ofrecidos en un Coworking

Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles.
• Alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Conectividad y uso internet.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de impresión y reprografía.
• Servicios de limpieza.

El Impacto del Coworking

La economía digital ha supuesto una remodelación en el perfil del profesional. Ahora, nos encontramos con profesionales que suelen estar caracterizados por ser emprendedores jóvenes con actividades basadas en lo tecnológico. Además, son ávidos de experiencias y tratan de buscar un entorno en el que poder desarrollar esas ideas. Muchos de ellos, en torno a los 2,3 millones durante el último año, han encontrado su espacio dentro del universo del coworking. Estos espacios flexibles crean verdaderos zoos de cristal. “Donde hoy se trabaja, mañana se hace una comida o una presentación, y viceversa, y el espacio debe soportarlo y estimularlo”, comentaba el arquitecto Juan Herreros.

El abanico de posibilidades que abre este nuevo modelo es inmenso. Se mueven entre lo industrial y lo cotidiano. Pero, sobre todo, desprenden un sentido de comunidad. El empeño es mezclar talentos de mundos distintos. Crear redes. Enriquecer la palabra. Y esto es pólvora sobre el fuego. “Ver a gente trabajando duro motiva a hacer lo mismo, pero además nunca nos interrumpen, porque nuestro trabajo es independiente, no interdependiente”, son palabras del profesor de liderazgo de Harvard Business School.

Este ecosistema fragua con talleres, yoga, mindfulness. El coworking quiere reimaginar el modelo clásico, y sus números revelan que el crecimiento ha sido de vértigo. En 2007, según los datos que ofrece la consultora Emergent Research, se podían econtrar tan solo 14 espacios compartidos en todo el planeta. Al final del año alcanzarán los 17.725. Las previsiones indican que en 2022 esta cifra se extenderá hasta los 30.432.

A pesar de no existir cifras oficiales de cuanto puede ingresar el sector del coworking, pero sí que se conoce que el número de miembros no para de aumentar. Si este año se contaba con 2,3 millones, se espera que se llegue a los 5,1 en el año 2022. Y la industria cada vez necesita más terreno.

Coworking y la Reducción de la Brecha de Género

Según un estudio de población mundial llevado a cabo por las Naciones Unidas en el año 2017, el porcentaje de mujeres y hombres es prácticamente el mismo. En primer lugar, las políticas de precios asequibles hacen que estos espacios sean viables para las mujeres que cuentan con pocos recursos de entrada. De esta manera, las emprendedoras tienen la oportunidad de empezar sus proyectos empresariales, sin depender de terceros y en un entorno que apoya y facilita el espíritu emprendedor.

Además, las oficinas compartidas abordan este problema ofreciendo descuentos en las cuotas de afiliación, con eventos para sus miembros y servicios de valor añadido. El coworking ofrece a las mujeres un ecosistema activo con sesiones formativas, intercambio de conocimientos y colaboración entre profesionales. Las emprendedoras tienen más posibilidades de encontrar sinergias en una oficina compartida que en un espacio de trabajo tradicional, reduciendo así la brecha de género.

La mayoría de los coworkings disponen de estancias comunes que fomentan las interacciones entre sus miembros. En muchos casos los puestos se asignan por orden de llegada, lo que hace que miembros de distintos géneros (o razas) trabajen juntos durante el día o se encuentren en estas salas abiertas. La ausencia de políticas destinadas a una clasificación de los miembros por ocupación o función laboral facilita una interacción más igualitaria y cotidiana entre hombres y mujeres, lo que se traduce en la reducción drástica de la brecha de género.

Desplazarse al puesto de trabajo es un problema especialmente acuciante para las mujeres, que hacen malabarismos cuando tienen responsabilidades de crianza. El coworking de barrio se convierte en una alternativa de valor, poniendo el acento en la conciliación laboral-familiar. Es un hecho conocido que los lugares de trabajo tradicionales tratan de forma diferente a las madres y a los padres que trabajan. Los padres son aclamados como cabezas de familia, mientras que las madres se convierten en un lastre para muchos empresarios.

Las madres trabajadoras necesitan desarrollar su actividad profesional en espacios inclusivos que ofrezcan flexibilidad y apoyo. Las oficinas compartidas son espacios que tienen en cuenta estas necesidades, y en muchos casos ofrecen servicios como guarderías o zonas de juego. En conclusión, las profesionales quieren trabajar en un entorno en el que se sientan valoradas y tratadas con igualdad. Fomentar la diversidad, la equidad y la inclusión para reducir la brecha de género es clave a la hora de atraer y retener a los mejores talentos. Una plantilla diversa e inclusiva fomenta un mayor compromiso de las personas, lo que a su vez repercutirá positivamente en la productividad.

Cada vez son más las empresas que apuestan por espacios de coworking para poner en práctica modelos de trabajo híbrido. Otra ventaja de estos espacios es la versatilidad que ofrecen cuando el equipo crece.

Como consecuencia de la pandemia se está imponiendo una tendencia que ya venía gestándose desde años atrás: los modelos de trabajo híbridos. Combinar las jornadas de trabajo desde casa y desde la oficina es ya una realidad para muchas empresas, que encuentran en los espacios de trabajo flexible el lugar ideal para rotar equipos o adecuar el número de puestos a las necesidades puntuales.

El Coworking y el Trabajo Híbrido

De hecho este cambio en las formas de trabajar está provocando que muchas empresas que no habían pisado jamás un coworking lo estén haciendo ahora por primera vez. Según los datos de CBRE, un 60% de las nuevas empresas en los espacios de trabajo flexible no tienen el perfil tradicional de estos espacios, que eran empresas tecnológicas o startups.

La pandemia también ha supuesto para algunas empresas un aumento de su actividad, lo que se traduce en un incremento del equipo. "Por un lado, la flexibilidad garantiza a la empresa que va a poder controlar en todo momento el ritmo de su crecimiento, pudiendo elegir entre diversas fórmulas para su equipo", explica Laura Alonso, Account & Sales Manager de Impact Hub Madrid. "Y por otro, no solo alquilamos puestos de trabajo.